檔案信息化管理思路3篇

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第一篇

一、目前房地產檔案管理工作中主要存在的問題

目前房地產檔案管理仍然處于實物管理階段，在房產檔案管理工作中還存在著諸多的問題。因為房地產檔案資料都是由不同時間段、不同時間跨度的檔案構成，所以房地產檔案管理工作的難度比較高，要求也較為嚴格。而目前的檔案管理人員的檔案管理能力和綜合素質并不能夠適應目前房產管理工作難度高、要求高的特性，因此，在管理過程中出現了很多的問題。那么，房地產檔案管理工作中存在的問題具體有：

(一)房地產檔案保管的完整性比較低

房地產檔案在傳統的實物管理模式下，由于受諸多條件的限制，房地產檔案資料經常發生信息混亂現象，容易出現管理失誤，并且檔案不能夠長期的保存。因此，房地產檔案保存的風險極大，完整性不高。

（二）房地產檔案保管的質量差別比較大

由于房地產檔案都是由不同時間段、不同時間跨度的房產檔案資料構成，因此，每個時期的房地產檔案保管質量相差很大。有的房地產檔案資料是由紙質較差的載體保存，質量較低。有的已經率先采用了先進的計算機技術進行電子存儲，質量較高。由此可見，目前房地產檔案資料的質量差別很大。

（三）房地產檔案保管的載體不夠多樣化

目前的房地產檔案保管載體多為紙質載體，不容易長期保管。然而，有一些房地產檔案資料需要特殊的檔案載體來保管?？墒?，目前很多房地產行業的檔案管理工作并沒有做到這一點。因此，目前房地產檔案資料保管的載體較為單一。

（四）房地產檔案的收集途徑較少

在以往的實物管理模式下，房地產檔案資料的收集主要是來源于相關部門的接受與移交，信息共享度不高，不能夠收集到其他涉及到房產登記工作的房地產檔案資料。因此，房地產檔案的收集方式不多。

（五）房地產檔案管理工作中出現的失誤較多

由于現行的房地產檔案管理工作采用的技術手段較為落后，不能對房地產檔案進行很好的保管，并且檔案管理人員的綜合素質和能力不高。因此，房地產檔案管理工作中經常發生偏差現象，產生各種各樣的失誤，對房地產檔案工作造成了很多不良的影響。

二、房地產檔案管理構建信息化網絡平臺應該遵循的原則

由于以往的實物管理方法使得房地產檔案管理工作存在著諸多的弊端，不能夠適應目前房地產行業迅速發展的需要。因此，采用先進的計算機技術和網絡通訊技術為手段，構建房地產檔案管理信息化網絡平臺顯然已經成為一種必然的趨勢。那么，房地產檔案管理在構建信息網絡平臺的過程中應該遵循的具體原則有：

（一）便捷性原則

隨著城市建設的不斷擴大，房地產行業的發展勢頭也相當的迅猛，房地產交易也如火如荼。因此，人們對查閱房產檔案資料的需求也在不斷的擴大。為了能夠方便有需求的人士能夠及時、準確、簡便地查找到自己所需要的房地產檔案資料信息，構建房地產檔案網絡平臺應該把便捷性作為實現房地產自動化和信息化建設的首要原則。

（二）系統性原則

房地產檔案管理工作是一個較為繁瑣、復雜的管理工作，涉及的部門也比較多。很多時候，房地產檔案的管理部門和房產登記部門彼此之間不能夠相互配合，相關的各個工作環節也不夠流暢，使得房地產檔案資料信息的共享度不高。因此，房地產檔案管理工作的效率極為的低下。而房地產檔案信化網絡平臺則是以先進的計算機技術和現代網絡通訊技術為手段，能夠將房地產登記和管理的各個環節所涉及的房地產檔案資料信息直接錄入計算機并進行及時的更新。此外，房地產檔案管理人員通過計算機可以方便地對房地產檔案資料進行分類、檢索、查閱等工作，從而建立一個較為便捷的房地產檔案管理系統，實現房地產檔案管理工作的自動化和現代化。

（三）規范性原則

因為房地產檔案管理工作具有繁瑣性和復雜性，所以房地產檔案管理工作必須要堅持規范性的原則。只有每個檔案管理工作人員都按照規范的要求和標準對房地產檔案資料進行分類和歸檔，并將房地產檔案管理資料信息及時地錄入計算機以及更新，才能夠使得房地產案管理工作能夠有條不紊的開展。

（四）安全性原則

構建房地產檔案管理信息化網絡平臺為房地產檔案管理工作帶來了諸多的便利，提高了房地產檔案管理工作的效率，當然也會大大的提高對房地產檔案管理工作安全性的要求。因此，房地產檔案管理工作的機房要做好安全保護舉措：防火消防器具要準備充分，做好安全保密工作，制定權責分明的工作責任機制；對房地產檔案資料做好及時備份的工作，避免房地產檔案資料信息的丟失，設置防火墻，防止病毒入侵網絡系統。因此，房地產檔案管理的安全工作是極為重要的，這是構建房地產檔案管理信息化網絡平臺的最重要的原則。只有這樣，房地產檔案管理工作才能夠順利的開展，才能夠實現房地產檔案管理工作的自動化和信息化。

三、構建房地產檔案管理信息化網絡平臺的工作思路

因為構建房地產檔案管理信息化網絡平臺是實現房地產檔案管理工作自動化和信息化的基本途徑，所以構建房地產檔案管理信息化網絡平臺一定要有科學的規劃、創新的思路。那么，構建房地產檔案管理信息化網絡平臺的具體工作思路有：

（一）加大對房地產檔案管理工作信息化基礎設施的投入力度

為了確保實現房地產檔案管理工作的自動化和信息化，相關部門應該加大對構建房地產檔案管理信息化網絡平臺基礎設施的投入力度，改善房地產檔案管理工作環境，增設房地產檔案管理信息化工作所需的計算機設備、擴大機房面積、增加檔案裝具，為房地產檔案工作管理人員提供良好的工作基礎設施。

（二）構建完整的房地產檔案資料分析系統

房地產檔案管理工作在滿足房地產權交易方所需的檔房產案資料時，還要滿足相關職能部門對房地產檔案資料進行分析的需求。相關職能部門需要對存檔的房地產交易數據進行分析和研究，并為房地產行業的科學調控提供決策依據。因此，為了方便相關的職能部門對房地產檔案資料進行分析和研究，并對房地產交易市場的現況作出調控，使得房地產市場能夠供需平衡，減小房地產行業的風險，一定要構建一套較為完整的房地產檔案資料分析系統。

（三）提高房地產檔案管理人員的整體素質

構建房地產檔案管理信息化網絡平臺不僅僅需要有先進的檔案管理工作基礎設施，還需要檔案管理工作人員具有較高的綜合素養。因為房地產檔案管理工作具有繁瑣性和復雜性，所以檔案管理人員需要具有較強的專業理論知識和工作技能，否則房地產檔案管理工作將會陷入一片混亂。因此，提高房地產檔案管理人員的專業知識和工作技能對房地產檔案管理工作質量的提高有著非常關鍵的作用。由此可見，房地產檔案管理人員要能夠熟練地掌握入職培訓的理論內容和工作技能，并與其他檔案管理人員進行定期的交流，互相學習工作經驗。此外，檔案管理人員還要強化辦公自動化技能，為構建房地產檔案管理信息化網絡平臺做好技術準備。

（四）推動房地產檔案管理工作的數字化進程

房地產檔案管理要想建立信息化網絡平臺首先就要實現檔案管理工作的數字化。推動檔案管理工作的數字化進程，就要開設數字化檔案館，方便人民大眾對所需的房地產檔案資料進行檢索和查閱。但是，需要注意的是，并不是所有的房地產檔案資料都可供人民大眾進行檢索和查閱，有的房地產檔案資料只能給內部人員使用，不能夠對外開放。

（五）構建全方面的房產檔案資料收集系統

因為以往的房地產檔案管理都是實物管理，所以房地產檔案資料信息的收集都不夠全面，缺乏整體性。因此，可以讓房地產檔案的管理部門與房地產檔案的登記部門相互配合、分工協作，將房地產交易過程中涉及的房地產資料信息都及時地錄入計算機，并按時的更新，從而構建一個較為完善的房地產檔案資料收集系統。全面的房地產檔案資料收集系統便于人們通過計算機對所需的房地產檔案資料信息進行檢索和查閱，為人們提供較為簡便的信息查詢途徑。

四、房地產檔案管理構建信息網絡平臺應注意的事項

因為房地產檔案管理工作實現自動化和信息化有著諸多積極的作用，所以構建房地產檔案管理信息化網絡平臺已經成為房產檔案管理工作的一個發展趨勢。那么，在構建房地產檔案管理信息網絡平臺過程中應該注意的事項主要有：

（一）要對房地產檔案資料進行加密

因為很多房地產檔案資料是不對外開放的，僅供內部人員使用，所以對房地產檔案資料一定要做好加密工作。當檔案管理人員把房地產檔案資料文件上傳到計算機時，一定要對該房地產檔案文件資料進行加密，設置密碼，防止無關的人員查閱該房地產檔案資料文件。

（二）限制房地產檔案資料文件的對外傳輸

有需要查閱房地產檔案資料的用戶在通過檔案管理人員的認可下可訪問該資料文件，但是，若是該用戶想將該房地產檔案資料文件外傳或則復制黏貼，那么該項命令程序則會被禁止。

（三）嚴格執行限時瀏覽這一舉措

有需要查閱房地產檔案資料的用戶在登陸網站進行查閱之前，要向網站的管理人員申請瀏覽權限。用戶得到網站的管理人員認可以后可進行查閱，但是一定要注意該文件可瀏覽的時限要求，超過瀏覽時限則會被禁止訪問。

（四）房地產檔案資料要及時的錄入、更新

構建房地產檔案管理信息網絡平臺就是為了方便檔案管理內部人員以及用戶對房地產檔案資料的查閱，因此，一定要及時的錄入、更新房地產檔案資料信息，為相關人士的查詢提供便捷的服務。以往的實物管理使得房地產檔案管理工作存在著很多的不足：房地產檔案資料收集渠道比較少，信息管理比較混亂，信息查閱不便捷，導致房地產檔案管理工作效率極為的低下，越來越不能夠適應目前房地產行業快速發展的需要。隨著先進的計算機技術和現代網絡通訊技術在各個領域的廣泛應用，以計算機技術和網絡通訊技術為手段的為房地產檔案管理信息化網絡平臺走進了房產交易領域。房地產檔案管理工作的信息化為房地產行業的快速發展提供了諸多的便利，房地產檔案資料的收集來源不再單一，房地產檔案信息的管理不再混亂，房地產檔案資料的檢索和查閱越來越便捷，房地產檔案管理工作的效率有了大大的提高。因此，構建房地產檔案管理信息網絡平臺是房地產行業史上的一個重大轉變，是房地產檔案管理工作中的一個重大進步。

作者：蔣瑛工作單位：北京大成房地產開發有限責任公司

第二篇

一、前言

信息時代的不斷進步與發展,促進了高校的檔案管理工作開始朝著信息化的步伐邁進,這對當代的高校來說具有重要的意義。傳統的檔案管理模式往往采用人工紙質記錄的方式對檔案進行保存,這種方式目前已經不能適應高校發展的實際需求局限性很強。取而代之的是信息化的檔案管理已經滲入到高校的管理中去,很多的高校檔案管理開始實現了信息化的管理模式但是普及力度還遠遠不夠。很多的高校檔案管理依然以傳統的人工檔案管理為主不僅浪費了大量時間,同時還是降低了工作效率通過復雜的人工搜索很難準確找到所需要的檔案。在高校大力推進信息化檔案管理的浪潮中,計算機技術廣泛應用于高校的檔案管理工作中,其作用已經變得無法被取代。檔案的信息化管理不僅給我國的高校檔案工作帶來了極大的便利,同時也給我國的檔案管理創新帶來了極大的挑戰只有抓住這一挑戰高校的檔案管理才會取得長足的發展。檔案的管理工作是一項非常重要的工作近些年國家非常重視檔案的管理工作,他們不僅在檔案管理工作上加大了資金的投入力度,同時還對檔案的信息化管理加大了科研力度。在新時期下檔案的管理是一項系統的、復雜的管理工作,它對我國的高校的檔案管理人員提出了更為嚴格的的要求。作為檔案管理者不僅要具備專業的檔案管理知識,同時還要具備很強的檔案保密意識充滿責任心不能損害高校的利益。信息數字化的檔案管理模式是高校未來發展的必然趨勢,它對于提高檔案管理工作效率提升檔案管理質量,具有重要的現實意義。

二、我國的高校檔案信息化管理存在的問題分析

(一)高校檔案管理人員素質偏低

高校檔案管理人員要想做好高校的檔案管理工作,首先要從加強自身的道德建設提高自己的素質入手。但是從目前的實際情況來看,我國的檔案管理人員普遍存在著素質偏低的現象這不僅不利于檔案管理工作的正常開展同時還阻礙了我國高校的檔案管理工作朝著標準化的步伐邁進。很多的檔案管理人員單純地認為檔案管理工作實際上就是簡單的將檔案搜集與整理必要的時候拿出來供高校參考與使用這種想法是錯誤的。檔案管理工作實際上是一種非常復雜精密的工作啟要求檔案管理人員具有一顆細致的心不放過檔案管理的每一個細節問題在工作中要及時總結經驗教訓。我國的高校檔案管理人員還存在著一種更為嚴重的問題,那就是檔案管理人員對檔案的保密意識不強,很多的檔案已經不再是檔案了大部分人可以隨便翻看或查閱。這種現象對高校的未來發展是非常不利的作為檔案管理人員一定要“以身作則”,認真研讀5檔案法6中的相關規定做好檔案的保密工作。計算機系統目前已經開始應用到高校的檔案管理工作中去,但是很多的檔案管理人員計算機水平比較低,不能勝任高校的檔案管理工作。作為檔案管理者一定要加強自己的計算機學習,提高自己的計算機水平適應高校檔案管理工作的需要。

(二)高校檔案管理工作任務量大工作效率低

高校的檔案管理工作是一項系統的、復雜的工作檔案信息量比較大,它要求檔案管理人員能夠快速找出所需要查閱的檔案。我國目前的高校檔案管理存在著以傳統管理為主的模式六員還是依靠紙質記錄的方式進行歸檔、整理在面對大量的檔案管理時管理人員很難對大量的信息進行處理影響辦事效率。高校應該從根本上意識到這種現象的危害性并采取多種手段改變這種現狀。

三、高校檔案信息化管理策略分析

(一)提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員是檔案管理的直接參與者,其素質高低與否直接影響檔案管理工作的效率。作為高校領導一定要全面培養檔案管理人員的素質,使他們認識到檔案管理工作的重要性并加強他們的理論知識學習。對于檔案管理人員素質培養我們可以從以下幾個方面入手:首先加強他們的思想道德理論知識學習,使他們具備較強的檔案管理理論功底。其次舉辦多樣化的公益活動提高他們的法律意識。檔案管理是一項嚴密的工作管理人員一定要了解5檔案法6的相關規定遵紀守法不以權謀私靠關系出賣檔案。對于一些違反法律法規的檔案管理人員要按照法律的要求對其進行處罰。

(二)引入高科技計算機檔案管理系統

計算機檔案管理具有很多傳統檔案管理所沒有的特點,它不僅可以以電子檔的形式儲存大量的檔案信息,同時在必要的時候我們可以通過檢索“關鍵詞”斤巳決查詢到自己所要找的檔案信息。引入計算機檔案管理系統是目前高校檔案管理發展的必然趨勢,對于提高高校檔案管理工作效率具有重要的意義。

四、結束語

高校的信息化檔案管理模式,對高校的管理發展具有很大的推動作用。作為高校的檔案管理人員一定要“以身作則”,不斷加強自己的檔案管理理論知識學習,同時還要強化自己的計算機水平學習。信息化的檔案管理模式是時展的需要啟不僅可以快速、準確地查找出所需要的檔案信息,同時還可以最大化降低高校檔案管理工作的投入成本,提高檔案管理工作的效率。

作者：張銳工作單位：陜西寶雞文理學院院長辦公室

第三篇

一、實現高校檔案的文化價值

育人為本,傳承高校精神一直是高校檔案管理的工作理念。高校檔案作為一種特有的文化教育資源,成為了高校建設中的文化寶庫和智慧源泉,是目前高校文化建設中不可缺少的一個資源庫,有著重要的價值,在文化育人方面發揮著不可替代的作用。高校檔案的文化價值主要體現在學術文化價值上,學術主要就是高校的教學和科研水平。高校的學術檔案,是師生在教學和科研上取得的豐碩成果的記錄和見證,真實地反映著高校的學術水平,不僅是高校文化的深厚積淀,而且也是對高校歷史的傳承和學術精神的一種發揚。高校要充分利用現有的學術檔案,最大限度地開發其價值,發揮其應有的作用。具體可通過開展學術研究成果報告會以及相關的學術講座等活動,宣揚嚴謹治學、追求真理的學術精神。有意識地培養學生的主動學習能力和實際應用能力,豐富學生的知識,擴寬學生的視野,鼓勵學生進行自我創作,在學習和繼承已有的科研成果之上,不斷開拓創新,提高自我創新能力。需要注意的一點是,創新必須要在繼承原有學術成果的基礎上的創新,不可以憑空臆想,學術檔案以其完整、嚴密的系統性,處處體現著學術的嚴謹性,這可以極大地激發學生探索新知的興趣和欲望,養成嚴謹的治學態度,樹立嚴謹的治學精神以及實事求是的現實批判精神,讓學生直接接觸最前沿的學術研究成果,對課堂教學進行延伸,在鞏固已學知識的基礎上,構建學生完善的知識體系,提高學生的學術修養。

二、文化價值開發與創新的具體措施

(一)不斷豐富檔案資源

高校檔案館在對高校內部各單位部門的檔案信息進行整理歸檔時,不僅要做好常規的學術檔案的歸檔,還要對有關學校發展史的資料以及重大紀念性活動檔案信息的搜集、整理和歸檔工作。不斷加強校史文獻的征集,從高校建設全局出發,進行統一規劃,常抓不懈,并在具體的工作中真正做到以下四個必須:第一,必須要有針對性。校史文獻的征集工作要以歷任校領導、著名教授以及知名校友的文獻征集為主;第二,必須保持日常工作經常性。定期或不定期地以采訪歷任校領導、知名教師或校友等方式進行文獻征集;第三,必須要有特定性。高校必須要抓住重大活動、校友聚會等好的時機進行文獻征集,同時要注意搜集各種有關本校的媒體報道;第四,必須要有交互性。高校檔案工作人員既要做好日常的檔案相關工作,同時也要具有文博意識,要時刻關注學校重大活動、重要會議或是重大的建設、科研項目等動態,真正做到常規歸檔和即時歸檔的結合。當不能依據傳統的歸檔理論對某些機密性文件或重要實物進行傳統式歸檔處理時,要及時地對其作交互式收集。

(二)加強參與性,全面提高服務質量

高校檔案相關管理部門要積極參與到高校文化建設中去,把高校文化建設作為工作的目標之一,樹立創新工作理念,不斷加強高校檔案的管理質量和工作規范,真正實現高校檔案管理的規范化、制度化,增強管理服務意識,轉變舊有管理模式和落后的管理理念。換句話說,高校檔案工作人員在行使其基本職責,對高校檔案資源進行護理、保管的同時,還要不斷研究、開發現有檔案資源的文化價值。保持兼職檔案員在內的所有工作人員,必須要樹立大局觀和全局觀,增強責任意識和參與意識,將檔案的歷史價值與現實結合起來,努力打造屬于本校的文化特色,不斷找尋高校檔案建設與高校文化建設之間的切人點和結合點。不斷開發高校檔案學術資源的價值。此外,在具有開發高校檔案學術以及文化資源的實際過程中,要突出引導性、體現校園生活性以及強調特色性,不斷繼承和發揚傳統的高校精神,形成具有鮮明時代性的大學文化。

三、實現檔案工作管理策略創新

(一)提高認識,加大資金投入

高校檔案記錄了高校從建校之日起在具體的辦學過程中所有有價值的文獻或一些影響資料,高校檔案館可以看做是高校發展史的見證者,體現著高校建設的整體水平,是高校未來發展的不竭動力和智慧源泉。高校檔案的管理創新離不開相關領導的重視,必須加強高校領導對高校檔案建設的認識,轉變舊有的觀念,解放思想,不斷尋求創新點,有規劃、有重點地建設高校檔案,準確定位未來高校檔案的創新以及發展方向,加大對高校檔案館基礎設施的資金投人,不斷對硬件環境進行完善,并采取有效手段和具體措施,向數字化檔案轉變,在實踐中用于嘗試,大膽創新,不斷推動高校檔案建設的創新發展。

(二)優化模式,提升管理水平

隨著信息時代的到來,數字化信息技術的普遍推廣和廣泛應用,給社會的各個方面都帶來了前所未有的深遠影響,在這種時代背景之下,高校檔案管理模式也應有所轉變,以其適應時代的發展,而檔案數字化將是高校檔案未來的發展趨勢。數字化檔案管理成為了目前我國高校檔案建設工作新的目標和要求。高校檔案數字化建設將極大提高高校檔案管理的效率,能夠真正實現高校檔案資源的高度共享,有利于高校檔案管理的規范化,高校檔案數字化建設將實現高校檔案管理智能化,可以說,有著傳統人工檔案管理所無法企及的優勢。數字化檔案管理將信息技術和網絡技術相結合,最大限度地發揮二者各自的優勢,大幅提高檔案管理工作的準確性、便捷性以及高效性。因此,在今后具體的檔案數字化建設中,高校要充分利用現代化電子信息技術,以計算機為基礎,網絡技術為主,不斷創新檔案管理工作模式,提高管理效率,盡快實現高校檔案管理的數字化和智能化。

(三)創新體制,完善管理制度

現代高校檔案管理工作必須摒除舊有落后的管理制度,嘗試新的管理方法,真正做到與時俱進,緊隨學校發展,滿足師生實際需求。相關高校領導要起到模范帶頭作用,營造良好的創新環境,大膽組織以創新為主體的學術活動,加強全校師生的創新意識,鼓勵檔案管理人員不斷嘗試新的管理方法和工作方式,不斷調動他們的積極性,提高創造性。在管理體制方面,要明確分工,建立崗位責任制度,規范管理標準,采取目標管理,不斷完善內部機構設置、人員調動制度以及獎勵制度,可以把企業中的帶有競爭性的激勵制度引人高校檔案管理工作中,保持檔案管理工作的積極性;在完善管理制度方面,結合時代背景和具體的要求,建立嚴格的借閱制度,加強信息安全性,并實行科學合理的績效考核責任制。

(四)選撥人才,加強隊伍建設

很多人會誤以為高校檔案管理工作只是簡單的對檔案信息進行歸檔和保存,其實不然,高校檔案管理工作具有很強的專業性、技術性以及政治性。這就要求檔案管理人員不僅要具有較高的政治覺悟,還要具有過硬的專業技能。所以,培養綜合型檔案管理人才,組成一支高素質和高專業化的檔案管理隊伍,已經成為目前高校檔案建設中的一個重要環節。一方面,作為一名合格的檔案管理工作者必須要時刻注意自身政治修養的提升,理解檔案管理工作的真正意義所在,定期或不定期參加一些政治理論的學習,增強保密意識,要勇于正視工作中出現的錯誤,把政治觀念和法律意識滲透到具體的工作當中去;另一方面,作為一名合格的檔案管理工作者,必須要具備過硬的專業技能本領,檔案管理部門要根據實際情況,科學合理地制定人才培養計劃,定期開展一些專業技術交流活動,以及提供一些良好的進修學習機會,在人才的選撥上,要有不拘一格的精神,盡量選用那些高素質、高專業的綜合型人才,加強隊伍整體建設。努力打造一支專業技術過硬、工作充滿激情的專業化隊伍。

四、實現檔案工作服務模式創新

(一)創新服務理念,堅持以人為本

高校檔案工作人員要在思想上充分認識自己本職工作價值,樹立創新服務理念,要以積極的、充滿熱情的工作態度做好日常檔案工作,緊隨時代潮流,為學校師生服務。此外,檔案工作者要不斷提高自身的業務技能。培養適合檔案數字化建設要求的綜合型人才,使他們既有扎實的理論基礎和信息知識,又能夠熟練運用現代化先進技術,如數字化信息技術、電子存儲技術、多媒體計算機以及檔案管理專業技能。

(二)創新工作方式,健全工作規范

高校一定要結合本校的實際資源分配,進行有計劃性的建設。對于傳統的紙質檔案以及物理煤質的檔案信息,要有選擇性的分步進行數字化。要對原有檔案信息進行優化,即首先對包括學籍檔案、名人檔案以及優秀的科研成果等優質信息進行數字化處理。同時,要充分利用兼職檔案員人員多、分布廣的優勢,對其進行相關業務學習和培訓,并通過前端控制和全程管理,將各部門一些有價值的檔案信息進行及時的數字化歸檔人庫處理。在具體工作要求上,強調各檔案工作人員的積極性和前瞻性,在保障檔案信息完整性和安全性基礎上,保證檔案數字化信息體系的整體完整性和健全性。

(三)創新服務手段,滿足社會需求

首先,不斷豐富檔案資源。通過多種途徑不斷增加高校檔案館藏量,不斷完善高校檔案館藏結構,加強電子檔案以及實物檔案的保存和管理,建立以學術檔案為主,其他類別檔案為輔的館藏結構體系,知名教師、學術帶頭人以及畢業論文等應成為構成高校檔案內容體系的主要部分;其次,加強高校檔案的網絡建設,實現管理智能化。檔案工作者要以互聯網技術為核心,加快檔案信息數字化建設,特別是建設電子文件全文數據庫,由此實現網上檔案管理與利用,為實現高校間的檔案資源共享打下基礎;再次,建立電子文件數據管理中心。對高校內部各單位和部門的檔案進行電子文件歸檔,也就是說建立一個可供查詢瀏覽的內部網絡平臺,實現高校內部檔案資源的共享;另外,自動上傳或搜集電子文件。較之于傳統紙質檔案信息的收集,電子文件檔案的收集就顯得非常的便捷,大部分的電子文件可以通過網絡進行下載或上傳即可完成相關的收集工作,為此,必須及時對收集的電子文件檔案信息進行歸檔管理;最后,要開展高校檔案在線服務。用戶可以利用互聯網隨時地對所需信息進行檢索和查詢,并且可以根據個人需要進行目錄和全文在線查閱以及各種影像資料的信息檢索和查閱。

(四)拓展服務領域,適應社會發展

首先,實現信息社會化服務。由高校檔案資源的內部共享向為全社會提供服務的高度共享轉變,改變以往傳統紙質檔案信息需要的單一性,建立以圖書、電子以及情報檢索資料等為一體的高校檔案綜合需要。其次,檔案管理以及工作人員必須改變傳統的視檔案館為收藏機構的工作理念,改變傳統的工作方式、工作手段以及工作效率,要把高校檔案館建設為檔案信息的聚集中心、交流中心以及服務中心,集信息搜索、整理、保存、檢索、服務為一體的綜合型工作實體。再次,加強橫向聯合,真正實現檔案信息的社會共享。各高校之間要建立良好的合作關系,實現高校檔案館之間的資源互補和共享,提高各高校檔案館藏資源整體利用率。最后,及時更新網絡技術與檢索系統,充分利用現代化計算機和網絡技術,實現高校檔案管理與工作的現代化與高共享化。（本文來自于《長春理工大學學報》雜志?！堕L春理工大學學報》雜志簡介詳見.）

作者：周嘉辰工作單位：蘭州商學院檔案館