企業微信在招標采購管理的應用

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［摘要］隨著《招標投標法》、《政府采購法》等一系列法律法規的頒布實施，各高校招標采購管理工作正逐步邁入制度化和規范化的軌道，但在管理手段上大多依然沿用傳統的手工方式，在當今信息化社會已無法滿足現實需要。文章在分析企業微信的優勢的基礎上，對企業微信應用于高校招標采購管理進行探究，旨在促進高校招標采購管理工作高效健康地發展。

［關鍵詞］招標采購；企業微信；高校；管理；應用探究

1引言

隨著《招標投標法》、《政府采購法》及其實施條例等一系列法律法規的頒布實施，各高校在營造公平的市場競爭環境、規范采購實施流程和完善招標采購管理制度等方面投入了大量的時間和精力，取得了不錯的成效。高校招標采購管理工作正逐步邁入制度化和規范化的軌道［1］。然而，目前在許多高校招標采購管理依然沿用傳統的手工方式，在節約資源、管理效率等方面已經無法滿足現實需要。近年來隨著移動互聯網的快速發展和移動智能設備的廣泛普及，隨時隨地獲取信息和進行交流互動已成為人們普遍的需求。本文正是在這樣的背景下將企業微信與高校招標采購管理相結合，在分析企業微信的優勢的基礎上，針對其在高校招標采購管理中的應用提出幾點建議，旨在促進高校招標采購管理工作高效健康地發展。

2企業微信概述

企業微信是原微信企業號的升級版本，是一款支持組織內部管理的溝通和協同平臺。與微信個人號、微信訂閱號和微信服務號不同，企業微信更加注重于各類辦公場景，不僅提供了豐富的管理應用，還支持接入自有應用［2］。企業微信與微信個人號的用戶體驗基本一致，兩者之間可一鍵快速轉發聊天記錄、訂閱文章等。企業微信提供的各種辦公應用非常適合高校招標采購管理中的各種場景。通訊錄管理功能可將采購用戶、職能部門和招標采購部門各聯系人的微信號快速批量導入，對人員進行統一管理；公費電話與企業郵箱功能可實現多人免費通話和實時收取郵件通知；視頻會議功能支持多人同時參與，可在線進行采購文檔演示和項目論證；審批功能則支持招標采購項目在線審批，避免了線下審批的麻煩，能夠大大提高審批效率，管理人員還可根據學校需要自定義審批模板，設置固定審批人和抄送人，實時查看審批記錄；通過設置標簽、組織機構等多種機制，可靈活實現對招標采購各部門人員權限的管理，并且能夠實現對不同特征群體的精準分類與消息觸達［3］。此外，通過應用程序編程接口可根據需要擴展相關功能和接入學校原有應用管理系統。

3基于企業微信進行高校招標采購管理的優勢

3．1用戶黏度高且可持續性強。在各種社會化媒介中，微信屬于其中的佼佼者，用戶群體廣泛且功能最全面。根據《2017微信數據報告》，在9月日均登陸人數已達到9．02億人，日均發送消息已達到380億次，是國內移動終端用戶活躍數最多的平臺。在高校師生群體中，絕大多數人都注冊了微信號，各個學院系科、行政管理部門也都建立了自己的微信群用于推送通知。師生對于微信有著較高的使用意愿和使用頻率，從而保證了用戶的黏合度和使用的可持續性，這是企業微信在高校招標采購管理中得以成功應用必不可少的關鍵因素。3．2信息傳播及時且人性化。目前大多數高校在招標采購管理過程中，采購用戶、職能部門和招標采購管理部門之間進行溝通和協調大多基于辦公自動化系統或郵件系統，這種異步交流的方式在效率方面和及時性方面難以保證，但在人性化方面值得借鑒，不會打擾到正在舉行會議或開展重要工作的對方人員。企業微信集成了多種通訊方式，在保證效率的基礎上提供了更人性化的選擇，通過即時信息、公費電話和視頻會議能夠實現采購流程各環節的快速流轉，而對于非重要非緊急信息可以通過企業郵箱功能進行傳遞。3．3交互方式多樣且靈活性強。傳統的高校招標采購管理系統往往缺少合適的在線即時交互渠道，用戶之間不得不借助電話、郵件等第三方工具進行交互，如遇到項目論證、多部門之間協調的問題則不得不采用線下會議、郵件群發等方式，交互效率很難令人滿意。企業微信在交互方式方面提供了多樣化的選擇，用戶可根據不同場景靈活選擇。如在人機交互方面，企業微信采用了自動回復響應的服務方式，管理人員將招標采購方面的常見問題進行匯總和歸類后錄入系統，用戶在查詢時就能夠進行分類響應［4］，從而及時解決用戶在招標采購過程中遇到的疑惑；在人人交互方面，企業微信提供了即時消息、公費電話、視頻會議和郵件系統多種交互方式，能夠滿足不同場景下隨時隨地的交互要求。3．4開發成本低且周期短。企業微信目前已經內置了通訊錄管理、視頻會議、企業郵箱、消息推送、身份驗證、工作匯報、打卡審批等多個管理應用，在此基礎上各高校還可以通過應用程序編程接口輕松開發出適合自身管理需要的功能，并支持與學?，F有的招標采購管理系統進行對接。與原生應用程序相比，由于企業微信提供了一整套成熟的框架體系和易用的應用程序編程接口，使其在開發成本和開發周期方面有著無可比擬的優勢。

4企業微信在高校招標采購管理中的應用建議

4．1加強制度和人員保障。要使企業微信在高校招標采購管理中發揮出巨大的作用，必須在學校層面做好制度和人員保障工作。在制度保障方面，學校要根據自身情況從組織架構、經費配置、人員配備、運營方案等方面制定一整套完善可行、指導性強的管理制度，并嚴格按照制度開展建設、運營和維護工作，切實保障高校招標采購管理工作的規范性和效率性［5］。在人員保障方面，需要打造一支優秀的管理運營團隊，只有這樣才能提高整個企業微信管理平臺的運營水平和專業化水平，才能保證良好的用戶體驗。在運營過程中需要文字編輯、平面設計、技術支撐、策劃、宣傳推廣等方方面面的人才，管理部門不可能具備這么多的專業人才，建議通過招聘各個學院相關專業的學生來解決，既為學生提供了勤工儉學的崗位，又可以鍛煉學生的實踐能力。4．2加強宣傳和推廣力度。在企業微信管理平臺上線后要加強宣傳和推廣的力度。學校相關部門要提升自身的意識，切實認清宣傳和推廣工作的重要性和緊迫性，圍繞重點合理有效地開展宣傳推廣活動。對企業微信管理平臺的推廣可采取線下和線上相結合的方式。線下首先可以通過發放宣傳冊的方式進行推廣，通過印發宣傳冊對平臺的功能、優點等進行詳細介紹，讓各個使用部門對平臺有個初步的了解；其次可以通過召開培訓會議的形式進行推廣，對平臺的功能模塊、操作方式等進行演示，讓使用人員加深對企業微信管理平臺的認識，體會其便捷性和優越性。線上可以利用社交媒體進行宣傳和推廣，增加信息傳播的速度和宣傳的廣度，如在學校官方網站、官方微博、官方微信、QQ群等平臺上消息，讓師生進行分享和轉發。4．3提高推送內容的質量。在前期進行大力宣傳和推廣后，吸引了一大批使用者，接下來要考慮的問題就是如何保留住這些用戶，如何讓用戶逐漸成為平臺忠實的粉絲。在如今移動互聯網時代，用戶每天都接收到各種各樣的有用無用的信息，如果要讓用戶持續性地使用平臺最終還取決于內容的質量。招標采購管理是一項專業性極強的工作，涉及招標投標和政府采購兩個體系的法律法規，另外還有學校自身制定的一些規章制度，如何挑選合適的內容呈現給用戶是一項巨大的挑戰。管理部門可以從招標采購工作實際出發，挑選與用戶部門相關的內容進行推送，如項目論證、需求調研、采購方案制定等，尤其是招標采購過程中容易出現的一些共性問題。推送時要注重內容的組織形式，既可以從正面解讀相關法律條文，也可從反面列舉相關違規案例。4．4提供完善的功能模塊。除了提供通知公告、規章制度和業務指南等以推送信息為主的常規模塊外，重點要放在與招標采購實施相關的一些功能模塊上。首先高校要將線下招標采購工作流程移植到線上，并圍繞其打造一系列互動性強的模塊；其次要根據學校自身需要對企業微信本身提供的功能模塊進行取舍和整合；此外為了滿足不同用戶的個性化需求，可以在充分調研的基礎上有針對性地提供一些創新性的特色服務。在整個開發過程中要盡量遵循“少即是多”的原則，不要追求大而全，應追求少而精。

5結語

在移動互聯網快速發展的今天，企業微信作為國內一款優秀的辦公場景應用平臺，不僅具有便捷性和開放性等特點，同時還具有優越的互動性。高校相關管理部門應將其更好地應用于招標采購管理工作中，滿足用戶隨時隨地獲取信息和互動交流的需求，從而更好地為師生服務，不斷推動高校招標采購管理工作健康高效發展。

參考文獻

［1］董啟標．高校招標采購履約驗收存在的問題及對策探討［J］．中國招標，2018（5）：21－23．

［2］企業微信［EB/OL］．https://work.weixin.qq.com/？from=qyh＿redirect.

［3］劉歡，鄭旭東，任友群．基于微信的高校移動信息化建設研究與實踐［J］．現代教育技術，2017（10）：79－86．

［4］邱炳發，馬燕，李明勇．微信支持下的移動學習資源設計研究［J］．現代教育技術，2016（3）：114－120．

［5］董啟標．用戶視角下高校招標采購滿意度提升策略探討［J］．當代教育實踐與教學研究，2018（2）：151－152．

作者:董啟標 單位:淮陰師范學院