怎樣完善企業檔案管理科學化

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摘要：本文從分析檔案管理的內涵入手，從信息化建設、基礎工作、人員技能、物質保障四個方面分別展開論述，就如何在當今網絡化社會下促進企業檔案管理工作的科學化、規范化進行了探討。

關鍵詞：企業檔案管理信息化建設基礎工作創新能力保障手段

檔案管理也叫檔案工作，是對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。它存在于我們生活的方方面面，我們的工作、學習都離不開它。

比如，對企業而言，存在著各種形式的企業檔案，它是企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料，并最終以文字、圖表、音像等形式被保存下來。對企業檔案進行有效、科學的管理具有十分重要的意義?？茖W、有效的企業檔案管理工作不僅能夠真實客觀地反映企業的歷史面貌、促進企業的科技進步、提高企業的經濟效益，而且能夠維護企業的權益、提高企業的社會效益。反之，沒有好的檔案管理，會造成企業相關記錄的混亂，嚴重時甚至會造成企業經營的短期混亂。顯而易見，做好企業檔案管理工作必須成為企業管理不能懈怠的一個環節。

一、檔案管理的內涵

檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求。二者處在從不適應到適應的不斷矛盾過程中，從而推動檔案管理工作向前發展。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨立系統到獨立系統、由簡單管理到復雜管理、由經驗管理到科學管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統到開放系統而發展的。

檔案管理的具體活動主要包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動，分別為檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。這8項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為6個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法，其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借、出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。檔案的管理現代化，將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自的作用，同時也相互關聯、相互制約。

二、加快企業檔案管理信息化建設

隨著信息技術的高速發展和互聯網的普及，數字信息的網絡化應用已遍及人們工作和生活的方方面面。檔案管理自古以來就是社會發展不可或缺的一面，它當然也不可避免地受到信息網絡化的沖擊，相應地也就產生了信息網絡化與檔案管理的互動，因此有必要通過分析信息網絡化所帶來的新的檔案管理方式方法的變化，以更好地做好網絡化時代下的檔案管理措施，更好地為現代化建設服務。

實現企業檔案管理的信息化，首先要加強基礎設施建設。通過數據中心機房建設、服務器購置、企業局域網建設、企業廣域網建設，從而做到方便快捷地開展檔案管理工作。檔案信息管理化能覆蓋企業各部門和各分公司，使檔案信息能快速地在全企業進行資源共享。其次要注重檔案管理系統的建設和應用。企業要使用檔案信息管理系統，采取數據庫服務集中，系統分布的方式進行部署，這樣可以保證檔案數據的同一性。檔案管理系統能夠集成到企業的信息管理平臺中，可以很方便地從信息管理平臺中打開檔案信息管理系統，查詢結果可以生成檔案利用申請單，方便地提供使用。最后，要實現檔案系統同其他應用系統對接。利用檔案信息系統提供統一的接口使得其他業務系統需要歸檔信息和資料直接進入檔案管理系統中進行歸檔。

三、抓好企業檔案管理的基礎工作

抓好企業檔案管理的基礎工作首先要抓好基礎制度規范建設，完善工作程序和管理方法。要根據企業生產和服務的要求，由企業信息部門制定企業的檔案管理辦法，并召集各部門的負責人和資料管理員參加企業檔案管理制度討論會，并在會后與企業各事業部進行深入交流和調研，完成管理辦法的起草和征求意見工作，之后便可頒布相關制度，在企業各部門試用。

其次，要嚴格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。這對檔案管理員提出了很高的要求。檔案管理員，既是管理員，又是操作員，要按照“精之又精，慎之又慎”的原則，做好文檔整理歸檔工作。把企業、部門和個人手中分散的、種類和數量繁多的文件材料，根據企業檔案管理的相關規定進行歸檔。針對紙質檔案和電子檔案并行的現狀，要首先保證紙質檔案的完整性，全面實現檔案文件的全信息化管理。

再次，要全方位進行庫房管理，消除各種安全隱患。對檔案庫房要進行了有必要的擴容。對企業所有檔案庫房進行及時到位的檢查，清點庫存并修復破損檔案。作為企業安全工作之一，企業保密部門要組織檔案安全檢查，重點檢查庫房的防火、防潮、防盜和防蟲等情況，將安全隱患排除在預防工作中。

最后，要進一步整理照片資料，提高聲像檔案管理水平。這要求要將企業成立以來的歸檔資料進行數字化掃描，建立底片光盤、企業年度大事記等新的電子檔案，照片檔案進入了數字管理系統。企業還要出臺聲像實物檔案管理的相關辦法，要將聲像檔案光盤歸檔，方便借閱和使用。

四、提高企業檔案管理人員的創新能力

在檔案信息網絡日益普及的今天，有大量的新情況需要去認識，有大量的新課題和新任務需要去解決，這就要求企業的檔案工作人員必須與時俱進，著眼新的實踐和新的發展，不斷提高開拓創新的能力，使檔案工作都能更好地體現時代性、把握規律性、富于創造性。首先，檔案工作人員要主動培訓和更新計算機及互聯網絡方面的知識，例如互聯網的基本知識和基本應用、互聯網上的檔案信息資源分布和查找方法，學習互聯網上檔案信息方法。其次，檔案工作人員要具備整理網絡化檔案信息的能力。通過網絡系統，把分散在各地的檔案信息組合整理，提供給用戶。最后，檔案工作人員要具備開發網絡檔案信息的能力。要真正提高網上檔案工作服務水平，適應網絡化發展要求，需要一支具有豐富的檔案專業知識、熟悉網絡檔案信息搜索、經驗豐富、應變能力強，具有探索和創新精神的檔案隊伍。

五、注重增加經費投入，努力完善保障手段

當今世界，科技進步日新月異，知識更新速度加快。只有充分運用現代科技發展的成果，不斷完善物質手段、更新設備條件、提高技術水平，企業的檔案管理工作才能跟上時代前進的步伐，適應我國信息化建設發展的要求。但是現階段檔案管理部門設備比較落后，現代化程度不高。這就要求政府要把檔案信息的網絡化建設作為一件大事來抓，把檔案管理網絡建設納入到國家相關網絡建設的總體規劃和經費預算之中，從而加快檔案管理網絡化建設的步伐。此外，檔案部門可以利用已建成的數據庫和網絡為社會服務，獲取一部分經濟效益并把它們投入到網絡化建設中，從而讓檔案體現其經濟價值，把檔案信息作為一種特殊商品經營，不斷提高社會和經濟效益。