國土檔案制度化管理論文

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編者按：本文主要從領導重視，精心組織落實；建章立制，建立約束機制；采取有力措施，做好歸檔和利用工作；土地檔案存儲規范擺放整齊；設施齊備，實行規范管理；注重利用，發揮服務效能進行論述。其中，主要包括：堅持以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，牢固樹立科學發展觀、相繼建立了文書、財會、個人住房土地使用權登記、商業用房使用權登記、抓制度是抓規范的前提、立了以分局長為組長的檔案工作領導小組、建立健全了檔案的利用制度，明確查閱和借閱檔案必須辦理相關手續、在檔案存儲方面四十八團分局采取了一些積極的措施、檔案利用是檔案工作的重要內容和最終目的、加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識、加大資金投入，強化檔案現代化管理、繼續做好檔案的保管工作，加強檔案庫房管理制度的落實等，具體請詳見。

近年來，四十八團國土分局的檔案管理工作在師局領導和師業務人員的大力支持和精心指導下，堅持以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，牢固樹立科學發展觀，全面貫徹執行黨的路線、方針、政策和檔案管理工作法律、法規，理清思路，夯實基礎，強化管理，服務大局，使四十八團國土分局的檔案管理工作逐步走上了制度化、規范化、科學化的軌道。

一、領導重視，精心組織落實

四十八團國土分局從1988年成立四十八團土管科以來，隨著土地管理工作的開展，相繼建立了文書、財會、個人住房土地使用權登記、商業用房使用權登記、建設用地等文字、圖紙檔案，檔案管理工作經歷了一個從無到有，從不完善到完善，從不規范到規范化管理的過程，逐步建立健全了檔案管理工作機制。多年來師局領導和分局領導對檔案工作都非常重視，注重各類檔案資料的收集和保管，將檔案工作作為土地管理工作的重要組成部分。尤其是近年來，更是將加強土地檔案管理、實現檔案管理升級擺上重要議事日程，將檔案管理工作納入年度工作目標考核，明確了檔案工作目標任務和奮斗方向。

二、建章立制，建立約束機制

抓制度是抓規范的前提。為促使四十八團分局的檔案管理工作向著制度化、規范化的模式邁進，四十八團分局先后建立健全了各項規章制度，并納入了單位制度管理體系中。制定了《檔案立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案借閱制度》、《檔案統計制度》、《檔案管理崗位責任制》、《檔案利用制度》等一系列加強檔案建設與管理的規章制度，制定了《檔案分類方案》對各類檔案歸檔范圍、保管期限都做了明確具體的規定。同時，做到制度上墻，做到人人了解掌握檔案知識、遵守規章制度。并且加強對檔案查詢調閱工作的管理，特別是涉及查詢土地登記資料的，嚴格執行《土地登記資料查詢辦法》，經分管局長批準后方按規定查詢調閱。同時規定分局兼職檔案人員在每年的三月份將前一年本科室檔案按要求整理、裝訂、上架。通過建立健全工作職責和檔案管理制度，增強了大家的檔案意識和自覺遵守檔案工作制度的自覺性，為此四十八團分局從未發生一起檔案泄密案件，管理工作規范有序，使四十八團分局的檔案工作走上了制度化的管理軌道。

三、采取有力措施，做好歸檔和利用工作

為了加強對檔案工作的領導，成立了以分局長為組長的檔案工作領導小組，為了全面提高檔案工作的科學管理水平，更好地為新型團場建設服務，按照師國土局的統一部署，分局有組織、有計劃、有步驟的開展了檔案整理工作。將1988年成立科室以來所形成檔案及新產生的土地檔案資料，進行重新整理立卷。在檔案管理規范化、制度化、正規化建設的基礎上，堅持平時注重對檔案資料的收集整理，對不合格的檔案資料不予接收，嚴把檔案資料的入口關，確保檔案質量和資料的完整。在日常工作中突出一個“勤”字，對收到的上級文件及時進行登記；對資料勤收集、勤整理，并明確了載體和書寫材料一定要符合耐久性要求和有關技術標準，禁止使用圓珠筆、彩色筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料，確保了歸檔的文件材料能夠永久地保存。認真對所形成的檔案資料進行分類組卷，編目歸檔。進一步完善了分局的大事記、重要會議簡介、組織沿革、專題項目、資料移交清單等也進行了補充，按照達自治區一級標準的要求對全宗卷的內容做了進一步整理和完善。檔案管理人員及時對檔案資料進行登記和統計。建立了各種登記統計簿冊，并及時進行登記統計。全部按照要求進行錄入、打印、裝訂、上架，在2004年經兵團檔案局檢查驗收，分局檔案達自治區一級標準，為今后四十八團分局各項工作的開展奠定了堅實的基礎。目前，四十八團分局目前有各類案卷1491卷，其中：永久卷974卷；長期卷102卷；短期卷392卷了；30年12卷；10年11卷。檔案文件級目錄已全部錄入計算機，實現了檔案的微機化管理。

建立健全了檔案的利用制度，明確查閱和借閱檔案必須辦理相關手續。1、凡利用檔案者都應按規定填寫《檔案利用登記簿》，寫明利用者、利用目的、利用內容等；2、查閱檔案應在分局辦公室內進行，一般情況概不外借；3、借閱檔案必須保管好檔案，不得丟失和損壞；4、檔案利用者必須維護檔案的完整與安全，不得在檔案上勾畫、拆散、調換、抽取、涂改、污損、折疊檔案，不得擅自傳抄、復制檔案，不得泄密；5、借閱者利用完畢后應填寫《檔案利用效果登記表》，交檔案室存查。

四、土地檔案存儲規范擺放整齊

在檔案存儲方面四十八團分局采取了一些積極的措施：比如設立單獨的檔案室，利用師配置的鐵皮檔案柜放置檔案，對檔案室進行清理，使檔案室做到無塵、無蟲蛀、無鼠害、無雜物。另外我們還要求檔案管理人員定期對檔案及保管狀況進行全面清點、檢查，并形成安全檢查記錄，確保檔案不丟失、不損壞；對發現破損、霉變、蟲蛀、褪色或字跡模稱等現象，要求及時修補、復制或進行其它技術處理。

四十八團分局按照“妥善保管，存放有序，查找方便，安全保密”十六字要求和標準，對土地資料檔案儲存保管，把立卷作為檔案管理的關鍵環節和最基礎的工作，在土地檔案整理立卷時，盡可能把土地檔案分門別類，按照“規范、整潔、清潔、美觀”的要求進行裝訂擺放，從而確保所有土地檔案存儲規范放置有序，上架整潔美觀。

五、設施齊備，實行規范管理

為了加快四十八團分局檔案信息化建設，師國土局領導為四十八團分局購置了檔案柜、計算機、掃描儀、數碼相機等現代辦公設備和兵團土地檔案管理軟件。為了保管好檔案，使其不發生發霉、被蟲噬、被鼠咬等情況，檔案室配備了窗簾、滅火器、溫濕度計，檔案人員對每季度、每年的溫濕度作了分析，以保證檔案完好無損。截止到目前，我分局的土地檔案歸檔齊全、完整，沒有積存文件。

六、注重利用，發揮服務效能

檔案利用是檔案工作的重要內容和最終目的。四十八團分局的土地檔案是在辦理土地登記、建設用地審批等各項業務中形成的寶貴的歷史資料，具有很大的保管和利用價值。四十八團分局堅持不忘服務宗旨，增強服務意識，充分發揮國土資源檔案的利用效能，自實行檔案公開查詢后，已累計為局內外查詢檔案近120余人次，取得了良好的社會效益。同時，國土資源檔案也在處理土地糾紛、確定土地權屬等許多方面發揮了重要作用，四十八團分局除了編有各門類檔案目錄和全宗介紹外，從工作實際出發，依據檔案室的資料，檔案工作人員撰寫了本局的大事記、組織沿革、利用效果選編、基礎數字匯編、全宗介紹和一些土地管理業務方面的基礎知識匯編。為了提高檔案的查全、查準率，四十八團分局將全部檔案的案卷目錄、卷內目錄做了機讀目錄和文字紙張載體目錄，使所有檔案條目可以通過計算機檢索和手工檢索兩種方式進行查找檔案。這些編研和檢索，為檔案的主動服務拓寬了途徑。

六、工作中的不足和今后打算

1、加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識。由于對檔案法規宣傳力度不夠，在土地檔案收集方面缺乏意識。因此，在個別土地檔案整理方面出現歸檔不規范，歸檔質量差等，今后，四十八團分局將著力加強檔案法制宣傳，不斷強化檔案意識。

2、加大資金投入，強化檔案現代化管理。隨著時代的發展，社會信息化程度越來越高。四十八團分局將進一步加強檔案現代化管理，有效發揮檔案的信息功能。加大資金投入，做好各項基礎工作，加強檔案的規范化管理，不斷提高檔案管理的現代化水平，充分發揮檔案的作用，為推進團場經濟繁榮發展做出積極的貢獻。

3、繼續做好檔案的保管工作，加強檔案庫房管理制度的落實。嚴格執行檔案借閱制度，做到無失泄密及損害企業利益事件發生，提供利用要及時，查全率、查準率均達到100％。建立健全適合所管轄范圍內的各項管理、服務制度，使分局的每位業務人員都樹立愛崗敬業的職業道德，切實提高干部素質，樹立良好形象。

以上就是四十八團分局在土地檔案和檔案利用規范化建設的主要內容，通過土地檔案的工作開展，進一步提高了四十八團分局人員的檔案業務知識，明確了檔案工作的重要性及今后開展檔案工作的思路，為使檔案這項基礎性工作更好的服務于四十八團分局所管轄的當前和今后各項中心工作，我們還將一如既往地抓好土地檔案管理和利用工作，努力把各項業務工作做得更好。