獨家原創:論檔案收集工作的剛性措施與柔性策略

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【摘要】檔案收集是檔案業務部門從各個方面各種渠道取得和積累檔案的一項檔案業務工作是檔案工作的基本功能，在部隊機關的建設中，檔案收集工作做得好壞、質量高低,對其他環節工作乃至整個檔案工作的開展具有直接影響。為了構建社會主義和諧社會，要深刻認識檔案工作面臨的形勢，更重要的是要與時俱進地發揮作用，服務好和諧社會建設。本文從檔案的現狀中提出問題，分析問題，解決問題中引入剛性措施與柔性策略，改善檔案收集后，對檔案建設的發展情況進行闡述，最后得出結論。

【關鍵詞】檔案收集工作、剛性措施、柔性策略、和諧社會

隨著改革開發的進一步發展，計劃經濟向著市場經濟趨向，資料發散到各處，檔案收集將是一項重要工作，關系到各方面的發展，作為經濟社會發展重要組成部分的檔案事業在收集方面上也獲得很大的進步，而檔案工作是一項非常活躍的工作，具有廣泛的內涵，它需要隨著社會的發展不斷補充新的內容與理念。那么檔案收集究竟有怎樣的內容和重要性呢？

檔案的收集工作，就是按照黨和國家的規定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各機關、個人手中有價值的檔案分別集中到各有關機關檔案室和各級檔案館的工作。從廣義上講，檔案收集工作的內容主要包括三方面：一是對本機關需要歸檔檔案的接收工作。機關各部門辦理完畢的文件是檔案室檔案的主要來源，建立健全機關內文件材料的歸檔工作制度是機關檔案部門開展檔案收集工作的主要途徑。二是對各現行機關和撤銷機關具有長久保存價值的檔案的集中和接收工作。接收現行機關和撤銷機關的檔案，特別是接收現行機關的檔案，是各級國家綜合檔案館收集工作的經常性任務。三是對歷史檔案的接收和征集工作。歷史檔案是指中華人民共和國成立前，各機關、團體、企業、事業單位以及著名人物在社會活動中形成的檔案，包括革命歷史檔案、民國檔案和歷代王朝的檔案。接收、征集歷史檔案是檔案館豐富館藏的重要手段。

檔案具有延伸人類記憶作用；檔案具有文化存貯作用；檔案具有社會教育作用；檔案具有文化傳播作用；檔案具有資政決策作用；檔案具有知識產生作用；檔案具有社會調解作用。總書記在黨的十七大報告中指出：“深入貫徹落實科學發展觀。要求我們積極構建社會主義和諧社會。”而構建和諧社會，檔案工作是一項重要工作，把地方資料歸檔起來是各級檔案館發展的必然趨勢同時檔案收集能夠更好的了解地區歷史與發展情況。也就是說只有通過檔案的收集工作，才能把全部的檔案資料集中到檔案保管機構，形成統一的檔案基地，實行統一的科學管理。

總之，檔案的收集時檔案管理工作的一個前提，也是一個起點，除外它是貯存檔案信息資源的重要途徑；是實現檔案集中統一管理的基本手段；是檔案管理其他業務環節的基礎；是決定檔案存在和發展的前提條件。也就是說，檔案收集是檔案業務管理工作的首要環節，是檔案館、檔案室工作的首先必須步驟。

從上面對檔案收集工作的重要性的分析中，我們都可以很清晰明白的了解到檔案收集的重要性，但是基于被收集者種種原因，當今檔案收集仍存有難收集的現象：

（1）擔心心理；從利益的角度看問題，如果你辛辛苦苦研究出來的東西愿意和別人共享嗎？相信不想吧。因為市場的競爭那么激勵，如果自己不能有屬于自己的專利研制，很容易被社會淘汰，社會上，之所以打擊盜版也就是這個原因。所以從檔案收集的角度上看，被收集人就是擔心自身的資料或一些文件機密泄露，很多時候當你想把資料取回來歸檔時，但因為某些機密的沖突、生怕自己研發出來的東西被別人共享，不愿意交接全部文件和原件。

（2）面子問題，現實生活中，當我們想對某個人的資料歸檔時，有時候因為該人涉及的范圍比較廣，資料分散，也就是資料寄存在多個不同的地方，所以當我們需要更多資料時，還得通過當事人獲取。這時就有可能出現一些因為當事人利益或面子的問題，“家丑不外揚”這是一句古話，對于被收集單位（或者個人）也是一樣，而使得當事人可能會給予有點個人化的資料，甚至是錯誤的資料。

（3）煩躁心理；從健康檔案看，老百姓明知（建立健康檔案）對自己有好處（老百姓）卻不接受……筆者認為，這是煩躁問題，記得我們給老百姓建立健康檔案的初期工作中，我們先設計了一個極為詳細、長達好幾十頁的問卷，再拼上人力，上門入戶進行宣傳實施。滿以為這樣公益的、惠及老百姓的做法可以得到認同，但實際上卻忽略了居民可能存在的逆反心理和對陌生人不信任的心理。這是“方法導向”做事帶來的弊端。大家想想，對于老百姓總是希望著自己的利益能得到確實的保障，例如，關心更多的是福利或者農田莊稼，可你拿長達好幾十頁的問卷，忽視老百姓的接受度，自然會碰壁。

（4）被收集人的檔案意識不高；檔案收集不僅僅是檔案人的事情，它要各單位配合，而對于被收集單位，有時候問題地方的變更，被收集單位可能會遺漏或仍丟一些自己認為無關的資料，當我們想收集更多的資料時，可能會因為被收集單位（或者個人）資料缺失而導致檔案收集不全。我們都知道了我們檔案收集的重要性，然而在實際的工作中，我們的檔案收集工作中還是不免存在一些這樣那樣的問題。

（5）目前，還有一些檔案沒有保存在檔案部門，而是保管在博物館、文化館和紀念館等非檔案機構中。其原因主要有兩個方面：一是共和國建立初期，檔案工作體系沒有建立，許多檔案已經流入博物館、文化館和紀念館。后來國家文件，要求將這種文件移交給檔案館，但是這種移交工作并不徹底。二是最近一些年，博物館、文化館、圖書館以及黨史辦、方志辦等加強了資源的收集工作，使得一些珍貴的檔案流入到這些部門。

我們都知道了我們檔案收集的重要性，然而在實際的工作中，我們的檔案收集工作中存有難收集的問題，那么為了完善我們檔案收集工作以及更好儲備我們的檔案室，我們該如果解決一些現實的問題呢？依照我們法治觀念，我們是該對我們的這些工作人員也就是要對檔案收集工作實施剛性措施來解決出現的一系列問題。

那么什么是剛性措施呢？所謂的剛性措施是指：服從管理，服從安排，對于檔案收集工作要在規定時間內完成工作，不能亂找借口這里體現了法律的強制性。

對于剛性措施，它的規范性和管理性主要是體現在以下這幾個方面：

（1）加強思想教育；針對檔案收集中，被收集單位或個人素質不高對檔案收集不重視的問題；筆者認為首先轉變觀念，端正被收集單位或個人對檔案材料收集工作的認識，加強思想教育，可以給他們講明立卷歸檔范圍以及檔案收集作用和意義。

（2）完善法律制度；制度是科技檔案工作走向規范化、科學化的保證。機關部隊依據《中華人民共和國檔案法》的規定，結合本單位實際，制定或完善檔案管理制度。真正做到歸檔要求同步進行；嚴格規定被收集單位（或者個人）怎樣上交資料，不能拒交或者借口受弄丟了。

（3）要加強檔案行政管理。要將檔案行政執法檢查作為依法管理檔案事業的重要手段，并使之經?；?、制度化。對于拒交資料或者把收集單位拒絕門外的單位或者個人我們可以給予一定的警告或者處罰，保障收集工作可以順利完成。對于被收集部門檔案失策或導致錯誤的情況，我們給予警告。從過法律強制性使被收集單位服從和配合工作。

（4）落實分工制度；建立健全有關規章制度。將檔案工作納入機關部隊的工作計劃和年度考核內容，負責人對的檔案工作負全責，各處室負責人兼管部門的檔案管理工作并指定兼職檔案人員，具體負責檔案的收集和預立卷工作，同時根據機關單位所規定的歸檔范圍，逐條落實到人，做到職責明確，任務到人，使檔案收集工作的觸角深入到部隊機關每一個部門、每一項工作中去。檔案部可以加強對被收集個人或被收集部門嚴重的處罰，同時頒布，如果，檔案收集是因為某一個人失誤導致的，檔案收集失誤的責任當人要承擔最大的處罰，這樣，被收集個人就會更加警惕，并且對于工作也不敢放松。

（5）考核政策；根據《檔案法》的需求，結合自身實際情況，對被收集者下達指標，并把它當做考核被收集單位的政策，檔案部根據情況，對于一些經常出現錯誤的部門給予警告，同時檔案部也要收集一些大致的資料，如果發現被收集部門上交的資料不完整或資料出現不符，檔案部應該進一步調查，并收集資料，同時給被收集部門參考，在考核本子上給他們減分。被收集部門如果能一改以前的風并且變得更好，檔案部就考慮抹去以前的記錄。

剛性措施理所當然的也就是突出法律的強制性，是按照規范條例的工作。顯然，面對規章條例這些死定律人也會變的麻木，更不會有發自個人內心的工作。為了體現我們現代以人為本的觀念，我們更容易接受的就是柔性化措施。

所謂的柔性化措施，究其本質，是一種“以人為中心”的“人性化管理”，它在研究人的心理和行為規律的基礎上，采用非強制性方式，在員工心目中產生一種潛在說服力，從而把組織意志變為個人的自覺行動。其中柔性化措施主要體現在以下這幾個方面：

（1）加大宣傳力度；檔案工作是各項事業發展的一個重要部分，通過宣傳方法提高全社會檔案法則的意識，可以通過檔案教育使廣大被收集單位或個人充分認識到檔案共工作的重要性，使他們真正認識到自身提供真實檔案資料的重要性。另外，就被收集單位或者個人檔案意識不高，所以可以加強對收集單位的培訓，同時在休息室粘貼一些檔案資料收集重要性思想教育報刊。

（2）“模范”制度；對于一些信譽較好而且準時真實地給予我們收集工作人員所需檔案資料的單位或者個人給予一些獎勵或文件鼓勵證書，也就是設立“模范對象”的方式。在給予這些單位獎勵的同時也給予一些單位或個人一些學習的對象，促使他們做的更好。就如一些公司采用閃光點的方法一樣，通過以優秀單位為閃光點，吸引更多的部門向它學習。

（3）對于被收集部門擔心自己的資料會泄露或別人共享，上交資料往往不肯上交一些核心資料這樣，檔案收集的資料就會不完整，筆者想從兩方面改善：

一方面，基于被收集者擔心自己的資料會被別人共享，我們可以向被收集者保證，檔案資料如果沒有本人或者法律允許是不會被外人共享。另一方面，可以根據實際情況，簽訂一份合同，加大監督。這樣雙方辦起事既方面，又能消除被收集者的戒心。另外還可以，用熱情的服務態度、扎實的工作作風去贏得被收集收集單位（或者個人）的信任和理解，，讓他們移交檔案心甘情愿，使用檔案時方便快捷。這樣，就能使檔案的收集工作做到良性循環。

（4）爭取各部門的大力支持，使其愿意與我們合作，為檔案收集提供相應的監督和制約的保障。如通過在與質監部門移交檔案時，嚴格按手續辦事，做到責任明確。實行檔案合格證制度，加強與有關職能部門的溝通，爭取他們的支持和配合，加強與各部門之間的信息交流，特別是請檢察部門共同參與管理和監督檔案的收集工作。

（5）科學收集，無論是誰，看到一份上百道題目的問卷，都會不自覺地打退堂鼓。特別是老百姓，因此，我們適當地將問卷精簡再精簡，對于問題不再急于一次性解決所有問題。特別是對于私人問題能避則避，至少開始不問；避不開的就換個說法，從另一個角度達到目的。同時更多的涉及到被收集人關心的地方，做到一蹴而就。

堅持剛性機制與柔性機制相結合，營造一種宣傳檔案、關心檔案的良好氛圍。堅持剛性機制與柔性機制相結合是提高我們現代社會機關中檔案收集工作的重要保障。

結論

檔案事業關系到社會政治建設和經濟建設，改革開放以來，檔案事業得到很大的提高，對于基層檔案收集工作也有很大的改善，但是仍然存在一些不足，采用剛性措施和柔性機制，完善機關檔案工作，提高被收集單位或個人對自身責任的認識和執行，改變一些不良的收集檔案資料的情況，具有重要的指導意義。面對新時期檔案工作機遇與挑戰，我們要進一步解放思想，與時俱進，不斷開拓創新，加大對被收集單位或個人思想和責任的教育和規范，促進機關檔案工作新發展、新創造，要充分發揮檔案資源利用，使檔案工作更好地服務于機關工作，服務于社會，服務于經濟建設。

【參考文獻】

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