縣級檔案監管信息資源交流平臺建立

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隨著科學技術的迅猛發展，各地的檔案管理工作也逐漸走入現代化管理模式，在政務信息資源交換呼聲日漸高漲的現今社會，2007年1月17日國務院第165次常務會議通過的。并將于2008年5月1日實行的《中華人民共和國政府信息公開條例》，明確檔案館是政府信息公開的重要場所之一。這意味著國家對檔案館開放檔案信息提出了更新更高的要求，傳統的檔案管理模式很大程度上不利于行政事業單位及公眾等的需要。檔案館能為當地檔案資料管理提供良好的依據，更能給當地經濟發展注入新的活力。本文僅就檔案管理信息資源交流平臺的模式做初步探討，希望能夠啟發其他單位或個人，以活躍促進本地經濟的高效快速增長。

一、檔案管理信息資源交換平臺的涵義

(一)建立檔案信息資源交換平臺的社會背景

近幾年，黨和國家先后出臺了《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》、《關于加強信息資源開發利用工作任務分工的通知》、《2006至2020年國家信息化發展戰略》、《中華人民共和國政府信息公開條例》等一系列涉及國家信息化發展戰略、信息資源開發利用、電子政務建設的重要文件，這標志著我國的信息化建設已開始“從信息技術階段轉向信息資源階段，從基礎設施建設階段轉向深入應用階段，從數量建設階段轉向質量建設階段從粗放配置階段轉向追求效益階段”。為貫徹落實上述文件精神和“四個轉向”的要求，國家檔案局與國務院信息化工作辦公室于2006年9月聯合啟動了檔案信息資源開發利用試點工作，在全國選擇了16個試點單位，確定了傳統載體檔案數字化、政務信息資源管理、已公開現行文件利用、企業檔案信息資源開發利用、公共文獻基礎信息庫建設、檔案信息資源社會化服務等六個方面的主題。這項工作是國務院信息化工作辦公室第一次聯合業務部門開展的信息資源開發利用工作試點，是貫徹落實國家信息化發展戰略的一項重要舉措。

目前國家檔案局和國務院信息化辦公室共同啟動了檔案信息資源開發利用試點工作，包括傳統載體檔案數字化、政務信息資源管理、已公開現行文件利用、企業檔案信息資源開發利用、公共文獻基礎信息庫建設、檔案信息資源社會化服務等六個方面。這將為檔案館建設成政府信息查閱中心提供可操作辦法并摸索經驗。

(二)檔案管理信息資源交換平臺的涵義

檔案管理信息資源交換平臺主要是在中央文件精神的指導下，以市場經濟為主導產生的，指一個部門為檔案主管部門為和其他部門履行公共管理職能的需要而提供檔案信息資源，以及為廣大公眾提供歷史文化資料、透明政務信息等，來服務本地經濟建設，達到和諧社會的終極目的。該平臺的建立主要包括兩個階段，如下圖所示：

第一階段：數據收集匯總階段。在這個階段，檔案局要充分掌握所管轄地區的現有數據資料情況，明確各類資源的分類，然后進行匯總建立檔案數據庫。

第二階段：數據整合共享階段。通過檔案數據共享中心，進一步將資料整理、篩選和細化，形成共享資源平臺數據庫，并在此基礎上，編制電子數據共享目錄，注冊后通過該共享平臺向社會公眾及各個部門提供檔案目錄查詢、檔案共享等服務。

(三)檔案信息化服務的工作重心

在此過程中檔案管理部門需重點采取九項措施著力抓好檔案服務工作：

一是樹立全心全意為人民服務的思想，做到服務對象一視同仁、熱情接待、文明用語、服務周到。做到門好進、臉好看、話好說、事好辦；二是切實轉變工作作風，對各單位來電咨詢和要求進行業務指導的。給予耐心解答和及時派人進行業務指導；三是提高服務質量，設立檔案閱覽室，開展檔案資料的查閱、借閱、復印、出具證明等工作。為服務對象提供優質服務；四是按規定依法向社會開放檔案，提供開放服務；五是對節假日需要查閱檔案的，實行預約服務；六是嚴格執行查閱檔案收費標準，決不收取規定以外的任何費用；七是為各單位及時提供符合國家標準的檔案裝具和檔案用品；八是秉公執法，依法對執行《檔案法》的情況進行監督檢查，確保《檔案法》得到全面的貫徹與實施；九是按有關法律法規的要求做好行政審批工作。

而對檔案信息化發展的基本要求如下：

一是以規劃的形式把檔案信息化建設描述清楚；二是檔案信息化建設要貼近工作實際，突出重點，逐步展開；三是對檔案局要在檔案信息化中起到的主導作用。

二、縣級檔案局(館)建立信息資源交流平臺的管理現狀

根據縣人民政府辦公室《關于印發縣檔案局職能配置、內設機構和人員編制規定的通知》精神，縣檔案局為縣人民政府直屬事業單位，正科級，由縣人民政府授權，主管全縣檔案工作。

(一)縣級檔案局(館)的組織設置

1.縣級檔案局(館)的機構設置。根據上述職責，縣檔案局內設3個職能股(室)。

(1)辦公室。負責全縣檔案工作的情況綜合和統計，提出貫徹黨和國家檔案工作方針政策的建議，編制全縣檔案事業發展的中長期規劃和年度計劃；協調機關的政務工作，制定各項內部管理制度；負責機關文秘、機要、信息、保密、檔案、信訪、接待、財務、保衛、計劃生育以及后勤管理等的有關工作；負責機關編制、人事及退休干部的管理工作；負責局務會、局長辦公會議事項的督辦工作；負責編發有關檔案信息、檔案宣傳的報導工作。

(2)業務指導法制股。負責全縣檔案工作的規范化、標準化、現代化的宏觀管理，對縣直黨政群機關檔案工作進行監督、檢查和指導；協調指導縣直各專業主管部門做好本專業本系統的檔案工作；負責縣級檔案館網點建設的布局審核工作；協調各級各類檔案館室的接收范圍，指導實施檔案館室、機關、企事業單位和農村檔案工作規章和技術標準；指導全縣檔案信息網絡建設和檔案信息資源開發利用工作；負責《檔案法》的宣傳、貫徹、實施；負責檔案管理規范性文件研究、起草。審核工作；負責檔案法規執行情況的監督檢查；會同有關部門查處檔案違法案件和嚴重檔案違法行為；貫徹國家和省市關于檔案專業教育的方針、政策；制訂并組織實施全縣檔案專業教育發展規劃；組織全縣檔案干部的檔案專業教育和崗位培訓工作。

(3)檔案股(檔案館)。負責進館檔案及資料的接收、保管和科學管理工作；實施檔案管理規范化和標準化；應用先進技術和方法保管、保護檔案；及時修裱搶救褪變破損。