高校實物檔案管理體系制度化建設

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隨著高等教育的發展，高校在辦學過程中積累了大量內容豐富、形式多樣的實物檔案。實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映高校職能活動和歷史真實面貌，且具有保存價值的特定有形物品。實物檔案是高校檔案的重要組成部分，是學校歷史的精華，是辦學歷史的見證和結晶，更是學校文化精神的延續和傳承，具有唯一性和不可再生性。因此，實物檔案越來越受到各高校的重視，而實物檔案管理體系制度化建設，是做好實物檔案管理工作的重要保證。

一、高校實物檔案管理存在的問題

高校實物檔案是以物質實體為載體的一種特殊門類的檔案，可由紙質、木質、陶制、石膏、水晶、玻璃、金屬、布料、塑料等多種材質構成，具有載體特殊、形式復雜多樣，形狀、體積、規格、大小各有差異，占用存放空間，備份難度大，易受損壞，以及超大超重、非一人能搬運等特點。因此，目前高校實物檔案管理存在以下諸多問題：

1.收集困難，散失較多。人們在思想意識上不重視實物類檔案，認為只有紙質檔案才重要，實物檔案可有可無，想歸就歸，不想歸就不歸，工作中即使產生了一些有價值的、珍貴的實物檔案也不及時歸檔，隨便找一倉庫堆放，無人管理，時間久了，散失較多。

2.管理方法落后。很多高校的實物檔案收集歸檔后，只是簡單地貼上標簽，找一空閑房間一堆，再無人問津。

3.利用率極低。大部分實物檔案收集后，存入庫房，很少利用，從而失去了其價值。

二、高校實物檔案管理體系制度化建設的必要性及其目標

高校實物檔案管理之所以存在上述問題，其根源在于高校實物檔案管理體系缺乏制度化。隨著高等教育事業的不斷發展，高校實物檔案的內容越來越多，但卻缺乏配套的相關管理制度，需要改變落后的、傳統的管理方法。因此，高校實物檔案管理體系制度化建設是極其必要的，制度建設是做好高校實物檔案管理的重要保障。高校實物檔案管理制度要依據國家和地方各項法律法規和規章制度，并結合本單位的實際情況制定才具有可執行性。開展制度建設的目標主要有以下幾個方面：1.實物檔案管理制度的建立。要按照國家法律法規及國家高等教育檔案歸檔的要求，結合本單位實際情況制定實物檔案管理辦法或規章制度，不僅要明確高校實物檔案管理體制和任務，更要對實物檔案從形成到利用等各環節做出詳細的說明。實物檔案管理制度是高校實物檔案管理工作的依據，能夠完善實物檔案工作體制機制，明確相關部門及相關人員的工作職責。對于實物檔案管理者來說，實物檔案管理制度能夠保障實物檔案工作按照規定順利完成；對于高校實物檔案工作的發展來說，實物檔案管理制度能夠進一步規范高校實物檔案工作，提高實物檔案管理水平，有效地保護和利用實物檔案。

2.實物檔案工作中各環節制度的建立。實行統一的實物檔案管理制度，可以使實物檔案管理工作更加具有規范性，可以完善實物檔案管理手段，使各項工作程序更加規范化、科學化，使得實物檔案工作按照標準化要求進行。對于高校實物檔案工作來說，有了合理而規范的規章制度，從歸檔、立卷到利用不僅能節省時間，而且能提高效率。3.實物檔案利用制度的建立。可根據利用者的各種需求，建立符合現狀的服務機制，簡化、明確各項利用制度,更加體現便捷性、靈活性。例如，學校團委在參加校級以上的活動中獲得的一些獎狀、獎杯等，如需要擺放在本部門，只需部門到檔案館遞交歸檔清單，檔案館給實物檔案編號標簽，登記入賬，實物就可以存放在該部門。有的部門辦展覽，需大批、長期借出相關實物檔案，只要進行登記即可。這樣，既提高了實物檔案的利用率，也提高了利用者的滿意度。

三、高校實物檔案管理體系制度化建設的具體措施

高校實物檔案由于載體特殊，形式多樣，內容豐富，所以，在實際管理工作中存在許多難點，具體體現在高校實物檔案的收集、立卷和利用環節上，因此，高校實物檔案管理體系制度化建設應從以下環節入手：

(一)高校實物檔案收集制度的制定

1.實物檔案歸檔范圍的規定。歸檔范圍包括以下內容：題詞、題字、畫冊、簽名簿、信函、明信片、錄取通知書；獎狀、證書(校級以上)；獎牌、牌匾、獎杯、錦旗(校級以上)；本校作廢印章；校慶紀念品；學?；ピL禮品、紀念品；建筑物設計模型、展板；教具、科研樣品；學校及各單位成立以來使用過的牌、匾，各時期的工作證、學生證、?；盏葮悠?；個人捐贈的個人物品。

2.實物檔案收集方式的規定。收集可以采取多種形式：(1)嚴格按照實物檔案歸檔范圍的規定,定期向產生實物檔案比較多的部門如校辦、宣傳部、外事處、各實驗室等收集實物檔案。(2)對于存放在學校各有關場所的其他實物檔案,檔案部門要做好隨時收集的準備。(3)學校發生的一些重大活動所形成的實物檔案，如上級領導、社會名人、校友等來學校視察所產生的字畫、禮品等，檔案部門應安排專人及時跟蹤，盡快組織人力收集，以保證實物檔案齊全、完整。在收集過程中，要注重特色，要把收集的重點放在對本校發展有重大歷史意義、有利于提高學校社會地位、具有查考利用價值的實物檔案上，如學校知名教授或學者的手稿、工作日記、信函、畢業證書以及教學、科研方面的獲獎材料，進而形成實物檔案的收藏特色。

(二)高校實物檔案管理制度的制定

1.實物檔案分類的規定。收集的目的是為了今后的利用，如何使實物檔案更便于利用，制定科學的分類模式及分類細則非常重要。我們的做法是把實物檔案分為十大類，取“實物”的漢語拼音的首字母“SW”為實物檔案類別代號。根據實物檔案制成材料及用途大體可分為：SW11類，題詞、題字、畫冊等；SW12類，獎狀、證書；SW13類，獎牌、牌匾、獎杯等；SW14類，本校作廢印章；SW15類，校慶紀念品；SW16類，學?；ピL禮品、紀念品；SW17類，建筑物設計模型、展板；SW18類，教具、科研樣品；SW19類，學校及各單位成立以來使用過的牌、匾，各時期的工作證、學生證、?；盏葮悠?；SW21類，個人捐贈的物品。實物檔案的檔號統一采用“年度號+分類號+件號”來表示，一個具體實物作為一個保管單位。如：收集一幅2015年的書法題詞，編號為2015.SW11.1，第二幅就是2015.SW11.2，等等，按順序號排下去。

2.實物檔案登記的規定。實物檔案在登記的同時要編制文字說明。雖然實物檔案感染力強，但其價值和內容實質都需要一定的文字來表達和進行補充說明。因此，編制文字說明是開展實物檔案利用工作必不可少的重要環節。通常情況下，文字說明包括產生的時間、經手人、事由、實物名稱、特征、來源及表明實質內容的文字材料，要與實物檔案的檢索目錄內容相印證，才能方便利用。3.實物檔案保管期限的規定。保管期限分為永久和30年。SW15類、SW16類、SW19類保管期限為30年，其他類保管期限為永久。

(三)高校實物檔案利用及服務制度的制定

要建立實物檔案借閱制度，設立實物檔案借閱登記薄，內容包括：查檔部門、查檔人、查檔目的、序號、檔案號、查閱時間、歸還時間、接待人和查檔主要內容及利用效果。同時，要積極開展實物檔案多種形式服務，實物檔案具有很強的研究價值和利用價值，多角度、多渠道地為利用者提供服務，不僅可以實現實物檔案的價值，還能增強利用者對實物檔案的了解。如：為學校撰寫黨史校史、年鑒、大事記等提供重要的參考和憑證；建立學生教育基地，弘揚學校優秀的文化傳統和杰出的教學成就；在校園網、黨史校史數字博物館、檔案館網站中，加強實物檔案的宣傳和展示，促進和激勵實物檔案歸檔的積極性，豐富實物檔案館藏。

作者:劉宇潔 單位:哈爾濱工程大學檔案館

參考文獻：

[1]劉耿生.檔案開發與利用教程[M].北京：中國人民大學出版社，2010

[2]李娟.論高校實物檔案管理體系規范化建設[J].蘭臺世界，2012(9)