獨家原創:淺談人事檔案管理

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【摘要】人力資源已逐步成為企業最重要的資源，人力資源管理也成為現代企業管理工作中的重要內容之一。而在人力資源管理中的基礎工作就是人事檔案管理。人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文字材料，并按有關規定進行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。經過艱苦創業，初步建成了文書檔案處理系統，使系統不斷向信息管理的目標推進，其裝備水平和應用水平逐步提高。“九五”規劃之“金信工程”，為全面實現檔案信息處理和管理的現代化做了準備。

【關鍵詞】人事檔案管理人事檔案管理系數據庫

1、人事檔案的定義

人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵出發等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。

2、人事檔案管理存在的問題

人事檔案制度自20世紀50年代產生以來,干部檔案管理增加了考核,任免,工資調整和職稱評定等方面的內容,檔案的利用價值和利用率明顯提高。但隨著改革開放的進程加快和社會主義市場經濟的縱深推進，傳統人事檔案制度存在一些問題.

2.1、保管分散

人事檔案有的保存在當前的用人單位，有的保存在過去的單位，還有的保存在人才交流中心，甚至保存在私人手中，使得一個單位的人事檔案處于一種“分散”管理狀態。人檔分離、棄檔不用的人員數量不斷增加。隨著社會的發展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”變為“社會人”，人才的流動造成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。因此，傳統人事檔案制度必將走向終結，新的、科學的人事檔案制度必將走向前臺。

2.2、檔案材料多有不真實

材料真實是人事檔案的生命,是人事檔案生存的前提,是發揮其有效作用的基礎.檔案內容的失真,將會給人事檔案造成嚴重后果.檔案材料不真實現象主要表現為檔案材料內容填寫前后不一;檔案用紙規格不一;材料歸類不準確;檔案材料短缺等方面。這都是由于人事部門在審查材料時把關不嚴引起的。

2.3、管理落后

部人事檔案工作是干部工作的一項基礎性工作，是做好干部工作的基礎和前提，搞好干部人事檔案管理，對于全面了解、正確選拔使用干部具有重要意義。人事檔案管理技術也應該跟隨當今社會的發展而更新。然而技術手段滯后，運行效率較低是當今人事檔案管理最致命的問題。在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低，與行業整體的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。

3、對人事檔案管理的方法策略

加強人事檔案管理工作的措施新時期的人事檔案不僅全面反映干部的整體素質,為選拔,篩選干部,調整工資,解決待遇等工作提供依據,而且為開發人力資源提供準確可靠的信息.要使人事檔案工作與時俱進,更好地為組織人事工作服務。

3.1、努力提高單位領導的檔案意識

檔案意識已成為制約我國檔案事業發展的關鍵,尤其是單位領導的檔案意識要加強,否則,檔案事業的發展就很難落到實處.干部檔案是做好干部工作的基本條件之一，借助干部檔案了解干部在各個時期的表現，歷史地全面看待干部檔案，把干部檔案管好、用好是一項很重要的工作。

3.2、人事檔案管理人員素質

檔案工作的政治性,政策性很強,檔案管理人員工作任重道遠.各級組織人事部門要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事干部檔案工作，努力提高專業知識.定期組織培訓業務知識，了解管理檔案的重要性，增強責任心。掌握如何收集、鑒別歸檔材料、整理、裝訂檔案的技術，知道如何把檔案管好。要做好檔案管理工作,必須努力學習,掌握科學管理原則和方法,才能適應新時期干部人事工作的需要.

3.3、努力實現檔案管理工作的現代化

人事檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代檔案管理理論與新技術的運用，開拓創新，開發新手段，加大投入，對人事檔案實行動態化管理和維護，開發研制人事檔案管理軟件，建立數字檔案和多媒體檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。對干干部人事檔案的檢索，提高檔案管理水平，可以采用計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統：檢索系統和利用系統。

結論

干部檔案管理工作是黨和國家干部工作不可缺少的一個重要組成部份，是做好干部工作的基本條件之一，干部檔案管理工作的好壞直接影響到干部工作的效率和質量，涉及到每個干部的切身利益。為了適應新形勢下的人事管理工作,必須努力提高單位領導的檔案意識和加強檔案管理部門的責任意識;加強檔案管理人員自身建設;努力實現檔案管理現代化.使檔案工作更好地為經濟發展服務.

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