電子文件檔案一體化管理論文

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論文摘要：結合寧夏電力公司檔案信息化工作，介紹了檔案信息化建設取得的經驗和成果，并提出進一步提高檔案信息化管理水平的措施。

論文關鍵詞：信息化檔案管理

1前言

與傳統的紙質載體檔案管理相比，電子文件、電子檔案的管理具有技術含量高、更新快、相關因素多，關聯度高等特點，因此電子檔案對記錄的管理工作提出了更高的要求。檔案信息涉及到企業的方方面面，與各個不同的專業信息系統的數據都有密切聯系，例如辦公自動化系統等，檔案管理信息平臺就是利用各個不同專業信息系統的數據，實現電子文件與電子檔案一體化管理。近年來，寧夏電力公司順利完成了從機關到地市、縣級供電局3~t-i-I-39家單位聯網系統的部署工作，使企業內部檔案借助信息系統更好地服務于生產、經營、電網建設等工作，全面提升了檔案現代化、專業化、規范化管理水平。

2基本情況

寧夏電力公司從機關到地區級供電局、分公司，再到縣級供電企業共計39家單位。系統部屬前，公司機關與少數地區級供電局檔案信息管理僅有單機版管理軟件，實現條目級管理，其余單位均無軟件，管理模式和服務手段落后。針對此情況，在國家電網公司建設統一的檔案管理信息平臺的發展戰略背景下，公司考慮到系統局域網的可支持性，經濟性技術論證于2007年及時向國家電網公司申報并獲得同意，并作為5家試點單位部署實施。2008年3月至2009年1月完成公司機關部署并驗收。2009年5月至年底已完成l3家地市級供電局、分公司和25家縣級供電局的部署工作并投^運行。

3系統的建設日標、部署模式

3．1建設目標

建立寧夏電力公司檔案信息管理統一平臺，實現全公司上、下級單位檔案系統互聯互通；實現全公司3級單位統一業務規范；實現電子檔案網上移交和網上互查；實現上級檔案業務在線監管和查看；將電網建設參建單位納入管理體系，更好地實現工程項目檔案收集、保管和利用，有效整合各種檔案資源，充分發揮網絡優勢，實現檔案信息資源的最大化共享功能，推動公司信息現代化建設和檔案資源數字化建設。

3．2部署模式

公司采用服務器組和存儲設備大集中的集群部署模式，建立檔案數據中心，為各所屬單位提供數據集中存儲和應用服務。數據庫采用ORACLE10G數據庫系統，應用服務器采用wEBLOGIC9．2。系統硬件部署如圖1所示。

4系統具備主要功能

4．1檔案管理

系統根據國家檔案局的標準進行建模，并在此模型的基礎集成了寧夏電力公司業務標準，允許公司所屬各單位在此業務模型上進行全宗的個性化定制，以達到總體統一、兼顧個性的要求。該系統對文件收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統計、編研等一系列操作進行全過程管理，可針對不同檔案類型定義不同的整理規則、管理方式，以達到系統適應業務變化的要求。

4．2檔案檢索

可直接檢索目錄也可進行全文檢索，可對檔案目錄、正文、附件進行檢索，并且可對下屬單位進行全宗數據檢索，主要有普通檢索、卡片檢索、跨全宗檢索以及全文檢索。

4．3個人待辦

可提醒用戶目前有哪些事情需要處理。主要通過在主頁上顯示和進入相應模塊進行操作。

4．4權限管理

主要定義各檔案類型的開放權限以及可使用檔案系統的用戶。定義用戶的角色、權限以及是否是專兼職檔案員等。權限管理模塊還細分為永久權限和臨時權限，并可對檔案原文的控制進行細化，具體分為瀏覽權限和下載權限，以滿足不同的利用。

4．5標準業務定制

結合寧夏電力公司本部以及下屬各單位實際，統一定制了檔案類型、供電企業標準分類表、各檔案類型的整理規則以及統一的報表樣式，下屬各單位均依此標準進行全宗檔案管理工作。

4．6業務設置

此模塊主要是在寧夏電力公司設置的標準業務基礎上進行各全宗的個性化定制工作，主要可以進行各全宗的檔案類型定制、分類表定制、代碼表定制，以及各種顯示界面的設置。以適應各全宗的個性化要求。

5系統在公司的應用

作為寧夏電力公司3級統一檔案管理信息平臺，該系統制定了適合全省業務應用的統一檔案管理標準；實現了與寧夏電力公司目錄、門戶、辦公自動化等系統的無縫集成；電子文件實時物理歸檔；網絡信息采集、信息整合、數據處理、及電子文件到電子檔案的全程數字化管理；各種檔案類型的數字化管理；檔案全文信息網絡檢索與共享；數字檔案光盤存儲的自動打包，脫離系統、跨平臺的目錄檢索及原文調閱；檔案信息資源共享，各全宗單位可跨全宗移交檔案、網上數據報送，使其檔案信息不再存在信息“孤島”。

寧夏電力公司檔案管理信息平臺自實施以來，完成了系統部署、配置、數據遷移、培訓、運行等工作。目前系統內共有11種檔案類型，文書檔案、科技檔案(生產調度、科研、基建、設備)、照片檔案、實物檔案、會計檔案、聲像檔案、人事檔案，能夠滿足寧夏電力公司檔案管理的現代化需求。通過檔案系統平臺進行檔案網上利用的人次數愈來愈多。文檔通過協同辦公自動化模塊實現電子文件的及時歸檔、保管、利用；工程檔案通過在線系統、離線客戶端進行了多個項目的收集、編目等工作，目前已應用到750kV銀川東變電站、330kV太陽山變電站、220kV西夏變電站等工程檔案管理中，滿足工程檔案利用現代化工具進行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。照片檔案、實物檔案部分數字化后通過該系統生成了縮略圖供本部用戶進行網上借閱和利用。

6系統投入運行取得的效益

從企業管理角度看，寧夏電力公司檔案管理系統的建立，實現了業務信息與檔案信息的一體化和檔案管理業務自動化，同時為統一管理全公司電力檔案提供了先進的技術手段，減少了檔案工作人員重復工作量，降低了實現檔案信息化管理的成本，提高了企業信息管理的水平。

從檔案利用角度看，由于檔案利用者可直接、快速、方便地在網上查找檔案資源，大大提高了查檔效率。如果實現異地查檔，其累積節約的費用及時間將更為可觀。

7通過系統實施進行的理論研究與實踐

7．1室藏檔案數字化、網絡信息一體化管理

通過檔案管理信息平臺的實施，利用計算機和網絡技術對企業信息和檔案工作進行統籌規劃，通過設置網絡專業信息檔案屬性，以及網絡信息采集工作流程和數據處理方法使檔案工作超前介入到信息形成階段，實現了電子文件信息與電子檔案信息一體化管理即電子文件與電子檔案全程自動化管理。

7．2對檔案資源的定義與接口實現

在檔案管理信息平臺的實施中論證了通過對XML格式的檔案元數據的定制，能夠統一規范與其他業務系統的接口，并且能夠對檔案真實性、有效性、完整性進行快速實時地在線校驗提示。

7．3檔案信息利用模式

能夠完成檔案信息網絡共享、電子文件的全文檢索、內控檔案網絡調閱的電子審批等功能，并通過檔案管理信息平臺進行全公司調用。

7．4檔案信息的安全管理

面對網絡信息安全管理的難度越來越大，系統除采用標準的目錄認證、門戶登錄等工程通用的安全防護外，通過公司本部的試用后，在通用安全管理的基礎上對權限控制進行了進一步的深化與細分，并在寧夏電力公司本部采用按部門、按級別以及特殊控制等多位一體的控制體系增強檔案信息的安全性。

7．5永久、真實保存數字檔案的研究與實踐

電子檔案信息的保管和維護與傳統的方式截然不同，它的數字化特性決定了其保管的復雜性和安全維護的難度。電子文件的保管從保護載體(磁性介質)轉為保護其內容信息，保證內容的真實性、可靠性、完整性和跨平臺的查閱，并通過拷貝與鏡像技術、遷移技術，以加強對數據的研究與實踐。

7．6解決了寧夏電網建設項目工程檔案電子化管理的難題

系統針對離線參建單位和在線參建單位兩種模式進行管理，對工程目錄數據進行收集整理，并對電子文件和竣工圖實現網上掛接，打印標準模式的案卷目錄、備考表等，還可進行電子檔案跨全宗向運行單位移交，使檔案現代化建設滿足工程驗收達標創優需要。

8幾點建議

寧夏電力公司檔案信息管理平臺實施以來，能夠滿足企業內部檔案管理各項工作的需要。但從長遠發展看，還需加強幾個方面的工作。

8．1加強檔案信息化建設工作的宣傳力度

從一定程度講，檔案是可開放的信息資源。但員工對檔案信息系統帶來的服務沒有分認識到位，還需加強宣傳，擴大檔案信息資源的使用。

8．2加強歸檔接口完善工作

加強檔案系統與186業務應用系統的歸檔接口完善工作，按照國網公司要求，保證業務應用系統產生的歸檔電子文件能正常歸檔，確保電子文件歸檔的完整性。

8.3加強相關管理制度建設

從信息系統角度和電子文件的安全管理方面，根據國家、行業有關標準，結合電力公司實際，制定相關管理制度和標準，促進檔案信息系統規范化建設。

8．4加強有關人員的培訓力度

從信息系統的使用和維護講，重點加強專、兼職檔案人員的系統使用和專業水平培訓；從使用角度講，需加強各單位、各部門的培訓，便于更好地利用系統借閱檔案。

8．5加強檔案數據的安全管理

還需完善數據安全存儲管理措施，增加數據存儲備份，加強設備運行和維護，保證系統的數據安全。

8．6加強館藏歷史檔案的數字化進程

有計劃、有步驟進行歷史檔案數字化加工工作，更好地發揮檔案信息管理系統的服務作用。

8．7加大檔案功能的開發和應用

譬如，加強工程建設項目檔案的管理，不僅要求220kV及以上電網建設加強應用；而且在城、農網、自身基建項目上，要求各供電局、分公司利用系統，對工程檔案進行電子化管理。