人事檔案工作的影響及思考論文

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【內容提要】“中國黑檔”是一個網上人事檔案管理系統。它的出現，對我國現行人事檔案工作產生了一系列的影響。本文從“中國黑檔”產生的積極影響和消極影響兩方面進行分析，并針對這種影響，結合人事檔案工作的發展作了幾點思考。

【摘要題】專門專業檔案

【關鍵詞】中國黑檔/人事檔案工作/影響/思考

【正文】

2001年3月26日，一個中文域名為“中國黑檔”的網站正式開通運行，并舉行新聞會。據介紹，“中國黑檔”是我國迄今為止出現的第一個網上人事檔案管理系統。人事檔案是與人們聯系最為密切的一種檔案，人事檔案工作的重要性主要源于此。那么，“中國黑檔”是如何進行人事檔案管理？它的出現對我國現行人事檔案工作會產生怎樣的影響？我們從中獲得什么啟示？我們的人事檔案工作如何走向完善？等等，都是人們關切的問題。本文就這些問題進行分析和評述，并試圖從中探討人事檔案工作的新思路。

一、“中國黑檔”的基本情況

“中國黑檔”是北方長安通訊公司所屬的長安易網網站開發、設計的“中國企業從業人員管理系統”的產品標識。它是長安易網的一個重要內容，其最大的特色是：幫助網站用戶記錄員工的不良行為，即“劣跡”，在員工非正常離職時，把這些“劣跡”記錄交給新單位，只要是具有法人資格的企事業單位經交費注冊后成為“中國黑檔”網站用戶，在單位招聘人員的時候，可以憑密碼進入該網站查詢應聘者人員身份、個人履歷、學歷、在原單位的表現、工作能力以及是否有不良記錄等歷史資料。按新華社的說法，“中國企業從業人員管理系統（中國黑檔）好像在網上建立了一個無形的人事檔案文件柜”。據有關報道網站一開通就得到企業界的大力支持，僅一個月就有北京、上海、浙江、廣東等地近兩萬家企業申請登記注冊，成為首批用戶。與此同時，它從出現的那一刻起，也遭到了社會各界的質疑?！吨袊嗄陥蟆?、《北京青年報》、《中國鄉鎮企業報》、《中國工商》、《計算機技術》等報刊雜志刊登了對“中國黑檔”批判的文章，人們紛紛就其個人檔案材料的真實性、權威性及其侵害個人隱私權等問題提出疑問。一時間，“中國黑檔”成為社會關注的熱點。

二、“中國黑檔”的積極影響

（一）增強社會檔案意識，促進人事檔案工作發展。在知識經濟條件下，知識和人才備受青睞，記載和反映人才德才情況的人事檔案的重要性隨著人事制度改革的深入而日益凸現。但是，由于歷史的原因，人們的檔案意識卻仍然很淡薄。一方面，人們檔案觀念淡化，人事檔案隨意存放，流散遺失；另一方面，人事檔案管理人員觀念落后，不重視人事檔案管理，對人事檔案只存不管，很少主動了解社會對人事檔案信息需求方向，甚至有些部門和地區，為招攬人才，搞什么“三不要”（不要人事檔案、不要人事關系、不要組織關系），為一些流動人員重建檔案，助長了社會對人事檔案和人事檔案工作性質、地位、作用的模糊認識。正是在這種背景下，“中國黑檔”以新的人事檔案管理模式出現在人們的面前。它以商業公司的經營方式介入人事檔案管理，充分利用了計算機網絡技術；在檔案材料內容上新增并突出了道德記錄。這給傳統的人事檔案工作提出了新的挑戰，也給流動人員某些合法權益造成傷害。它促使人事檔案工作者對過去工作的反思和對新問題的思考。同時，也吸引了包括網絡在內的各種媒體的廣泛宣傳、報道和討論，增加了人們對人事檔案和人事檔案工作認識的渠道，引起人們對自己人事檔案的關心，加強了人們對人事檔案和人事檔案工作重要性的認識。從這個意義上說，“中國黑檔”的出現，從反面上增強了社會檔案意識，促進人事檔案工作的發展。

（二）促使檔案利用改革，提高人事檔案工作效率。其主要表現在以下兩個方面：一是擴大利用的范圍，有條件地實現人事檔案服務有償化、社會化?！爸袊跈n”提供利用是采取會員制，法人交費注冊取得會員資格后，憑口令就可以進入系統，在網上查詢相關的人事檔案信息。這打破了只有主管單位或上級機關、勞動人事部門、紀檢、監察部門才有權查詢和借閱人事檔案的規定，滿足了非主管單位及其他用人單位日益增長的人事檔案需求，人事檔案信息資源得到有效配置，獲得了人事檔案用戶（主要是企事業單位）的肯定和支持。因此，在社會主義經濟條件下，人事檔案利益主體發生了變化，人事檔案利用工作應遵循市場規律，并結合人事檔案工作政治性和保密性的特點，有條件地朝著有償化、社會化的方向改革。二是改變傳統人事檔案信息利用方式，實現網絡化。當前，我們保管的人事檔案多為文本文件，大多數以案卷的形式存在，仍然使用手工操作，以幾十年一貫的查閱利用方式開展檔案信息服務。利用者提出查檔要求，還要看看人的臉色，然后履行一整套手續，管理者才能按圖索驥，提供檔案，最后得到的檔案材料不一定是利用者所期望的?！爸袊跈n”是人事檔案工作與網絡的“聯姻”，在提供利用上，充分體現了其特有的優越性：檔案利用者處于平等、自由的網絡環境中，可以超越時間、地域的限制，多次利用多份人事檔案，權力、階級、階層不再是影響利用者利用人事檔案的因素，滿足了利用者利用人事檔案求尊、求快、求簡心理，加強了人事檔案與利用者的溝通，提高了利用率。因此，“中國黑檔”讓我們預見到，在信息社會里，傳統的檔案信息利用方式非改革不可，人事檔案信息網絡化服務勢在必行。

（三）豐富人事檔案內容，增強人事檔案工作活力。由于歷史和體制的原因，我國人事檔案工作存在一些弊端，致使檔案材料內容表現出明顯的缺陷：①陳舊，缺乏新材料。大部分人事檔案內容都傾向于重政治，輕業績；重抽象定論，輕具體說明；重歷史結論，輕近期表現。這與今天人力資源開發對檔案的要求相去甚遠。②雷同，缺乏個人特色。對人所作的鑒定、考察等評價內容千篇一律，都是“擁護黨的領導，堅持對外開放”、“學習刻苦，工作認真，態度負責”等政治術語和老話、套話，體現不出個性特色，失去了真正意義上的參考價值。③空洞，缺乏形象記錄。學校在寫學生評語時，往往就是優點多，缺點少。即使評寫缺點，也是避重就輕，采取“表現一般“之類的中性語言，或以希望之詞提出要求，無法讓利用者從人事檔案中了解一個人的具體表現。④單一，缺乏全面特征。人事檔案，尤其是干部檔案，案卷內一般只有履歷表、登記表、任免表、工資表之類的材料，記載信息簡單，不能如實反映個人的德才情況。傳統人事檔案由于存在上述種種缺陷，不能真實、全面、客觀地反映一個人的實際面貌，不能滿足社會對人事檔案信息的新需求，人事檔案工作因此死氣沉沉，成效不大。隨著社會進步，信用越來越受到人們的重視，成為社會關注的焦點，“信用檔案”呼之欲出?！爸袊跈n”順應時代要求，在我國首次提出了“信用檔案”管理的概念，為企業提供個人職業信用記錄。從這個意義上說，“中國黑檔”改變了傳統人事檔案以十大類別收集、整理檔案材料的做法，增加并突出了社會需求日益增長的“信用檔案”，豐富了人事檔案的內容，更好地滿足社會的檔案需要，從而增強了人事檔案工作的活力。

三、“中國黑檔”的消極影響

（一）肢解人事檔案集中統一管理，違背人事檔案工作原則?！凹薪y一”是人事檔案工作的基本原則。它要求所有人事檔案都必須集中起來統一由人事部門管理，任何個人和組織不得擅自保管人事檔案材料?！爸袊跈n”介入人事檔案管理，造成了對“集中統一”工作原則的破壞。首先，違規經營人事檔案業務，削弱了人事行政部門的監督職能。按照有關規定，從事人事檔案管理，必須具備獨立人事權?！爸袊跈n”所屬的長安易網及北方長安通訊公司有無獨立人事權暫且不論，在沒有獲取人事行政部門《許可證》的情況下，經營包括流動人員在內的人事檔案業務，違反了“流動人員人事檔案管理機構為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構，其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案”的規定。但是，它卻取得了北京市通訊管理局頒發的經營許可證。這樣，人事行政部門由于缺乏必要的法律政策依據，無法對“中國黑檔”的人事檔案業務進行監督和指導，集中統一管理也成為一句空話。其次，分散保管多種人事檔案材料，加大了集中統一管理的難度。對各種載體的人事檔案材料，應該由人事部門統一收集、保管，保持人事檔案材料的歷史聯系?！爸袊跈n”形成檔案材料，并于網站系統內獨立管理，在某種意義上造成了人事檔案的重建，割裂了人事檔案的歷史聯系。而且由于電子檔案在技術上的原因，在當前及今后一段時間內，完全有必要建立屯子檔案與紙質檔案兩套制?！爸袊跈n”形成并管理的材料是一種電子檔案。但是，它卻忽略甚至拋棄原先的紙質及其他載體的檔案材料，獨立門戶，自行其是。這樣，一個人多份人事檔案，多種檔案材料流散于社會各部門，不僅破壞了人事檔案嚴肅性、惟一性，而且，在當前法律制度成熟程度和計算機應用范圍條件下，增加了人事部門集中統一管理的難度。因此，在目前，對于“中國黑檔”的人事檔案業務，人事部門無法采取相應的行政手段進行干預，也無力進行干預。

（二）降低人事檔案真實可靠程度，違背人事檔案工作要求。真實性是人事檔案最基本的特征，沒有真實性，人事檔案材料的其他特征就失去意義，也失去了人事檔案的利用價值。因此，維護人事檔案的真實性是對人事檔案工作的基本要求，必須貫穿于人事檔案工作始終。但是，“中國黑檔”的人事檔案管理對人事檔案真實性的維護確實讓人們擔憂。首先，計算機網絡技術方面具有不安全性，影響人事檔案信息的真實性。隨著網絡環境的發展，計算機網絡安全問題日益突出。一般地講，當網絡用戶數量按算術級數增加時，網絡的安全性則以幾何級數增加。面對眾多黑客高手，專家們設計的安全防護幾乎不堪一擊，就是一些著名的大網站也受到成千上萬次黑客入侵，曾一度癱瘓?！爸袊跈n”充其量是個小網站，其經營的業務又引人注目，很容易招惹黑客的攻擊，產生的信息被篡改、盜竊和丟失，人事檔案材料的真實性得不到技術上的保證。其次，計算機網絡管理方面具有不完全性，影響人事檔案信息的真實性。目前，我國電子檔案的法律地位還未確立，它的網絡管理制度、標準等還未規范，檔案、計算機等部門對其缺乏有效的業務指導和監督。同時由于信用制度也還未完全建立，社會道德監督也無能為力。眾多“中國黑檔”用戶異地網上獨立管理共享的人事檔案，其周轉比較復雜，經手的人員比較多，管理上的漏洞也相應比較多。如對密碼、口令的保密管理，是防不勝防的，容易造成個人任意登錄，隨意更改信息，系統內所記錄的個人資料的真實性、權威性得不到保證。

（三）損害檔案當事人的合法權益，違背人事檔案工作目的。網絡并非全是虛擬世界，網絡服務也需要考慮法律因素的影響。作為新生事物，“中國黑檔”缺乏必要的法律法規規范，這對于今天突出民主與法制主題的社會政治生活，不同程度地損害了檔案當事人的合法權益。第一、損害當事人的知情權?！爸袊跈n”作為人事檔案的中介機構，只許具備法人資格的企事業單位注冊申請健用，不許個人注冊申請使用。這種“游戲規則”完全對當事人封鎖信息，由企事業單位實施“暗箱操作”。當事人對“中國黑檔”上有自己什么材料，那些材料寫什么，評價是否公正等涉及個人自身合法利益的內容全然不知。這顯然是不透明，不公開，不公正的，損害了當事人的知情權。第二、損害當事人的隱私權?，F實生活中人們對隱私權的保護意識在日漸強化?！爸袊跈n”將當事人的“劣跡”、健康狀況、職業活動等社會公認的個人隱私以大眾網絡的方式在企事業單位間傳播，容易導致隱私泄露，隱私錯誤傳播，給當事人造成精神傷害。第三，損害當事人的勞動權?！爸袊跈n“公布當事人的“劣跡”，并為其他企事業單位查知，毫無疑問導致種種人格歧視現象的發生，在就業、升學、生活等方面帶來麻煩。就像《公司有權剝奪我的就業權嗎》（2001年10月22日《中國青年報》）一文描述的那樣，當事人被剝奪了再就業的機會。由于我國的“前科消滅制度”還未正式確立，一個人犯一次錯誤，一經檔案記錄，無論個人是否已經接受教育，悔過自新，其結果都是“做一次賊永遠是賊”。這樣，“中國黑檔”的劣跡記錄，最終導致當事人成為”行業禁入者”，等于事實上剝奪了當事人的勞動權。

四、“中國黑檔”影響引發的思考

由于我國現行人事檔案工作與社會人事檔案需求明顯脫節，滯后于社會經濟發展，“中國黑檔”以新的技術和管理理念對我國的人事檔案工作產生巨大推動作用。同時，互聯網發展迅速，計算機網絡及其行為在體系上、管理上、技術上還未完全成熟，網絡服務的法律界線及營運商都缺少法律的約束，使得“中國黑檔”在具體的人事檔案管理活動中出現了破壞性的影響。由此，如何擺脫各種因素的困擾，揚“中國黑檔”之長，促使我國人事檔案工作盡快適應社會發展需要的問題，引起了筆者的思考。

（一）加強人事檔案工作法制建設。市場經濟是法制經濟。為了使人事檔案工作更好地服務于社會主義市場經濟建設，必須加強人事檔案工作的法制建設，確保人事檔案工作的規范化、制度化、科學化。1.加大立法工作?！吨腥A人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》、《流動人員人事檔案管理暫行規定》等法律、法規、規章頒布實施以來，人事檔案工作法規逐漸完善。但是，由于人事檔案工作涉及面廣，情況復雜，要切實使所有的人事檔案工作行為都能有法可依，任務還相當艱巨。而且，從這些已出臺的法律、法規和規范性文件來看，其規定過于籠統，缺乏硬性配套措施，不易操作，直接影響了法規的具體執行。為此，各級組織、人事部門應該根據人事檔案工作的現狀及未來的發展趨勢，依照有關法律規定，合理規劃，有步驟地協同有關部門制定或修改相關的人事檔案工作法規，使人事檔案工作有法可依，有章可循。2.加強執法力度。我國人事檔案部門歷來偏重政治性、機密性，人事行政部門習慣于行政命令手段，忽略了法律手段，在職能活動中，重業務指導，輕依法監督，或有業務指導無法律監督，造成了人事檔案行政執法主體不明，執法力度不夠，嚴重阻礙了人事檔案工作的健康發展。因此，加強人事檔案工作法制建設，還要增強法制觀念，強化人事檔案行政執法主體建設，使人事檔案行政部門勇于執法，善于執法，真正做到有法必依，違法必糾，確保國家人事檔案工作方針政策、法律法規的貫徹實施，確保人事檔案工作健康、有序地向前發展。

（二）完善人事檔案工作管理體制。幾十年來，我國逐漸形成了嚴密的“統一集中，分級管理”的人事檔案管理體制。但是，隨著社會主義市場經濟的發展和政府職能的轉變，傳統的人事檔案管理體制逐漸顯示出它脆弱的一面，如條條塊塊之間缺乏有效的溝通和協調等。為此，筆者對完善人事檔案工作管理體制提出一個設想：在國家安全部門的主持下，建立全國人事檔案數據庫，構建“中國人事檔案網”，然后通過各級組織、人事部門實行專業化、社會化管理，逐步向“統一集中，分類管理”的方向發展。這既必要又可行。1.必要性。人事檔案室是保管人事檔案的基層單位，進行人事檔案材料管理工作。這種“小而全”的管理方式在計劃經濟時代尤為重要。但在市場經濟條件下，社會分工更加明確，政治體制改革，如政府機構改革、人事制度改革等不斷深化，人員流動變得經?；?，人事檔案工作與社會人事檔案需求的矛盾日益尖銳。而解決的方法，則要求從體制上進行改革?！爸袊耸聶n案網”是其根本的出路之一。2.可行性。①在我國，盡管法律和信用體系尚未完善，但是，人事檔案工作由國家安全部門參與執行，其真實可靠程度公民個人沒有必要做更多的擔心——萬一有差錯的話，國家也能負得起責任。②科學技術日新月異，類似“中國人事檔案網”的行業網站，如“中國數圖網”、“中國稅務網”以及銀行、郵電網絡都能順利開通運行，計算機網絡技術逐漸走向成熟。③由國家建立全國人事檔案信息數據庫，實現社會資源共享，同樣體現了“集中統一，分級管理”的工作原則和“便于利用”的工作目的，在新的形勢下促進人事檔案工作健康發展。

（三）加快人事檔案工作現代化建設。知識經濟的興起，各行各業各部門都急需發現、培養和造就一大批建設人才，人事檔案的利用率和利用要求越來越高，大大加重了人事檔案管理的工作量。然而，傳統的手工作坊式的工作方式明顯反映出不合時宜。這需要加快人事檔案工作現代化建設。首先，人的現代化。在當前的人事檔案工作中，專業人員少，雜牌人員多；專職人員少，兼職人員多，造成管理意識、設備落后，工作方式簡單。這種局面與現代化的要求相差甚遠。因此，在人事檔案工作領域里，需要引進和培養一批具有開拓、創新意識，政治思想素質好，法制觀念強，專業基礎知識扎實，計算機技術和外語水平高，信息處理能力強的高學歷、多層次的復合型人才，為人事檔案工作現代化準備前提條件。其次，管理現代化。人事檔案工作是一門管理科學?？茖W的管理是人事檔案工作現代化的基礎。沒有合理、有效的人事檔案管理方法，再先進的技術設備也無法得到有效的運用。新世紀的人事檔案工作需要引入競爭機制，激勵機制，運用系統論、信息論、控制論的原理，進行目標管理、工程管理等等，為人事檔案工作現代化奠定堅實的基礎。最后，管理設備現代化。這是人事檔案工作現代化的主要內容和核心。當前，人們公認計算機管理是實現人事檔案工作現代比的必經之路。近年來，我國政府部門和社會各行各業都積極創造條件，采用計算機提高工作效率，加速現代化進程。人事檔案工作也不例外，需要借助計算機技術，實現數字化、網絡化管理，加快現代化建設步伐。

（四）增強人事檔案工作服務功能。人事檔案工作是一項服務性的工作，為人事工作和其他工作服務是它賴以存在和發展的基礎。多年來，人事檔案工作為人事制度改革和國家經濟建設做出了卓有成效的貢獻，但是，社會檔案意識依然很淡薄，人事檔案的地位、作用受到人們的忽略，人事檔案工作因此停滯不前。其中一個重要的原因，就是人事檔案工作思想保守，缺乏人事檔案服務宣傳教育，不能為社會各行各業提供高效、優質的服務。在中國融入世界經濟腳步不斷加快，人事制度改革不斷深化的新形勢下，用人制度中靈活性不斷加大，人才流動頻繁，作為人才縮影的人事檔案，社會需求與日俱增，人事檔案工作面臨著新的壓力和機遇。對此，人事檔案工作部門應有緊迫感和使命感，順應時展的需要，改變傳統保存、保密人事檔案的狹隘服務觀念，牢固樹立為社會各行各業的大服務思想，提高服務意識，積極探討社會人事檔案需求的規律，努力實現服務角色轉換，建立以用戶為主體的主動服務方式，并借助現代化技術，在法律法規允許的范圍內，最大限度地滿足社會人事檔案需求，促使人事檔案工作在社會主義市場經濟建設中有為有位，為現代化建設作出應有的貢獻。

【參考文獻】

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②朱玉媛：《市場經濟中人事檔案管理體制改革的思考》，《檔案管理》1999年第3期。

③馮國基：《中國行政資訊應向社會公開，重新修改〈保密法〉、〈檔案法〉》，《法律與生活》2001年第11期。

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