改革精神提高檔案服務論文

導語：改革精神提高檔案服務論文一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

編者按：本文主要從深入理解信息化管理，創新服務理念；利用網絡信息共享特性，拓展服務范圍；利用網絡信息化管理，創新服務手段進行論述。其中，主要包括：互聯網的普及和發展給我們的生活帶來了極大的便利，也使得人們對社會信息掌握和運用的需求不斷增加、在管理活動中，思維和理念的作用非常大、檔案管理理念的創新應從兩個方面進行、必須樹立主動服務的意識、信息化管理將成為檔案管理的發展趨勢、檔案部門通過建立網站，公共信息，可以實現這一服務范圍的拓展、開展在線咨詢服務、通過信息網絡，使用先進的管理軟件開展網上辦公、為相關部門提供人才信息服務、加強信用檔案工作，為改善經濟建設環境服務、為創建和諧社會服務等，具體請詳見。

互聯網的普及和發展給我們的生活帶來了極大的便利，也使得人們對社會信息掌握和運用的需求不斷增加,社會檔案意識日益提高,檔案和檔案工作越來越被人民群眾所重視。在這樣的形勢下，傳統檔案服務方式顯然已經跟不上時代的要求，檔案服務的創新已經成為檔案管理改革的重要課題！

一、深入理解信息化管理，創新服務理念

管理界有一句非常流行的話"比到最后比觀念"，這句話同樣適用于檔案管理。在管理活動中，思維和理念的作用非常大，它往往就直接決定了管理效率的高低。因此服務創新，首先要求觀念的改變和創新！只有觀念改變了，才能接受新的變革，才能有新的驅動力去創新服務手段，更好的發揮檔案部門在信息社會的作用。

檔案管理理念的創新應從兩個方面進行：一方面要深入理解信息化的意義，接受和認同信息化管理。在當今社會，網絡通信已經成為了人們生活和工作的重要組成部分，信息化的管理具有簡化操作、速度快捷、功能強大等特征，不僅如此，長期來看，信息化的管理還能節省管理的成本。檔案管理的現代化、信息化已經成為不可避免的趨勢，但是當前許多檔案管理人員依然沒有認識到這一點，工作安于現狀、思想仍然停留在傳統被動的階段，導致工作上不能實現創新。因此，加強思想認識，從思想上真正接受現代化、網絡化管理，是創新服務理念的前提條件。只有思想認識到位了,工作才能到位;有了創新服務觀念,才能扎實推進檔案服務創新工作。

另一方面，必須樹立主動服務的意識。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。在網絡環境下，檔案部門的服務方式要實現由被動服務向主動服務、由滯后服務向超前服務、積極主動通過互聯網等電子化手段為社會提供服務，不斷展現檔案部門的作用，為檔案部門的發展創造出良好的環境，也不斷提高自身的管理水平。

二、利用網絡信息共享特性，拓展服務范圍

在網絡條件下，人們不再滿足于傳統的紙質檔案資料的查閱和檢索，而是需要快速便捷的電子化檢索，信息化管理將成為檔案管理的發展趨勢。實行信息化管理不僅提高了管理的效率，還能從多方面拓展檔案信息的服務范圍，實現服務范圍的拓展與創新。主要體現在兩個方面：檔案信息服務的社會化以及服務主體的橫向聯合。

1.服務社會化

檔案信息服務的社會化，是指檔案部門的服務范圍由為企事業單位內部服務轉化為社會全方位服務,在信息社會，這已成為檔案治理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人,又要針對性地為公眾提供特定服務。檔案部門通過建立網站，公共信息，可以實現這一服務范圍的拓展。

2.服務綜合化

隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢，實現服務的綜合化。

如在具體管理實踐中，可以通過建立聯合目錄的形式拓寬資源。建立聯合目錄是指用統一的著錄格式和編排，聯合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄。實現資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯合目錄，形成網絡，實現資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現文獻資源互補，提高館（室）藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館（室）館藏朝著有側重、有特色、專業化、綜合化的方向發展，更好地滿足社會多方面的需要。

三、利用網絡信息化管理，創新服務手段

在新的服務理念和服務范圍下，只有不斷創新手段才能適應和滿足社會需要。而要創新服務手段，就必須充分發揮互聯網絡和信息化管理在信息傳遞、檢索等方面的優勢，其基本思路是建立相關的數據庫和網站，在此基礎上展開多種新的服務。

（1）開展在線咨詢服務

這是檔案部門主動服務的重要體現。傳統的檔案利用方式，需要檔案資料只能到檔案部門去閱覽、復制和檢索。而在網絡信息化時代里，這種方式必然要發生變化，至少是部分變化。利用互聯網絡，開展在線咨詢服務不僅可以使檔案部門主動服務用戶，提高信息的使用率，還可以直接了解用戶的需要，改善我們的服務質量。檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。

（2）網絡辦公

即通過信息網絡，使用先進的管理軟件開展網上辦公，更好地服務社會公眾。具體如四川省檔案局將建立現行文件服務中心列入四川省電子政務外網建設平臺，作為四川省電子政務外網的便民服務窗口，開辟專欄；哈爾濱市檔案局建立了局域網，實現了信息共享、目標管理、網上辦公、考勤等功能，并與政府網站實現了聯通。完成全息數據掃描197.6萬頁；錄入案卷級、文件級目錄30萬條。黑河市檔案局研制完成了《現行文件中心綜合管理系統》，已接收72個單位的電子檔案進館。等做法都值得我們借鑒。

（3）為相關部門提供人才信息服務

在各單位的檔案信息中，有一部分是人力資源信息。檔案部門可以利用這些資源建立相應的人才數據庫，將各類人才信息等匯集起來，并通過網絡工具進行傳播等，這樣不僅可以為企事業單位提高人才選擇的效率，也在一定程度上拓寬了檔案部門的服務范圍。

如由于金融危機的影響，我國就業難的問題進一步突出，2008年底我國只能在家待業的大學生就有20萬之多，農民工就業更是困難重重。激烈的就業競爭，導致了一些偽造學歷學位證書的現象出現，影響了社會公平，對此相關的檔案部門可以利用自身的資源優勢，為社會提供鑒定和證明服務。如高校檔案部門可向用人單位提供畢業生學籍學位檔案信息，通過檢索學籍檔案、入學記錄等鑒定學歷真偽，并出具書面證明材料等，而其他檔案部門則可在人才流動檔案、人才科研檔案等方面為用人單位提供鑒定服務。這對于強化社會誠信，倡導公平競爭起著良好的社會作用。

（4）加強信用檔案工作，為改善經濟建設環境服務

信用檔案是我國經濟工作建立國家信用體系中的重要組成部分和基礎信息保障，是檔案服務創新工作的主要內容。網絡環境下各有關政府職能部門，特別是經濟和執法部門要加強信用檔案建設，充分利用信用檔案為經濟建設服務。要逐步健全社會信用檔案信息數據庫系統，記錄和公布各類信用檔案信息，為政府各部門的監督管理提供依據，為社會各界和人民群眾查詢信用信息提供服務，努力創造良好的信用氛圍，不斷改善經濟建設環境。

（5）為創建和諧社會服務

當前我國正在進行社會主義和諧社會建設，作為掌握社會信息資源的檔案部門，在人文素質培養上承擔著和諧社會建設的重任。檔案部門可以發揮自己的所長，利用所掌握的檔案信息，通過網絡傳播工具開展宣傳教育的活動，為創建和諧社會做出自己的貢獻。如哈爾濱市檔案館通過檔案信息網，精心舉辦了"哈爾濱解放60周年圖片展"；編輯印發了《哈爾濱解放》史料專輯；舉辦了《回眸歷史、展現輝煌、再創未來》大型展覽等。

總之，網絡條件下的檔案部門要跟上形勢的發展,順應社會的要求,創新服務。要實現檔案工作服務創新,就必須解放思想,轉變觀念,樹立全新的檔案服務理念；并結合當前發展的總體目標,找準檔案工作服務的最佳切入點,進一步拓寬服務領域；要用改革的精神,提高檔案工作服務質量,用新的服務方式取代傳統的服務方式,使檔案工作更好地為社會提供服務。

【參考文獻】

［1］侯海玉.信息化背景下檔案信息服務模式研究[D]黑龍江大學,2007

［2］韓秀成;.實現檔案創新之經驗談[J].機電兵船檔案,2008,(03)