網民對檔案管理網站運用思考論文

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摘要：對于文件，有的網站進行了分類，檢索起來相對比較方便，在檢索方式上，主要有瀏覽檢索、單一檢索、復合檢索三種，檢索的結果也都可以以復制、打印等方式獲得，檢索結果多為目錄，原文較少，而且即使是原文，也多為文本，很少有圖像甚至是多媒體類型的文件?？偟膩碚f，并不能讓檢索者滿意。

一、作為普通用戶對檔案網站利用的體驗

1、注冊較為煩瑣

進入檔案網站，可以發現，一般的注冊登錄方式有市民郵箱和公眾用戶兩種。相應的在網上查檔時需要選擇這兩種方式注冊登錄之后才能進行。注冊內容嚴格，除了一般的用戶名和驗證碼之外，還要求填寫真實姓名、郵件地址、聯系電話、身份證號和聯系地址，如果是企業用戶的話還要填寫公司名稱和公司主頁。用戶注冊成功后，網站將給予每個用戶一個用戶賬號及相應的密碼，也就是說在注冊成功之后，并不能馬上登錄使用。該用戶賬號和密碼由用戶負責保管，用戶對以其用戶賬號進行的所用活動和事件負法律責任。而根據規定，到館查詢檔案，作為大陸公民只需要持有身份證明材料，就可直接到國家檔案館利用開放檔案。這樣看來，利用檔案網站查檔似乎比到館直接查檔更加煩瑣。

2、內容冗雜

進入檔案館網站的主頁，常常給人以無所適從的感覺。網站上內容雖然琳瑯滿目，但真正要找到自己所需要的信息，卻要花費點時間。僅作為標識作用的一級類目，就“千人千面”。最多的檔案網站，有二十多個，最少的只設有1個一級類目。相同的功能放在不同的類目之下，例如同是愛國主義教育功能，有的單獨設置一個類目，有的則歸入網上展廳。筆者也曾到國外檔案網站上瀏覽過，以英國檔案網站為例，在一級類目之前設置了站點導航性鏈接，包括幫助、聯系我們、A到Z索引、站點檢索、權限五個方面，對網站的所有功能及用戶的使用權限進行了介紹，而到了一級類目部分，值得欣賞的是每個一級類目的第一個子類目都對這個類目的功能與使用做了解釋，對于第一次使用檔案網站的用戶來說十分方便。此外，有些網站雖然類目繁多，但仔細觀察發現其中不少類目可以合并。過多的類目對于用戶來說的確很不方便，而作為標識性的類目都給人以冗雜的感覺，那么在其指示下的內容就更容易讓用戶感到混亂了。

3、檢索功能不盡如人意

網站上的檢索功能包括檔案檢索和文件檢索，由于注冊煩瑣，筆者選擇不需注冊也能檢索的文件檢索進行體驗。對于文件，有的網站進行了分類，檢索起來相對比較方便，在檢索方式上，主要有瀏覽檢索、單一檢索、復合檢索三種，檢索的結果也都可以以復制、打印等方式獲得，檢索結果多為目錄，原文較少，而且即使是原文，也多為文本，很少有圖像甚至是多媒體類型的文件?？偟膩碚f，并不能讓檢索者滿意。

4、個性化服務鮮見

網絡用戶的需求呈現個性化的特點，而網絡本身也具有提供個性化服務的能力。但是，在檔案網站上基本看不見個性化服務的蹤影。在以便捷、開放、主動為前提建立起來的檔案網站上沒有個性化服務，的確令人有些遺憾。而在圖書館網站、或者國外一些檔案網站上，個性化服務開展的很好，吸引了眾多用戶。例如南京圖書館的個人閱覽室，用戶可以訂制自己喜愛的雜志，并可以將喜愛的文章保存起來，供以后反復閱讀；英國國家檔案館也提供定制功能，可以對在英國國家檔案網站上公布的最近開放的文件、英國國家檔案館近期開展的活動、專題講座進行定制，下載安裝一定的閱讀軟件即可進行閱讀。

5、缺乏檔案館的特點

檔案不同于圖書、資料，具有社會性、歷史性、確定性和原始記錄性，尤其是檔案的原始記錄性，這是檔案的本質特性，是檔案區別于其他事物尤其是相鄰事物的獨一無二的本質所在。檔案館作為保管檔案的場所，在選址、建筑、設備、制度等方面也有其特點。而到了檔案網站，筆者很難看出它與其他類型網站的區別。在網站上，常常能看到一些便民服務包括交通、旅游、票務、購物、就業、氣象預報等等，也許設置的出發點是為了體現檔案網站的休閑利用功能，但問題是有專門的網站已經做得非常出色，用戶應該不會“舍近求遠”。我認為，檔案網站首先要能夠提供查檔的服務，其次應具有社會氣息、文化氣息或一些趣味性，在做好這二者的基礎上才能體現檔案網站的休閑利用功能，凸顯檔案網站的特點。

二、針對目前的利用現狀應采取的對策

1、找到正確的定位

檔案網站提供服務，首先應明確服務的主體，找到自己的定位。打開歐美一些國家的檔案網站，很容易判斷出他們的服務主體是公眾，從欄目設置到具體的內容與功能都站在公眾的角度，所以在它的一級類目里安排了為第一次訪問的用戶而特別設置的指導子類目，網站的主體部分不斷更新的是最近開放的檔案、檔案館舉辦的活動等等，網站上甚至有電子商務的內容。我們的檔案網站態度似乎不那么明確，網站上最新動態里有關檔案部門自身的事務、與政府有關的文件、當然也有針對用戶的內容，于是網站服務的主體包括檔案部門自身、政府、公眾三個部分，而面面俱到的結果，是使得網站內容變得冗雜，尤其對于普通公眾而言，真正與自身相關的內容寥寥無幾。我認為根據檔案館的性質以及檔案形成的歷史來看，檔案網站應以公眾與政府為主體，在內容與功能設置上都應以二者為前提，這樣才能提高檔案網站的利用率。

2、對現有資源進行有效的整合

根據普查的結果可以發現，我國檔案網站的建設已經完成了從無到有的階段，網站的內容在量上是有保證的，在質上仍有待完善。要提高網站內容的質量，首先要做的工作就是對現有的網上資源進行整合。所謂網上資源整合是指依據一定需要，對各個相對獨立的數字資源系統的數據對象、功能結構及其互動關系進行融合、類聚和重組，使之成為一個效能更好、效率更高的新的數字資源體系。這種整合包括不同載體、不同類型的信息資源之間的整合以及本地資源與遠程資源之間的整合。簡單來說就是讓網上資源完成一個從無序到有序的過程。豐富而有序的信息資源是做好檔案網站服務的基礎，如果不對網上資源進行合理有效的整合，必然影響數字資源的有效利用，通過整合，可以充分保障用戶所需的檔案信息，為確保網站服務的質量提供保障。

3、做好數字化等基礎工作

網站上缺乏個性化服務，現有的服務質量水平不高，無法達到用戶的滿意程度，表面上看是我們的技術水平比較落后，但技術只是服務的手段，沒有可供服務的資源才是關鍵。因此，要加大檔案信息數字化工作力度，從源頭保證檔案網站的服務質量，才能提高網站的利用率。一方面通過相關技術與設備，加快現有紙質檔案的數字化，另一方面要加強電子文件的收集管理。要動靜結合，考慮使用動態網頁和后臺數據庫技術加強和拓展網站功能。要學會換位思考，站在用戶角度思考網站還存在哪些缺點，及時調整和修改。當然除了要做好數字化工作，檔案傳統的八項基本工作也要做好，因為他們是做好數字化工作的基礎。

4、完善宣傳工作

網站不同于其他傳播媒體，有其自身的宣傳手段。檔案部門建立檔案網站之后，除了采取檔案館手冊、指南這些傳統媒介開展宣傳工作之外，還要善于運用搜索引擎、友情鏈接、電子郵件、新聞組和BBS這些網絡上常用的宣傳手段，下面據此做一些簡單的介紹。

（1）注冊搜索引擎。搜索引擎的網絡導航作用使得它成為通向互聯網絡的必經之路，利用搜索引擎是上網用戶獲取他們不熟悉的網站或內容最常用的方法。在注冊搜索引擎時，需要注意，把網站遞交給搜索引擎有免費遞交、親自去各站點手工登記、付費登記、利用搜索引擎的遞交軟件遞交四種方式。它們各自有各自的特點，要在充分了解其情況的基礎上選擇合適的遞交方式，其次要注意避免選擇不當的關鍵詞，檔案部門可以請教相關的專家，根據檔案館的具體情況擬寫適當的關鍵詞，否則會影響網站排名。統計表明，90%以上的用戶通常只點擊分類搜索結果的第1頁，而在同一頁，排在前面的網站點擊數也遠高于排在后面的網站，因此取得良好的排名意義重大。公務員之家

（2）用友情鏈接進行宣傳。與不同站點建立鏈接，可以縮短網頁間距離，提高站點的被訪問率。一般而言，建立鏈接有以下幾種方式：(1)在行業站點上建立鏈接；（2）申請交互鏈接。尋找具有互補性的站點進行鏈接；（3）在商務鏈接站點申請鏈接。特別是當檔案館提供免費活動的時候，可以向網絡上的許多小型商務鏈接站點申請鏈接。需要注意的是一般圖片鏈接的點擊率大于文字鏈接，如果是文字連接要注意文字修飾。

（3）用電子郵件宣傳。電子郵件發送費用低，受到很多網站的青睞。其關鍵在于收集用戶電子郵件地址，一般可以利用網站的反饋功能記錄愿意接受電子郵件的用戶，這需要檔案網站加強自身的互動交流服務；另外還可以通過租用一些愿意接受電子郵件信息的通信列表，也可以電子新聞郵件，利用“簽名檔”，填寫檔案館的名稱、地址、電話號碼、電子郵件以及特色服務等信息，從而起到宣傳作用。

（4）在新聞組和BBS上宣傳?；ヂ摼W使得具有相同專業興趣的人們組成成千上萬的針對性很強的公告欄和新聞組，加入這些討論，利用上面提到的“簽名檔”可以起到很好的宣傳作用。BBS也是網民交流信息的重要場所，不過管理較新聞組嚴格。在使用時要注意技巧，首先要選擇合適的BBS宣傳，其次主題行要具有可讀性和創意性，另外最好在討論問題時進行宣傳，以避免廣告之嫌。

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