機關單位文書檔案管理存在的問題及對策

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摘要：現代科學技術日新月異，信息技術已經廣泛應用到各個領域。這對改進工作方式，提高效率起到了至關重要的作用，反映了單位的現代化管理水平。把信息科學技術應用到檔案的數字化、現代化是發展的必然趨勢。

關鍵詞：機關單位;文書;檔案管理

一、機關單位文書檔案管理現代化中存在的問題

1.檔案工作意識亟待提高。實現檔案管理現代化，必須要解決思想認識問題?；趯n案本質和價值屬性的看法，全國各地的檔案館主要應在實現檔案信息價值方面發揮主導作用，而大大小小的各單位檔案室需要承擔工具價值。機關單位檔案室的現代化水平，直接影響到地區乃至國家的檔案管理水平。由于檔案傳統的原因，檔案管理重藏輕用，不能從根本上認識到信息化的重要性，依舊停于傳統的案卷收集、整理階段，設備不足，技術力量薄弱、檢索受限、服務方式單一，因而檔案人員意識不高，存在“等”“要”現象。等待檔案利用者上門的被動服務方式是最常見的方式，即使較高層次的咨詢服務，也只是進行“嚴格保密”基礎上，利用手工目錄索引和工具書進行服務，而忽視了對信息資源的挖掘和提供利用服務，文書檔案的價值無法充分體現。另外，領導部門對文書檔案管理工作重視程度不足。部分領導對文書檔案工作的認識不夠全面，認為檔案工作簡單，只需要內勤人員或文秘人員保存好文件，以備查考，或應付檔案檢查即可，不能在資金、設備的投入上予以大力支持，由此影響到檔案管理工作者的積極性，最終降低文書檔案工作的質量。所以增強檔案的開放意識，服務意識，是檔案現代化發展的必由之路。2.基礎性工作規范程度不高。要正確處理傳統管理與現代化管理的關系。檔案傳統不是只代表落后。實現檔案管理現代化，不可能一蹴而就，需要一個過程。有人認為有了電子檔案，紙質檔案會被漸漸淡化。將檔案管理現代化完全代替紙質檔案存在，在理論和實踐上都是不可行的，前期的整理工作仍是檔案管理的基礎，因此，仍然要重視傳統的基礎整理工作。檔案收集是歸檔的首要環節。從我國現行的檔案管理體制來看，機關單位只能通過檔案室與文書部門間接聯系起來。因權責不明，造成機關文書、檔案工作的脫節，因而材料收集往往不到位，從而直接影響到檔案后續檔案現代化工作的質量。因為檔案的完整性在很大程度上決定了檔案的價值和效用，如果應該收集歸檔的文書檔案因疏漏沒能收集歸檔，不僅影響到檔案的完整性，而且不利于查考和利用，其發揮的作用也就大打折扣。在實際工作中，一些部門檔案意識不強，沒有很好地配合檔案部門工作。為了自己工作的便利,將一些有歸檔價值的文件資料自行保管，存在丟失、損壞的可能。檔案部門在得不到相關部門的配合支持時,就難以將材料收集齊全完整，進一步的檔案信息化建設也就難以完成。這制約了檔案管理水平的提高。3.檔案人才缺乏，難以滿足現代化的需求。文書檔案的現代化管理，有別于傳統紙質卷宗管理，需要檔案工作者必須懂檔案專業、又懂現代信息技術。但由于種種原因原導致專職檔案人員缺乏。據統計，各機關單位從事檔案管理工作人員中兼職人員居多，人員更換頻繁，計算機操作水平低下，專業知識薄弱，缺乏專業培訓。且多身兼內勤、文秘等工作，疲于應付日常事務，投入到檔案方面的精力十分有限。因此需要提高檔案管理人員的專業性，提升檔案管理隊伍建設。即使近些年來，很多機關單位在新建辦公樓的基礎上，極大改善了信息化建設硬件基礎設施，在資金投入上較為充足，但因缺少相應檔案專業隊伍而阻礙了文書檔案現代化的步伐。4.軟件開發缺乏統一標準。目前而言，各地各機關在檔案管理軟件的開發上處于分散狀態，且由于各單位認識上的差異，軟件開發的側重點不盡相同，缺乏統一標準，開發出來的軟件在實用性、通用性、可靠性上存在著一定的不足，處于較低層次的開發階段。這一方面不利于單位之間資源的相互交流和共享，另一方面各單位的硬件維護重復，浪費資源。5.涉密檔案數字化存在安全風險。電子檔案不同于紙質檔案，它不具有原始性特征。由于是以電子計算機技術為依托，電子檔案可被篡改并且不留痕跡的可能性大大增加，為保證檔案信息的真實可靠，必須采取一定的防護措施。同時由于電子檔案易于復制性和傳播性，涉密信息泄露就成為需要重點防范的事情。為確保電子檔案的真實可靠及信息安全，必須采取系列相應的防范措施。正因如此，電子檔案在形成過程中要伴隨著用戶信息認證、電子簽章、加密保護措施，保障電子卷宗在傳輸、歸檔、利用過程中的真實、可靠。

二、規范機關單位文書檔案管理現代化的建議

1.深化檔案意識，提高重視程度。改變傳統的思維觀念，跟上時代的步伐，才能適應社會的發展趨勢，利用先進的思想觀念和技術，建立與時俱進的管理制度，促進檔案工作可持續發展。檔案室要向數字化檔案室方向發展，檔案人員要改變原有的“等”、“要”的思維方式，要敢于主動參與到檔案管理創新中來?，F代文書檔案管理要求主動地為社會各界提供各種綜合性、戰略性的高質量的檔案信息服務，能夠充分對文書檔案信息資源進行深層次加工，創造新知識信息，為檔案利用者和廣大群眾提供高質量的檔案信息服務。在實際的工作中，領導層的決策在很大程度上影響著文書檔案管理的層次。檔案人員要積極主動地做好檔案工作的宣傳,主動提供有關檔案工作資料參與決策需要,爭取更多的支持。同時通過宣傳，加大每一位成員的檔案意識，形成“人人參與”的全員式檔案管理，爭取全體人員對檔案工作的理解、重視，便于檔案工作的深入開展。2.夯實基礎工作，構建科學管理體制。如前文所述，要正確處理傳統管理與現代化管理的關系，夯實檔案整理的基礎性工作。文件是檔案的“前身”，要從這個源頭抓起，做好檔案的全過程管理,從檔案的形成到檔案的歸檔均要制定有效的管理方案，采取科學方法進行整理以及管理工作。文書檔案主要來自外單位收文和本單位發文。對發文而言，在進行文件收集的過程中，要保證文件齊全完整、來源準確，不能弄虛作假；對收文而言，要仔細甄別和鑒定，保證收集有切實查考利用價值的文件，節約國家資源。通過計算機關鍵詞的搜索，方便檢索、快捷服務、簡化部門歸檔工作程序。文書檔案管理與職能部門業務管理相互發展，相互促進，加強文書檔案對部門業務發展的指導，通過部門業務發展帶動文書檔案管理工作的發展，促進文書檔案管理工作服務職能和指導功能的發揮。3.加快數字檔案室建設，實現“掌上查檔”。數字檔案室建設的內容包括軟硬件基礎設施建設、網絡建設、檔案資源數據庫建設、檔案網站等方面的內容。其中檔案資源數據庫的建設是尤為重要的一環。它又包括目錄數據庫、全文數據庫、電子文件的收集與歸檔。一是目錄數據庫建設。檔案行政部門要積極推行開發標準較為統一，實用性、通用性、可靠性上較高的檔案管理軟件，統一錄入標準，完善文書檔案的著錄，以方便檢索。二是全文數據庫建設。近年來，OA辦公自動化系統的廣泛應用，產生了大量的電子文件，因此，全文數據庫來源主要包括：OA辦公自動化系統、庫存檔案數字化、其他電子文檔。OA系統中電子文件的歸檔，可以通過檔案系統與OA的轉換對接。工程量較大的是在于紙質檔案的掃描加工。根據檔案利用者的需求，利用高速掃描儀等技術，將可能利用率高、關注度較多的檔案進行掃描，最大限度滿足用戶的需求。通過檔案系統管理軟件實現目錄、原文掛接，方便查詢。三是檔案查詢網站建設。據了解，目前機關單位檔案網站的擁有量和使用率還比較低。網站是各類檔案展示的平臺，因此要在技術部門的支持下構建設計合理、功能強大、智能化的檔案網站，滿足高層次需求，實現檔案信息資源的有效共享。實現“掌上查檔”。隨著網絡技術的發展，智能手機終端、微信平臺、云技術、二維碼等新興科技產品及服務的出現，使“掌上查檔”業務逐漸發展起來，數字化、網絡化幾乎無處不在。檔案室可以利用網絡平臺推出遠程利用服務，利用者僅用手機微信掃描單位檔案室的二維碼，便可成為用戶，隨時隨地查看、利用資源，通過設置各種服務和查詢規范，服務更加便民。4.加強電子檔案的安全防護。與傳統檔案管理模式相比，現代化檔案管理安全性需要得到足夠重視。尤其新興網絡服務的不斷發展，在方便人們利用的同時，也帶來了安全方面的諸多問題。為保障檔案信息安全，首先要從源頭進行控制，建立健全安全保障制度，對需要上網文件、檔案建立審查制度，可以成立審查小組，通過嚴格審查把關防止涉密文件、檔案傳輸到公共網絡上。第二是要完善軟硬件安全設施，加大檔案信息系統分級保護工作。區分涉密計算機、涉密網絡的監管。對需要開放應開放的檔案應當及時提供公開，便于利用。提供涉密檔案信息服務要嚴格遵守保密規定。三是在對紙質檔案進行數字化加工時，要做到嚴格安全管控。如果是進行數字化外包的項目，需要對保密資質進行把關，簽訂保密責任書。四是電子檔案管理軟件要科學完善，同時配備保密柜、加密軟件等，確保電子信息數據安全、可靠。其他安全措施，如在計算機中裝入防火墻、防病毒、安全認證等安全軟件。同時做好重要的文件的電子備份，防止數據丟失、損毀造成不可挽回的損失。在提供對外查詢時，計算機管理設備的運用應該根據用戶的需要，以當頁的形式呈現出來，不會看到無關的信息，不僅便于查閱，同時也提高了檔案管理的安全性。5.加強現代化文書檔案管理隊伍建設。要適應檔案現代化管理，必須組建現代化的人才隊伍。首先應更多地選拔專業對口、知識面寬、層次高的人才進入單位，以提高檔案隊伍的整體素質。二是建立良好的激勵機制。在保證檔案工作人員在職務晉升、福利待遇等方面的權利外，也要獎懲分明，加強職業危機教育，建立日常的考核機制，激發檔案人員的積極性和創造性。三是檔案人員必須“充電”，對現有的檔案工作人員進行任職教育和培訓，更新其知識結構、能力結構，同時檔案管理工作人員也要不斷加強自我修養，主動鉆研信息技術、現代化管理等相關知識，掌握和提高應用計算機、網絡技術的能力和水平，成為具有創新意識和科研能力的檔案專業人才，能夠對文書檔案資源進行深加工，進行編研開發，創造新知識信息，合理利用檔案信息，為檔案利用者和廣大群眾提供更高層次的檔案信息服務。信息化和現代化是當今社會發展的大趨勢。加快文書檔案信息化，不斷更新檔案管理理念，積極探索和嘗試新的檔案管理手段，才能更好地為機關單位工作服務，才能為社會發展做出貢獻。加快機關單位檔案信息化設施建設，推動文書檔案電子信息規范化管理，實現訴訟檔案管理現代化，是機關單位堅持執政為民，陽光執政、建立公信力的的重要舉措。隨著檔案用戶權利意識增強、我國法治化水平不斷提高，檔案用戶利用檔案滿足文化需求、維護自身合法權益的需求愈加強烈，客觀上加快了各單位文書檔案信息化建設步伐。通過檔案信息化建設的全面推進，方便群眾利用?？傊臅鴻n案現代化是一項長期性的系統化工程，需要人人都參與進來，轉變意識，共同推動檔案現代化建設。

作者:亓春波 單位:寧夏銀行

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