固定資產投資項目檔案管理問題及應對措施

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[摘要]本文從固定資產投資項目檔案的特點、管理中存在的問題及應對措施等方面展開論述，從制度保障、意識提高、技術落實三個方面闡述了應對措施的具體內容，以期對提高固定資產投資項目檔案管理水平有一定的參考價值。固定資產投資項目是指利用國家預算內基本建設撥款、自籌資金、銀行貸款等多種籌資方式，以擴大生產能力為目的而進行的新建、擴建、改建等技術改造基本建設工程和設備儀器的更新或升級換代等建設項目。固定資產投資項目檔案(以下簡稱項目檔案)是指伴隨整個項目建設流程(項目立項、可行性研究、勘察、設計、施工、監理、竣工、驗收等活動)而產生的一系列具有歸檔保存價值的文字材料、圖表、照片、實物、聲像資料等，是對固定資產投資項目的完整、準確、系統的記錄，對于項目建設和后續維修、維護、擴建、改建等活動具有留存備考等重要作用。

一、固定資產投資項目檔案的特點

與其他類別的檔案相比，固定資產投資項目檔案以建設項目為單位立檔，具有以下特點：1.涉及部門、單位多，人員廣涉及部門主要可分為內部、外部兩種。內部涉及檔案部門、技改部門、基建部門、設備管理部門、儀器管理部門、物資管理部門、財務部門等。每一個內部部門在具體進行項目建設的時候勢必會有對口相應的外部單位，如基建部門對口的勘察、設計單位以及施工方、監理方等，其中又會有總承包單位和多個分包單位；設備、儀器管理部門，物資管理部門等多個對口供貨方；技改部門對口上級撥款單位等。人員分為專兼職檔案人員、項目具體參與人員等。2.收集周期長一個項目建設周期往往以年為單位，個別項目持續時間長達數年甚至更久，項目檔案的產生、收集周期也被拉長，為項目檔案的收集、整理、保管帶來很多實際操作的困難。3.內容多樣，數量龐大從基本概念和實踐經驗來說，固定資產投資項目檔案的類型主要有基建檔案、設備檔案、儀器檔案、綜合管理類檔案、家具及工器具檔案等，每個類型的檔案又分紙質、光盤等多種載體。只有全面、多樣地收集檔案，才能保證固定資產投資項目建設的方方面面都能保留下最可靠的檔案文件材料和歷史記憶。

二、固定資產投資項目檔案管理中存在的主要問題

從以上固定資產投資項目檔案的特點可以看出其與其他檔案的區別，這也是固定資產投資項目檔案管理工作的難點所在，其涉及領域廣、內容紛繁復雜。主要包括：基建檔案涉及勘察、設計、建設總包、分包、監理等多個單位，各單位負責的檔案專業性相對較強，但人員流動性大、管理制度缺失等問題嚴重，影響了基建檔案的質量，加大了后期整改的壓力和難度；設備儀器購買時工作重點放在設備儀器實體到位，投入使用、具體操作等事項上，往往容易忽視相關文件材料的收集，導致各種資質證書、裝箱單、檢驗記錄、報關單等材料的缺失；技改部門為方便日常查找利用，將大量綜合管理類文件留存滯歸，導致綜合管理類文件材料在項目檔案驗收前一段時間內集中突擊歸檔，擠壓了全面自檢和整改的時間，使得檔案人員工作較為緊張和被動。綜合分析，固定資產投資項目檔案管理中存在的主要問題包括：1.建設單位、部門、個人之間權責不清，導致固定資產投資項目檔案管理工作進度滯后或執行情況混亂；2.與檔案直接發生接觸的工作人員素質參差不齊，崗位變動大，導致工作中前后無法有序銜接、科學推進；3.較長的時間跨度、較大的檔案數量帶來較大的工作量，效率的提高顯得尤為重要。

三、應對措施

為應對固定資產投資項目檔案管理過程中存在的主要問題，建議從以下幾個方面著手改進：

1.制度建設：清晰明確的制度保證項目檔案管理工作有理有據地推進

國家住房和城鄉建設部、國家檔案局、國家發改委等部委先后就固定資產投資項目檔案管理頒布了相關規定，如《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T28-2002)、《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》、《建設工程文件歸檔整理規范》、《重大建設項目檔案驗收辦法》等，以此指導項目檔案工作。另一個層面上，各集團公司及其下屬單位也根據實際情況積極制定企業集團和各企業的管理辦法，如中國電子科技集團公司制定的《軍工電子固定資產投資項目檔案管理規范》(試行)、《中國電子科技集團公司固定資產投資項目檔案驗收評分細則》(試行)等。除此之外，具體參與固定資產投資項目檔案工作的各個內部部門之間要理清流程制度，明確責任歸屬，制定相關制度辦法將檔案工作納入綜合考評，從制度上保證檔案建設與項目建設同步，減少因為兩者脫節而產生的額外工作量，同時最大程度地避免工作交叉、權責不清帶來的進度滯后。各單位各部門與外部單位之間要以合同、協議等形式中的具體條款來規范和保證項目建設過程中檔案工作的實施，對固定資產投資項目檔案進行全過程、動態、系統的監督，把握項目檔案工作在面對復雜環境時的主動權，利用強大的法律和制度約束能力為檔案工作保駕護航?？傊?，要依靠制度來理清建設單位內部各部門、建設單位與其他參與單位以及項目檔案相關人員之間的權責關系，使得各部門、各單位各負其責，確保不把時間和精力消耗在與項目檔案無關的事項上。

2.加強固定資產投資項目檔案相關人員的宣傳和培訓

首先，要加強對固定資產投資項目檔案涉及部門相關領導的檔案工作宣傳，使其明確檔案的作用，強化檔案意識，保證項目檔案工作能得到強有力的支持。其次，項目參建人員(如施工人員、監理人員等)作為項目建設與檔案工作的直接責任人，在項目建設業務知識方面具有較大優勢，但對項目檔案的重視程度和管理水平上往往跟不上項目檔案的需要。為了提高項目檔案質量，強化過程控制，應對與檔案工作相關的項目參建人員進行培訓和宣傳，使其提高檔案工作責任意識和檔案管理水平，普及基本規范和要求，為項目檔案后續工作的科學、有序開展打下良好的基礎。檔案管理人員在檔案業務知識和管理上有優勢，但是對固定資產投資項目具體建設內容了解較少，相關知識(如土建、監理、工藝等知識)的儲備也趨于片面化，對判斷檔案文件材料的準確性、完整性、專業性、檔案文件材料系統收集整理等相關工作有一定程度的局限性?；诖?，對專兼職檔案人員進行固定資產投資項目檔案知識培訓是很有必要的。

3.搭乘信息化快車

企業檔案信息化作為企業信息化的一部分，主要是指企業在檔案管理活動中全面應用現代化技術，以網絡為基本平臺，對檔案信息資源通過技術手段進行處置、管理和開發，以實現檔案工作為企業生產、經營和管理等提供優質高效服務的過程。作為企業檔案工作的重要組成部分，固定資產投資項目檔案工作耗時長、工作量大、涉及部門廣，對信息化的需求十分明顯，應用效果較為突出。主要表現在以下幾方面：(1)有效提高項目檔案管理效率。項目檔案管理自動化程度不斷加深，范圍不斷拓寬，檔案實體管理逐步簡化，項目檔案相關人員能夠以在線、離線操作等多種方式代替手動翻查排列等工作，對檔案原件也有一定保護作用。(2)促進項目檔案相關人員素質的提高。從傳統手工或者單機系統的小規模封閉方式向信息化方式轉變時，基礎設施、軟硬件投入、檔案軟件功能不斷變化，對項目檔案從業人員的素質要求也在不斷變化。信息化環境下，固定資產投資項目檔案管理從業人員必須改變傳統做法，主動學習，提高業務水平和專業素質。(3)促進項目檔案服務水平的提高。固定資產投資項目檔案對固定資產投資項目具有保存備考的重要作用，在后續竣工驗收、擴建、改建、設備儀器維護檢修等工作中具有不可代替的作用。固定資產投資項目檔案信息化既可以提高查詢效率，又可以豐富服務手段和內容，同時滿足更加多元的利用需求。四、結語固定資產投資項目檔案管理工作千頭萬緒，只有各參建單位和相關人員權責清晰、意識到位，信息化等技術手段切實落到實處，才能推動固定資產投資項目檔案管理工作有條不紊地進行，從而實現固定資產投資項目檔案在項目建設全過程中的作用與價值。

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作者:王海靜 單位:中國電子科技集團公司第十研究所