中職檔案管理風險降低措施

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1中職學校檔案管理的內容和程序

1．1中職學校檔案管理的主要內容

學校以教學為中心，教學活動是學校教育工作的主體。中職學校教學檔案歸檔范圍應包括教學管理活動中形成的各種材料，其內容主要有以下幾種類型：（1）綜合類。主要包括上級教育主管部門下達的指令性、指導性文件；學校教學改革、培養目標、培養計劃、專業設置方面的規定和辦法，學校規劃、實施計劃及各種會議記錄等。（2）規章制度類。包括教學管理制度、教師管理制度、學生管理制度、教學設備管理制度等。（3）課堂教學與實踐教學類。包括教學計劃、教學大綱、授課計劃、課程建設、教案、試題庫、教學實習、實習實訓基地、畢業實習、教學質量檢查、教師考核和教學質量測評等材料。（4）學科、專業與實驗室建設類。包括專業設置、學科設置及實驗室建設的材料，重點學科、重點專業和精品課程的申報論證，評估及建設方面的材料以及申報國家重點學校的實驗室論證、申報和審批材料、總結等建設性材料。（5）學生學籍類材料。包括在校學生的基本情況、學籍變更、學習成績、教育實習、實驗實訓實習材料及成績、學生獎懲材料，學生入團、入黨情況，學生參加各種大賽的情況，畢業生材料等。（6）教材類。包括各專業征訂教材的情況；自編、參編、主編教材的情況；優秀教材的比例、自編教材的比例、各科習題集、實驗報告及實習實訓指導書等。（7）招生就業類。包括招生宣傳材料和招生申報計劃、上級主管部門的材料、新生錄取材料、報到生的比例、年度招生的總結材料；畢業生就業率、就業情況反饋等材料。

1.2中職學校檔案管理的程序

中職學校檔案的管理從流程上來講，分為檔案的收集工作，檔案的分類和保存工作，檔案的提出和運用工作，這三個環節是檔案管理中出現問題的主要環節，從三個環節入手分析存在的問題，有效防止問題和困難的出現，將檔案管理的風險降到最低，是一種科學合理的簡潔化檔案管理模式，即使出現了問題從環節上進行排查也能更輕易的找到問題的本質原因。

2管理程序中存在的問題

2．1教學檔案材料的重視不夠，沒有普及教學檔案管理意識

大部分基層管理人員、教師到學校領導對教學檔案管理工作認識不足。學校重視教學工作和其他管理工作，但對教學檔案的管理投入欠缺，如機構和專兼職人員的配置，檔案管理條件的完善，管理人員的培訓等投入不夠。教師對自己教學活動中的授課計劃、教案等相關文字材料、圖片資料、證書文件等不能主動上交存檔，造成檔案材料采集困難。

2．2沒有系統的管理，導致檔案管理混亂

中職學校都存在檔案管理人員不足的問題，對各部門教學檔案的管理缺乏正規的指導和系統的規劃。管理人員和教師大多忙干日常的工作，相當一部分檔案材料散存于他們個人手中，導致教學材料不齊全、不完整。在上級教育行政部門來學校進行教學評估時，為了補充檔案材料的缺口，往往花費大量的人力、物力、財力來補全檔案，這不僅造成很大的浪費，而且給正常的教學工作帶來了一定的沖擊，同時使得檔案材料的真實性大打折扣，失去了檔案的真正意義。因為沒有系統的管理，各部門各自為政，為了自身利用的方便將一些重要的文件的和材料自行保管，不移交檔案管理部門，導致材料損壞或丟失而無法查找。

3如何在管理程序上降低管理風險

3.1檔案收集的制度化降低風險

檔案的收集工作主要是解決檔案的來源和集中，從中職學校檔案的內容來說，學校檔案是一個很龐雜的系統，涉及到各個部門，各個組織體系，如果只依靠專職人員上門上戶式的收集整理，那是一項艱巨而困難的任務，而且非常容易出現收集中的失誤，造成檔案資料的流失。這時檔案報送的制度化管理就顯得尤為重要，依據制定系統的檔案收集制度，規定學校各部門、各組織在何時、何地、以何種形式將檔案報送具體的部門或個人，組織專職人員對檔案進行收集，簡化檔案的收集工作，同時，也能培養專職的檔案收集人員，有利于檔案后續的管理，達到優化檔案管理的目的，降低管理風險。

3.2檔案保管的專業化降到風險

對檔案的重視程度不夠，人事檔案交接手續不嚴密，管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位，檔案管理人員對人事檔案重要性認識不足，認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。這些都是檔案保存過程中管理人員對檔案管理認識不足的表現和中職學校檔案管理的現狀，如何在檔案保存的過程中加強檔案管理人員的專業素質和職業道德就是保存程序中重點。為了達到提高管理人員專業化的目的，可以從以下幾點入手：第一，增強檔案管理人員知識面，強化通識教育，實現專業人員知識素質全面。第二，樹立以人為本的服務意識，加深以提供服務為己任的認識,各項管理工作都應該首先從利用者的角度來考慮,以利用者的需求為出發點。第三，靜態管理與動態管理相結合，保存在檔案室的紙質檔案和電子檔案本身是一種靜態的檔案，而人為的對這些檔案進行維護、分類和轉運則是一種動態的管理。第四，手工操作與電子操作相結合，隨著科學技術的發展，網絡的普及與應用，逐步實行中職學校檔案的現代化管理是大勢所趨。從以上幾方面加強檔案管理人員的專業化管理水平，才能更大程度的降低管理風險。

3.3檔案查閱的規范化降低風險

中職學校教學檔案管理的特點是來源渠道多、涉及面廣泛。形式多樣，專業性強。針對中職學校檔案管理的這些特點，學校制定規范化的查閱和審查機制，組織定期或不定期檢查或抽查。如新學期開學或期末，可以開展全校性的對上學期或本學期檔案審閱和運用方面的檢查工作，并進行評比，對個人和部門進行定性定量評價，納入教職工考核體系。設置不同管理人員針對不同部門的管理工作，規定檔案查閱和運用過程中的責任人負責制，對檔案的發放和傳送責任到人，形成規范化的傳閱形式，降低檔案丟失的風險。

4結論

學校的檔案管理是中職學校日常工作中的一項重要任務，教學檔案管理的好壞，是各項檢查和實際學校工作狀況的文獻證明，也是評價學校工作成績的一項標準。檔案工作人員應嚴格要求自己，做好教學檔案管理工作，從檔案管理的三個環節上將檔案管理的風險降到最低，這樣才能發揮出學校檔案對學校發展的最大作用。

作者：楊曉蓉張磊工作單位：大理衛生學校