利用互聯網實現檔案館資源共享研究論文

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摘要:傳統檔案館信息資源建設立足個館,而網絡環境下檔案館信息資源共建共享理論以系統布局和科學規劃為出發點,強調以整體的檔案館信息資源建設來實現對檔案信息資源的完備保障,對傳統檔案館信息資源建設理論中的建設原則、結構理論、資源補充、資源組織、資源評價等方面都產生了巨大影響。適合目前我國國情的檔案館信息資源共建共享模式應當是:以國辦為主、集中與分散管理相結合的、多元化的過渡型模式。

關鍵詞:網絡環境;檔案館;檔案信息資源建設;共建共享理論;共建共享模式

檔案館信息資源建設的總體目標是提高檔案館信息資源保障率。遵循這一目標,努力豐富館藏以滿足社會對檔案信息資源的需求,就成為各檔案館信息資源建設的指導思想,也直接導致了各檔案館的“大而全”、“小而全”的建設模式。然而,各檔案館以一己之力,始終無法解決檔案信息資源建設能力的有限性與利用者檔案信息需求的無限性之間的矛盾,特別是在檔案館事業還相對落后的情況下。造成的結果,一方面是群體檔案館的檔案信息資源重復建設;另一方面則是個體檔案館的檔案信息資源嚴重漏藏?；诖朔N形勢,檔案館信息資源共建共享理念開始樹立,然而,在傳統條件下,檔案信息必須依賴于一定的物質載體而存在,檔案信息內容與檔案文獻載體不可分割,檔案館信息資源建設中檔案信息的共享問題實際轉化為物質載體的共享問題,檔案信息的可共享性得不到充分體現:一件檔案(指載體形態)不能同時滿足兩個以上利用者的檔案信息需求,另外,還存在檔案信息傳輸等諸多障礙,因此,各檔案館只能立足個館、圍繞自身的利用者群進行檔案信息資源建設,所謂的檔案館信息資源共建共享很難得到有效實施。網絡環境下檔案信息資源的數字化建設使檔案信息擺脫了載體的約束,檔案信息能夠實現跨時空的存取,真正做到一方建設、多方利用,檔案信息的可共享性得以充分體現。數字技術和網絡環境不但提供了檔案館信息資源共享的全新發展環境,而且,提出了重構檔案館信息資源建設理論的迫切要求。近年來,一些檔案界同仁對此問題也進行了一些有益探索。本文僅就網絡環境下,檔案館信息資源共建共享理論及共建共享模式問題談幾點個人思考職稱論文。

1思考之一:網絡環境下檔案館信息資源共建共享理論與傳統檔案館信息資源建設理論有何異同

傳統檔案館信息資源建設是指一定范圍內的檔案館對檔案信息資源進行有計劃的積累和合理布局,以滿足、保障社會發展和國家建設需要的全部活動,具體包括宏觀建設和微觀建設兩個層面,宏觀建設是指一個地區、一個國家乃至國際間根據需要而進行全局的檔案館信息資源布局和協調發展工作;微觀建設是指各個檔案館對檔案信息的收集、組織、管理、貯存等工作。網絡環境下,檔案館信息資源共建共享是指網絡環境下在檔案館信息資源建設和服務過程中,各檔案館之間建立廣泛的合作、協作、協調關系,宏觀布局和科學規劃檔案館信息資源建設,利用各種技術、方法和途徑,共同揭示、建設、開發和利用檔案館信息資源,追求對檔案館信息資源的完備保障,以最大限度地滿足利用者檔案信息需求的全部活動,具體也包括宏觀建設和微觀建設兩個層面。不同的是,傳統檔案館信息資源微觀建設即館藏建設可以獨立于宏觀建設而存在,而網絡環境下,基于共建共享的檔案館信息資源微觀建設如果脫離宏觀建設就失去了共建的意義;傳統檔案館信息資源建設是在微觀建設的基礎上進行宏觀建設,而基于共建共享的檔案館信息資源建設是在宏觀建設的指導下開展微觀建設?？梢哉J為,傳統檔案館信息資源建設是微觀建設決定宏觀建設,而網絡環境下基于共建共享的檔案館信息資源建設是宏觀建設決定微觀建設。因此,傳統檔案館信息資源建設理論與網絡環境下,檔案館信息資源共建共享理論在建設范圍和服務范圍兩個方面存在不同的效果。

1.1傳統檔案館信息資源建設理論與網絡環境下檔案館信息資源共建共享理論在建設范圍方面的比較

圖1和圖2分別反映傳統檔案館信息資源建設理論和網絡環境下,檔案館信息資源共建共享理論所產生的不同建設效果。在圖1中,由于傳統檔案館信息資源建設是在微觀建設的基礎上開展宏觀建設,因此,各個檔案館所建設的檔案信息資源不可避免地存在著重復現象,甚至有部分檔案信息資源重復現象十分嚴重(如圖中交疊部分所示),重復建設就意味著檔案信息資源覆蓋范圍的縮小,因而不利于提高檔案館信息資源保障率;在圖2中,由于網絡環境下檔案館信息資源共建共享是在宏觀建設的指導下開展微觀建設,檔案信息資源建設是在宏觀布局和科學規劃的基礎上進行的,避免了檔案信息資源的重復建設,能最大限度地提高檔案館信息資源保障率。

1.2傳統檔案館信息資源建設理論與網絡環境下檔案館信息資源共建共享理論在服務范圍方面的比較反映傳統檔案館信息資源建設理論和網絡環境下檔案館信息資源共建共享理論的不同服務范圍。在圖3中,由于各檔案館是在微觀建設的基礎上開展宏觀建設,因此,個體檔案館信息資源的服務范圍之間存在交叉重復,使整體檔案館信息資源的服務范圍小于個體檔案館信息資源服務范圍之和,只有圖中交疊部分所示的利用者才能在一定程度上共享檔案館信息資源;在圖4中,由于各檔案館在合作協調的基礎上共同發展檔案信息利用者群,因此,服務范圍得到最大擴展,并且,可共享檔案館信息資源的利用者范圍就等同于全體利用者。

綜上所述,檔案館信息資源建設過程中是否將系統布局和科學規劃放在首位,是傳統檔案館信息資源建設理論與網絡環境下,檔案館信息資源共建共享理論的根本區別。傳統檔案館信息資源建設立足個館,強調依賴個館的檔案信息資源建設來滿足特定利用者的檔案信息需求,不能在根本上放棄“大而全”、“小而全”的建設理念。而網絡環境下檔案館信息資源共建共享理論以系統布局和科學規劃為出發點,強調以整體的檔案館信息資源建設來實現對檔案信息資源的完備保障,以滿足社會對檔案館信息資源的需求(包括潛在需求),檔案館信息資源建設的廣度(覆蓋范圍)由整個共建系統來保障,而檔案館信息資源建設的專深度則由各檔案館來保障。

2思考之二:網絡環境下檔案館信息資源共建共享理論對傳統檔案館信息資源建設理論有何影響

2.1對傳統檔案館信息資源建設理論中的建設原則的影響

2.1.1對傳統檔案館信息資源建設理論中的實用性建設原則的影響。實用性建設原則要求根據檔案館的服務任務和服務對象的需求來建設檔案館信息資源;而網絡環境下檔案館信息資源共建共享理論則要求每個檔案館在所負責的建設范圍之內來建設檔案館信息資源,不再強調檔案信息資源建設的實用性而更加注重檔案信息資源建設的完整性。因此,在網絡環境下檔案館信息資源共建共享理論中,傳統檔案館信息資源建設理論中的實用性建設原則應該調整為完整性建設原則。

2.1.2對傳統檔案館信息資源建設理論中的系統性建設原則的影響。系統性建設原則要求檔案館信息資源建設的系統性要與檔案本身的系統性、利用者自身需求的系統性、保存和傳遞的系統性相一致;而網絡環境下,檔案館信息資源共建共享理論雖然仍對系統性建設原則有所要求,但系統性建設原則的內涵卻發生了變化,它除了要求各檔案館自身建設的系統性之外,更加強調共建共享系統的各個組成部分之間的系統性建設。

2.1.3對傳統檔案館信息資源建設理論中的特色化與協調性建設原則的影響。特色化與協調性建設原則要求各檔案館分別建立自己有重點有特色的專門化的資源體系,從宏觀的角度形成類別齊全、類型多樣的綜合性資源體系。而網絡環境下,檔案館信息資源共建共享的過程本身就是特色化與協調性建設原則的體現,但應該注意的是,檔案館信息資源共建共享理論所要求的特色化與協調性建設原則是在分工協調的基礎上建設特色資源,而不是各檔案館在自主建設特色資源的基礎上尋求協調,所以,分工協調成為此項原則的主要內涵。

因此,根據網絡環境下檔案館信息資源共建共享理論的要求,檔案館信息資源建設應遵循系統性建設原則、分工協調建設原則和完整性建設原則。其中,系統性建設原則是共建共享系統的建設原則,分工協調建設原則是各檔案館之間的建設原則,完整性建設原則是檔案館微觀建設的原則。

2.2對傳統檔案館信息資源建設理論中的資源結構理論的影響

在傳統檔案館信息資源建設中,館藏檔案結構由全宗結構、等級結構、時間結構、文種結構和載體類型結構五個方面構成;而網絡環境下檔案館信息資源共建共享依然要重視資源建設的結構,但對五個構成方面的要求應該發生變化。傳統檔案館信息資源結構理論是以全宗結構為根本,針對館藏資源中每個全宗的等級結構、時間結構、文種結構和載體類型結構進行研究;在檔案館信息資源共建共享條件下,全宗結構是由共建系統的分工協調所決定的,因其單一、覆蓋面小而不再成為資源結構理論研究的重點,要求各檔案館對于所分工負責的全宗檔案信息資源建設領域從等級結構、時間結構、文種結構和載體類型結構四個方面都要完整收錄,作為現實館藏(或稱物理館藏)的建設目標。筆者認為,網絡環境下基于共建共享的檔案館信息資源建設的館藏應包括四個級別,即永久保存級、服務級、鏡像級和鏈接級。其中,永久保存級的實質就是現實館藏的建設級別,并且應該是完整級;而服務級、鏡像級和鏈接級則反映了一個檔案館虛擬館藏的等級結構。

2.3對傳統檔案館信息資源建設理論中的檔案信息資源補充理論的影響

傳統檔案館信息資源補充理論主要包括兩個方面:一是檔案信息的選擇問題;另一個是檔案信息的補充方式。其中,檔案信息的選擇決定檔案信息的補充方式。

2.3.1檔案信息資源選擇理論。在傳統檔案館信息資源補充理論中,一直存在著“價值論”和“需要論”之爭,這些紛爭都源于傳統檔案館信息資源補充不是以完整級為目標,從而產生了“檔案信息選擇”這一不可回避的問題。網絡環境下,檔案館信息資源共建共享理論要求將完整級作為建設的等級結構,各特定類型領域的檔案信息選擇問題已不復存在,如果還要討論“選擇”問題的話,那選擇的重點應放在檔案信息類型歸屬的選擇問題上,即檔案館不再考慮某檔案信息是否“有價值”或“有需要”,而應著重考慮其是否屬于本館所分工負責的類型領域。由于網絡環境下,檔案館信息資源共建共享理論要求將完整級作為建設的等級結構,所以,檔案館信息資源建設過程中必須保證品種的齊全;由于數字技術和網絡技術所支持的檔案信息資源的可共享性,復本理論所要研究的“重點利用者在同一時間對同一種檔案的需求”問題得以解決,所以,傳統的復本理論問題將不再過多地討論,人們將更多關注不同檔案信息的“可獲得性”。

2.3.2檔案信息資源補充的方式。與檔案信息資源選擇理論的變化相對應,無論采取購入方式還是非購入方式,采取傳統補充方式還是采取網絡補充方式,原檔案信息補充過程中的“選檔”環節已不存在,檔案信息來源的研究成為檔案信息補充理論的研究重點。

2.4對傳統檔案館信息資源建設理論中的資源組織的影響

在檔案館信息資源共建共享條件下,傳統的關于物理資源的組織問題,如檔案布局、檔案排架、檔案收藏等仍然具有重要研究意義,檔案信息保護研究隨著檔案載體形態的豐富而變得更加重要,但“完整級”和“永久保存”的要求使關于檔案剔除研究不再有太多的價值。此時,關于虛擬檔案信息資源組織的研究,在檔案館信息資源建設理論體系中的位置變得尤為突出,這一研究,主要涉及檔案信息資源建設的標準化問題和檔案信息資源的揭示與整合問題。

2.5對傳統檔案館信息資源建設理論中的檔案信息資源評價的影響

傳統的檔案信息資源評價標準,主要包括數量評價和質量評價兩個方面,數量評價主要針對資源保障率、利用者滿意率、資源對各領域檔案的覆蓋率;質量評價主要針對資源的信息容量、資源結構、資源的利用情況。這些評價標準,主要是依據實用性原則,立足各檔案館自身的建設情況所采用的。在檔案館信息資源共建共享條件下所進行的資源建設評價,應該依據系統性原則,立足整個共建共享系統選擇評價指標,既要考察各檔案館自身的資源建設情況,包括所分工負責學科領域的資源完備情況和利用者檔案信息需求的滿足情況,又要考察檔案館之間的分工協調情況,包括共建共享機制和虛擬資源的獲取方式。由于強調整個共建共享系統的資源保障率,所以,檔案信息資源的利用率就不再作為評價的主要指標。

從上述分析可看出,網絡環境下基于共建共享的檔案館信息資源建設理論同傳統檔案館信息資源建設理論相比,在建設原則、資源結構、資源補充、資源組織和資源評價等諸多方面都發生了變化,但二者共同的建設目標——提高檔案信息資源保障率,使得這些變化始終沒能改變資源建設的方向。從這個意義上說,

“批判地繼承”也許是對這些變化的最后詮釋。

3思考之三:目前我國檔案館信息資源共建共享的最佳模式是什么

檔案館信息資源共建共享模式分類,按層次分,有中央型、地區型、省市型三個層次;按載體分,有紙質檔案信息資源共建共享模式、電子檔案信息資源共建共享模式等;按結構分,有鏈式網絡結構模式(第一級是國家級檔案館信息資源中心,第二級為省級檔案館信息資源中心,第三級是地市級檔案館信息資源中心,第四級是縣級檔案館信息資源中心)、根狀結構模式(把國家檔案館作為全國檔案館事業的中心點,將各省、自治區、直轄市館作為國家檔案館的分館,將各地市縣館和其他檔案館作為省一級館的分館,這樣組織起來,全國的檔案館信息資源網絡結構像樹根一樣)、縱向結構模式(指按系統建立的共享模式)和橫向結構模式(指同一地區跨系統共建的共享網絡等)。然而,實現檔案館信息資源共建共享不能僅僅列舉一些模式,更重要的是要選擇最佳模式,實現最佳模式。筆者認為,選擇確定我國檔案館信息資源共建共享最佳模式,應遵循以下原則:

一是適應性原則。此原則含兩項內容:即適應國情原則和適應時展原則。(1)適應國情原則。我國的檔案館信息資源共建共享模式必須符合目前的政治經濟體制,而不能照搬外國模式。此其一。其二,還必須適應我國經濟發展現狀。若脫離此國情,資金不能到位,其“模式”也難以實現。(2)適應時展原則。2l世紀是網絡化時代,選擇確定我國檔案館信息資源共建共享最佳模式,必須充分考慮到網絡環境,尋找出適合網絡化時代的最佳模式至關重要。

二是最大節約原則。此原則也有兩個含義,其一,是說其模式應實現經費最省化,這就需要統籌規劃,少花錢多辦事;其二,是說其模式要便于利用者獲取,節約利用者的時間和經費。

三是適度超前原則。由于既定的模式應具有較強的穩定性,但又不能完全囿于現實,所以,選擇和確定我國檔案館信息資源共建共享最佳模式既要立足現實,又要適度超前;否則,將影響我國檔案館信息資源共建共享進程,還會帶來不應有的損失。因此,充分預測未來的發展趨勢是選擇確定我國檔案館信息資源共建共享最佳模式所必須考慮的一個重要條件。

四是漸進發展原則。所謂“漸進發展”,在此是指選擇最佳模式時,必須考慮到檔案館信息資源共建共享的實現是一種循序漸進的過程,必須經過一個過渡階段,而不能一次完成。所以,就我國目前之國情,必須選擇那種過渡型最佳模式,而不是理想的一次性完成模式。因為,那種一次性完成模式既不符合事物發展規律,又不符合我國國情。

五是因地制宜原則?？紤]到我國條塊分割的管理體制及地區間自動化、網絡化程度的不平衡性以及檔案館信息資源分布的不均衡性,在選擇確定我國檔案館信息資源共建共享最佳模式時,必須采取因地制宜、靈活多樣的原則,多種模式并舉,使檔案館信息資源共建共享充滿活力和朝氣。

根據上述原則,筆者認為,適合目前我國國情的檔案館信息資源共建共享模式應當是:以國辦為主、集中與分散管理相結合的、多元化的過渡型模式。這里的“多元化”是指在不同地區(如東、西部地區)、不同系統采取靈活多樣的共享模式。具體講,西部地區應采用初級模式,先打好自動化、網絡化基礎,在各系統建立檔案館信息資源協作網,再建橫向跨系統檔案館信息資源共享網絡,最后,與發達的東部地區聯網。東部地區:第一步,應分別在系統內實現檔案館信息資源共建共享;第二步,以省、自治區、直轄市為單位實現地區性跨系統共建共享;第三步,各省、自治區、直轄市之間聯成檔案館信息資源共享網絡實現地區間共建共享。當然,在東、西部地區實施檔案館信息資源共建共享計劃之前,應首先建立主導型的國家級檔案館信息資源網絡(由中央檔案館牽頭,與一些特大型檔案館聯合共建),指導、協調各系統及地區級檔案館信息資源網絡建設,這樣,全國的資源共建共享工作就會健康順利地發展。上述模式可以簡述為:以國家投資為主,以國家級檔案館信息資源網絡為主導,東、西部地區分別分步實施,先系統內共建,后地區性共建,實現集中與分散管理的過渡型檔案館信息資源共建共享。待這一過渡型模式實現后,再建立全國性跨系統跨地區的真正的無邊界檔案館信息資源共建共享網絡,實現全國檔案館信息資源共享。

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