檔案管理信息化建設思考

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一、企業檔案管理現狀分析

企業檔案管理所包括的內容十分繁瑣，形式多樣，傳統的檔案管理方法效率低，效果不佳，而且十分耗費人力、物力。由此可見，傳統意義上的檔案管理存在很大的缺陷，例如，檔案數量的巨大造成了檔案占地面積大的問題，使得檔案空間問題突出，所存儲的文件也容易出現受損的情況。其次，在大多數企業的檔案管理中，很多企業管理者缺乏對檔案管理的足夠重視，甚至對企業檔案管理存在片面認識，在檔案管理的投入上也不高，導致企業的檔案管理較為落后。另外，也有部分企業把檔案管理工作想象的過于簡單，認為所謂的企業檔案管理不過是簡單的對資料進行收集和整理等，認為檔案管理對企業的經濟效益沒有明顯的作用，進而造成了企業管理者對檔案管理工作的長期疏忽。

二、信息化檔案管理的特點

（一）實現了管理一體化的模式

傳統的企業檔案管理基本上是相應的部門將公文進行整理、分類、歸檔；相關的業務部門對日常經營活動的產品、技術、合同等資料進行歸檔整理。信息化是企業檔案管理中的一個自動化系統，不僅可以將企業的文書，部門的基本文檔等相關內容有機結合在一起，還能做到檔案歸檔和管理的同步進行，并將文書和業務部門形成不同的形式，實現不同內容的文件分門別類的歸入各自的檔案數據中，從而實現了文件、檔案管理的一體化。檔案自動化管理系統，實現了公文和業務文件的整理與歸檔，并達到了一次性完成的效果，這樣就有效避免了重復性勞動的發生，并且大大提高了工作效率；在信息化管理下，檔案管理人員不必再進行歸檔文件目錄的輸入和圖像掃描等工作，大大節省了人力和時間，讓檔案管理人員在工作中有更多的精力投入到重點工作中來。

（二）實現了檔案文件的存儲與檢索

應用檔案管理的自動化系統，實現了企業各部門可以隨時將形成的相關文件以電子的方式存儲到服務器上，也可以將原有的檔案原件掃描并存儲到服務器上，只要通過身份驗證，相關人員就可以通過企業的局域網和終端來瀏覽所需要的檔案信息，實現信息化的檔案管理，從而為企業的生產經營提供優質的服務。

（三）實現了檔案業務管理的自動化

在企業檔案的業務管理中，主要包括統計、鑒定、銷毀、借閱等工作，這些都要求相關的檔案管理人員定期或不定期的來進行編輯和統計；同時，還要對信息化檔案管理的技術文件進行分析處理，為企業的管理和決策提供準確的參考依據。在信息化檔案管理中，可以隨時隨地的進行各種數據的統計和分析，進行各種借閱登記，提醒等，從而使企業的相關工作者可以隨時通過電腦獲得所需要的資料和數據。由此可見，建立企業檔案信息化管理，就是要抓好檔案管理軟件的技術和應用水平，充分發揮信息技術的作用，保證企業檔案中的信息交換，實現企業檔案信息資源共享，為企業檔案信息平臺建設創造良好條件。因此，企業應該制定相應的策略，保障企業檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

三、企業檔案管理信息化建設的對策

企業檔案管理信息化是市場經濟條件下企業得以發展和進步的必然結果，也是企業提高自身管理水平的重要措施。針對企業檔案管理信息化建設，給出以下幾點建議。

（一）建立健全企業檔案管理制度

企業檔案的信息化管理，首先應該具備健全的檔案管理制度，明確各部門的職責，這是實現檔案信息化管理的基礎和前提，同時也是為企業提供更高服務的前提條件。因此，在建立現代化的檔案信息化管理制度時，要特別對自動化的管理制度進行制定，用完善的制度來規范企業檔案自動化的管理。

（二）充分改善軟硬件設施設備

要想加快企業檔案信息化建設，就必須配置與檔案管理信息化相適應的軟硬件設施，加快信息化建設的步伐。一方面，要在內部積極開發適合本部門、本行業的專用檔案管理軟件，例如，企業檔案信息化管理的計算機軟硬件和各類輔助設備等；又如，各種通信網絡，局域網等軟硬件設備等，以及可操作性高、安全性好的信息系統，實現數據庫的管理。

（三）加快企業檔案信息化管理人才的培養

企業檔案信息化管理滯后的一個重要原因就是檔案信息化管理人才的缺乏。檔案信息化管理不僅需要大量的信息處理、分析與研究，還急需相關的數據生產與維護人員，計算機軟件、硬件人才等，因此，這就對企業檔案信息化管理人才提出了更高的要求。單一的檔案管理人才已經不能滿足企業檔案管理的需求，企業在進行檔案管理的同時，還應該積極建立起具有較高檔案業務素質，又具備較高信息資源綜合分析能力的人才，能夠熟練掌握計算機管理操作系統，以最快的速度向企業用戶傳遞最高水平的檔案信息。

（四）提高企業檔案管理水平

企業檔案管理方式要跟上現代化的發展需求，通過現代化的設備、技術等進行廣泛應用，同時，對檔案管理的方式進行必要的改革。傳統的紙質檔案管理主要是基于手工操作的基礎，而信息化的電子檔案、聲像等管理，就必須依賴于計算機技術、網絡技術、聲像技術等。應用信息化、現代化手段進行企業的檔案管理，通過信息化管理的要求，對先進設備、新技術操作等給與足夠的重視，調整機構設置，最大的發揮信息化的作用。同時，企業檔案管理部門應該積極跟進時展的潮流，適應社會發展需要，積極引進先進的科學技術和新方法，提高檔案管理水平，從而實現檔案管理的現代化和信息化。

四、結束語

企業檔案管理信息化是一項十分艱難，同時也十分具有挑戰性的工作，是信息產業發展的客觀要求，也是市場經濟發展不可阻撓的發展趨勢。隨著經濟全球化不斷向前發展，檔案資源共享程度越來越高，在企業管理中積極發揮檔案管理信息化的作用，必將為企業創造更大的經濟效益和社會效益，同時，也為推進我國檔案事業的新發展作出貢獻。

作者：張瑞芳工作單位：神華神東煤炭集團公司檔案室