企業檔案工作問題分析論文

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【摘要題】專門專業檔案

【正文】

加入世貿組織對企業檔案工作的影響并不是一時的結果，而是一個長期作用的過程。入世意味著我國的經濟將全面與世界經濟接軌，處于市場經濟體制下的企業在資本所有制形態、技術形態與管理形態上亦會發生深刻的變革。在這一背景下企業檔案工作在管理體制、管理模式、服務機制上會面臨一系列挑戰，對此我們不能站在計劃經濟體制的角度來研究對策，應結合國情在參照企業檔案工作傳統經驗的基礎上，借鑒國外企業檔案工作的實踐，探討市場經濟體制下企業檔案工作的新路。

一、企業檔案工作的管理體制及其運行機制

所謂管理體制主要是指管理機構的設置與權限的劃分。企業檔案工作管理體制包含兩方面的含義，一是國家檔案行政管理部門對企業檔案工作的宏觀管理體制，我國目前正處于所有制多元化的階段，入世后既有相當一批國有與國有控股企業，又有日益增多的民營企業與合資企業，它們在建立健全檔案工作上需要有一個過程，為了加強對國家與社會有保存價值檔案的監控，并對企業檔案工作進行有效指導，國家檔案行政管理部門在企業檔案工作管理上仍存在完善宏觀管理體制的問題。二是企業內部企業檔案工作的微觀管理體制。在計劃經濟體制下，一方面多數企業規模較小，形態較為簡單，國家檔案行政管理部門對企業檔案工作實行的是大一統的管理模式，很少研究企業內部檔案工作的微觀管理體制。另一方面是企業所有制形式單一，很少探討適合自身的檔案管理體制。在市場經濟體制下面對企業形態的變化，應當從宏觀與微觀兩個層面上創新企業檔案工作的管理體制。

（一）企業檔案管理工作體制

創新企業檔案工作管理體制的原則是靈活、有效、自主。靈活是指宏觀管理體制與微觀管理形式要靈活。宏觀管理體制要適應企業檔案工作多元化發展的需要，微觀管理形式應因企而定，不能千企一面，對不同規模、不同資本所有制形態、不同技術形態與管理形態的企業應區別對待。有效指管理效果，宏觀上以檔案行政管理部門對國家與社會有保存價值的檔案不失去控制為限，微觀上以能滿足企業自我需要為限。自主指宏觀管理的目的重在推動企業檔案工作依法自主運行。

在這一思想指導下，企業檔案工作的管理體制可以表述為：在統一領導、分級（屬地）管理原則指導下按類管理，實行以法人為單位的集中統一管理的管理體制。這一管理體制的具體含義為：

在統一領導、分級（屬地）管理原則指導下按類管理。統一領導主要指國家檔案局對企業檔案工作的領導，分級（屬地）管理主要指地方檔案行政管理部門對所屬地區企業檔案工作的管理，這一限定是和我們國家的管理體制相一致的。按類管理是指將企業按資本所有制、規模、或管理形態等劃分為若干類型，不同地區的檔案行政管理部門對不同類型企業實施不同的管理形式，使企業檔案工作管理體制呈現多元化。例如國有或國有控股企業的檔案屬國有檔案，檔案行政管理部門應依法進行管理，對民營企業除對國家和社會有保存價值的檔案實行依法監督外，在管理方式上主要應以引導、服務為主。

以法人為單位實行集中統一管理。企業檔案微觀管理體制的核心是集中統一管理。應該說對檔案是否實行集中統一管理與企業的所有制間沒有必然的聯系，問題是要研究集中統一管理的形式與程度。例如大型企業集團是以資產為紐帶，以母子公司為主體，多法人的經濟聯合體，具有多層次的組織結構，在其內部可實行以法人為單位的多級集中統一管理體制。即總公司一級集中統一管理母公司及控股、參股企業有關資產運作的檔案，各子公司的檔案由法人獨自管理。各法人單位在職權范圍內對自有檔案實行集中統一管理，符合企業法人的地位，也有利于維護企業的權益。至于一般中小型企業，均應以法人為單位實行集中統一管理。

（二）企業檔案工作運行機制

管理體制一旦確定，應進一步研究推動體制運行的機制。推動企業檔案工作運行的內在動力，主要是企業自身，與檔案意識和自身努力程度有關；其外在動力是檔案行政管理部門依法行政的能力。下面主要從宏觀層面上分析一下推動企業檔案工作管理體制運行的機制。

執法監督：在市場經濟體制下推動企業檔案工作運行的主要手段是執法檢查。執法檢查的重點一是加強對國家和社會有保存價值檔案的監控，二是檢查集中統一管理原則的落實。檔案行政管理部門在以往執法檢查中普遍感到力不從心，執法難具有普遍性。其原因固然是多方面的，例如社會法制觀念與企業檔案意識不強等，但與執法檢查的指導思想也有關，建議增強執法檢查的針對性，把重點放在法定檔案的范圍內，不要指望靠執法檢查能解決對所有單位檔案的管理問題，希望過大反而會落空。

服務引導：檔案行政管理部門的職責主要是執法監督、依法行政和提供公共服務，提供服務本身就是管理的一種形式。目前在企業檔案工作宏觀管理上存在的普遍問題是，檔案行政管理部門的行政管理色彩較濃，服務、引導不足。企業檔案工作說到底屬企業行為，檔案行政管理部門對具體業務不能插手過深，要從習慣“指手劃腳”轉向通過提供法規服務、標準服務、中介服務、教育服務、典型服務、技術服務等公共服務導向企業檔案工作，尤其是對民營企業更應如此，把企業檔案工作引導到依法自主運行的軌道上來。

抓大導?。簱?001年統計全國有4.68萬戶國有企業，有203萬戶私營企業；據2002年2月統計，上海原國有企業實行股份制或其他形式的有61971戶，實行股份合作制的有12523戶。面對數量眾多，類型多樣的企業，檔案行政管理部門不可能面面俱到地予以一一管理，事實上過去也從未做到過。唯一可行的選擇是實行抓大導小的策略。抓大首先要抓住大型企業集團，它們是國民經濟的主體，也應該是全國或本地區企業檔案工作的主體。其次應抓大型科研活動、重大工程項目、重大經濟領域的建檔工作。有所失，才有所得，什么都抓結果什么也抓不住，抓住了主體不僅解決了主要矛盾，還能對中小企業起到示范、引導的作用。

行業自律：在市場經濟體制下行業協會的作用將會逐漸突出，建國前企業發展的歷史也證明了這一點，例如舊上海的同業公會。檔案行政管理部門應依托行業協會這一中介組織，通過行業協會去約束、引導企業檔案工作，例如在行業內部可根據市場競爭或反傾銷的需要統一提出歸檔范圍、管理制度等。

從上述企業檔案工作管理體制，可以看見它與傳統企業檔案工作管理體制的異同。相同點都強調實行統一領導、分級管理的原則，強調集中統一管理的原則。其區別在于：在管理手段上，這一體制改變了以往行政管理為主的做法，強調執法監督為主。在管理形式上，市場經濟體制下更強調按屬地分類管理、抓大導小的宏觀調控職能。在管理方式上，淡化了按專業統一管理，強調行業自律，突出企業的法人地位，以法人為集中統一管理的基礎。在管理觀念上，改變了以往大一統的管理觀念，允許企業檔案管理體制的多元化，突出強調服務引導，一般不涉及企業的具體檔案業務。

二、企業內部檔案管理模式

未來企業檔案工作管理模式要與企業形態相適應、與企業需求相適應。

企業檔案管理模式與企業形態相適應，主要體現在：一是檔案管理機構的設置應與企業規模形態相適應。在企業產權重組中，國家有意識地組建了若干大型企業集團。由于其規模大，組織機構復雜，可實行以法人為基礎的多級管理。至于規模一般、結構簡單的中小型企業可實行單級管理。二是檔案管理形態應與企業技術形態相適應。當前企業檔案管理形態有實體管理、信息管理、知識化管理等形態，從全局上看，企業檔案管理形態具有共存性與漸進性的特征，其發展趨勢是實體管理向信息管理或知識化管理發展。企業技術水平不同相應檔案管理形態也不相同。三是檔案管理的重點應與企業經營管理形態相適應。企業檔案中除文書、科技、人事等檔案外，以資本運作為主的企業應加強與資本經營相關檔案的收集，以生產經營為主的企業應加強經營、知識產權等檔案的收集。

為使企業檔案管理模式與企業需求相適應，關鍵是檔案部門要轉變觀念、與時俱進：

其一，檔案管理范圍應與企業長遠需求相適應。在市場經濟體制下，一方面從經濟效益角度考慮，企業尤其是中小企業檔案專職人員大大減少，大部分為兼職人員，且流動性大。另一方面企業需要大量有關市場、產品、銷售等資料信息。在這一情況下企業檔案工作陷入了兩難的境地，一是人員安排上難以應付檔案工作的需求；二是傳統檔案中缺乏企業急需的信息。為此企業檔案工作應轉變觀念，正確理解集中統一管理的精神與做法。

其二，檔案管理觀念應與企業競爭需要相適應。入世后我國企業面臨國內外兩個市場的競爭，國際貿易中的技術壁壘、知識產權保護、綠色壁壘是入世后我國企業遇到的三匹“狼”，一方面我國許多產品達不到發達國家的技術標準，出口頻頻受阻，另一方面發達國家又利用技術標準惡意構成技術壁壘，例如出口到日本的大米須檢測123項指標，對歐盟出口的茶葉有118項檢測指標。技術壁壘對我國出口的影響每年超過450億美元，占到出口總額的1/4以上。企業檔案工作欲為提高企業核心競爭力服務，應樹立“大檔案”觀，一方面要加強對產品成本、質量認證、環保認證、知識產權等檔案的收集，減少一般檔案的數量，另一方面要加強技術標準、市場等資料的收集，企業檔案工作要貼近實際，面向企業競爭的需要。

其三，檔案管理手段與企業信息化進程相適應。我國實行的是以信息化帶動工業化，以工業化促進信息化的方針，在這進程中企業信息化水平參差不齊，檔案管理中的手工管理、計算機輔助管理、網絡管理會同時并存。脫離企業管理技術形態單純追求檔案管理手段的更新是沒有基礎的。不能盲目追求信息化。

總之，進入世貿組織后，隨著企業形態和類型的多樣化，企業檔案管理形式將會呈現多元化、個性化的趨勢。為此檔案行政管理部門對企業檔案工作的管理觀念、方式亦要作相應的調整，在堅持集中統一管理原則的同時，應對集中統一管理的形式與范圍作相應的變革。