運用信息時代下的檔案監管工作

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信息時代的來臨,給檔案事業帶來了全新的思維方式、管理方式和服務方式,推動了檔案管理的現代化進程。在信息時代,檔案工作者不僅要精通檔案專業知識,還要掌握計算機知識、網絡和多媒體技術以及具備信息分析處理能力,以適應時代的發展。因而,培養和造就滿足信息時代檔案管理要求的高素質復合型人才,是推進現代化檔案管理的關鍵環節。

1提高“源頭素質”,實現以人為本、科學發展的現代管理

檔案工作源于社會生活各個方面,涉及社會的每個領域,然而,檔案工作又經常處于被遺忘的邊緣。這緣于兩方面的原因:客觀上是由檔案工作的性質所決定;主觀上則是受檔案管理人員的自身素質的影響。檔案管理工作水平的高低在很大程度上取決于管理人員的業務素質。在信息時代,要用現代化的手段管理檔案信息。這就要求檔案人員必須具備更高的業務素質和工作水平。因此,在檔案管理人員的配置上應充分考慮人的素質,以高素質的管理人員來勝任高質量的檔案管理工作。

一是要做好檔案人員的配置,要精心考評選用綜合素質優秀,既有檔案專業知識,又懂計算機應用和網絡技術,一專多能,且熱愛檔案事業的人從事檔案工作;盡量避免和減少日后因對工作的不適應造成壓抑和換崗跳槽等現象。

二是要做好檔案人員的思想政治工作,落實檔案管理專業技術人員的各種待遇,充分調動檔案人員的工作積極性,使之發揮能力,挖掘潛力,以飽滿的工作熱情投入檔案管理工作。要促進檔案人員的合理流動,對檔案人員進行必要的換崗,避免使檔案部門變相成為老弱病殘的療養所?？傊?通過人力資源配置最佳整合,構建一支綜合素質好、業務水平高,具有探索和創新精神的檔案隊伍,為高標準高質量完成檔案工作提供根本前提和保證。

2立足崗位,與時俱進,重在培養,使檔案管理人員從思想上、技能上進入信息時代

信息時代的檔案工作,手工的、經驗型的、封閉式的傳統檔案工作方式將逐漸被自動化的、科學型的、開放式的現代檔案管理方式所取代。文件的形成幾乎完全在計算機上進行,實現了登記、立卷、著錄、查閱工作的一體化;檔案的保存管理方式依賴電子文件;現代化檔案管理系統軟件實現電子檢索,檔案信息網絡傳送,直接利用。檔案信息網絡化后,計算機的軟硬件可能受到破壞和篡改,計算機系統中的數據在輸入、輸出、存貯、傳輸過程中可能會被丟失、竊取等,這就要求檔案人員要熟識電子文件的特性和電子檔案的全程管理辦法。掌握計算機系統和網絡安全防護的知識,要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性,并采用技術措施確保網絡環境下電子文檔的安全。因此,檔案工作者不僅要懂檔案專業知識、計算機知識,還要熟悉網絡技術、多媒體技術。面對信息時代檔案工作的需求,檔案工作者只有立足本職,不斷強化自我學習,自覺接受繼續教育,不斷更新專業知識,提高業務素質和工作水平,與時俱進、銳意進取,才能跟上時代的步伐,適應時代的要求。

為使檔案人員盡快由傳統的管理理念向現代管理理念轉變,完成由傳統的管理模式向現代管理模式的轉變,盡快進入信息時代,企業領導要有計劃地組織檔案人員進行培訓學習,特別是對計算機、網絡、信息工程等知識的教育培訓。進行現代化管理的普及,做到先“化”人,后“化”物。強化檔案人員素質能力建設,使檔案人員不僅精通檔案專業知識,而且掌握計算機等相關知識和網絡技術,成為適應信息時代檔案事業發展的高素質復合型的檔案人才。要鼓勵檔案人員積極參加各種學習活動,要組織開展現代科技進展和新技術方面的學術講座,了解檔案界的研究動態、檔案工作的發展趨勢及現代科技在檔案工作中的應用,擴大知識面。要組織參加學術研討和交流活動,到發達地區、檔案工作水平較高的單位參觀、學習,開闊檔案人員的視野。加強教育培訓,提高檔案人員素質,是搞好檔案工作的根本保證。

3創新檔案管理制度,用現代化管理規范檔案管理人員的工作行為

為使信息時代檔案管理工作更加規范,要根據國家電子檔案管理要求,結合檔案管理實際,在原管理標準的基礎上,實事求是,因地制宜,制定適應信息時代的檔案管理制度。全面加強檔案制度化建設,健全和完善系統、科學的檔案管理業務流程和技術規范,細化電子檔案管理工作的每一個步驟和細節,做到責任明確、網絡權限清楚、操作程序嚴格。用制度規范工作行為,減少和杜絕因為操作不當引起的檔案信息丟失以及網絡和檔案數據庫的毀壞。

同時要制定檔案工作考核辦法,并納入經濟責任制考核體系。檔案考核標準體系應添加檔案網絡信息新知識、新技術、新技能,制定切實可行的檔案工作量化、細化考核辦法,并適時制定檔案管理人員的職業道德評判標準,使檔案人員的職業素質評定有理可循、有據可依。

做好信息時代的檔案工作,就是做好人的工作,人的質量決定檔案工作的質量。因此,配好檔案管理人員,不斷強化檔案管理人員素質能力,構建一支綜合素質好、業務水平高的檔案隊伍,是高標準高質量做好信息時代檔案管理工作的首要問題和根本保證。

4結束語

信息時代檔案工作是一項長期的、艱巨的任務,任重道遠,它集計算機技術、網絡通訊技術、檔案管理技術于一體,是一項創新性的工作。要強化檔案人員素質能力建設,要創新管理制度、管理方式和服務方式,使檔案管理工作趕上時代步伐。