新時期銀行檔案管理與舉措

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當前，有關基層人民銀行的會計檔案管理部門，主要包含了會計、事后監督和檔案管理等部門：對于會計部門而言，主要是按照會計制度的要求裝訂會計檔案、辦理有關會計檔案的調閱及銷毀工作以及將達到某一時限的會計檔案移交到檔案管理部門；對于檔案管理部門，主要是接受會計部門移交的會計檔案，并依據有關規定對會計檔案進行管理；事后監督部門，主要是按照會計制度的規定，由各分層行領導進行審批。

一、基層人民銀行會計檔案管理現狀分析

自《銀行會計檔案管理辦法》實施以來，我國有關銀行檔案的管理已經逐步地向規范化與完善性轉變。

當前，有關基層人民銀行的管理方法，主要采取的是發行會計以及基層國庫會計資料分散管理的方式：一是采取中心支行貨幣金銀部門，對有關會計資料進行事后監督，在中心監督完畢后，將有關資料返回至貨幣金銀部門，實現其自行裝訂、歸檔、保管等有關檔案管理的工作；二是縣支行國庫業務的會計憑證、賬表、清單、系統工作日志等會計資料經事后監督中心監督完畢后，有關的檔案資料，需要定期返還至縣支行綜合檔案管理部門，由縣支行綜合檔案管理部門來實施有關檔案管理的歸檔、查詢以及事后監督中心對賬表、清單、系統工作日志等會計資料負責裝訂的管理辦法。但是這種分散的管理方式，對于基層人民銀行的檔案管理就造成了諸多不容忽視的問題。一是對于會計檔案的定期檢查與修復工作，沒有依照預定日期如期進行；二是對于檔案中的磁介質等相關的資料，管理不規范，容易產生磁介質失去信息；三是檔案管理手段落后，有關檔案管理的自動化程度不高，難以對會計檔案的安全性以及完整性進行有效地維護；四是對于一些保管期滿的檔案沒有進行及時的銷毀與清理。五是磁介質管理，比如，個別行核算系統數據未做到雙備份，對于個別行備份磁介質、光介質數據也沒有實施異地的存放等管理模式。

對于檔案管理制度的執行等情況，有關當前檔案保管安全性方面，基層人民銀行的會計檔案管理現狀，主要體現在會計檔案的查詢、借閱以及檢查等程序方面。首先，對于會計檔案的查詢，會計檔案的查閱除應會計業務檢查的要求恢復會計核算系統備份數據，以查看是否存在磁介質、光介質會計檔案失效的情形外，均為紙介質的會計檔案?；鶎尤嗣胥y行能夠實現按照會計檔案管理制度中規定的相關法規，嚴格的建立以及執行有關會計檔案的登記、審批等制度，實現有關會計檔案的查詢工作的嚴格辦理，其次，對于會計檔案的復制，在基層人民銀行的會計管理中，為保證會計檔案能夠在有效的時間內得到妥善的保管，主要采取的是對郵政局傳遞的傳真件形式的電報底稿進行復印保存的管理模式。再次，有關會計檔案的銷毀，基層人民銀行的銷毀工作的主要對象是一些紙介質的檔案。但是由于基層人民銀行檔案銷毀管理工作的疏忽，對于一些諸如會計核算系統月終備份等磁介質的會計檔案，沒有進行及時的銷毀。

二、基層人民銀行會計檔案管理中存在的問題及原因探究

當前，人民銀行在實施會計檔案管理中，主要執行的是中國人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國人民銀行會計基本制度》，這一管理制度并為專門對于會計檔案的管理制定專門的指導條款。但是隨著經濟的發展以及人民銀行對于銀行會計電算化管理要求的迅猛發展，對于人民銀行實施檔案管理的內容以及形式都發生了較大的變化。

(一)會計檔案管理部門分散，統一管理流于形式

當前，基層人民銀行在實施會計檔案管理時，盡管一些檔案資料的管理已經實現了事后監管部門的集中化管理與監督，盡管實施檔案管理的部門沒有進行統一的管理，對于一些資料的條約也主要是由事后監管部門進行有關資料的管理，這樣就導致會計檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問題。在這樣的管理狀態下，就會造成有關檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端：一是會計檔案入檔不及時，存在檔案遺失的風險；二是由于內部人員對于調閱檔案不履行審批程序等問題，造成有關檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問題；三是由于會計檔案資料主要實施的是各部門分散化管理，這就給有關會計檔案資料的保存與監管帶來了管理條件上的限制；四是調閱資料主要是由事后監管部門進行管理，這就給會計檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關會計檔案存在影響會計檔案安全性的問題，就很容易帶來會計檔案管理難以實現人民銀行會計檔案管理的“四防”“四無”基本管理標準。

與此同時，由于會計檔案管理與核算系統的升級沒有實現同步化，結果就導致對于磁介質檔案的調閱存在較大的難度。在實際的管理中，一些磁介質會計檔案是在特定的應用系統中生成的，那么在實施磁介質的調閱中，就需要在特定的運行環境中進行。但是核算管理應用系統版本的升級、更新，對于一些舊有的磁介質檔案已經無法實現調閱，這樣就失去了檔案管理在實施會計檔案管理的有效使用。

(二)內部保密管理制度與司法執行存在矛盾，會計檔案管理存在風險

為防止會計檔案在管理中造成的會計數據丟失或者泄密，中國人民銀行頒布了《銀行會計檔案管理辦法》，對于會計檔案的管理明確作出“各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續?！边@一嚴格的規定。但是這一有關會計檔案數據的內部管理制度，與行政司法管理中的公開化、透明化監管之間存在沖突，這就導致在實施的過程中存在執行難度大、實施效度不充足等問題。比如對于司法部門執行有關公務時，就會要求基層人民銀行出具有關的會計檔案憑證，基于上述分析，這樣就給會計檔案管理帶來比較大的困難。與此同時，由于基層會計檔案管理中存在的人手不足、職責不明以及會計檔案管理知識欠缺等問題，導致對于一些會計檔案的管理難以實現專人的保管，內部管理制度執行的不嚴格，就導致在會計檔案的管理中存在諸多的管理與監督隱患。