建立信用檔案管理體系推動企業經營發展

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[摘要]本文針對當前我國如何規范和建立企業及個人信用檔案，如何增強法制觀念及商業道德，在規范和建立企業信用檔案中應注意的問題和困難及解決問題的辦法進行闡述，說明信用檔案是企業在經濟活動中不可缺少的“經濟通行證”的結論。在激烈的市場競爭中，只有立足于企業和社會，讓信用檔案發揮其應有的價值，企業和個人信用檔案才能得以更好地生存和發展。企業信用檔案全面反映了企業信用狀況和信譽。隨著社會信用意識的不斷提高，企業信用檔案將廣泛應用于企業融資、擔保、商品賒購和其他經濟交往之中，是企業的“經濟身份證”。建立企業信用檔案是建立信用社會和信用制度的基礎，是一個社會系統工程，是社會經濟發展的必然趨勢。

一、信用建設成為企業發展的無形推動力

誠信是企業的重要資源，對企業的長遠發展具有巨大的促進作用。企業必須做到誠信經營，樹立良好的形象，這樣才能真正提升企業的競爭力。企業作為經濟活動的重要參與者，信用的缺失會對經濟造成巨大損失。因此必須加強社會信用建設，逐步在全社會形成誠信為本、操守為重的良好風尚。加快建立企業、中介機構和個人的信用檔案，使有不良行為記錄者付出代價，名譽掃地，甚至將其繩之以法。

二、提升信用檔案管理水平，建設誠信企業

針對企業信用檔案管理的現狀，本著建設“誠信企業”的要求，以檔案為依托，結合企業信用文件材料形成和管理、利用特點，明確信用檔案管理基本歸檔范圍和管理方式，把企業信用檔案作為一個一級類目，再根據形成文件材料的來源劃分二級類目，在保管方式上最好采用以件為單位裝盒保管，以便隨時增加或減少有關信息。企業信用檔案的管理，應遵循統一領導、分級管理的原則，因為企業信用檔案具有一定的連貫性、系統性，人為地割裂它們之間的聯系，不利于檔案的完整、準確，也不利于信用檔案的有效開發和利用。檔案管理部門和檔案人員應提高對企業信用檔案管理重要性的認識，積極做好業務指導工作，幫助企業專兼職檔案員盡快掌握開展此項工作的方法，或采取集中培訓的方式，使他們掌握工作要領，明確信用檔案的內容、范圍，形成系統的、綜合性的企業信用檔案信息資源，同時為有關方面及時了解、全面掌握企業信用情況提供有效服務，逐步實現企業信用檔案管理工作的科學化、法制化和規范化。

三、建立企業信用檔案應堅持的基本原則

1.客觀性原則。企業信用檔案必須實事求是、客觀公正地記錄和反映企業信用的現實狀況，既要客觀地記錄企業的良性信用行為，也要客觀地記錄企業的不良信用行為。

2.權威性原則。樹立企業檔案的權威性，是發揮作用的重要保障，要把企業信用檔案作為評價企業信用的依據，任何部門、單位不得擅自改動企業信用數據。

3.開放性原則。企業信用檔案是一個開放的系統，要向社會開放，為企業的服務對象服務。

4.動態性原則。企業信用是隨著時間的推移不斷變化的，企業信用檔案管理部門對企業信用檔案要實行動態管理，及時全面地收集、補充最新的企業信用文件和數據。

5.實效性原則。企業信用檔案數據，在能夠全面反映企業信用情況的前提下，力求簡明實用。企業信用是企業的無形資產，既能幫助企業讓眾多客戶“知道”，又能讓客戶快速建立“信任”，便于各職能部門對企業進行遠程管理，為企業的長遠發展奠定基石。

四、有效利用信用檔案推動企業發展

1.信用檔案信息對企業至關重要，影響企業的發展信用檔案信息對于企業的銷售、合作、招聘、投標和信貸等商務活動起著至關重要的作用，影響著企業的發展。信用檔案是企業的信用身份證，是企業整體信用的動態展現?？蛻魹榱私洜I活動的安全，時刻關注交易對方的信用狀況。檔案信息優良，可為企業帶來無限商機，助力企業決勝于無形；檔案信息不良，客戶在不覺間流失。信用檔案就像一只無形的“手”，以特殊方式影響著企業的未來與發展。信用檔案中的信息均為《信息公開法》、國務院《征信業管理條例》規定可以采集的合法信息，不涉及企業的商業秘密。憲法規定任何單位和公民都有評價的權力，并對真實性負法律責任。

2.信用檔案幫助企業贏得客戶信任，提升銷量在商務談判中，檔案信息不良，會導致客戶對企業負面聯想擴大，本能地“避兇趨利”，放棄合作，臨近簽約的客戶也會流失。人們在進行商務活動前，都已習慣查詢對方的信用狀況，檔案信息優良，會促進合作更加順利。良好的信譽，使考察時間縮短、商務談判順利，從而降低成本，提高簽約率，客戶忠誠度提升。在發展新客戶方面，檔案信息不良，未曾謀面就會被淘汰?，F在的客戶在合作、購買前，并不是直接去廠家、商店，而是先上網搜查“商品名稱”，圈定數個商家，進行功能、價格比對，最后查看信用檔案以決定與哪家合作。任何客戶都會選擇信用狀況良好的企業，信用不良的企業在不覺間就會被淘汰。互聯網時代，有這種交易習慣的群體已相當普遍。檔案信息優良會幫助企業獲得信任，吸引更多新客戶慕名而至。大中型企業匯聚信用力量，提升誠信形象，增強信用核心競爭力。資質和榮譽是企業最有價值的無形資產，是在發展過程中承擔社會責任的重要見證。企業的這些資質、榮譽材料信息若放置陳列室內，無法讓大眾和客戶知曉，掛于網站，因網上造假泛濫而易被懷疑、仿冒和“搬遷”。因此將資質、榮譽記錄建立信用檔案，并加以規范管理，可匯聚信用力量，提升誠信形象，贏得更多社會信任。

五、積極發揮企業檔案部門收集信用檔案信息的重要作用

企業檔案館作為收集本企業信用檔案的基地，可幫助企業收集其各個領域內形成的與信用有關的檔案信息，使企業對自身的信用狀況做到心中有數。企業信用檔案是企業檔案的一個組成部分，企業檔案部門是企業信用檔案最直接的管理者，由檔案部門負責企業信用檔案的管理有利于信用信息的共享。企業檔案部門在企業信用檔案建立和管理過程中存在諸多優勢。

1.企業檔案部門是企業集中管理檔案的機構。作為對檔案工作實施集中統一管理的行政機構，檔案部門便于根據企業檔案的特點，在界定企業信用檔案的范圍、收集渠道、保管方式和利用途徑等方面，指導和幫助企業有關部門及時建立企業信用檔案。

2.企業檔案部門有著豐富的檔案管理經驗，特別是經過企業檔案管理達標定級和目標管理，檔案部門已經儲存了大量的與企業信用有關的檔案，這是檔案部門得天獨厚的優勢。而且檔案部門的重要職能之一就是對檔案工作進行行政管理和業務指導，在征集企業信用信息時比較容易得到相關部門的配合，以保證企業信用信息收集的完整性。

3.我國檔案工作實行的是統一領導、分級管理的體制，已經形成了比較完備的體系。企業檔案部門是保存企業在處理日常事務過程中所形成的各類文件材料的專門性檔案機構，對于企業的成長壯大具有重要作用。企業檔案部門可以針對本企業的具體情況，幫助企業收集日常經營活動中形成的與企業信用有關的檔案信息，使企業對自身的信用狀況做到心中有數，有利于信用信息共享。

4.企業檔案部門是社會經濟系統外的第三者。企業信用檔案涉及檔案主體的信譽程度，與經濟利益密切相關，因此企業信用檔案管理更適合獨立于社會經濟系統外的部門來管理，能夠顯示出其公正性和公平性。檔案部門本身就是以國家信用作保證的，多年來它肩負著維護國家和社會歷史真實面貌的神圣職責，通過嚴格的管理措施保證檔案的完整與安全，并逐漸樹立起自己的權威。由此可見，由檔案部門負責企業信用檔案的管理在我國目前的形勢下是可行而且可靠的。隨著“互聯網+”時代的到來，企業經營活動會越來越透明，企業信用所起的作用越來越重要。信用良好的企業更容易獲得市場的青睞和消費者的信任。企業信用檔案的價值在于整合企業方方面面的信息，打通信息壁壘，讓企業的經營行為和信用狀況真實地展現在公眾視野中，使企業之間的競爭從質量競爭、價格競爭轉向信用競爭，讓誠信企業從中受益?？傊?，信用檔案要立足于企業和社會，讓信用檔案體現出應有的價值。建立企業信用檔案是建立信用社會和信用制度的基礎，是社會經濟發展的必然趨勢。

作者:閆曉艷 單位:中國第一汽車股份有限公司