高校重大活動檔案管理研究

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一、高校重大活動檔案管理現狀分析

(一)校園中的大檔案意識較差

目前，一些高校相繼出臺了本校重大活動檔案管理辦法，并且都明確界定了重大活動的涵義及重大活動檔案材料的范圍，同時也為檔案業務管理部門的作用、職責進行了明確定位，因此，重大活動收集難的問題從政策方面已基本得到解決。然而，在實際工作中，由于開展重大活動檔案管理工作涉及到多個部門、多個環節甚至每一個參與者，是一個繁雜的系統工程。同時，由于檔案對學校長遠發展的作用較為抽象，使一些相關的部門或個人還存在有對重大活動檔案工作認識淺薄、重視程度不夠的現象，其表現為只注重活動本身而忽視其中的材料歸檔工作，使全面收集、科學管理重大活動檔案工作還不能完全落到實處。

(二)檔案管理部門介入不夠，監督指導缺乏力度

部分高校或院系活動雖然開展得轟轟烈烈，但活動主辦單位卻缺乏收集、整理重大活動檔案的主動性。各高校制定的《高校重大活動檔案管理辦法》雖然提出了檔案管理人員要與有關重大活動組織單位協作，提前參與重大活動檔案收集管理工作，但在實際操作過程中還存在諸多困難和問題。檔案管理部門提前或直接介入重大活動了解活動動態，通常還得不到有關承辦單位(或部門)的認可，檔案部門自行派人員參加重大活動進行檔案的收集在權限上還不能名正言順。并且在實際工作中，檔案部門一般還不能從重大活動一開始就參與其中，導致檔案部門不熟悉重大活動的整個過程，不能及時把握相關材料，做到心中有數。同時檔案部門仍不能真正對一些重大活動檔案管理工作進行有效的監督、檢查與指導，特別是由于各種因素的影響，造成活動組織或承辦單位雖有活動中形成的各類檔案，但存放無序，收集、整理和歸檔處于茫然狀態，更談不上制度化和規范化。

(三)管理措施不到位，各項法規執行不力

各高校的重大活動管理辦法對重大活動檔案管理內容均有明確規定，并對重大活動檔案的收集、歸檔工作制定了相應的管理辦法。這為檔案行政管理部門加強對重大活動檔案的管理提供了依據，對硬件防范措施作了有益的補充。但是因對重大活動的范圍界定過寬，對整理的要求又太過籠統，還有待細化和完善，致使重大活動檔案在收集、整理、保管和利用環節中出現了一系列的問題。如，將重大活動檔案作為一個獨立體予以管理還需要較以前的分散管理形式缺乏更具體、可操作的技術指標;一些高校檔案管理人員更換頻繁，或者兼職太多，對重大活動檔案的收集、整理認識不足等。這些問題已嚴重影響到檔案資料的收集、歸檔與管理。

(四)高校重大活動檔案管理與資源建設現狀

不容樂觀據目前高?，F有館藏檔案情況來看，存在重大活動形成的專題案卷較少，館藏檔案從門類到內容上較為單一的狀況，不能全面反映學校各項教育事業發展現狀。目前許多高校重大活動檔案沒能做到集中統一管理，仍呈現多頭、分散狀態，一些院系重大活動材料分別停留在各院，而且大部分檔案材料收集、歸檔不完整、不規范，收集到的一些檔案僅有少量照片、聲像材料和文字材料，更有甚者有的重大活動僅在學校年終總結中被提及，而沒有相關的圖片、表格和文字材料。并且，有關學校重大活動的照片部分長時間散存在攝影人員手中。檔案移交時，常因歷史的原因以及管理工作人員的多次轉換未能及時整理，給后來的管理工作帶來重重困難。同時，一些高校聲像檔案保管條件不達標，隨著時間的流失已出現自然損毀的趨勢。學校早期主辦的一些重大活動中的紀念品、禮品等實物檔案未能做到登記移交而分散各室，管理無序。

二、做好高校重大活動檔案管理工作的措施

(一)加強宣傳力度，提高大檔案意識以促進檔案資源建設

促進和加強重大活動檔案管理工作，一方面需要檔案管理部門自身的努力，另一方面還要積極爭取得到有關部門的大力協助和支持。因此，檔案管理部門要通過舉辦展覽、出版圖冊和制作檔案文獻等具有創意又有影響的活動，以擴大校內影響，引起各方關注，不斷增強師生的檔案意識，從而為重大活動檔案管理工作謀求一個更為有利的外部環境，促使其持續有效的開展，推進檔案資源建設。

(二)建立檔案管理部門的參與機制，提高其監

督職能以加強檔案資源建設要做好高校檔案管理工作必須由學校統一進行綜合協調管理，同時建立健全檔案管理部門參與重大活動的機制，采取事前、事中介入的方式，參與重大活動檔案管理，從根本上確保重大活動檔案的齊全與完整。同時，高校檔案行政管理部門要全面推行檔案行政執法責任制，定期進行有針對性的檔案執法監督檢查，及時發現問題，及時督促整改，以加強檔案資源建設。

(三)強化檔案管理措施，制定更具體和可操作的技術指標

高校檔案管理部門要出臺和不斷完善本校的《重大活動檔案管理辦法》，進一步規定檔案管理部門提前或直接參與重大活動檔案收集與管理工作的具體職責范圍，進一步明確檔案管理部門給予指導的具體方式和工作程序，進一步細化有關管理的標準與規范，進一步落實檢查指導、督促檢查、考核制度和管理措施。通過不斷完善管理體制和工作機制，真正做到從根本上解決具體操作的體制機制問題。

(四)創新工作，科學管理以推進檔案資源建設

在信息化的今天，作為檔案管理工作者要站在檔案事業的長遠發展、檔案資源建設的角度，正確認識高校重大活動檔案管理的重要性和必要性，正確理解檔案資源建設與館藏檔案質量和數量的關系，創新檔案管理工作。要采取科學的管理方法，以確保高校重大活動收集與整理的檔案實體的安全，維護高校重大活動檔案的完整性與準確性，最大限度地延長高校重大活動檔案的保存年限，尤其對電子檔案的安全性和保密性要慎重對待，采用專項技術進行加密，防止黑客破壞攻擊和信息外泄，并且對移動硬盤、U盤、光盤等移動存儲為載體的重大活動檔案要及時進行信息備份和整理，重新歸檔保存。同時，各部門要加強協作，加大在管理、技術和資金等方面的投入，不斷適應檔案信息化快速發展的需要，推進高校重大活動檔案資源建設。

(五)科學整合，開發利用檔案資源

高校檔案管理部門要根據《高校重大活動檔案管理辦法》，結合各校重大活動檔案資源的分布及收集管理狀況，以構建科學的檔案資源體系為目標，認真規劃出近期、中期和長期包括重大活動檔案在內的檔案資源建設管理方案，創造檔案資源管理、開發、利用效率的最大化，努力實現檔案資源的“全面發展、科學管理、合理利用和共建共享”。比如通過各類檔案的科學整合與管理、以及館際間檔案資源的交流等多種形式，積極開展檔案資源整合;充分依靠校內外部門與部門之間的橫向聯合實現檔案資源共享，為高校的教育教學、科學研究以及校園文化的傳承、學習等提供更便捷、更優質的服務。

本文作者：黃雅君工作單位：河南大學