運用計算機提高檔案使用論文

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編者按：本文主要從完善計算機軟硬件設施；提高工作人員的思想觀念和計算機操作能力；建立完整的檔案信息管理網站，推進教學檔案管理工作標準化、規范化和數字化的進程；在傳統基礎上，大膽創新，有效結合，實現突破進行論述。其中，主要包括：現代高科技手段已伸展到人類生活和工作的方方面面、我國的相關文件已經明確提出了全國檔案信息化建設的基本目標和主要任務、各大高校的檔案資源的建設模式已經實現了從單一化向多元化轉變、我國的高校的檔案信息化建設在近幾年取得的進步是顯而易見的、構建起一個完善的計算機網絡是困難的、高校檔案信息管理是高校信息資源現代化的基礎和重要的組成部分、構建新的檔案網絡與檢索系統、創新，首先要實現機制創新等，具體請詳見。

在這個瞬息萬變的信息時代，現代高科技手段已伸展到人類生活和工作的方方面面。伴隨著新技術革命的鋪天蓋地，傳統的職能面臨巨大挑戰，若不改革，就將淘汰。人們從現代高新技術革新中感受到的不僅是物質生活的高效與便捷，也有精神審美領域的新奇和變異。許多先進的管理方法都依賴于計算機網絡開展，如ERP、辦公自動化等。計算機技術與網絡技術的發展，使文字、聲音、圖形、圖像等多種媒體可集成于一體，并在計算機網絡上存儲、傳輸。通過網絡，各種多媒體信息能夠非常方便、快捷地傳輸，人們也能夠通過網絡非常方便地獲得所需的信息。對于檔案管理工作而言，信息化使得大量的檔案信息能夠通過網絡提供給使用者，不僅大大方便了利用者，而且強化了檔案信息的時效性，能夠更好地服務于企業的科研、生產、經營、管理等活動，從而實現檔案信息資源價值的最大化。

目前，我國的相關文件已經明確提出了全國檔案信息化建設的基本目標和主要任務:本著統籌規劃、統一標準、分級建設、安全保密的原則，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案的數字化和數字庫建設，開展公眾檔案信息網上查詢服務，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和信息化建設。教育部《普通高等學校本科教學工作水平隨機性評估方案(試行)》指標體系中，絕大多數材料就是由教學檔案展現的，高校檔案管理建設的重要性已無需言說。因此，檔案信息化建設就尤為重要，高校若是還走傳統老路，就如同本世紀的裹腿老太一樣，顯得不合時宜。所以說，建立高效的信息化檔案管理是高校檔案事業發展的必然趨勢。

目前，各大高校的檔案資源的建設模式已經實現了從單一化向多元化轉變。傳統檔案的收集和歸檔工作已經得到了超越，在網絡條件下，檔案館(室)在計算機幫助下如虎添翼，實現了多途徑、多載體、多接收點地完成檔案收集和歸檔工作。檔案信息的采集工作變得輕松可行，工作人員可以通過網絡的交互性，清晰地跟蹤和掌握各職能部門適時產生的各種檔案信息，更可喜的是，采集到的數據已經不僅僅限于傳統的weben數據，而且還包括了圖形、音頻、視頻等多媒體信息，使檔案資源的建設突破了單一的模式,呈現出全面性、多元化的格局。在傳統的檔案利用方式下，檔案管理人員起著一個絕對中介的作用，他們時聯系利用者與檔案信息的中介。為了獲取檔案資料，使用者必須親自來館或來函(電)查找。這樣的耗費無疑是比較大的。但是有了網絡之后，檔案數據的查詢就變得方便很多。除作為憑證依據的檔案原件或不能公開的檔案需要到檔案館(室)查閱外，其他內容的檔案信息就可以不必跑到檔案館(室)。以學生對自己的檔案信息的查詢為例：目前校園檔案管理的信息化為學生提供了巨大的方便，學生只需在校園網上，通過遠程服務體系就能夠接觸和利用檔案資源，查詢自己的檔案信息。再比如學生對學術論文的檢索和查詢，已無需跑到圖書館，在鋪天蓋地的書庫中找尋了，而是可以在中文數據庫等其它地數字引擎上，進行最直接和最直觀的全文瀏覽、數據庫下載、信息傳遞和信息查詢?？梢哉f，檔案館的服務方式已經獲得了根本的轉變，檔案館已經由從前的提供檔案的實體，轉變為指引終端用戶通過網絡獲取存儲在各個站點主機上的檔案信息的一個虛幻載體。

可以說，我國的高校的檔案信息化建設在近幾年取得的進步是顯而易見的，但是，很多的不足處也顯得尤其明顯，急需得到改進。主要的不足點如下：檔案收集工作須進一步加強，檔案收集工作是一項龐大的復雜而且極其繁瑣的工作，因為目前大部分的檔案都是以紙質材料的方式存在，許多檔案工作者一項主要的工作就是把紙質檔案的各種信息錄入計算機，甚至全文錄入。這的確需要花費大量的時間和人力，是一項需要長期堅持的工作。此外，校檔案資源開發利用的不足也是一個嚴重的問題。部分高校檔案館開發和提供上網利用的檔案信息僅僅是二次信息，即目錄、索引和文摘等，而作為一次信息的檔案全文信息以及多媒體信息開發得很少，無法滿足用戶對高校檔案信息的需求。而且，高校檔案館之間還未建立起互通、互補有機聯系，未形成宏觀的聯機網絡。物理意義上的館藏資源概念還未打破，遠程檔案信息服務未能實現。此外，部分高校檔案館資金投入和人力資源的投入不夠，數據庫規模小、標準化程度低、數據不規范，計算機網絡軟硬件設施有待完善，工作人員的素質有待提高。這些都是急需解決的問題。

那么，該如何推進教學檔案管理工作標準化、規范化和數字化的進程呢？我認為可以從以下幾點著手：

一、完善計算機軟硬件設施

毋庸置疑，構建起一個完善的計算機網絡是困難的。計算機及其相關軟硬件設施的缺乏，會嚴重地限制了檔案信息化的開展，檔案管理工作也無法充分利用現代化的網絡技術進一步發展，無法更好地為企業的發展服務。雖然高校是一個人才集中，思維先進的地方，但是在檔案管理上，很多高校還是采取了傳統的方法，這不僅僅是因為傳統方法操作的順延性和習慣性，而且在于軟硬件的缺失和工作人員對檔案管理信息化的認識程度還不夠。解決檔案工作中必要的計算機軟硬件設施，對促進檔案工作管理信息化、現代化是非常重要的。首先，要增加資金投入力度，夯實高校檔案管理信息化建設的基石高校檔案信息化需要有計算機、網絡等硬件設施和相關的軟件、技術等基本條件。各大高校要安排專項經費搭建檔案管理信息系統平臺，開發教學檔案管理系統，充分利用計算機管理和校園網絡資源的優勢，加強檔案工作的信息化、網絡化建設，提高教學檔案管理和利用的效率和質量。

二、提高工作人員的思想觀念和計算機操作能力

高校檔案信息管理是高校信息資源現代化的基礎和重要的組成部分，因此高校檔案工作的內容與形式需要不斷創新，不斷發展。但是，如我前面所論述的那樣，有些工作人員對檔案工作的必要性和重要性認識不夠到位缺乏戰略思維和全局觀念，還沒有充分認識檔案在推進整個學校發展中的重要作用。缺乏與時俱進的思想意和創新思維，會影響到高校檔案管理信息化的進程。因此，實現高校檔案管理的信息化，除了加強高校檔案資源建設，實現相關技術保障外，必須加強高校檔案管理人員的業務培訓。此外，檔案信息化對檔案人員人的思想觀念、專業技能、寫作水平和綜合素質都有較高的要求，即要有熟練的計算機操作技能又精通的檔案業務知識的復合型人才。熟悉掌握計算機是必不可少的一項技能。因為檔案信息管理工作的枯燥，而且待遇不高，所以很難吸收新人才，多數是老面孔，因此，提高工作人員素質，引進人才，是必須的。廣大檔案工作者不僅要積極開動腦筋，大膽設想，勤于動手，而且要提高計算機應用能力和水平，養成在紙質文檔生成和歸檔的同時生成和遞交電子文檔的習慣，制訂計劃對已有紙質文檔進行數字化處理，從而在平凡瑣碎的檔案管理工作中創造出不平凡的業績。

三、建立完整的檔案信息管理網站，推進教學檔案管理工作標準化、規范化和數字化的進程。

目前的檔案網站很不完善，構建新的檔案網絡與檢索系統，首先應該強調網站的服務功能、宣傳功能和交流功能。建立網站包括:制作網頁、連接數據庫、掛接檢索系統、建立反饋和通信機制、建立安全管理機制和網站維修機制等內容，另外，還包括防火墻技術、殺毒軟件系統、網絡安全檢測電子身份認證系統、數據加密技術，確保網絡檔案資源的快速搜索和安全利用。此外，完備的檔案管理網站必須實現各大高校聯網。各高校要在檔案網絡化協調組織的領導下，建立標準化的數據庫，實現各高校檔案工作者的思想觀念同我國當前的經濟社會發展相適應，并且可以實現資源共享。在技術成熟的時候，甚至可以和世界其他國家的高校實行聯網和資源共享，真正實現地球村的夢想。

四、在傳統基礎上，大膽創新，有效結合，實現突破。

過去的檔案管理機制有很多不足之處，所以，要創新，首先要實現機制創新。這是檔案管理工作發展的基礎,高校檔案部門必須建立健全新的工作機制比如建立競爭激勵的用人機制。從而實現公平競爭，優勝劣汰的原則。在信息時代，創新的思想更加重要。要明智地運用計算機這一資源，和傳統的管理方式有機結合，從而大大提高工作效率，提高檔案使用率，并為使用者帶來最大的便捷。