淺析電力企業科技檔案管理

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【摘要】科技檔案是企業在科技研究、實驗、生產中直接形成的保存備查原始記錄，是培養人才的豐富素材，同時又是企業科研能力發展的歷吏見證，對企業發展具有重要影響。伴隨著電網建設改造工程的全面鋪開，電力工程建設項目日趨增多，其檔案管理工作難度也在不斷地加大，文章通過分析目前電力企業科技檔案管理工作中存在的問題，結合電力企業科技檔案的特點，探討了提高電力企業科技檔案管理的對策。

【關鍵詞】電力企業；科技檔案；檔案儲存；信息化

一、電力科技檔案現代化管理的要求

隨著電力企業的發展，傳統電力檔案管理工作已難以適應新形勢的發展需要，因此必須要創新電力檔案管理工作的方法、制度及機制。檔案管理現代化是指運用先進科學技術手段和科學管理方法與傳統的檔案管理方式的有機結合，必須使檔案管理的各個方面保持現代化要求，提高檔案工作整體水平，促進檔案工作的管理水平全面發展，這樣才能不斷促進電力科技檔案管理工作的順利開展，才能夠使其發揮應有的作用。

（一）提高檔案貯存能力

電力檔案包含的信息容量很大，電力檔案不僅僅指科技研究項目的檔案，還包括工程基礎建設過程所有產生的檔案，還有各種技術改造、設備信息等。不斷加強檔案設施設備建設，檔案櫥柜、電腦、打印機、復印機等設備配套齊全，檔案編目、查閱、咨詢實行電腦管理，提升科學管理檔案手段和工作效率。如何及時有效地管理并利用這一龐大的資源，更好地為電力工業的科學決策、生產經營和科學研究提供及時、全面、準確的服務，已成為電力檔案工作面臨的一項緊迫任務。現代技術，特別是縮微技術、光盤技術的采用，為日益增多的檔案存貯和管理提出了有效的解決途徑，從而增強了檔案管理部門的收藏能力。

（二）提高檔案信息處理能力

二十一世紀是知識經濟浪潮席卷全球的時代，是信息化、網絡化浪潮風靡世界的時代，是多學科、多門類技術并存和互相結合、共同發展的時代。隨著中國電力工業的飛速發展和進步，電力工業的改革和發展給電力科技檔案工作提供了新的契機，也提出了更高的要求。電力企業任何科技、生產活動都是以一個獨立的項目或某一特有的現象為對象進行的，比如一個工程項目的設計和施工圍繞一個工程項目形成了一系列相關的科技文件記載和反映了該項目的全部過程和成果，構成了一個反映該項目全部活動的文件整體。

（三）提高檔案安全保護能力

采用現代科技成果，是安全保護電力檔案的有效措施和手段，無論是預防性措施，還是治理性措施都是如此。在繼續運用有效的傳統技術措施的同時，廣泛運用新的科技成果，進一步提高檔案保護的能力和水平，既是提高電力檔案管理整體水平的體現，又是電力科技檔案工作全面發展的標志，具有深遠的歷史意義。

二、當前電力企業科技檔案管理存在問題分析

當前電力企業科技檔案管理主要存在5個方面的問題：（1）缺乏對科技檔案的應有認識。在目前眾多的電力企業中檔案管理工作的重要性并沒有形成人們的共識。許多人往往僅看到經費的增加和人力資源的投入，而忽略檔案信息資源建設的重要性。（2）對科技檔案的管理不重視。在實際工作中由于檔案所能提供的信息價值難以直接衡量，導致很多企業對檔案工作重視不夠。（3）缺乏科學的管理制度。科技檔案是科技、生產活動的記錄，科技檔案的科學管理必須以科技、生產活動為依據以維護和反映科技、生產活動的歷史面貌和滿足科技、生產活動的利用需求為準則。（4）對資料的收集不規范。科技檔案是科技項目的研究全過程的真實記錄。人們往往都忽視了項目研究過程的資料收集和歸納，造成歸檔資料收集不規范沒有完整性其中很大一部分是軟課題項目。

三、電力企業科技檔案管理工作改進建議

（一）轉變觀念

作為電力科技檔案的管理者來講，不斷地轉變觀念很重要?？萍际堑谝簧a力，要樹立以人為本、科學發展的觀念；科技檔案既是生產力，也是企業技術資源、整體實力和產品與品牌的儲備；科技檔案服務既要面向企業也要面向市場和社會。這就要求檔案管理者既要熟悉科技檔案管理，也要熟悉企業需求、市場需求，只有熟悉了解了企業需求和市場需求，才能在觀念上樹立“大服務”的思想，在行為上才能有新的作為。

（二）重視科技檔案建設，健全各項規章制度

電力企業科技檔案是電力企業工作不斷得以發展的信息資源保障，各級領導應充分認識到科技檔案工作的重要性，在資金及人員安排上給予充分的重視，以保證電力企業科技檔案管理工作的順利開展。

（三）科技檔案應該結合科技工作進行有效的開發與利用

開展科技檔案工作的最終目的是為了利用?？萍紮n案工作的目標與任務最終要通過利用工作來體現，離開利用工作，就失去了科技檔案工作存在的基礎，也難以體現科技檔案工作自身的價值。一是采取多種形式，直接提供利用。通過復制、借閱、咨詢、展覽等多種形式，直接提供科技檔案的原件或復制件，是目前科技檔案利用工作中的最基本、最普遍的形式。二是提供信息加工與編研服務。在對科技檔案信息進行歸納、綜合、分析的基礎上，編輯成各種科技檔案參考資料，這是科技檔案利用工作中的一種高級服務形式，它能主動為歷史研究、現實利用，提供信息服務。三是開拓市場服務。配合技術部門做好技術轉讓、技術開發、技術咨詢工作，推動科技成果進入科技市場，做好技術交流、轉讓工作。

（四）強化現代管理手段，努力提高信息化程度

隨著計算機和通信技術的高速發展，為現代化辦公手段的采用提供了技術條件和物質條件?？萍紮n案工作也由管理單一的紙質載體檔案逐步發展到管理多種載體的檔案。因此，必須強化現代化管理手段，開展檔案資料的數字化建設，建立起以計算機、互聯網為工作平臺的檔案信息管理系統。

四、結論

企業應注意日常工作中各種科技文件材料的形成、積累，把握好科技檔案管理原則，并按照規范化標準化的要求進行科學管理，充分利用科技信息手段，提高工作效率，不斷提高企業檔案管理工作人員的專業水平，提高科技檔案現代化管理力度，從而使科技檔案為科研工作發揮其應有的作用，獲得更多的科研成果。

作者:盧紅梅 單位:鹽城供電公司

參考文獻

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[2]王實．新時期認識與加強科技檔案工作的探討[J]．湖南林業科技，2004，（2）：65-66．