深化檔案管理活化檔案資料論文

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編者按：本文主要從高校檔案編研工作現狀；影響編研工作的一些因素；高校檔案編研工作的原則、特點；進一步加強編研工作進行論述。其中，主要包括：主動有效提供檔案信息服務的檔案利用和檔案信息資源開發、檔案編研工作因其提供的檔案內容系統豐富、檔案信息資源的不斷增加和高校自身以及社會對檔案利用的日益頻繁、選題狹窄陳舊，形式單一、重視“編”而忽視“研”、重視“編”而忽視“研”、社會上還存在著對檔案工作不了解、不重視的現象、檔案館（室）自身因素、高校檔案編研工作須堅持的原則、高校檔案編研的特點、主動宣傳，爭取領導的進一步重視、加強學習，進一步提高檔案人員的整體素質、廣開渠道，進一步豐富檔案信息資源、開拓思路，深挖館（室）藏，進一步發揮高校檔案優勢等，具體請詳見。

高校檔案編研工作，是以高校檔案館（室）藏為對象，以滿足高校和社會利用檔案的需求為目的，在研究檔案內容的基礎上，按照一定的題目，對檔案資料進行收集、挑選、編輯和評價，以多種形式提供檔案為高校和社會服務的一項重要工作。它是使檔案管理“深化”，檔案資料“活化”，主動有效提供檔案信息服務的檔案利用和檔案信息資源開發的一個重要手段，是高校檔案管理工作向高層次方向發展的一個重要標志。

改革開放以后，檔案編研工作因其提供的檔案內容系統豐富、使用范圍廣泛、服務方式主動、查閱時間節省而越來越受到我國各級檔案部門的推崇，被認為是深化檔案利用工作的一種新舉措。檔案事業的迅猛發展，給高校的檔案編研工作開辟了廣闊的天地，使高校具有了開展檔案編研工作的資源、人員、設備、技術等方面的條件，高校檔案編研工作取得了長足進步。廣泛開展檔案編研工作，充分挖掘檔案資料的使用價值，是檔案工作上臺階出成績的重要方面。

一、高校檔案編研工作現狀

檔案信息資源的不斷增加和高校自身以及社會對檔案利用的日益頻繁，使各高校在編研方面都下了一定的功夫，也取得了一些系統的、有效的編研成果，為高校的建設和發展發揮了很大的作用。但同時也存在以下一些問題，影響了高校檔案工作的自身建設與發展，制約著檔案作用的進一步發揮。

1、選題狹窄陳舊，形式單一。有些高校還停留在最基本的編寫參考資料上，諸如基礎數字匯編、大事記等等，沒有新的突破。

2、重視“編”而忽視“研”。高校檔案編研工作大多只是把檔案中已有的一些統計數據、現成材料照搬摘錄，忽視了在匯編的基礎上加以研究這一面。因此，編研成果往往質量不高，過于簡單化。

3、編研成果沒能產生一定的社會效益與經濟效益。高校檔案的信息編研資料大多只是用來應付各類檢查、評估之用，或作內部參考，真正能走上社會，產生社會效益和經濟效益的不多。

二、影響編研工作的一些因素

1、社會因素。由于社會上還存在著對檔案工作不了解、不重視的現象，談起檔案工作，人們總要將其與古老的房子、破舊的書刊、默默無聞的工作者相聯系。檔案人員地位低下，待遇差，愿入檔案這行的人員較少。社會上的偏見直接或間接地影響高校檔案工作者積極性的發揮。

2、領導因素。相當一部分高校領導對檔案工作還存在另眼看待的態度，或是配置的檔案室工作人員不足，甚至配置的就是閑雜人員，要不就是資金投入少，還可以隨意抽調檔案工作人員做其它事務，沒有真正把檔案工作擺到相應的高度。檔案人員也較難爭取到再學習、深造的機會，等等。

3、歷史因素。各高校的規模有大有小，辦學歷史有長有短，因此各校室藏數量也是“貧富不均”，且室藏結構不合理，文書、教學類檔案居多，科技檔案少，檔案包含信息范圍較窄，大多局限于高校內容。

4、檔案館（室）自身因素。高校檔案室大多只有1－2名工作人員，有的甚至只能算“半”個。因人員不到位，檔案員常身兼數職，平時只能忙于檔案的收集、整理等日常管理工作，沒有過多精力進行編研，且學歷層次不高，是檔案專業班科出身的更少，由此造成編研材料過于簡略。這也勢必造成領導及校內各部門對檔案的作用發揮、檔案員的地位產生誤解，在一定程度上挫傷了檔案員的積極性，容易形成惡性循環。檔案人員流動性大，隊伍不穩定，檔案編研工作越來越跟不上形勢發展的要求，未能發揮出真正的作用。

三、高校檔案編研工作的原則、特點

1、高校檔案編研工作須堅持的原則

（1）服務性原則。提供檔案的資料信息服務，促進本校工作的發展進步，是高校檔案編研工作的主要目的。管理就是決策，而決策必須對各種信息，包括檔案信息進行綜合性分析。檔案信息快捷、準確，充分利用檔案資料，就能為工作決策提供可靠的依據。檔案編研工作針對性強，就能為管理者、領導者的決策提供良好的服務，使決策更準確，更符合學校實際。

（2）真實性原則。高校的檔案編研工作，一定要以檔案資料為依據，堅持實事求是的原則，絕不可以造假、虛構、拔高、篡改，不可隨意地添加編者自己的主觀意愿和思想傾向。只有真實的檔案資料和檔案編研材料，才有實際的價值。

（3）適用性原則。高校檔案編研工作更應講究適用性原則。檔案編研成果一定要有實際的效用，針對性要強，要符合學校工作的實際需要，以滿足學校領導、群眾對檔案資料的需求，進而滿足社會對學校檔案資料的需求。適用，才能發揮作用；適用，才能產生價值。

（4）精確性原則。高校檔案編研工作，要有精品意識，絕不能粗制濫造。在檔案編研工作中，必須堅持科學的態度，運用科學的方法，對檔案進行“去粗取精、去偽存真、去劣存優”的深入分析研究，確保檔案編研工作的精確、恰當、科學。

2、高校檔案編研的特點

（1）編研成果的時效性。信息時代講究節省時間，提高工作效率，這就要求檔案編研成果能夠高效率為之服務。高校檔案館（室）作為基層檔案部門，處于教育、科技文化活動第一線，直接為學校領導決策服務，因此檔案編研工作從選題、編纂到出版等都有時間性強的特點。它要求選題上不要貪大求全，題目要小些，進度要快些，效果要大些。

（2）編研成果的針對性。針對當前學校的各項中心工作，結合本校實際而進行檔案資料編纂，這是高校檔案編研工作的又一重要特點。如編纂《學校組織機構沿革暨教職工名錄匯編》，它包括學校組織機構演變、機構負責人姓名及各時期全體教職員工名單。這些經過加工的集中的優質檔案信息，針對學校機構精簡、人員分流、減員增效等項改革，提供了歷史的、比較系統的檔案材料，有目的、有針對性地配合了學校的中心工作，因而很受歡迎。

（3）編研成果的知識性。所謂知識，是包括人類有史以來的創造的全部知識，其中最主要的是指科學技術知識、管理科學和行為科學的知識。高校肩負著人類社會知識的生產、傳播和為社會所有行業輸送知識人才，高校的檔案編研工作，從自身檔案信息出發，就自然使所編研的檔案信息具有很強的知識性。

（4）編研信息的集散性。編研工作是高校檔案館（室）的一項重要工作，它以自身收藏的檔案為主要對象，以滿足檔案利用者需求為目的，在調查研究的基礎上把分散的原始素材按照一定的選題和形式進行整理、選擇、考證，形成一個比較系統的、相對集中的檔案資料，為學校教學、科研、行政管理和經濟建設服務。

四、進一步加強編研工作

1、主動宣傳，爭取領導的進一步重視。領導對檔案工作的重視是做好檔案工作的關鍵。只有領導重視，檔案室才能配備足夠的人力、物力、財力。高校有大量的人才資源，如何充分發揮高校的人才優勢，依靠各方面的力量進行檔案信息編研，領導的決策至關重要。怎樣才能使領導對檔案工作進一步重視呢？這需要：（1）加強宣傳。有些領導不是不重視檔案工作，而是對檔案工作不了解或不完全了解。因此，檔案人員就應主動進行宣傳，使領導及時了解和掌握國家有關檔案工作的方針、政策，認識到檔案工作的重要性。（2）干出實績。在做好宣傳的同時，還應干出成績來，讓事實促使領導對檔案工作的重視。做好編研工作，為領導的各項決策提供相關的材料、數據，讓檔案工作的地位在領導心目中日益提高，這樣，檔案室在人力、物力、財力等方面才能得到領導的大力支持。

2、加強學習，進一步提高檔案人員的整體素質。檔案事業的不斷發展，使檔案員不再是檔案倉庫保管員，檔案工作已由簡單的經驗管理向復雜的科學管理發展，簡單的手工操作管理已發展為復雜的電子計算機管理。這就要求檔案工作者不但要具有一定的政治、文化素質，還要具備一定的技術素質。檔案人員如僅滿足于現有的文化知識水平，就很難適應檔案事業發展新形勢的要求，最終被時代所淘汰。檔案員可以通過各項檔案業務培訓、自學、函授教育、高校協作活動等等途徑加強學習。平時還要注意在工作中找尋不足，有的放矢地進行理論學習，通過不斷的進取，成為新一代的檔案工作者。

3、廣開渠道，進一步豐富檔案信息資源。檔案編研工作，是以館（室）藏檔案為主要對象。俗話說“巧婦難為無米之炊”，沒有豐富的館（室）藏做基礎，編研工作也就成了紙上談兵。這要做好以下幾項工作：（1）建立完整、嚴格的規章制度，特別是對收集材料要有一整套的措施，不讓一份該歸檔的材料漏歸。（2）發揮各方力量，廣征博采。如借校慶等大型活動向社會各界征集有關本校的檔案資料。（3）平時做個有心人，腦中時刻有著檔案意識，在不同場合都注意發現和收集檔案資料。（4）在報上、雜志上多留意有關學校的報道，并進行剪輯。

4、開拓思路，深挖館（室）藏，進一步發揮高校檔案優勢。開發檔案信息資源的目的，就是為學校各項工作提供優質、系統的服務。編研材料須對現實工作有指導意義，對教學有參考價值。因此，編研內容要與本校教學、科研、管理等中心工作緊密結合，也就是說在選題時必須結合自己的具體情況，充分發揮本校館（室）藏所特有的優勢。（1）以查找利用頻繁與否來確定編研題目。服務工作要講究“以人為本”，檔案員平時要注意對那些查找利用次數多的檔案進行編研。（2）不限于簡單的信息羅列、匯集，而是對檔案信息進行綜合分析研究，提出明確結論，為學校重大決策提供建設性意見。（3）與其他部門相結合，走合作編研之路。有些編研題材很廣，靠檔案館（室）單方面工作需很長的時間，花費很大的精力，所以我們有必要聯合相關的部門共同合作。（4）編研工作切忌大、濫。過大過濫均不切合實際，浪費人力、物力、財力。每個檔案館（室）應結合自己的具體情況，考慮自身條件來進行編研。