現代化檔案管理發展思考

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一、當前檔案管理工作現狀

檔案管理是對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動，具體包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用八個方面。檔案信息化管理是在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。正如筆者在引言中所說，我國的檔案信息化管理工作起步較晚，雖然受到有關部門的重視和大力推廣，但是不可否認的是仍然存在很多問題，以下就是筆者的具體闡述。

1.檔案管理混亂，缺乏有效監管

管理上，目前很多基層檔案管理工作中存在著組織架構劃分不明確，權責要求不明確，獎懲制度不明確的特點。業務上，部分基層檔案分類混亂、索引目錄更新不及時，項目編號不統一，對資料的收集、分類整理、歸檔鑒別、裝訂等工作不夠細致合理，這些都不利于資源的整合和查閱。另外，由于缺乏明確的考核制度和相應的監管，檔案管理工作人員工作普遍積極性不高，主要表現在，其一經常出現遲到早退現象，其二上班期間工作效率低下，其三在業務上自我提升的積極性不高。

2.信息化和現代化水平不夠

隨著信息化技術的不斷深入發展，網絡與無紙化辦公逐步在單位內部推廣開來。檔案管理工作本應該是電子信息技術的最大受益者。然而由于受到種種因素的影響，我國多數單位和企業的檔案管理大多仍然停留在傳統的紙質媒介上，信息化和現代化水平較低。這種情況在基層單位尤其明顯。存在這一現象對檔案管理工作來說，主要的不利因素表現為：大量空間資源被占用，檔案管理成本較高，不利于內容的進一步擴充；大量人力資源被占用，管理效率低，無法適應現代管理要求以及檔案使用者對于查閱資料快捷便利的需求。

3.缺乏專業人才

檔案管理工作具有特殊性，一方面，檔案管理工作對于單位的運營建設來說是必不可少的；另一方面，它通常不能作為主體工作來推廣。盡管目前絕大多數單位都設有檔案館（室）或資料室，但是卻缺乏檔案管理的專業人才，尤其是缺乏具有信息化技能的復合型人才。具體表現在，檔案室的工作人員很多都是由別的崗位人員兼職操作，因此具有崗位更換頻繁的特征，缺乏連貫性。這無疑對所在單位的檔案管理水平的提升造成一定限制。比如，在新時期下，這部分兼職工作人員很難通過不斷地專業技能提升達到現代化檔案管理的要求。再有，對于那些專職檔案管理人員，筆者在長期工作中發現，他們很難對自己從事的檔案管理工作有較為深刻的認識，許多從業人員僅僅將檔案管理工作簡單劃歸為文件的整理，因而缺乏自我提升的動力。與此同時，很多檔案管理人員年齡偏大，對于計算機技術的熟練程度還是很低的。然而，我們知道檔案管理工作的信息化和現代化已是大勢所趨，這無疑會對我們檔案管理人員的職業能力提出更高的要求，新技術必然帶來工作對象、工作手段、工作環境的變化，若檔案管理工作者無法適應，必然會對單位的檔案管理發展造成嚴重影響。

二、加強檔案現代化管理，適應新形勢發展需要的針對性建議

1.完善檔案管理工作的相關制度建設

第一，建立本單位檔案管理工作的考核機制，改變目前管理松散的現狀。一方面，要對檔案管理人員的工作成果進行考核，保證檔案管理在收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用環節都能夠按照相關要求進行；另一方面，要對檔案管理人員的工作狀態進行考核，避免出現上班遲到早退、工作懶散拖拉等現象。第二，建立本單位檔案管理工作的獎懲機制。一個合理適度的獎懲機制無疑可以起到促進作用。建立健全有效獎懲機制可以使檔案管理人員足夠重視本單位的有關規定，對于那些工作積極，業務精專的檔案管理人員要給予適當的獎勵。當然一旦出現問題也會進行相應處罰。另外，還可以將績效考核機制、獎懲機制和晉升機制有效的結合起來，實現三位一體化管理。

2.提高檔案管理工作的信息化水平

隨著信息化管理工作的逐步推廣，檔案管理工作也應該緊跟時代步伐，從管理手段和檔案內容兩方面提升信息化水平。首先是管理手段的信息化，引入相關信息化軟件，提高管理的信息化水平。這既有利于檔案管理人員提升日常檔案管理工作效率，也有利于提高檔案使用者的查閱效率。其次是檔案內容的信息化，即逐步將一些檔案有紙質化轉變為電子化，既節約空間成本和空間成本，又有利于檔案管理的長時間保存和精細化管理。一要加強相關宣傳，改變職工固有思想。單位本身要提高對于信息化下檔案管理工作的重視程度，通過各種宣傳活動或者專業講座，讓職工認識到新時期下檔案管理信息化和現代化的重要性。二要加強技術后臺支持，健全信息化下檔案安全管理機制。由于很多檔案管理的內容十分重要，很多不便對外公開且具有唯一性，因此雖然我們在上文提到了很多關于檔案管理信息化的好處，但仍需我們采取相應措施，在最大程度上規避道德風險與技術風險，即黑客、電腦病毒、相關職工操作失誤都會給檔案管理對象帶來風險。這就要求單位建立起健全完善的檔案保護制度，對于相關重要的檔案資料進行相關的權限管理并對電腦操作崗位進行時時監督，同時安裝殺毒軟件、設立防火墻、建立遠程監控軟件。

3.加強對檔案管理人員相關信息化知識與技術的后續培訓工作

信息時代科技更新速度快，容易產生一些技術性問題，如何保證檔案管理人員在工作中順利完成任務，對其再培訓就顯得尤為重要了。對于信息技術的相關培訓，一方面可以轉變檔案管理人員的的原有觀念，促進本單位檔案信息化管理進程；另一方面可以促進檔案管理專業知識與信息化知識的融合，提升檔案管理人員的綜合職業技能。然而我們知道由于不少單位固有的“上有政策下有對策”思想，為保證培訓的成果令人滿意，這就需要在單位內部定期舉行相關檔案管理工作的考核，促使職工主動學習，提高自己將檔案管理專業知識與電腦知識結合并靈活運用的能力。

三、結語

檔案管理工作在單位內部有著不可替代的作用，隨著信息化時代的到來，無論是制度建設還是檔案管理工作人員的職業技能學習都要與時俱進，這也是在新形勢下檔案管理的科學化、現代化對我們提出的新要求、新任務。相關單位和部門首先要從思想上高度重視檔案管理和檔案管理的信息化這兩個問題的重要性，建立起科學管理機制和引入機制，提高管理人員的綜合素養和專業水平，以適應信息化社會發展的需求，提高各單位檔案管理工作水平。

作者：魏麗工作單位：河北省保定水文水資源勘測局