現代企業檔案管理論文10篇

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第一篇：航天企業科技成果檔案管理措施

科技成果檔案管理是企業檔案管理工作的重要組成部分，其不僅記載了企業專業技術發展的水平，也是企業技術實力的證明，更重要的是隨著科技創新的迅速發展，科技成果檔案已成為企業技術、經濟發展的重要資源，在企業未來的專業技術發展中起到重要作用。

一、科技成果檔案管理存在的問題

航天企業檔案主要分為兩大類。第一類是科研生產過程中產生的技術資料，涵蓋了技術研制生產的全流程，是課題研制的詳細記錄，這種技術資料是最基礎的科研檔案。第二類是科研生產過程中產生的與創新性密切相關的檔案資料，其中部分資料是對第一類資料的進一步提煉和總結，主要包括科研項目中產生的技術秘密、專利、成果鑒定、科技獎勵申請、技術推廣等，這些可統稱為科技成果檔案資料，是整個科研項目創新的精髓，也是證明研究成果水平的主要依據。隨著國家對自主創新技術重視度的提高，技術創新水平已成為衡量企業水平的主要指標，科技成果檔案管理的重要性得到了越來越多的關注，但從現階段科技成果檔案管理情況來看還存在一些問題需要改進，主要表現在以下幾個方面。

1．科技成果歸檔意識較弱

科技成果檔案的完整性是保證科技成果檔案質量的關鍵，而完整檔案的形成要依靠科研人員的積極主動性和責任意識。在實際管理中，有的科研人員對科研計劃的落實、課題研制指標非常重視，而對課題產生的技術資料的歸檔意識較弱。一直以來，知識產權和科技獎勵并未真正得到科研單位的重視，致使科技成果檔案的歸檔管理也一直處于隨意狀態，科研人員在科技成果歸檔方面的意識比較淡薄，忽視了這部分檔案資料的積累。

2．協作科研項目的歸檔不完整

社會大協作已成為當今企業發展的重要方式之一，均以不同領域、不同行業、產學研一條龍協作等方式共同建立技術平臺，所以一項完整的技術成果通常由各協作單位的成果整合而成，原則上由科研項目總體單位負責項目的整合，包括項目成果資料的整合，但由于科技成果資料的分散性以及各協作單位科技檔案管理的差異性，導致這類協作項目的科研成果歸檔材料不完整，進而影響了科研成果檔案的管理和使用。

3．科技成果歸檔不規范

一是在科研項目進行驗收時，涉及的第一類資料已基本歸檔，而在第二類資料中除將科研生產過程產生的專利、技術秘密等資料歸檔外，還應將項目后期完成的相關工作所產生的資料進行不定期的歸檔，如獎勵申請過程中產生的成果鑒定證書和申報書等資料。但由于后期工作時間的不確定、不同課題工作內容的差異性，導致產生的科技成果檔案資料是變化多樣的，進而使這類資料歸檔比較隨意，要求不能明確。二是在任何一個技術領域中，技術都是在原有基礎上不斷更新發展的，每個科研項目產生的科技成果資料都有可能被進一步推廣應用、再延伸開發等，或者成為同領域中其它科研項目的技術支撐，但目前還沒有一個明確的規定來說明如何歸檔管理這類資料。

4．信息資源未得到充分開發和利用

科技成果檔案資料是每個研制項目的創新信息集合，是企業寶貴的技術資源儲備。成果鑒定證書是同行專家對該項技術創新性和水平的評價證明，也是對企業技術發展水平的肯定，是一份標識著項目價值的資料。這些資料中不僅記錄了項目最主要的創新過程、創新手段和創新結果等技術元素，同時也記錄了科研人員工作的具體情況。但從目前來看，絕大部分科技成果檔案都未能夠得到充分的開發和利用，影響了科技成果轉化和技術信息的交流。

二、幾點建議

1．提高檔案資料的完整性

在遵守技術資料檔案管理原則的基礎上，增加針對科技成果檔案管理的相關管理模式和方法，以完善和補充現有的管理方法。對協作項目而言，科研項目檔案歸檔管理目前較為成熟，流程和歸檔內容基本規范，所以要將科技成果檔案管理融入其中，首先要將科技成果檔案管理計劃與整個科研項目研制計劃相結合，并與科研人員及相關的科研管理部門相配合，共同制定出有針對性的科技成果檔案歸檔要求和計劃，再將其落實到相關人員的工作中，以確?？蒲许椖繗w檔資料的完整性和準確性，同時采取有效措施調動相關人員在科技資料檔案歸檔工作中的積極性和主動性。另外，檔案管理部門需通過信息管理手段及時開展檔案資料的整理、收集工作，建立更有效、更簡捷的查詢檢索渠道，搭建信息資源共享平臺，提高協作單位檔案管理部門主動協助完成檔案資料管理的積極性和主動性，使科技成果檔案的管理工作更加順利，科研檔案資料更加完整、準確，以便更好地為企業提供服務。

2．強化對科技成果檔案的編研工作

檔案編研是指檔案管理人員在原始檔案資料的基礎上再次進行深層次的信息數據編輯，并結合企業科研發展情況整理出技術發展相關信息資料的一種工作。利用檔案編研方式可適當改善科技成果檔案的不規范性，科研成果檔案資料在經過編研后可以獨立成卷，這樣不僅為項目今后的進一步推廣和應用、成果的總結和技術積累奠定了基礎，還為單位預研項目的立項、可行性研究提供了技術信息支撐和理論依據，也使科技成果檔案的歸檔管理更易于規范。

3．充分開發和利用檔案信息資源

由于科研成果檔案管理數據信息涵蓋了整個企業最關鍵的技術水平、研發人員、科研進展以及項目推廣應用、經濟效益等重要方面，所以充分開發和利用這些檔案信息數據對企業未來的發展將起到不可估量的作用。設計和開發適合本單位的科研成果檔案信息管理系統，建立起支撐大數據的管理平臺是數據管理的必要手段，檔案管理部門可以利用數據平臺為企業各部門提供相關數據信息，使企業在人才發展、資源配置、技術研發方向等目標和計劃制定中獲得強有力的數據支撐，同時為科研項目的技術推廣和應用提供一個服務渠道。科技成果檔案管理不僅是企業技術發展的歷史記載，也是企業的無形資產，它與技術創新是密切相關、相輔相成的，是一種潛在的生產力，充分開發和利用科技成果檔案對加快企業發展、提高企業技術能力和水平具有重大意義。

作者:羅焱 袁波 閆永亮 單位:先進功能復合材料技術重點實驗室

第二篇：國有企業文書檔案管理探討

在黨政以及企事業機構中文字秘書是一個關鍵崗位，其不僅僅在職務中對一些文件進行抄抄寫寫和收發文件，而且還對領導的決策起著重要的參考依據作用。文字秘書在企事業單位和一些基層單位中具有重大的作用，其同時兼職著文書檔案管理的重任。文書檔案質量的高低取決于檔案管理的質量，而檔案資料管理的質量又與文字秘書以及文檔管理者的職業素質息息相關。因此，國有企業單位必須要重視其內部的文字秘書的專業素質培養，從而提升文書檔案管理的質量。

一、文字秘書過硬的素質修養，是文書檔案管理的基礎條件

文字秘書在日常事物中主要起著領導助手的作用，一方面需要對文件進行抄寫和記錄，另外還要對文稿進行起草。記錄通常分為領導口授、來訪記錄、電話記錄以及會議記錄等等；而抄寫通常是對一些字跡不清楚或者經過多次修改推敲的起草文件進行抄寫以方便后期進行修改和打印，為領導抄寫文件是文字秘書的日常職責。文稿的起草也是一個文字秘書的重要工作內容。在起草的時候，一般需要有領導的參與，有時需要領導進行指導，而秘書進行總結抄寫核對補充；有時則是領導直接口授關鍵部分，而文字秘書對這些內容進行記錄之后加以質量完善；也有的時候領導只會對其中部分進行口授，而其它部分則需要由秘書進行后期的收集和推敲，從而形成文件。以上所提到的三種起草是目前最常見的文稿起草方式，最后一種需要領導出題目之后，秘書根據此題目進行收集材料加以整理，最終修改形成最后的文稿，該過程文字秘書需要花費大量的時間與精力。需要注意的是，在對文稿的起草過程中，領導雖然具有權威性，但是，文字秘書不僅僅能夠在起草的過程中將自己的想法向領導進行匯報以便其參考，同時也能夠在初稿中將自己想法直接寫入進去，讓領導去進行審核，而不是僅僅的完全依照領導的話語進行書寫。只有這樣，起草的文稿才具有其實際的價值，才具有真實全面的反映事實，為后期領導的決策提供關鍵性依據。達到以上目的的基礎前提就是文字秘書具有較高的專業素養。除了一些基本條件之外，文字秘書還要求需要有獨特的知識、技能、品德、作風修養。文字秘書稱職與否的關鍵體現是與其知識與技能修養的高低有關；而文字秘書合格與否的關鍵體現是與其品德與作風修養高低有關。所以，文字秘書需要在這四大方面進行提升修養，從而努力強化自我職業素質，方可勝任更加具挑戰性工作。文秘在工作中，在對文字的記錄抄寫以及文稿起草中不僅僅要起到很好的領導參謀作用，而且還需要要求自己能夠為文書檔案提供準確真實的有價值資料。因此，文書檔案管理也是文秘個人職業素養中的一個關鍵部分。

二、稱職的文字秘書同時應是優秀的文書檔案管理工作者

文字秘書在做文書檔案管理中通常是負責對一些文書材料進行歸檔、立卷、收集、整理、鑒定、檢索、統計等等工作，在這些工作環節中每一個環節都有著較強的聯系與制約，各個環節相互聯系因此不能出現任何的錯誤，以免影響后續的工作開展。文書檔案工作基于目前機構人員設置方面的局限性，很多的單位以及機構的文書管理都是由文字秘書進行兼職的。根據相關規定要求，文書檔案管理的業務應該由其所在地相關檔案部門進行領導負責。所以，文字秘書在工作的過程中需要嚴格的遵守黨性以及科學性的檔案管理原則，切實落實文書管理的相關要求規定對其進行科學管理，最大化的提升文書檔案管理質量，最該單位作為應有的貢獻。文書檔案工作主要是為了使得文書檔案在一些機構或者單位中的關鍵作用，同時也發揮其宣傳教育的關鍵素材、歷史憑證以及科學研究的作用。因為在一些國有企業中文書管理一般都是單位內設綜合辦公室進行設置的，下部在中小國有企業中設置有文檔室，該機構不僅僅負責文書的管理，而且還需要對人事、科技、會計方面的檔案進行管理。諸多的門類、豐富的內容以及復雜的工作，使得在工作中要求提供大量的資料，同時要保證資料的準確性與時效性。所以，文字秘書在工作專業素養的培養中，需要重視對文書檔案管理修改的理論、業務、法律條文規定以及技能進行學習，從而更好的為后期文書管理做好準備。

三、新形勢下加強文字秘書和文檔管理人員培訓教育的必要性

文書檔案在中小國有企業中一般都是文字秘書所負責的，針對于此狀況，文字秘書的修養高低將會直接關系到文稿質量以及管理水平。從專業者的角度來講，文字秘書和文書檔案管理這兩者之間雖然有一定的區別，但是二者又是相互聯系的，從而形成一個載體。文檔管理資料的價值與文字秘書素養有著息息相關的影響，只有較高的素養方可發揮文書檔案的真正價值。在十八大以來，伴隨著國家經濟建設以及市場經濟發展，我國的各個單位的內部管理中，對于文字秘書工作要求也越來越多，文書管理的重要性也逐步凸顯出來，文書檔案管理是國家以及企事業單位的關鍵部分，對其發展具有重要的作用。在歷經幾十年的發展下，檔案管理主要有以下方面的特點：文書檔案管理雖然有了進一步的發展，但是其管理隊伍建設卻還是很欠缺的，尤其是一些單位的文書檔案管理與當前時展不相適應，主要表現比較明顯的有下面幾點：文字秘書在兼任檔案管理的過程中，由于人員比較少，崗位穩定性差。這些種種問題的出現的關鍵原因是一些領導對文字秘書要求過低，不重視文書檔案工作，在對文字秘書工作的概念中僅僅是抄寫以及發送一些文件，甚至認為任何人都能夠擔任此類工作，而文書檔案管理也是對文件進行收發、裝訂，并不需要任何的作業，所以在企業中也沒有重視對工作人員的專業技能培訓，使其素養得以提升。

四、結語

文字秘書以及文書檔案管理的重要意義在企業中是極其重要的，而針對于其現今所存在的一些問題需要從下面三點進行完善：第一，根據公務員標準進行要求，對文字秘書以及文書檔案管理工作人員的配備的時候，需要選擇那些專業對口的人員；第二，需要對在職的工作人員定期進行培訓，強化其多方面的技能，以便于更好的適應工作需求；第三，文字秘書和文書檔案管理工作人員的工作需要在相關管理部門的指導之下開展，尤其是一些文字秘書兼職文書檔案管理工作的情況，必須要做好定期考核工作，從而激勵其更好的做好分內工作。

作者:劉念 單位:云南煤層氣資源勘查開發有限公司

第三篇：企業檔案管理體制改革探討

在經濟體制改革的不斷推動下，以往的檔案管理體制對于新的市場經濟無法適應，在很大程度上制約著企業的健康持續發展，并且使企業檔案管理方面一直處于被動狀態，致使企業的運營受到嚴重的影響。因此，企業檔案管理工作應該從豐富檔案管理體制的方式、將人事管理從檔案館中剝離出來、建設一體化的企業檔案管理等方面著手進行深入的變革。

一、企業檔案管理體制的現狀

1.企業改革深入

一方面，在現代企業迅速發展的推動下，其企業內部改革面臨重組的問題。從以往的企業獨立法人到現在的多法人企業，從以往的單一經營模式到現在多元化的產權主體經營模式。企業內部的變革使得企業管理的結構發生了實質性的變化，當然企業檔案不會再以獨立的形式存在。另一方面，由于企業改革的不斷深入，集團總部和下屬分公司的關系也發生了變化，改變了以往的上級對下級的關系，將企業資產作為重心，致使企業的檔案管理體制得不到統一，不一致的管理標準和管理形式，在一定程度上制約著企業的穩定持續發展。

2.私企劇增

現如今，私有企業如雨后春筍般涌現出來，但仍處在起初階段，對于企業內部的檔案管理體制建立和完善方面還有所欠缺，多表現為檔案的延后建設、管理制度落后等。在很多民營企業中，存在庫房、設備、制度等方面管理的缺失，造成管理缺失的主要原因就是企業未設置專門的管理人員進行統一的管理。而且隨著民營企業的規模不斷擴大、數量不斷增加，管理缺失的問題為其檔案管理體制方面帶來了極大的挑戰。

二、企業檔案管理體制改革存在的問題

1.管理人員素質水平差異化

在企業的檔案管理中，管理人員作為檔案管理的實施者，其素質水平直接決定檔案管理工作的質量和效率。在企業檔案管理體制改革中，管理人員應首當其沖，成為管理效率提升、企業競爭力增強的主力軍，而在現階段我國企業檔案管理改革中，大部分管理人員來自于企業內部基層人員，并非從事檔案方面的專業人員，檔案管理人員根本不具備專業素質，無法對企業檔案運用科學的管理理念進行管理，同時，有些企業為節約檔案管理這部分資金支出，聘請無檔案管理相關工作經驗的人員進行檔案的管理，使得檔案管理體制無法從根本上得到變革，進而阻礙了企業的發展。

2.企業檔案管理工作環境差

在企業的管理工作中，檔案管理工作同其他部門的管理一樣，都需要良好的管理環境。只有企業內部環境和諧有序才能使企業檔案管理工作效率得到提升，管理效果得以有效發揮。但是當前我國企業的檔案管理工作環境比較差，在企業中檔案遺失、檔案混雜、檔案殘缺的問題時有發生，為企業的檔案管理增加了難度，使得企業內部資產蒙受損失，不僅不能保證企業內部員工應有的福利，而且不利于企業穩定持續發展。

三、針對企業檔案管理體制改革的措施

1.豐富檔案管理體制的方式

在我國市場化的推動下，打破了以往集中的檔案所有權制度，使檔案所有權向著多元化的方向發展，因此，企業應該發展多樣化的檔案管理體制，以此來適應多元化的檔案管理。在以往的計劃經濟體制中，我國對檔案的管理模式屬于集中制，即所有關于黨政府機關、國有企業、事業單位的檔案統一實行管理，但是集中制的管理制度只適用于當時的經濟體制，在當前的檔案管理中早已不在適用。由于不斷發展的社會主義經濟體制，原有的檔案管理體制和現在的檔案管理所有權問題相互不協調，對于現有的檔案管理方式，企業應在遵法律守法規的前提下，獲得更多的所有權，使企業能夠根據自身的發展狀態選擇適合的檔案管理模式，打破以往統一管理的束縛，既可以使用集中制的管理，又可以使用分布式的管理，還可以將兩種方式相結合建設出適合自己企業的管理模式。

2.將人事管理從檔案館中剝離出來

企業檔案管理的主要工作就是檔案接收、檔案收集、檔案整理、檔案儲存、在一定范圍內提供檔案資料，而我國的很多企業正朝著政、事、企分離的方向發展，為與政、事分離的要求相適應，在企業職能方面應把人事管理從檔案館中剝離出來，從國外成功的相關經驗中汲取營養，在財務、行政、機構等方面實現檔案館和人事管理的徹底分離。3.建設一體化的企業檔案管理企業檔案管理建設的一體化，應該從體制上做出變革，將檔案和文件看成統一的系統化工程，建設一體化的企業檔案管理。在建設管理體制以應對前后特點不一卻又相互聯系的工作程序進行分析，從中找出管理工作的關鍵內容和行之有效的管理方式，以提高管理的效率。同時，在企業檔案管理一體化的建設過程中，由于檔案的管理工作是由專職的管理人員負責，因此應對其進行嚴格的素質培養以保證管理質量。但除企業的培養以外，管理人員自身應具備較強的自我約束和管控的能力，對于國家的相關規定及其企業的相關制度嚴格執行，為企業檔案管理的一體化發展貢獻一份力量。

四、結語

目前，企業的檔案管理工作在時代的發展中呈現出不同的特點。雖然以往的檔案管理方式存在一些問題，不足以應對現在企業的檔案管理工作，但是在引進國外的先進經驗并結合我國的發展狀態為前提，經過管理人員努力改進，我國的檔案管理體制正不斷發展和完善，以保證檔案管理工作的質量和效率。

作者:宋寧 單位:宣化鋼鐵公司小型軋鋼廠

第四篇：建筑施工企業照片檔案管理探討

一、照片檔案的形成特點

經過多年的實踐，我們逐漸認識到照片檔案有著獨特的運行規律。認識和研究照片檔案的形成特點，是規范管理照片檔案的基礎。照片檔案具有作者多、不穩定、內容雜、沒有一定操作規范的特點。其反映的內容形象生動，時空感強；數量極難掌握，難以確保其數量上的齊全完整；而且照片檔案產生后的存放地相對較分散。照片檔案需要有一個完整文字說明，包括照片事件、時間、地點、人物、背景、拍攝者六大要素。

二、照片檔案的作用

照片檔案用形象說話，能夠如實再現人類社會發展過程，給人以真實感受，照片檔案在宣傳教育、憑證、編史修志、編輯人物傳略、畫冊、招投標、展示企業業績、提升資質等級以及企業文化建設等方面發揮著重要作用，有助于企業取得較好的社會效益和經濟效益。

三、企業照片檔案的分類

企業照片檔案的載體特殊，保管條件不同于紙質檔案，要求單獨保管或分柜保管，在檔案編制上要求分類號與十大類相一致，并與紙質檔案互設見號。即互相填寫同時形成的檔案內容相同的另一種形成的檔案保管單位的檔號。但因形成方式的不同以及收集的時間不同、要求不同，企業照片檔案的分類與紙質檔案存在著很大的差異。企業照片檔案與紙質檔案一起統一分類，根據本單位情況，檔案分類號采用“八分制”編號制，各級類目級位和案卷排列順序統一采用阿拉伯數字來標識，各級分類代號之間用圓點隔開。檔案分類設置12個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、工程建設類、設備儀器類、基本建設類、會計檔案、特殊載體檔案、已故人員檔案。專題代號根據一級類目中企業照片檔案多少設定，主要突出重要照片檔案和企業特點，并保持照片之間的有機聯系，具體分為：

（一）照片檔案

一是上級領導視察，主要內容有各級領導及著名人士視察、考察、檢查指導工作等。二是黨代會。三是職代會（含工代會）。四是團代會。五是一般的會議及文體活動，主要內容包括精神文明建設、企業開展的各項文體活動，教育工作、人事管理，企業對外合作、引進項目、出國考察、商務活動，反映質量管理、勞動管理、安全管理、環保管理，反映檔案工作的目標管理、《檔案法》等有關法律法規的宣傳、業務建設等。六是工程建設、設備儀器，主要內容包括黨和國家領導人、省部領導、建設單位等領導對某個工程項目視察、檢查工作時的照片，反映簽訂工程合同協議、工程開工、竣工、驗收及重點難點工程建設概況的照片，各個工程項目施工過程中有代表性的、先進的施工工藝及施工技術和先進的施工設備等。七是基本建設，主要反映企業概貌、各時期企業全景、企業生產廠區及生活區全景等。

（二）底片

一是文書檔案底片。二是科技檔案底片。增設這些專題后，使企業照片檔案分類重點突出，查找方便、有序。但是各企業專題類目設定依據企業的具體情況定，企業的照片檔案多，專題類目設細些，反之不設專題類目或少設。

四、企業照片檔案的收集措施與方法

企業照片檔案分類是照片檔案管理靈魂，收集是照片檔案來源的重要保障。要按照集中統一管理企業照片檔案的原則，采取多種措施和方法積極主動地開展企業照片檔案的收集工作。首先，建立歸檔制度，強化專業人員檔案意識；其次，積極宣傳檔案知識，提高全員的檔案意識，精心挑選即時收集歸檔，確保照片檔案的準確；最后要主動介入，積極收集。企業照片檔案的最終目的，是為企業提供利用服務。收集是提供利用的前提，提供利用是收集的最終體現和目的。檔案人員應積極開展超前服務、跟蹤服務、咨詢服務，及時了解企業的生產經營情況，跟蹤收集企業照片檔案。在一些重大實踐活動中，檔案人員應主動參與拍攝活動，檔案管理人員直接參與選擇拍攝檔案所需的內容。對那些不能直接到現場的可事先對有關拍攝人員提出要求，商議拍攝方案，以保證照片檔案的齊全、完整、及時歸檔。

五、照片檔案實現計算機管理

伴隨電子技術的不斷發展，數碼照相機、攝像機在日常生活、工作中運用越來越多，采用數字形式存儲的圖片，即數字照片，也不斷增加。因此，檔案管理部門必須要探究照片檔案數字化管理模式。因為只有這樣，才能為社會提供更為完善及便捷的服務。照片檔案要實現計算機管理，首先要對照片檔案進行數字化，而照片檔案的數字化實施過程中涉及到掃描分辨率的確定、位深對數字圖像階調的影響、圖像色彩模式的選擇、文件格式選擇等問題。圖像存儲文件格式較多，如PICT、TIFF、JPEG、BMP等。照片在數字化轉換時對數字圖像要求有原則，一方面保真度要高，另一方面通用性又要強，這樣才能有保存價值，為滿足照片檔案數字化的需要，我們選擇了TIFF、JPEG兩種圖像文件格式。TIFF是最廣泛使用的圖像文件格式。位圖TIFF文件格式可以具有任何尺寸和大小，同時也具有任何大小的分辨率。這在理論上有無限的位深，能夠對相應的灰度，RGB模式，彩色模式或CMYK模式索引編碼；其可以保存為壓縮的無損和非壓縮格式。TIFF存儲空間占用極小，并且在各種操作平臺和圖像處理軟件中，可轉為通用或其他格式。無論是置入、修整或打印編輯等，均是極為理想的文件格式。JPEG文件格式壓縮算法是特別合適連續色調照相的圖像，它是一種有損壓縮格式，占用的存儲空間也比較小。照片檔案的數字化，最大限度保留照片檔案原始信息，節省庫房的空間，對照片檔案原件起到保護作用，又提高了檢索和瀏覽速度。照片檔案實現計算機管理后，既能節省資源，又能提高管理、利用質量?？傊?，照片檔案要形成科學、規范的管理，需在實踐中不斷總結和完善，進一步探討科學管理新方法，不斷滿足企業現代化檔案管理的需要，最終達到服務企業生產經營活動的目的。

作者:寧惠玲 單位:廣東省源天工程有限公司

第五篇：企業檔案管理電子化思路分析

一、引言

企業辦公自動化形勢的日益發展，對企業的檔案管理工作產生了很大的影響，無論是對檔案信息資料的收集、分析和整理，還是對檔案信息資源的開發利用，都需要提高工作效率，與企業的日常辦公方式相適應。所以檔案管理電子化是新的時代背景下對檔案管理工作的新要求，也是提高檔案管理效率的重要途徑。通過檔案管理電子化，檔案管理工作中的各個環節都可以通過計算機網絡來完成，不僅能夠有效地提高檔案管理的效率，而且有助于對檔案信息資源的深度開發利用，從而提高檔案信息的利用價值，為企業制定各項經營決策提供有利的依據。

二、檔案管理電子化的現狀

在現代化辦公的時代背景下，檔案管理電子化是對檔案管理工作的一項創新。通過電子化辦公，能夠優化檔案管理的流程，加速信息資源的更新，對檔案信息資源的分析整理以及開發利用有了全新的方式。但是由于檔案管理電子化是對傳統紙質檔案管理方式的一種顛覆，所以無論是在理念上還是在工作流程的運轉上，都存在很大的不同，在實際執行的過程中，還存在諸多的問題，影響到檔案管理電子化建設的進程。在檔案管理軟件的使用方面，目前還沒有形成統一的標準，各個企業的檔案管理軟件在功能以及形式上都存在很大的差異性，所以導致檔案信息資源的傳遞和溝通存在一定的障礙。由于電子化的實施，需要將以往紙質檔案中的內容全部錄入到電子系統中，這是一項非常龐大的工程，并且在信息錄入的過程中會面臨各種問題，以前在紙質檔案管理時期對于信息檢索和分類等都具有很強的差異性，所以在信息錄用各個項別之間可能存在一定的沖突。檔案管理電子化的全程操作都需要經過計算機信息處理系統來完成，對于檔案管理人員而言，這是一項新的挑戰，需要不斷地加強學習，才能夠熟練運用各種軟件和功能。同時，檔案管理電子化節省了工作人員大量的時間，使其能夠將剩余的時間利用在對檔案信息資源的開發利用方面，能夠進一步開發檔案信息資源的價值，為企業的發展提供更加全面的信息。

三、增強檔案管理電子化服務手段

第一，電子文件的自動上傳收集。檔案信息的收集和錄入是檔案管理電子化建設的首要問題，而在辦公自動化的工作形勢下，可以充分利用現代化辦公的優勢，實現電子文件的自動上傳功能，由此可以有效地提高檔案信息的收集錄入效率。在企業內部建立一個檔案信息聯網系統，檔案管理部門與其他各個部門之間可以形成聯網模式，從而實現檔案信息的高速傳遞，簡化辦公程序，提高管理效率。第二，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。檔案管理部門與企業信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。該中心設在企業檔案管理部門，是企業信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各部門的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件的查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享，發揮檔案信息電子化的最大社會作用。第三，開展在線服務。檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案管理部門利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象關于檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。第四，加強橫向聯合，實現信息資源共享。檔案管理電子化模式的開展，不僅是對檔案信息收集和處理效率的提升，更加重要的是在此基礎上加強對檔案信息資源的開發利用，所以應該建立檔案信息資源共享平臺，加強橫向和縱向的資源拓展。加強對檔案信息資源的開發利用，就必須打破過去企業內部各個部門之間在信息資源方面各自為政的局面，同時應該借助于檔案管理電子化的平臺，實現檔案信息資源的共享，從檔案信息的收集整理，到檔案信息資源的傳輸利用，提高其時效性、實用性以及可靠性，從而提高檔案信息資源的利用效率，為企業各個部門業務的開展提供及時有效的信息，從而促進整個企業的健康穩定發展。第五，注重反饋評價機制的建設。為了進一步開發檔案信息資源的價值，應該更加注重企業信息反饋評價機制的建設，對企業產品銷售后客戶的評價信息進行收集整理，然后經過系統的分析，能夠詳細地了解客戶在使用企業產品后的感受以及相關的建議。企業在對這些信息進行綜合判斷后，能夠對企業的經營發展方向進行適當調整，從而更加適應市場的發展需求，有利于企業的長效發展，這對檔案信息資源的開發利用具有重要的意義。

四、結束語

檔案管理電子化建設是促進檔案管理工作發展的重要途徑，通過電子化管理模式的建設，不僅能夠有效地提升檔案管理的效率，同時還能夠加強對檔案信息資源的開發利用，為企業的發展提供有利的參考依據。在檔案管理電子化建設的過程中，應該以市場發展為導向，根據企業的實際發展狀況，制定出適宜的發展策略。從大的架構布局到信息資源的承載能力以及運轉方式等，都需要有明確的安排部署，從而確保檔案管理電子化建設的順利開展。

作者:高丹 單位:中國聯合網絡通信有限公司大興安嶺地

第六篇：企業財務檔案管理信息化建設探討

隨著會計電算化事業的不斷發展，財務檔案的管理工作也發生了變化，手工會計檔案所采用的管理辦法已不適應會計電算化檔案管理的需要。因此，必須加強會計電算化系統的檔案建設，即加快財務檔案管理的信息化建設，以適應新時期會計電算化檔案管理提出的新要求，提高財務檔案管理工作水平，更好地服務于企業經濟建設。

一、企業財務檔案管理信息化的必要性

所謂會計電算化，是指計算機技術在會計工作中的應用，即采用電子計算機替代人工記賬、算賬、報賬，以及對會計信息進行分析和利用的過程。會計電算化后，提高了會計核算與物資管理的準確性、規范性和工作效率，減輕財會人員的勞動強度，使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務中擺脫出來，更好地參與單位的經營決策。加強財務檔案管理信息化是企業會計電算化改革和發展的客觀需要，是時展的必然，是財務檔案管理的必然發展趨勢。在企業信息化建設的過程中，財務保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要財務檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設財務檔案管理信息化系統，實現財務檔案的網絡化管理，是做好企業財務檔案管理的科學選擇。管好用好財務檔案是企業財會工作向高水平發展的重要前提。

二、財務檔案管理信息化易出現的特點

（一）較之傳統的財務檔案，電算化后財務檔案存儲的范圍和領域擴大了。

（二）傳統的財務檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的財務檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可使用。即會計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環境。

（三）電子財務檔案便于計算、分析，能夠快捷獲得所需結果。如果電子財務檔案上網，通過計算機操作和網絡交流，不僅滿足了日常條件查詢、統計分析、制作數據報表、開展數據交換的需要，還能達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節約了辦公成本，極大地提高了工作效率和工作質量。正如上文所述，財務管理檔案信息化有很多優點，但也存在不足。如具有系統依賴性，即需要一定的軟硬件環境支持，只能在特定的條件下才能打開，不具備紙質檔案的直接可視性，還具有易遭毀損、難查痕跡的特點，同時它們又受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數越多，即會計電算化檔案更需要科學的管理。因此，即使實現了財務檔案管理的信息化，在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質版和電子版同時歸檔。

三、企業財務檔案管理信息化的內容

（一）搞好數據挖掘和整理，建好數據庫，并及時采集動態數據。紙質的檔案大都以紙質為載體，實現檔案管理的信息化，必須向數字化檔案管理轉變。在財務檔案數字化的基礎上，必須建立企業財務檔案數據庫，可以按企業財務檔案的內容分類建立若干個主要的數據庫，如按標準制度、原始憑證、會計賬簿、指標文件、工作資料等建立幾個主要基本數據庫。數據庫一經建立，立即著手數據的錄入，將本單位的財務檔案都錄入計算機。

（二）搞好財務檔案信息網絡建設，提高檔案使用效率。建立完善的財務檔案信息網絡，一方面可以將業務上級的文檔以及本級各單位的相關文件直接進入或轉換進入檔案數據庫，減少檔案人員的重復錄入工作，保證檔案信息的完整性。另一方而也可以實行聯機公共目錄查詢、通過電子郵件等方式開展財務檔案信息咨詢?？傊?，網絡財務檔案的在線管理和使用，可以大大減少檔案在形成、調閱上的時空差，實現財務檔案管理從靜態管理向動態管理的跨越，整合財力資源、人力資源，提高財務檔案管理的能力和質量。

（三）搞好財務檔案管理輔助決策系統建設，做到定量分析與定性分析相結合，科學管理使用財務檔案。財務檔案信息通過采集整理和網絡傳輸，最終要提供給各級領導、決策部門、財務人員處理和運用。決策支持系統的建立要以管理科學、計算機科學、行為科學和控制論為基礎，以計算機技術、人工智能技術、經濟數學等為手段。使系統能對一個問題提出多種方案，并對方案進行比較、分析和優化，最大限度地提高財務保障的決策水平和決策質量。

（四）提高財務檔案管理人員的信息化素質。建設一支高素質的財務檔案干部隊伍，是財務檔案管理信息化的重要基礎。加強財務檔案人員的繼續教育，企業應著重加強財務檔案管理人員的信息化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高其掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能。綜上所述，在以網絡和信息技術為主的信息化時代，只有做好數據挖掘和整理、做好財務檔案信息網絡建設、做好財務檔案管理決策系統建設、提高人員信息化素質，才能更好地為經濟發展提供優質高效的服務。

作者:李沛 單位:哈爾濱市軍隊離退休干部第四休養所

第七篇：企業特種設備檔案管理思考

設備檔案是企業檔案資源的重要組成部分，隨著《特種設備安全法》的頒布實施，企業特種設備檔案管理日益受到普遍重視。為此，大型企業應進一步加強設備檔案尤其是特種設備檔案管理工作，為企業安全生產提供優質檔案服務。筆者結合工作實踐，對加強企業特種設備檔案管理作一粗淺探討，以供同行參考。

一、特種設備及企業特種設備檔案

根據中華人民共和國第十二屆全國人民代表大會常務委員會第三次會議于2013年6月29日通過并同時以中華人民共和國主席令（第4號）公布的《中華人民共和國特種設備安全法》的有關規定，所謂“特種設備，是指對人身和財產安全有較大危險性的鍋爐、壓力容器（含氣瓶）、壓力管道、電梯、起重機械、客運索道、大型游樂設施、場（廠）內專用機動車輛，以及法律、行政法規規定適用本法的其他特種設[1]備?！倍^企業特種設備檔案，是指企業在特種設備設計、制造、購置、安裝、檢測、使用、管理、維修、改造、更新直至報廢全過程中形成和積累的各種文件、說明、圖紙、手冊、照片、音像等具有保管摘要：隨著《特種設備安全法》的頒布實施，企業特種設備檔案管理日益受到普遍重視。為此，企業檔案管理部門應加強特種設備檔案管理工作，廓清特種設備文件材料的收集歸檔范圍，建立健全相關的規章制度，進一步拓展特種設備檔案的服務內容，充分發揮特種設備檔案的安全預警功能，更好地為企業安全生產服務。

二、企業特種設備建檔管理的主要目的

企業特種設備建檔管理的目的主要有三個方面：一是為了全面掌握本企業所擁有特種設備的基本情況及其現狀，便于特種設備的調配、安全使用和維護保養；二是隨時掌握特種設備運行過程中的安全狀況，為分析、排查、處理設備存在的安全問題，及時消除事故隱患提供可靠依據；三是便于了解特種設備日常管理和維護情況、掌握特種設備的安全使用期限，為特種設備的安全運行、定期檢測、更新報廢等提供檔案參考。

三、企業特種設備文件材料的收集歸檔范圍

相關文件材料的收集歸檔是做好企業特種設備檔案管理工作的前提保障，為此，企業檔案管理部門應會同企業設備管理部門根據本企業的實際情況，制定科學合理的《企業特種設備文件材料收集歸檔范圍和保管期限表》，為做好特種設備文件材料收集歸檔工作提供依據。一般來講，凡是對本企業特種設備制造、管理、使用、維修等具有查考利用價值的文件材料，均應收集歸檔保管。這主要包括以下幾個方面的文件材料：

1．特種設備的購置臺賬、注冊登記資料、使用證復制件等；

2．特種設備的設計文件、制造單位的產品質量合格證書、使用維護說明書、安裝維修技術文件和資料等；

3．特種設備質量監督管理部門出具的定期檢驗報告和設備管理及使用單位形成的設備租賃記錄、定期檢查記錄、日常運行記錄和維護保養記錄等；

4．特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及相關儀器儀表的日常維護、保養、更換記錄等；

5．特種設備的運行故障記錄和發生事故記錄及其維修、處理記錄等；

6．特種設備的重大修理改造記錄、重要部件更新[2]調換記錄等。

四、加強企業特種設備檔案管理的措施

1．建立健全特種設備檔案管理規章制度

企業特種設備的安全管理對于企業安全生產至關重要，為此，企業應重視和加強特種設備檔案管理，為企業安全生產提供優質的檔案服務。鑒于目前國家尚未出臺《企業特種設備檔案管理辦法》，企業檔案管理部門應根據本企業實際情況主動作為，依據中華人民共和國《檔案法》《檔案法實施辦法》《特種設備安全法》《安全生產法》等法律法規，建立健全本企業的特種設備檔案管理各項規章制度，如《特種設備檔案管理規定》《特種設備檔案保管期限表》等，對特種設備檔案資料的收集歸檔、保管利用等做出明確規定，以便在開展特種設備檔案管理中有規可依。

2．創新檔案管理方式，提高檔案服務效率

作為一種特殊門類的檔案，企業特種設備檔案管理有其特殊要求，主要體現在其檔案管理的成套性和動態性兩個方面，這是由設備本身的成套性和設備狀況的動態性所決定的。通常情況下，企業特種設備是成套購置、成套管理、成套使用的，而在設備使用或運行過程中，設備的整體安全狀況、各部件的安全性能等又是動態變化的。因此，應在尊重企業檔案管理的基本原則下，根據特種設備檔案形成、積累和利用的特點，創新企業特種設備檔案管理方式，對特種設備檔案實行特殊管理。如可對應每套設備，將其檔案按套進行分類、組卷、編號，并對特種設備檢測監測記錄、使用維修記錄、改造更新記錄等隨時收集歸檔，及時補充檔案內容；同時，按文件收集歸檔順序排列上架，并借助計算機編制動態機檢目錄，實行成套、動態管理。這樣既便于動態地維護特種設備檔案的齊全完整，又有利于使檔案內容能及時反映設備安全狀況，可以更好地為企業安全生產提供檔案利用服務。

3．拓展服務內容，注重發揮特種設備檔案管理的安全預警功能

一般來講，企業特種設備檔案是以設備的購置、安裝、使用、檢驗、維修、報廢等過程中形成的文件材料為基本內容收集建檔的，而這些檔案材料對設備安全狀況的反映存在一定的滯后性，只能滿足于企業對一般層面上的設備信息需求。然而，在實際生產工作和設備運行過程中，最能及時地反映設備運行狀況[3]的是生產第一線形成的設備日常運行狀況記錄。為此，企業檔案管理部門應加強與企業生產部門的聯系，共同督促生產作業人員建立和完善設備日常運行狀況信息采集記錄，確保這一能反映設備是否安全運行的第一信號及時收集歸檔并向設備維修部門反饋，以充分發揮特種設備檔案管理的安全預警功能。總之，加強特種設備檔案管理是維護企業安全生產的有效保障，企業檔案管理部門對此應主動作為，為企業特種設備安全運行和企業安全生產提供及時有效的檔案服務。

作者:都利霞 單位:甘肅靖遠煤電股份有限公司設備租賃公司

第八篇:企業人事檔案管理的幾點思考

根據中共中央組織部的統一安排,各級組織部門對干部人事檔案分級、分批展開了專項審核，根據干部人事檔案專項審核工作的精神和要求，2015年，農村商業銀行全面開展了對全行員工人事檔案的審核工作，共審核檔案1151冊。通過開展員工人事檔案專項審核工作，真正摸清了員工人事檔案的“家底”，并對員工人事檔案進行了一次全面清淤工作。在專項審核過程中，筆者發現了管理中存在的一些問題。

1人事檔案管理中存在的問題

(1)材料不齊全、管理不規范。一是《干部履歷表》、《自傳》存在要素不齊全、未粘貼照片、工作經歷內容填寫過于簡單、無審核單位蓋章、無落款日期等現象。二是考察、考核、鑒定材料不齊全，如《年度考核表》、考察材料等沒有確保其延續性。三是學籍檔案不完整，有的檔案缺少高校畢業生登記表、學生成績表。四是黨籍材料不齊全，缺少中國共產黨入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書，經民主評議被評為優秀或不合格黨員的“民主評議黨員登記表”未及時放入人事檔案。五是表彰獎勵材料未及時放入。六是招錄、聘用、任免材料不齊全，如招錄、聘用材料不齊全，工資變動審批表未及時入檔。(2)通過專項審核，發現全行員工人事檔案出生時間記載不一致的共計70冊，參加工作時間記載不一致的有16冊，入黨時間記載不一致的有10冊，學歷記載不一致的有1冊。干部人事檔案是一個干部各方面工作表現積累的載體，涉及黨史、干部、人事、勞動等各個方面的政策，所以查核的時候要求相關的工作人員要有相當的工作積累。在審核過程中，由于審核人員對相關政策知識掌握不夠全面，可能會對干部的年齡、學歷、黨齡等認定不當。

2原因分析

2.1部門單位對人事檔案管理不夠重視

部門單位因人員緊缺，未配備專職人事檔案管理人員，加上人事干部調動頻繁等原因，導致人事檔案管理隊伍不穩定，難以保證人事檔案內容的連續性和完整性。

2.2人事檔案管理人員素質有待提升

一是人事檔案管理人員普遍缺乏系統培訓，業務知識欠缺，實踐經驗不足；二是兼職人員用于人事檔案管理工作的時間有限，使得無法集中精力做好人事檔案管理工作；三是人事檔案管理人員長期沒有受到足夠的重視，工作積極性也不高。

2.3個人原因

(1)到本單位工作之前在私營企業工作的，或在某些單位從事以代辦員、臨時工勞務派遣人員身份工作的員工，因原單位未建立人事檔案，缺少勞動合同書、錄用審批表、轉正工資定級審批表等資料，無法承認這期間的工作經歷，造成員工自己填寫的參加工作時間與企業認定的不一致。(2)員工對人事檔案不夠重視。一是員工在職教育取得的學籍檔案，未及時交人事檔案管理部門歸檔；二是員工填寫相關信息時，會出現隨意填寫學習和工作經歷的現象，對不確定的時間只憑記憶填寫，出生時間、參加工作時間、入黨時間記載信息前后不一致；三是對于個人缺少的人事檔案資料，員工不能積極配合人事檔案管理部門查找相關檔案材料。(3)通過分析，造成出生日期不一致的原因大致有兩種：一是最早記載日期為實際出生日期，后期公安系統辦理身份證時將出生日期填寫錯誤；二是部分漢族同志最早記載日期為農歷填寫，后期逐步改為與身份證一致的公歷時間。

3加強人事檔案管理工作的建議

通過開展干部人事檔案專項審核工作，使我們對人事檔案管理工作的重要性有了更為深刻的認識，為加強人事檔案管理工作，筆者從以下組織、制度、實施三個層面提出建議。

3.1加強組織領導

要高度重視員工人事檔案工作的重要性和嚴肅性，把員工人事檔案管理工作列入到重要的議事日程，明確職責，成立員工人事檔案管理工作領導小組，負責員工人事檔案管理工作的日常監督和檢查，著力解決好干部檔案管理中的薄弱環節和突出問題。選派政治可靠、作風正派、責任心強、業務素質好的共產黨員，專職負責做好收集、鑒別、整理和歸檔工作，并保持人員相對穩定。

3.2完善人事檔案管理制度及設施

(1)按照人事檔案工作目標管理要求，結合本單位實際情況，制定干部人事檔案工作操作規程，建立健全《員工人事檔案工作人員職責》和七項制度(員工人事檔案材料收集補充制度、員工人事檔案查(借)制度、員工人事檔案材料鑒別歸檔制度、員工人事檔案整理制度、員工人事檔案轉遞制度、員工人事檔案檢查核對制度、員工人事檔案保管保密制度)，建立和完善各種登記簿，大力推進員工人事檔案工作制度化建設。(2)按照中組部《干部人事檔案工作目標管理考評標準》中有關要求，要建立堅固的、防火防潮專用人事檔案室，配備鐵質的5節柜，實現檔案庫房、閱檔室、辦公室三室分開，安裝防盜門窗、110報警設備，配備滅火、防蟲、溫濕度計等設施，落實“六防”措施。

3.3實施層面

(1)加強培訓，提高檔案管理人員素質，重點培訓業務的基礎知識和實操，盡快提高管理人員的業務素質。(2)加強人事檔案管理的規范化和標準化。根據《干部檔案整理工作細則》的有關要求，按照“十類”、“全、嚴、準、細、齊”的標準，對員工人事檔案材料進行收集、整理，做到編排有序、目錄清楚、工整、檔案材料加工規范、裝訂整齊，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機等必需的物品和設備。避免人事檔案材料載體不統一、裝訂不整齊、書寫不規范、管理不規范等現象。(3)嚴把人事檔案審核關。對于新招聘、正式調入的員工，必須嚴把人事檔案審核關。一是突出嚴肅性，嚴把審核“準確關”。把“三齡兩歷”核定作為人事檔案審核工作的重點，逐項審核清查，做到全面收集材料、仔細鑒別材料、規范整理材料，認真登記《干部人事檔案專項審核情況登記表》，對“三齡兩歷”等基本信息不一致的，本著尊重歷史、尊重事實的原則，認真查閱原始資料，確保歸檔材料的準確性；二是突出完整性，嚴把材料“收集關”。對缺少材料的，要求限期補齊。堅持檔案審核、信息反饋和材料收集同步進行、循環往復，以提高工作效率。(4)加快人事檔案電子化管理。在審核紙質干部人事檔案的信息時，既費工又費時。大型、有條件的單位可以適時推進檔案信息化建設，把傳統的紙質檔案與現代化信息電子檔案二者有機地結合起來，運用現代化服務方式，提高服務效率。暫時沒有條件的單位，可將通過專項審核確定的人員基本信息、工作、學習經歷、家庭情況、獎懲情況、考核情況植入企業人力資源系統或者電子版的員工基本情況表，方便日常查閱，以便在人事檔案的信息化管理過程中更加規范、高效。(5)加大宣傳。讓各單位、員工了解到人事檔案的重要性，重視人事檔案，一是積極配合人事檔案管理人員查找缺失資料；二是有干部人事檔案材料形成的部門，應在材料形成后，及時主動送交干部人事檔案管理人員歸檔。任何組織與個人，不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的材料，嚴禁人事檔案弄虛作假；三是員工填寫每一份信息表時都要以負責任的態度認真填寫。人事檔案的專項審核工作，是一項系統而復雜的工程，不僅是對員工人事檔案的一次大清查，也是對單位人事檔案管理的大檢查和大檢閱。人事檔案的專項審核工作不是檔案管理工作的“終點站”，加強干部人事檔案的管理，是一項持續性、長期性、復雜性的工作，需要我們不斷加強學習，創新理念，從而不斷提高工作質量和管理水平，使人事檔案在企業人力資源管理中發揮最大的效力，為企業選人、用人、育人提供基礎性的參考資料。

作者:馬靜 單位:新疆天山農村商業銀行股份有限公司

第九篇：科技型企業檔案管理現狀與對策

科技型企業是我國創新經濟發展的骨干力量，是助推我國科技創新的先鋒隊，是推動我國創新驅動發展的排頭兵。隨著我國創新驅動發展戰略不斷深入實施，以高新技術企業為代表的科技型企業隊伍不斷壯大，作用不斷增強。檔案工作作為企業管理重要的一環，對企業健康發展產生重要影響，對擁有大量科研檔案的科技型企業而言更是如此?？萍夹推髽I做好自身檔案工作無論是對自身還是對我國科技經濟發展都意義重大。筆者根據實地調研和問卷調查結果，對我國科技型企業發展的現狀、問題進行深入的分析研究，提出了完善科技型企業檔案建設管理的對策建議。

1完善科技型企業檔案建設管理的重要意義

首先，完善檔案工作是科技型企業促進自身管理和發展的要求。沒有高標準的檔案管理，就沒有企業的現代化管理，更沒有企業的發展壯大。完善檔案管理，有助于規范企業現代化管理建設，推動企業又好又快發展。其次，完善檔案工作是科技型企業加強自身文化建設的要求。完整的企業檔案，是企業發展的真實記錄和見證，是展示企業文化的生動媒介，是提煉企業價值理念的素材，是企業文化的重要組成部分。第三，完善檔案工作是科技型企業維護自身合法權益的要求。完善檔案管理有利于企業在研發、生產、經營和銷售等各個環節確保產品質量、控制法律風險、保護知識產權和商業秘密，維護企業在經濟糾紛中的合法權益。第四，完善科技型企業檔案工作將有利于實施創新驅動發展戰略?？萍夹推髽I完善檔案工作有利于提煉有價值的素材，加快企業創新的步伐，推動我國經濟發展方式的轉變，為我國實施創新驅動發展戰略打下堅實的基礎。

2我國科技型企業檔案建設管理的現狀

通過對全國265家科技型企業的實地調研和問卷調查，我們對科技型企業檔案建設管理的情況進行了摸底。從調研的情況來看，經過數十年的建設和發展，我國科技型檔案從無到有，從雜亂無章到規范有序，取得了長足的進步和發展。

2．1科技型企業對檔案工作的重視程度普遍提高

科技型企業檔案工作是企業管理中不可或缺的一環，是職能管理中重要的組成部分，需要企業上下予以高度重視，令人欣喜的是我國科技型企業已經開始逐漸重視檔案管理工作。在受訪的265家企業中，202家企業有明確的分管領導，占總數的76%。二是科技型企業科技檔案工作制度建設態度積極，在受訪的265家企業中，210家明確了業務文件的形成和歸檔要求，占79%。228家建立了各類檔案工作方面的管理制度，占86%。三是科技型企業保存全套文件及知識產權文件的意識較強，在受訪的265家企業中，在兩個以上單位合作完成的項目中，有197家企業將知識產權檔案按秘密文件處理，占總數的74%。四是科技型企業重視有保存價值的文件，在受訪的265家企業中，245家企業按項目不同階段要求并做好相關檔案工作，占總數的92%。在受訪的265家企業中，222家企業將有保存價值文件交由部門或項目檔案人員保管，占總數的84%。

2．2科技企業檔案組織機構建設逐步完善

在265家受訪企業中，擁有獨立檔案機構的有106家，占總數的40%，沒有獨立檔案管理機構的有154家，占總數的58%，在這部分企業中，隸屬部門多種多樣，包括財務、行政、綜合、人力等，其中以行政部門和綜合部門居多(見圖1)。在企業分管檔案工作的領導情況調查中，202家企業有明確的分管領導，占總數的76%，沒有明確領導的企業僅有63家，占24%(見圖2)，在企業配備檔案工作人員的調查中，在配備專職人員方面，241家企業配備的專職人員在5人及以下，占總數的91%，其中沒有專職人員的112家(42%)以及1位專職人員的75家(28%)，即配備1人及以內專職人員的企業占了70%的比重，而10人以上的僅占2%(見圖3)。在配備兼職人員方面，202家企業配備的專職人員在5人及以下，占總數的76%，其中沒有兼職人員的50家(19%)，1位兼職人員的73家(28%)，2位兼職人員的41家(15%)，即配備2人及以內兼職人員的企業占了62%的比重，而10人以上的僅占13%(見圖4)。盡管受訪企業部分組織機構建設仍然存在不足，但是相較于過往科技企業檔案組織建設已經取得長足的進步。

3我國科技型企業檔案管理存在的問題

盡管我國科技型企業檔案工作得到了部分企業的重視，取得了一定的進步，但從科技型企業在我國創新驅動發展中的地位來說，當前科技型企業檔案工作與自身在我國創新驅動發展的地位仍不匹配，發展的步伐不足以支撐其實現真正意義上的騰飛。在調研中，發現我國科技型企業檔案管理主要存在如下問題。3.1企業檔案工作制度建設仍然較為滯后盡管我國科技型企業在檔案工作中重視制度的建設及領導人員的設置，但落實情況卻并不理想，流于形式。一方面，企業對歸檔文件完整與系統質量重視不足，參與度不高。在265家受訪企業中，企業在對歸檔文件完整與系統質量進行審核把關方面，全程參與的企業不到企業總數的一半，未進行把關的企業高達三成以上。另一方面，企業檔案業務工作開展不理想，重視程度不夠。在265家受訪企業中，136家企業未開展過檔案鑒定及銷毀工作，占51%，165家企業未開展過檔案編研工作，占62%。3.2企業檔案工作硬件配置仍然存在不足檔案工作配置是檔案工作的支撐，缺少充足檔案設備配置，尤其是現代化、信息化設備的匱乏必將導致檔案工作的低效和無序。現階段，我國科技型企業限于對資金及對檔案工作設備作用認識的局限，配置情況并不理想。一方面，企業檔案工作設備配置不足，現代化工具欠缺。在265家受訪企業中，各類檔案工作設備配置率均在70%以下，設備的配備有所欠缺，且配置設備多為常規設備，有關檔案信息化、電子化的設備配置更少。另一方面，企業檔案信息化建設不完善，自動化程度不高。在265家受訪企業中，96家企業沒有辦公自動化系統，占36%，168家企業沒有檔案管理系統，占63%。195家企業未實現管理軟件與OA的對接，占74%，167家企業未開展紙質檔案數字化工作，占63%。3.3檔案工作人員隊伍規模小，專業素質不高檔案工作人員是檔案工作中樞，缺乏高素質人才，檔案工作運轉必將受阻?，F階段，我國科技型企業檔案工作人才隊伍仍難以滿足實際需求。首先，科技檔案專業人才隊伍規模小。在配備專職人員方面，241家企業配備的專職人員在5人及以下，占總數的91%，其中沒有專職人員的112家(42%)以及1位專職人員的75家(28%)，即配備1人及以內專職人員的企業占了70%的比重，而10人以上的僅占2%。其次，科技檔案工作輔助人員匱乏。在配備兼職人員方面，202家企業配備的專職人員在5人及以下，占總數的76%，其中沒有兼職人員的50家(19%)，1位兼職人員的73家(28%)，2位兼職人員的41家(15%)，而10人以上的僅占13%。最后，企業檔案工作人員專業培訓參與度低，專業基礎不扎實。在參加檔案業務培訓方面，除16家企業空缺外，有136家企業檔案人員參加過檔案業務培訓，占總數的51%，參加過培訓的109家，占43%。

4強化我國科技型企業檔案管理工作的建議

4．1加強對科技型企業檔案建設資金扶持，支持企業提升檔案場地設備配置

一是政府要加大對科技型企業提升檔案工作設備配置的支持。我國科技型檔案工作設備配置并不充足，推動檔案工作信息化、專業化的工具更是缺乏，為鼓勵科技型企業積極開展檔案工作，推動檔案工作自動化、高端化、現代化，必須加大科技型企業購買檔案工作設備尤其是信息化、先進化設備的資金支持，可以通過項目、補貼等手段打造科技型企業高端檔案工作系統;二是檔案管理部門要探索支持科技型企業購置檔案設備的新方式。不斷深入了解檔案工作設備所需，制定支持檔案工作設備購買清單，研究各類不同設備購置支持的比例或者稅收減免的額度，尤其應該注重加大對信息化設備的支持。

4．2支持企業加強檔案人才培訓，建立檔案專門人才隊伍

企業必須注重檔案專門人才隊伍建設，強化對檔案管理人員的培訓。首先，檔案管理部門可以請檔案學理論專家舉辦講座，使檔案工作人員從理論上把握檔案工作的特點和規律。其次，要強化法律法規、標準規范培訓，向科技型企業提供檔案工作制度匯編、檔案管理常用表格及檢索工作標準格式等方便適用的參考依據材料，引導他們的工作朝制度化、規范化和標準化方向發展。最后，針對科技型企業普遍缺乏檔案管理業務知識和經驗等問題，可以增加業務知識和專業技能培訓，如知識產權、商業秘密、客戶檔案的保管和利用，應訴反傾銷案中檔案的管理和應用，電子文件的收集保管等業務知識，幫助檔案人員掌握檔案知識和技能操作。

4．3樹立科技型企業檔案管理標桿，推廣檔案管理先進模式經驗

科技型企業檔案工作在我國尚處于初級階段，與規范化、標準化管理還有較大差距，為此我國應加強科技型企業檔案工作試點工作。一方面，制定標準，樹立標桿。檔案管理部門應加強對科技型企業檔案管理工作的規范和指導，建立和完善相關檔案管理標準、流程，選擇一批科技型企業進行試點，樹立企業檔案管理的標桿。可以嘗試從機關、事業單位抽調檔案管理的骨干人員組成相應的工作組進駐各試點企業，協助科技型企業制定檔案管理制度，幫助企業初步形成運行通暢的工作機制，為企業檔案工作做好頂層設計，明確檔案工作的方向和操作。另一方面，檔案管理部門要不斷總結試點經驗，向廣大科技型企業推廣標桿企業檔案管理的先進模式和經驗。

作者:李奎 鄭秋生 單位:廣東省技術經濟研究發展中心

第十篇：企業檔案管理信息化建設探討

一、前言

隨著計算機技術的發展，網絡技術和通信技術的應用也變得越來越廣泛?，F代信息技術已經成為企業和各品牌實現可持續發展和提高市場競爭力的得力工具，信息化已經成為企業的發展目標。自古以來，檔案管理都是容易出錯的環節，任務繁重卻枯燥無味。但檔案的丟失會帶來一系列的麻煩，員工的入職、升職、離職等方面都涉及到了檔案的調動問題。因檔案管理不當，員工無法升職甚至打官司的事件并不罕見，因此檔案的管理工作十分重要，尤其是在人員流動率相當大的今天。而信息技術可以幫助企業建立一個網絡檔案，即使紙質檔案丟失，企業還是可以從網絡上查到相關的信息，極大地減少了檔案管理工作人員的重擔。因此，企業應采取積極的措施來推動企業的檔案管理信息化建設工作，完善信息化建設體系，提升企業的核心競爭力，做到企業建設與科學技術同步。

二、企業檔案管理的重要意義以及管理現狀

企業檔案管理是專門負責管理各部門形成歷史的一類工作，它不生產物質財富。企業的檔案管理不是單獨存在的，它是各項社會管理系統中不可或缺的重要組成部分。檔案與員工的工齡、利息待遇息息相關。很多畢業生工作幾年后仍然是學生身份，這就是由于他們未能及時辦理參加工作手續，這會影響到自己的未來職業發展、工齡和退休金的計算。同時，很多與個人利益切身相關的問題都會涉及到檔案。雖然現在的許多單位可以補辦新檔案，但這也會造成一定的損失。從檔案的功能上，可以看出它履行著部分的行政職能，而且它的傳遞是有規定的程序的。隨著科技的發展，企業對檔案管理工作的要求越來越高，但要使企業檔案管理滿足不斷增長社會需求還是存在一定的難度的。目前，企業檔案管理中存在的主要問題有以下幾種：現代化發展管理軟件不能互調，制約了檔案管理信息化的進程；檔案管理人員的計算技術有待提高，盡管引進了現代化設備，管理人員不會使用；檔案管理的標準還未統一，檔案管理人員在進行管理工作時沒有標準可循。

三、如何做好企業檔案管理的信息化建設工作

現代技術在企業的發展中得到了極其廣泛的應用，比如辦公軟件、網絡等等。員工們利用電腦實現遠程工作、傳輸軟件，而檔案管理工作也與時俱進了。利用通信、網絡等技術，管理人員可以很便利地進行檔案的收集、整理、報關等一系列工作，不僅減少了紙質的使用量，還可以實現檔案的永久保存、異地保存等。不僅僅如此，檔案管理人員可以隨時隨地的對檔案進行調用、編輯。雖然現代技術在檔案管理上的應用減少了檔案管理工作的工作量，節省了大量的人力物力，但企業在檔案管理信息化建設方面仍存在一些不容忽視的問題。要想做好檔案管理的信息化建設工作，企業要從以下幾個方面著手：第一，提高檔案管理人員的現代化素質，定期組織管理人員進行現代技術的學習以及培訓。許多檔案管理人員的現代技術都不是很過硬，無法熟練地使用現代設備，這在一定程度上拉低了整個檔案管理信息化建設的進程和效率。定期地組織員工學習現代技術，并進行培訓、考核；有意識地提高管理人員對現代技術和檔案管理信息化建設的重視，幫助管理人員樹立信息化建設的意識，能帶動管理人員的積極性，盡可能地實現檔案信息電子化；第二，建立統一的檔案管理標準，使檔案管理工作走向規范化和標準化。檔案管理現有的管理制度、檔案整理方法以及分類標準還是以前沿襲下來的，并沒有什么改革和創新。這些舊的標準中有些已經不再適用于如今的檔案管理工作，需要及時地剔除這些糟粕，并根據現在企業檔案管理的特點制定新的統一標準，并將這些標準加以推廣，不再局限于某一個專業系統，全面實現檔案管理工作的信息化；研發新的現代檔案管理軟件，解決因檔案部門計算機機型不一而導致軟件無法使用的難題。檔案管理部門的計算機并不都是一樣的，有的是新置的，有的是舊型電腦，現有的軟件并不一定能夠適用于各種各種機型的電腦，進而導致檔案在不同的電腦上無法相互調用、編輯和整理，這降低了管理人員的工作效率。因此，相關技術人員要研發新的辦公軟件，最好是能適用于各種機型。統一更換檔案管理部門的電腦，使用統一的辦公軟件也是一種辦法，不過這種方法只能暫時解決問題，而且還會耗費大量的物力和財力；重視安全系統的開發工作。電子版的檔案也會出現丟失或被盜的情況，為此做好軟件安全系統的研發和防護工作也是十分必要的。計算機的防火墻、入侵檢測等安全系統是保護檔案資料的重要工具，但這些安全系統并不是堅不可摧的，因此企業在進行檔案管理信息化建設時，千萬不要忽略了安全系統的開發工作。隨著電子技術的發展，黑客的技術也越來越高明，因此研發人員也要與時俱進，加快新型安全系統的研發步伐，爭取開發出更安全的系統來保障電子檔案的安全。

四、結束語

實現信息化建設是企業檔案管理的發展趨勢，本文主要從企業、檔案管理和信息化建設三個方面展開分析，有一定的借鑒和參考價值。

作者:李芳菲 單位:黑龍江廣播電視網絡股份有限公司