數字化時代檔案雙套制問題分析論文

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【內容提要】該文認為，在信息化時代，檔案雙套制管理有其存在的必要性和合理性，但雙套制又是有條件的，只有重要檔案才需實行雙套制，全部檔案雙套制管理不僅是不必要的，而且也是有害的。

【摘要題】數字信息化

【英文摘要】Thearticlethinksthatininformationera,double-setsarchivesmanagementhasnecessityandrationalitytoexist.However,itisconditional.Onlyimportantarchivesneeddouble-setssystemmanagement.Double-setssystemmanagementforallarchivesisnotonlyunnecessarybutalsoharmful.

【關鍵詞】數字化/檔案/雙套制

digitization/archive/double-setssystem

【正文】

中圖分類號：G272文獻標識碼：A文章編號：1001-5264(2003)06-0006-02

一、檔案雙套制問題產生的背景及研究現狀

關于檔案雙套制問題，并不是現在才提出的什么新問題，其實早在20世紀80年代末期檔案學界就開始對此進行了討論。但是，我們現在所說的檔案雙套制問題，與早期所說的檔案雙套制問題是不完全相同的。那時，計算機的應用尚不普及，電子文檔很少，人們所說的檔案雙套制，還主要是指對同一紙質檔案的雙套歸檔保存。而90年代以來，隨著現代辦公自動化(OA)的興起、發展、普及，縮微技術的應用，以及當前在建設數字檔案館過程中對現有館藏紙質檔案的數字化，便產生了大量電子檔案、膠質縮微品檔案，這就出現了同一內容而兩種不同載體的檔案文件是否都要同時保存的問題，這就是近年來檔案學界又在討論的檔案雙套制管理問題?？梢?，當前，研究檔案的雙套制問題與過去研究檔案的雙套制問題所面臨的環境和條件已大不相同。

為了了解近年來對檔案雙套制管理問題研究的新情況、新進展，筆者檢索了清華CNKI全文期刊數據庫。筆者按篇名輸入檢索詞“雙套制”，查到從1994年至2003年10月，有關檔案雙套制問題方面的文章僅為5篇（詳見參考文獻），因此，可以認為，從1994年至今，檔案學界對檔案雙套制問題的研究不夠活躍，成果很少。但這并不等于說檔案雙套制問題不重要，不值得研究，恰恰相反，在信息化時代，特別是在當前大力倡導建設數字化檔案館的時候，檔案雙套制問題的研究更有其必要性和特殊的意義。

在早期的研究中，主張紙質檔案雙套保存，主要是基于檔案的安全和利用的方便這兩個基本目的，但這種內容和載體完全相同的檔案雙套保存，是一種重復保存。少量特別重要檔案可以這樣做，但如果大部分檔案的歸檔保存也實行雙套制，勢必增加大量的人、財、物的投入，不符合我國的基本國情，弊大于利，不值得提倡。因此，在檔案只有單一載體的時代，對于檔案是否雙套保存問題，比較容易決斷。但在當今檔案載體出現了多元化的時代，同一內容但不同載體的兩種檔案由于其作用、特點不盡相同，實行雙套制，已不屬于重復保存，在這樣的背景下，進一步討論檔案的雙套制問題顯得尤為必要和迫切。

二、檔案雙套制有其存在的必要性和合理性

在討論有無必要實行檔案雙套制之前，除了要明確雙套制的涵義外，還要進一步界定所討論的雙套制的數量限度問題。因為在實現辦公自動化和檔案現代化管理的過程中，不管我們主觀上是否愿意實行檔案雙套制，其實在機關辦公室、檔案室和同級檔案館中，都必然會客觀存在或多或少的檔案既有紙質載體又有其它非紙質載體的情況，就這部分檔案而言，雖然也是雙套保存，但這種情況并不是我們所要討論的檔案雙套制。我們所說的雙套制是指在普遍意義上和大規模層面上需不需要搞檔案雙套制，如果離開了“度”和數量的限制，討論雙套制問題便會失去意義。

雙套制有沒有存在的必要性和合理性，關鍵要看兩種檔案是否完全相同，能否相互取代。如果兩套檔案從內容到載體形式都完全相同，雙套制則是完全重復保存制，顯然是無此必要的，但如果兩套檔案只要在某方面存在差異，那雙套制就不算重復保存制，該不該實行雙套制就要做具體分析了。無論是電子檔案紙質化還是紙質檔案電子化后形成的兩套檔案，雖然兩者在內容方面完全相同，但其載體形式和功能、效力卻有較大差異。主要表現在以下幾方面：

以磁盤或光盤等作為介質的電子檔案，雖有體積小、信息量大、檢索迅捷的優勢，但其局限性也很明顯，如不能有效防止數據在傳輸過程中泄露；電子檔案中的文字無個人字跡特征、無書寫墨跡的新舊之別、無文件形成過程中的稿本特征，一旦被篡改，無法識別；電子檔案沒有“原稿”概念，沒有確定的法律地位；所支撐硬件系統和應用軟件系統各不相同，對軟硬件依賴大；壽命短，其影像記錄的穩定期限不長。紙質檔案雖有真實性、可靠性、法律地位確定的優勢，但有信息容量小、占據空間大、管理檢索不便的弱點?？s微品檔案也有局限性，它的設備成本高，縮微膠片保管條件非常嚴格，一般檔案部門難以達到其所要求的溫濕度標準，從實際應用情況看，大多數縮微設備利用率普遍不高，操作技術較復雜，人員配備相對多，其存貯密度、信息容量、檢索速度等遠遠比不上光盤。

而雙套制正好融合了紙質檔案和電子檔案的優勢，既可發揮高效存取檢索功能，又可保障檔案的憑證價值作用實現?？梢?，雙套制有其存在的必要性和合理性，對此不能簡單否定，在電子檔案的局限未得到根本克服之前，在電子檔案的法律地位未得到完全確認之前，應該實行雙套制，至少對重要檔案、珍貴檔案應該實行雙套制。雙套制的存在，意味著今后檔案館館藏中電子檔案與紙質檔案將長期共存，這將成為未來檔案館館藏結構的一大特點。

三、檔案雙套制面臨的問題與對策

鑒于上述原因，當前我們要討論的不是該不該實行檔案雙套制的問題，從所查到的全部文章來看，都一致主張實行雙套制，只是研究的側重點不一樣?，F在要解決的問題是怎樣實行檔案雙套制的問題，這恰恰是目前研究得很少的問題。

兩套檔案的來源，主要包括兩個方面：一是隨著當前辦公自動化的應用和普及所產生的大量電子文件和與之相伴的紙質文件，按歸檔要求，需一并進入檔案室并移交給檔案館；二是隨著數字檔案館的建設，現有檔案館藏紙質檔案也將逐漸實行數字化，也會隨之產生大量電子檔案。此外，對某一機關而言，也不是機關的全部檔案都存在兩套的情況，而只有發文部分才會既有紙質文件又有電子文件，收文卻只有紙質文件，電子文件存放在對方發文機關。不過，當全國所有機關間的辦公都實現了網絡化后，文件的傳輸和閱讀都在計算機上進行時，就沒有這種區別了。但是，由于人們長期形成的閱讀紙質文件的習慣，想必人們還會將機上文件下載轉化為紙質文件閱讀，這樣也將出現電子文件和紙質文件并存的局面。

如果對實行檔案雙套制沒有什么異議的話，那么實行檔案雙套制面臨的最大難題，則是在多大程度上實行檔案雙套制，或者說哪些檔案該實行雙套制。雖然筆者主張實行檔案雙套制，但卻反對將所有檔案不加選擇地統統實行雙套制，這不僅是不必要的，而且也是有害的。

目前要明確而具體地劃定實行雙套制的檔案范圍是極其困難的，本文無力完成這一重任，這需要我國檔案學界對此做深入的調研，特別是國家檔案局要盡快出臺有關方面的法規和規章。目前我們可以首先制定實行雙套制的原則。筆者認為，至少應包括這幾方面：我國檔案部門在人力、物力和財力方面具有承受力，有利于檔案的安全保管和方便利用，所選檔案要有典型性和代表性。

根據以上原則，作為一種過渡性措施，筆者認為，雙套制檔案范圍基本上可以以我國目前各類檔案的歸檔范圍及其保管期限表為依據。因為我國現行的檔案歸檔范圍及其保管期限表是經過長期的調研和實踐而制定出來的，具有相當的科學性和可操作行，特別是保管期限表已考慮了檔案的重要程度和保存價值，這正是確定雙套制檔案范圍的重要依據，完全可以參照執行，不必另搞一套。

機關檔案是檔案館檔案的主要來源，機關檔案雙套歸檔保存的范圍，就決定了檔案館雙套檔案的范圍，因此應嚴格把關。機關檔案部門作為雙套保存的檔案范圍，應當限定在具有永久保存價值的檔案部分，保管期限為長期的檔案不必搞雙套制。此外，在機關檔案部門，兩套不同載體檔案如何統一保管且便于檢索也很值得研究，要把電子檔案和紙質檔案做有機的對應，建立相互準確可靠的標識關系。

檔案館如何實行檔案雙套制呢？筆者認為，檔案館除了接收機關檔案部門移交的符合要求的雙套檔案外，另一方面就是原有館藏檔案如何實行雙套制問題。目前我國各類檔案館館藏檔案基本上都是紙質檔案，鑒于數字檔案館的發展是大勢所趨，因此今后現有館藏紙質檔案將會逐步實施數字化，但由于我國現有館藏紙質檔案數量巨大，有的大型綜合檔案館館藏量多達幾十萬甚至百萬卷冊以上，加之不少檔案又是歷史上形成的，若全部數字化，工作量實在太大，成本實在太高，實在無此必要。對檔案館現存的紙質檔案應維持現狀，不必做過多的折騰，只需對其中具有永久保存價值的檔案和部分年代久遠需搶救的珍貴檔案實施數字化，并實行雙套制保存。總之，現有檔案館既成的紙質檔案不是雙套制的重點。

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