電子檔案管理問題及建議8篇

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第一篇：OA無紙化辦公環境下電子檔案管理研究

隨著信息技術的飛速發展，紙質載體的信息管理方式慢慢被電子檔案的管理模式所替代，隨著辦公自動化設備不斷被購進，無紙化辦公的方式逐漸成為人們工作交流的主要方式，信息的整理、使用以及管理變得越來越方便，無紙化的檔案管理工作大大節約了時間，提高了效率，而且為用戶提供了更方便的服務，這對檔案管理人員來說無紙化管理的過程中充滿了機遇和挑戰。因此，只有認真分析電子檔案管理過程中出現的問題，并找出對策改善管理，才能提升電子檔案管理的工作質量。

一、紙質檔案與電子檔案管理工作的差異

（一）檔案保管方式之間的差異。電子文件有著操作簡便、易于存儲、易于保存、信息傳遞的速度極快、并且所需的存儲空間非常小的突出優勢，但是電子文件卻不如紙質檔案的安全性高，并且電子檔案保管的時間較短。由于計算機在工作中會出現各種各樣的問題，這樣就很容易造成數據的丟失以及被惡意篡改，這些問題都給電子檔案的管理工作帶來了很大的挑戰。傳統的紙質檔案雖然管理過程復雜，但是檔案的保存時間較長，在保存的過程中只要對檔案進行必要的防霉、防蛀工作，對破損紙張及時地補救。但是電子檔案的維護工作就比較繁瑣，需要對其進行特殊的保護，防止數據泄露。

（二）檔案歸檔方式的差異。電子檔案的歸檔時間不同于紙質檔案，而且電子文件的歸檔方式也有兩種選擇，即邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔的優勢之處在于不但能夠保障電子文件的完整，還有利于查詢和利用；物理歸檔卻更有益于電子文件備份脫機保存工作。但是傳統檔案的歸檔方式分為文件形成后和項目完成后進行歸檔，后者主要針對科技類文件。電子檔案的歸檔時間一般是實際歸檔和定期歸檔，電子文件歸檔時需要由文件形成部門轉交給檔案管理單位，并且還要進行電子數碼簽名。

二、電子檔案的管理過程中出現的較為突出的問題

（一）對電子檔案管理工作的重要性認識程度過低。隨著科技的發展，檔案管理部門也順應時勢購進了大量的自動化辦公設備，傳統的紙質文件管理工作逐步被淘汰，而電子文件每天都會大量地產生。由于有些檔案管理人員還不能緊跟時代的步伐，他們的思想陳舊保守，對電子檔案的管理工作沒有一個全面的認識，因此，他們也就不重視對電子文件的收集和整理，他們從心理層面拒絕接受信息時代的改變，對電子檔案的管理工作采取消極的態度對待。由于工作人員對電子檔案的重要性的認識比較薄弱，所以他們在日常的辦公中沒有對電子文件進行整理和歸檔，使得很多電子文件處于自生自滅的狀態。除此之外，如果對電子文件的管理過程不嚴謹，其中的數據信息就有被刪改的可能性，甚至有可能中病毒，被他人盜取秘密信息。此外，有的檔案管理機構的設備存儲過低，導致舊的電子文件被新的電子文件覆蓋，有的電子文件由于沒有和紙質的文件檔案之間建立統一的管理方式，使得大多數的電子文件不能被很好的歸檔和管理，電子文件丟失的事情時有發生，給工作造成了很大的損失。

（二）缺乏復合型檔案管理人才。網絡科技發展的速度越來越快，若想實現數字化的檔案管理體系，就必須提高管理人員的計算機知識，要求他們具備先進的管理技術水平。但是，目前我國很多的檔案管理部門的管理人員資歷都比較老，他們對傳統的紙質檔案的管理方法掌握得非常嫻熟，但是不能勝任信息化管理工作。因此，許多的管理部門缺乏專業技能和技術技能都比較高的復合型管理人才。如果人員的素質不能得到有效的提高，那么盡管辦公設備非常先進，檔案的自動化、信息化管理水平依舊會處于較低的水平。

（三）電子檔案管理的法律效力不夠清晰。傳統的紙質檔案管理有著明確的法律依據，電子文件的法律效力是得到公眾的認可的，并且特別強調了只有紙質原件才具有法律的憑證作用。但是電子文件儲存在計算機中，沒有固定的載體，因此很難制定出明確的法律來規定電子檔案的法律效力，除此之外，沒有專門的機構去做電子檔案的管理和保存工作，使得電子文件轉換成電子檔案的之后的原始性以及憑證性很難得到明確的認證。因此，電子檔案就缺乏了真正的檔案資格，也就無法發揮出檔案應有的作用。由于政府沒有對電子檔案管理制定出明確的法律條文，導致檔案的原始性和可信度沒有相關的制度進行約束。

三、如何解決電子檔案管理工作的問題

（一）建立健全的法律法規規范電子檔案管理工作。目前有待解決的最大的問題就是關于電子檔案的法律效力問題。由于電子文件產生的速度過快，政府部門可以從以下幾個方面制定電子文件轉換成檔案的過程中的一系列法律問題：1.法律上首先要確定檔案館在電子檔案管理過程中的主體地位，要授權給檔案館，使其有權利將電子文件轉換成電子檔案，然后對電子文件進行歸檔、保存和管理。2.必須明確電子文件的制作程序以及保存要求，制定明確的檔案利用制度，完善用戶在使用電子檔案時的簽名制度。由于電子檔案管理的特殊性，法律上一定要對電子文件轉化問檔案的過程作出明確的規定，對電子檔案的保管、檔案的真實合法性以及檔案的原始可靠性進行保障。3.為了保證檔案的真實合理性，就必須明確規定電子檔案的法律效力。

（二）檔案管理機構加強對管理設備的維護和管理體制的健全。一個健全的內部管理制度是保障電子文件安全性的重要前提，管理機構應明確管理人員的工作內容和職責，保證電子文件的完整性。通過完善的管理制度，各種形式的電子文件才能被有條理地歸檔和保存。同時可以積極尋找新的電子檔案的存儲方式，創新管理制度。檔案管理機構也要注重對設備的定期維護，管理人員要防范管理軟件的安全隱患，并及時修補管理設備的安全漏洞。在硬件維護上要注意設備所處環境的溫度和濕度，要確保設備在傳遞和儲存文件的過程中能夠穩定運行。

（三）加強對新型管理人才團隊的建設。人才決定管理的水平，單位可在提高管理人員的素質能力上做一些投資，提高人員對電子檔案管理重要性的認識，轉變老員工的傳統觀念。在進行管理人員人才隊伍的建設中，要注重對人員的多學科培養，根據新時代的管理特征，招收復合型管理人才，逐步優化內部管理人才機構，加強管理人員的素質，一定要避免管理過程中有人利用電子檔案信息進行違法亂紀行為。只有當管理人員的整體素質提高了，才能有效運用管理設備對電子檔案進行高效地管理，才能給用戶提供更優質的服務。

四、結語

無紙化電子檔案管理模式將成為社會主流的辦公方式，雖然較于傳統的管理方式數字化的管理程序更加簡單，但是每天都會產生大量的電子文件，從而形成數以萬計的電子檔案，這就對檔案管理人員自身的素質能力提出了較高的要求，同時，檔案管理機構還要制定合理的電子檔案管理制度，加強對管理人員的監督，對檔案管理體制進行創新，從而提升我國的電子檔案的管理水平，為人們提供更優質的服務。

作者:何維 單位:廣東電網茂名信宜供電局

參考文獻:

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第二篇：不動產電子檔案管理研究

一、不動產電子檔案的特點

（一）電子檔案的公開性和共享性。隨著電子存儲空間的逐漸縮小，使得攜帶電子檔案也變得簡單快捷起來，帶來方便的同時，也使得修改這些電子數據也變得容易，這就造成了電子檔案的公開性，對比紙質檔案，這些電子檔案變得更加難以保密，給用戶留下了極大的自主空間。電子檔案不再局限于檔案庫房，它不但可以通過計算機網絡遠距離傳輸，消除了使用者距離的限制，還讓信息的使用和傳播變得更加普及和方便，同時，也增加了電子檔案利用的效率和人數。

（二）傳統檔案與電子檔案的相輔相成。傳統紙質檔案的介質是紙張，而電子檔案的媒介確是多種多樣的。例如：圖像、文字、聲音、表格、程序以及數據等等，這不僅豐富了我們文件的保存方式，也使得我們利用起來變得更加具有生命力。電子檔案的保存必須依賴于各種媒介，計算機、U盤、光盤等等，但是這些媒介對于保存時間、保存質量是有嚴格要求的，達不到保存的要求，對于電子檔案的破壞性是永久性的。而紙質檔案可以長久保存的特征彌補了電子檔案的局限性，雖然紙質檔案在保存的時間里也會有破損，但是還會承載著大部分的信息，它們有機的組合在一起使得檔案的管理和利用都具有歷史性的意義。

二、電子檔案的管理

（一）制定電子檔案的管理方法。電子檔案的記錄和保存方式明顯區別于傳統的紙質檔案。電子檔案的收集、整理、掃描、上傳有一套嚴格的執行標準，電子檔案形成后必須和紙質檔案一同歸檔，紙質檔案的歸檔包括裝訂和上架，放在檔案對應的位置，而電子檔案則是在固定可靠的系統里電子歸檔，實現電子檔案和紙質檔案的統一管理。

（二）對相關檔案人員進行培訓，提高專業素質。如今，雖然計算機網絡已經普及到各家各戶，但是針對電子信息的管理和應用仍是一門專業性較強的業務。結合不動產電子檔案，使得相關專業人員更加少之又少，而電子檔案的管理也是新興專業，沒有前輩們留下的經驗可以參考和借鑒，都要靠我們這一代人邊走邊總結，邊總結邊創新。電子檔案形成后是永久性的，這就要求電子檔案的形成是準確且完整的，因此，最初形成電子檔案的人員更要是一批精良的隊伍。對電子檔案的收集、整理和掃描要統一標準，對圖像的大小、色彩、分辨率、剪裁尺寸以及存儲格式也要區別劃分。

三、電子檔案的利用

（一）建立電子檔案數據庫。無論是傳統的紙質檔案還是現代的電子檔案，它們的根本目的是利用。首先要建立電子檔案數據庫，配合不動產登記信息平臺，實現電子檔案的規范化和標準化。檔案數據庫不但要便于實際操作，更要符合國家標準。同時，還要注意軟件系統的對接，從軟件管理、硬件指標到文檔的保存格式都要加以統一，這樣，即使在軟件的更新換代中，也不會對電子檔案的讀取和保存造成任何的破壞。

（二）保證電子檔案數據的準確性。高質量的電子檔案數據可以提高檔案利用的質量和效率。在實際工作中，應根據本單位的實際情況制定相關規定，定期抽查，制定嚴格的考核制度，責任落實，保證數據的可靠性。在電子檔案形成后，必須全面核對，準確無誤后方可歸檔入庫，一旦發現錯誤，立即整改。

（三）做好電子檔案的保密工作。沒有規矩不成方圓，針對電子檔案的安全管理和保密工作，我們應根據實際情況制定切實有效的電子檔案的安全保密制度。首先，要保證所提供的電子檔案是有利益關系的權利人或義務人，不能泄露給未經授權的人；其次，保證電子檔案數據不會被篡改；第三，提高技術，對操作系統進行加密。

（四）規范電子檔案信息的數據化管理。應用計算機技術對電子檔案的管理和查詢，建立電子檔案的數據庫，檔案的利用還存在著一些問題。比如：電子檔案還是受到空間和時間的制約，這與電子檔案對外界實現檔案信息資源共享的目標還是有著一定距離的，只有實現了檔案信息的數據化管理，才能實現電子檔案的實際價值，充分發揮它的作用。電子檔案的管理和利用是檔案管理工作的一項新課題，在未來的工作學習中，只有不斷的探索和大膽的實踐，才能使電子檔案的管理和利用步入新臺階。

作者:王詩淇 單位:通化市不動產登記中心

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第三篇：城管單位檔案管理電子化探索

摘要：隨著經濟往來的頻繁，檔案管理工作對經濟建設、政治發展、社會改革的作用日益凸顯，城管檔案管理作為國家檔案管理體系的重要組成部分，對推動城市的發展具有深遠的意義。據此，從城管檔案管理的定義出發，闡述了城管檔案管理現代化和電子化發展的必要性及意義，分析了我國城管檔案管理建設存在的問題，并提出城管單位檔案管理現代化和電子化發展策略。

關鍵詞：城管單位；管理現代化；電子化發展

1城管檔案管理的定義

城管檔案管理是一項圍繞著城市管理活動由單位工作人員通過文字、圖片、數據、聲像等形式呈現出來的具有保存價值的文件資料。城市管理關系到城市市容市貌的建設，在城市發展中起到尤為重要的作用，準備地記錄和輸入城市管理中的相關數據、文字、聲像對一座城市的發展來說具有舉足輕重的意義。城管一線工作人員對城市基層商販、亂擺亂放的狀況最為了解，95％以上的檔案資料都是由一線人員在工作中采集出來的，對具有保存價值的材料實行現代化和電子化管理，對促進今后城市管理水平意義非凡。

2城管檔案管理現代化和電子化發展的必要性及意義

2．1城管檔案管理現代化和電子化發展的必要性

首先，在所有領域逐步實現自動化、電子化、現代化管理已是一種時展趨勢。城市管理作為維護和規范城市發展的重要部門，實現其檔案管理現代化和電子化發展是十分有必要的。其次，加強文明城市建設中，城管作為一種非常重要的角色，對道路兩旁的衛生、商販及門店門前產品的擺放具有規范管理和監督的職能。城管工作繁雜，信息備注點多，若只是采取紙質化管理，其工作效率慢，保存時間不長久，資料備查也不方便，現代化和電子化城管檔案管理更方便快捷。最后，對于大批數據的處理與核對，采用電子化管理能夠提升工作效率和質量。

2．2城管檔案管理現代化和電子化發展的意義

2．2．1是機關工作備查依據

城管單位檔案管理能夠為機關工作提供備查依據，主要體現在以下兩方面：（1）可查城管工作和歷史情況的記錄。城管檔案記錄了一座城市的發展與演變，從城管檔案中能查到城市歷史發展狀況，為國家城市建設的發展提供資料和數據支持。（2）成為訴訟案件的證據。隨著經濟往來更為頻繁，人們的法律意識也逐漸提高，當出現一些相關訴訟案件時間，可從城管檔案中調取。因此，城管檔案管理并不是城管的次要工作，應當作為機關單位行政工作的一部分來抓，必須要引起領導和全員的重視，統一思想，在人財物方面給予最大的投入，確保城市檔案管理工作科學發展。

2．2．2為城市發展指引方向

城管檔案管理作為國家檔案管理的重要組成部分，資料的真實性能夠折射出某一歷史時期該城市向世人呈現出來的物質文明程度。從某種意義上來說，城市檔案管理是城市文明的一張底片，它印證了城市的發展與蛻變，也為城市日后的發展指引了方向。它要求現代城管人員要從以前的資料中汲取有效的管理經驗，并從中找到適合現代化發展的管理方法，推進文明城市的發展與時代的進步。與之前城管檔案存在區別的是現在采用的現代化、電子化、網絡化的管理手段，所有資料可保持性強，數據也足夠準確，能夠為城市現代化發展留下美好的印記。

3我國城管檔案管理建設存在的問題

3．1檔案搜集不完整

檔案的收集與管理是城管工作非常重要的一部分，完整的、全面的、有效的檔案材料能夠反映出城市發展程度。如今中國處于高速發展的狀態，國家對各級政府的辦事效率和執行力度提出了更高層次的要求，此時城管檔案資料收集不足與上級要求間存在的矛盾逐漸顯現出來，它影響了城管檔案的利用效果。城管檔案材料收集不足主要表現在兩方面：（1）檔案門類不齊全，以紙質檔案為主，圖片、聲像形式的材料過少，無法適應現代化城市管理的需求。（2）執法業務門類不齊全，即許多工作人員對自己的崗位職責和工作范圍不清楚，一些材料在辦事時為及時錄入檔案和更新，導致材料不完整、更新速度慢、可利用性低。

3．2檔案利用不充分

由于城管單位將檔案管理看作次要工作，對檔案管理不重視，導致檔案管理制度不完善。一些應當執行和登記的材料未能及時錄入，不少市民對城管工作的認識存在偏差，因此收集到的材料利用率也不高，很少有人定期查閱檔案，了解城市發展的階段性成果。大多數檔案材料作為開具證明而查閱，在復議、訴訟程序的案件中很少用到，在涉及城市發展的文件中也很少提及，使城管檔案材料的收集與錄入失去了其應有的意義。

3．3信息化發展不平衡

信息化發展是需要一個長期的過程，將信息化、電子化、網絡化管理滲入到每個部門同樣需要一段時間。隨著大學生下基層的人數增多，一些小城市的城管單位也配置了計算機，對其工作內容和有效材料進行錄入和登記，但材料收集不足、檔案門類不齊全、計算機軟件更新慢等這些因素都限制了我國城管單位的工作力度。實現現代化、數據化、電子化的管理模式，是時展的需要，是城市管理工作的需要。

4城管單位檔案管理現代化和電子化發展策略

4．1健全檔案管理制度

在城管單位檔案管理部門應加大《檔案法》的宣傳力度，建立行之有效的檔案管理制度，規范檔案管理部門人員的工作內容和作風，加大執法力度，按照規定做事，杜絕任何舞弊行為。除此外，在錄入檔案時避免檔案的隨便變更，應在每天計算機上設置密碼和編號，對其登錄信息由后臺監督，允許對材料內容采取階段性更新，但盡量不要在原始材料上更改，這樣就失去了檔案管理的目的和真實性。

4．2提高檔案管理水平

提升政府單位的服務意識是近年來上級領導一直在抓的工作重點，要求機關單位不僅要做實事，而且要有工作成果。城管單位檔案管理工作是檢驗一線人員業務能力的標準之一，同時能夠記錄城市發展成果，是一件非常有意義的事情。作為檔案管理人員，應在提升服務理念的同時，挖掘和發揮檔案管理的強大信息功能。除此以外，要求檔案管理工作者要有創新意識，擴展信息渠道，推進政務公開，實現網上辦公，促進城市管理綜合檔案得到有效利用，讓市民了解和認識城管執法內容，能夠真正的做到公平公正。

4．3完全實現信息化管理

完全實現信息化辦公，需要幾方面的因素：（1）硬件支持，即需要獨立的計算機和互聯網，能夠實現信息的共享與上傳；（2）軟件支持，即需要城管單位內部系統的支持，實現文字、圖片、聲像的上傳和保存；（3）優秀的檔案管理人才，內部培養或從外部招聘該類人才。在城管單位完全實現信息化管理仍需一段時間，但從我國目前經濟發展與政府單位軟硬件的配備來看，完全實現檔案信息化、電子化、數據化的管理是勢在必行的。

4．4構建檔案管理網絡系統

檔案管理的工作內容非常繁雜和瑣碎，若采用紙質檔案管理，一是材料查收困難，二是材料保持時間短，三是可損壞性強，但利用現代化科學技術，實現檔案管理的電子化和信息化管理，不僅能夠節約工作時間，而且提高了檔案管理人員的工作效率，發揮了檔案管理的作用。構建城管檔案的網絡系統主要包括兩部分：一是外部系統，即實現網上辦公與信息共享，讓廣大市民了解和熟悉城管崗位職責和內容；二是內部系統，即支隊機關與直屬大隊能夠實現資源共享和監督。

4．5培養檔案管理人才

出色的檔案管理人員一定要能夠靜下心來，具有仔細、認真、堅忍的工作態度，能夠將圖文、聲像、電子資料儲存和備份好，以備不時之需。出色的檔案管理人員可從外部引進，也為現在的大學生提供良好的就業機會，或從內部培養，集中學習相關專業知識，提供業務技能，并能夠在實踐中加以應用，達到理論知識和實踐能力的有機結合，為城管單位培養出符合現代化發展的應用型人才。

作者:姜奇林 單位:煙臺經濟技術開發區城市管理行政執法大隊

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第四篇：醫院電子檔案管理存在的問題及對策

一、大數據時代

大數據時代就是如今的信息數據的新時代。然而所謂的大數據主要是指規模巨大的海量資料，具有以下四大特征，首先是數據的體量巨大，二是較多的數據種類，體量、種類、價值、速度等四大特征，數據體量巨大，其包含結構化數據和非結構化數據等等，然后就是較高的商業價值，不過價值密度就比較低，最后是處理的速度較快，獲取實時的信息數據，這主要是與傳統數據之間的區別。大數據的精髓在于分析信息過程的轉變分為以下三點：1、更多分析整體數據，不再對隨機采樣有一定的依賴性；2、著重關注事物之間的聯系，不再單純的探求因果關系；3、更傾向于混雜性，而不再熱衷于高精確度?？偟膩碚f這些都體現了大數據的核心就是預測。

二、醫院電子檔案管理中某些問題的存在

1、檔案管理職責不明確，管理比較凌亂無序醫院的各種檔案通常是由行政辦公室的綜合方案室負責管理，綜合檔案室通常只管理一些文書，科技，會計，人事檔案等，不過因為醫院歷史的原因及醫院管理的需求，醫院的醫療病例則是由專門的病案室負責管理，但是像臨床的一些x光片，檢驗檢查結果，以及各種檢查圖文檔案，另外就是一些網絡辦公室產生的電子檔案等等，這些都是由各個科室的相關人員自己管理的，然而電子病歷和一些醫療電子網絡信息則是由信息科負責管理，這樣就在醫院形成了多個部門管理的現象，從而使檔案管理的職責不明確，管理線條凌亂無比，最終使管理出現諸多問題和不便。

2、不健全的醫院電子檔案管理的意識和制度雖然有一些醫院建立了檔案管理室，不過實際的管理效果卻不是那么如意，大多數是由于相關的管理人員檔案管理的意識比較薄弱，個別人員通常喜歡把檔案資料隨手放在自己的辦公室事，因此導致了不能及時歸檔，最終使檔案資料不完整。而對于平常的學習來講，大多數都是對專業技術的培訓學習，較少有檔案管理方面的學習，檔案管理的宣傳和力度認識也遠遠不足。另外就是醫院電子檔案管理的標準和范疇不夠明確，讓醫院的電子檔案管理的相關制度也比較封建落后，遠遠跟不上醫院檔案管理的要求。

3、不規范的電子檔案管理，導致缺失、損壞現象較普遍因為醫院的多種電子檔案管理，所以目前有許多電子檔案資料都是由各個科室自行保管，從而缺乏管理的統一性和規范性。另外電子檔案都依靠計算機進行儲存，然而科室的計算機管理并沒對網絡安全，權限管理，以及病毒預防等做出良好的改善措施，同時電子檔案嚴重缺乏如何規范收集，整理，歸檔等做出具體方案等這方面的知識，最終使電子檔案的并不能完全存檔的現象發生。

4、提高檔案管理人員的基本管理素質醫療作為當今的社會中是一門專業性很強的工作，由于現今醫院的檔案管理人員的各個方面的素質和各方面的之時都有待提高，例如：文化程度方面、醫療技術知識、電子信息技術、檔案專業管理知識等等。同時還需要加強培養相關的醫療人才及加強重視醫療技術人員的基本素質，對檔案管理人員的素質提高的意識遠遠不夠以及資金投入的不足，這樣使檔案管理人員的思想觀念和管理水平跟不上時代的進步與發展，從而對檔案的管理水平有直接的影響。

5、需要投入大量的資金醫院的電子檔案必須要有一個系統來完善整個體系，其中包含了整個網絡平臺和硬件的基礎設施，比如：計算機、數碼相機、掃描儀、打印機、復印機以及其他各種醫療設備等等，同時還需要加強對信息資料的安全防護，這些都需要很大的資金投入。還有就是由于電子產品更新換代的速度較快，生命周期較短，在后期的維修和保養升級方面都會在一定程度上制約了檔案信息化工作的實施。

三、大數據背景下醫院電子檔案管理的措施

1、完善醫院的檔案管理網絡由于醫院檔案信息量和種類都比較多，然而我們可以利用相關的高科技技術，實現數據庫無紙化。在建立一個健全的醫院檔案管理機構，首先需要嚴格明確劃分檔案管理的責任制，制定相關的規章制度來制約和管理醫院的檔案及檔案的管理人員。這樣不僅有利于領導的統一性、機構的統一性、制度的統一性、保管的統一性，還有利于各個相關部門互相監督檔案管理工作以及明確各個部門的職責，同時還有利于網絡實現多元化信息資料的共享和權限的統一規劃。從而保障了電子檔案的安全性、完整性。醫院的檔案管理可以分為信息科和綜合檔案管理室兩個部分組成，其中信息科負責醫院的病例統計管理及圖書、計算機的管理，然而綜合檔案管理室則是對各個科室和載體的檔案進行統一化的管理，而且還能監督指導本單位的檔案管理工作。因此這兩個部門相互配合、相互監督且職責明確。

2、建立醫院相關的電子檔案管理制度相關的制度建立有利于醫院電子檔案管理工作的開展，因此需要建立科學性的電子檔案管理制度，包含了檔案的收集制度、歸檔制度、保管制度等等，同時明確醫院的電子檔案的保存期限和檔案的保管范圍，可以將相關制度的管理列入有關管理人員的考核制度中，這樣有利于對管理人員的工作積極性有所提高。還要建立醫院電子檔案動態管理制度，讓檔案管理的方式規范化、流程化。

3、提高電子檔案管理人員的綜合素質醫院電子檔案管理工作的重要因素就是檔案管理人員的綜合素質，應該具有較高的專業技術水平和基本的綜合素質。相關的管理人員需要詳細的了解醫院的信息技術、網絡安全技術和醫學方面的知識，以便能規范的、統一的管理檔案。在這個現代化的醫療信息時代中，有關的檔案管理人員不僅僅要掌握專業的技能，還要對自身知識隨著時代的進步不斷的更新，這樣才能高效的完整醫院電子檔案管理的工作，同時還要加強醫務工作人員對電子檔案管理的認知，形成一個自覺對文件資料收集和保存的好習慣，同時保證了電子檔案的完整性和準確性，避免或減少工作上的失誤。

4、對檔案管理的投入需有所加大電子檔案的管理工作水平的高低對電子檔案的信息管理質量有著直接的影響，同時還關系到醫院的檔案的安全性，有關的醫學科研活動，能充分的體現檔案管理的價值。所以醫院需要著重對檔案管理硬件和軟件方面的投入，選擇優越性較強的計算機和醫療設備，從而保障了工作效率的提高和檔案管理的安全性。另外還要選擇配置性能較高的安全軟件，加強防火墻的技術和安全系統的開發，同時還要設置數據資料的訪問權限。這樣有利于電子檔案管理工作能過順利有序的進行。

四、結束語

醫院的電子檔案管理的任務往往是不可忽視的，伴隨著社會的發展，電子檔案管理的方式與方法也隨之不斷更新，同時醫院的電子檔案管理體系逐漸得到完善。然而在針對于檔案管理中存在的問題，制定對應的管理措施。此文就是通過建立健全的電子檔案管理網絡、健全的醫院電子檔案管理制度及提高電子檔案管理人員的綜合素質，另外就是對醫院的管理設備的投入，從而有助于醫院工作效率和服務質量的提高。

作者:董臣敏 潘鈺 楊靜 單位:濰坊市婦幼保健院

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第五篇：高職院校電子檔案管理工作思考

一、引言

隨著技術的發展，越來越多的院校，利用信息技術對檔案進行一定的管理工作。檔案，不僅是學生學習的見證，以后工作的憑借，也是學校本身發展的見證。檔案的有效管理，有利于學生的發展，也有利于整個院校的高效運行，因此，高職院校也應該結合時代的需求，不斷提升檔案管理力度，使其發展更加有序。

二、檔案管理遇到的問題

高職院校運用電子化的形式，對檔案進行管理，改變以往的紙質管理，加強管理的信息化，促進工作效率的提升，而且也有利于數據的保存。但是，電子管理模式，也存在著以下問題：文件不可讀，由于電子化的管理模式，運用的是電腦技術，這些技術會受到環境的影響，導致出現文件不可讀現象，而且會導致部分數據的丟失，影響檔案整體管理。[1]再有，重視力度的問題，管理人員對電子化的模式，重視力度不大，只是將其認為是數據、文件的副本，他們還是較為重視紙質文件。管理人員在這樣的意識指導下，沒有對電子檔案進行打印、復印工作的處理，導致部分重要文件的丟失，影響整體的管理工作。[2]最后，安全問題，隨著科學技術的不斷進步，有些人會利用計算機技術竊取一些重要的文件，為其謀取利益，這樣的行為，中國也采取強有力的手段加以遏制，但是此種現象依然存在，因此，就會給院校的電子化檔案管理帶來很大的安全問題。[3]

三、提升管理的對策分析

第一，對電子模式進行科學化的管理。由上面的論述可知，電子模式在系統升級或者環境變化等情況下，會導致文件的不可讀。針對這一問題，要對電子管理模式，進行科學化的管理。具體而言，在電子模式化下，推行著錄文件儲存的方式，以確保文件的可讀性。另外，管理人員需要注意的是，如果電腦系統升級，要對文件、數據等進行打印、復印等相關處理，以保證一些重要的信息，不會丟失，避免影響后期工作的狀況出現。院校也要與軟件公司進行一定的合作，引進較為先進的軟件系統，做好防火墻的工作，確保高職院校的信息安全。相關的管理人員，也應該履行好自身的工作，將電子的信息進行統一的管理，避免信息的雜亂。院校應當注意檔案安全問題，從技術上，提升系統的安全性能，避免信息的丟失，或者被利用現象的出現，從管理上，加大管理，保護信息安全。高職院校還應該完善相關的制度體系，首先，從檔案管理員工來說，要不斷提升其技術水平；各個部門之間也應該相互協調，相互監督；并且，院校還應該實施相對應的獎懲制度，通過獎勵或者懲罰的措施，提高員工對檔案的重視力度，保護檔案信息的安全。最后，日常管理規范上，員工要對檔案戶頭進行管理，對檔案進行整理工作，使之更加有序，利于后期查找。第二，對光盤等的保存、保護工作。在電子模式下，檔案信息一般會在光盤中進行儲存，因此，院校要對光盤進行保護工作，避免由于存放等導致信息的流失。具體而言：員工在放置這些光盤的時候，要輕拿輕放，而且要求直立放置。光盤本身所受到的影響要素較多，如果其表面上出現一定的劃痕，就有可能導致光盤，存在文件損害等狀況。因此，員工要重視光盤的保護工作，減少光盤的損害。另外，員工還需要注意，光盤在保存時，對溫度和濕度也有著一定的要求，一般要放置在低溫的地區，避免熱量等對光盤中的文件內容的損害。高職院校運用電子模式對檔案進行管理，還應該注意分類管理，這些類別主要有教職工、學生類、設備類等，將文檔依據一定的分類標準，進行一定的歸檔，不僅有利于信息的有序保存，也為后期查詢提供了方便。第三，完善員工的隊伍建設問題。員工的素質能力直接影響到管理工作的發展以及質量問題。因此，高職院校要采取相對應的措施，完善管理員工的隊伍建設，使得檔案的管理能夠更加科學化、技術化。具體而言，首先，院校要加大對員工的培訓力度，通過相關的理論培訓、實踐培訓等，提升員工自身素質的增長。員工的培訓，不僅要對他們的職業素質，進行一定的培訓工作，還要對其技術能力的掌握進行一定的培訓工作，提升員工的技術水平。同時，讓員工明白工作中，應當注意的關鍵點，尤其是對電子檔案來說，不僅需要對計算機系統進行管理、更新工作，還要對信息的存儲加以重視。另外，這些關鍵點主要包括，系統的軟件、信息的打印、光盤存儲的正確方式等。員工上崗之前，要對其進行相關的培訓，讓其明白管理工作中需要注意的點，避免由于工作上的失誤，導致相關問題的出現。

四、結束語

綜上所述，隨著數字化時代的來臨，高職院校的檔案管理工作，也面臨著一定的挑戰。院校運用電子模式來對檔案進行管理，提高了工作效率，但在其管理的過程中，也出現了一些問題。例如，系統的升級、環境的改變導致文件的不可讀；檔案管理的員工的重視力度普遍不高；信息安全存在著隱患等問題，這些問題的出現，影響著電子檔案的可持續性發展，因此，高職院校要采取相應的對策，對這些問題加以解決，促進電子檔案的發展。本文主要提出了三條對策：對電子檔案進行科學化的管理，例如，與軟件公司合作，采用較為先進的系統，避免信息的流失；員工要注意光盤的放置工作，避免光盤出現劃痕的現象；高職院校也要提升員工的技術水平，減少工作上的失誤。最后，也希望本文能夠為相對應的理論建設貢獻力量。

作者:趙陽 單位:德州職業技術學院

參考文獻：

[1]錢坤.高職院校檔案管理工作中電子檔案的應用研究[J].辦公室業務，2016（16）:182.

[2]錢坤.高職院校電子檔案的管理與保護探討[J].經營管理者，2016（23）:322.

[3]王建.試論高職院校電子檔案管理工作發展[J].經營管理者，2013（02）:316.

第六篇：基層民政檔案管理現代化及電子化發展

科學技術的發展要求民政系統檔案管理也要跟上時展的步伐，轉變傳統的管理理念和管理模式，創新電子化和現代化管理。從當前我國民政系統檔案管理電子化和現代化管理現狀來看，我國民政系統檔案管理還存在較多的不足，需要引起民政系統檔案管理人員的注意。以下文章就民政系統檔案管理現代化和電子化的發展路徑相關問題進行簡要分析。

一、民政系統檔案管理現代化和電子化發展現狀

（一）民政系統檔案管理人員發展觀念較為落后。目前，我國仍有部分民政系統檔案管理人員對民政系統檔案管理現代化和電子化管理的認知不夠清晰，導致不少民政系統檔案管理人員在檔案管理過程中采用的仍然是傳統的管理模式為主。雖然我國近年來已經不斷倡導要采用信息技術進行民政系統檔案管理，并要求加強民政系統檔案管理信息化建設。但是實際上很多民政系統檔案管理人員尤其是基層的民政系統檔案管理人員對信息化和電子化的概念認識不清，他們認為只要使用計算機進行簡單的檔案輸入和保存即可，并不需要做好其他的電子化建設工作。因此，總結來說，當前我國民政系統檔案管理現代化和電子化工作中，由于管理人員的信息化意識較為薄弱，導致實際工作存在很多不足。

（二）現代化和電子化管理水平不足。一方面我國民政系統檔案管理現代化和電子化的基礎建設還有較多不足，導致部分民政系統檔案現代化和電子化管理受到限制。另一方面我國民政系統檔案管理在現代化和電子化發展過程中沒有拓展民政系統檔案管理現代化和電子化的官渡和深度，因此導致人們在網絡中查閱民政系統檔案資料時出現眾多的問題，如人們只能夠按照頁數進行查詢或者按照字母進行查詢，沒有設置關鍵字等，給人們的檔案信息查詢帶來眾多的不便。當然，也有部分地區在民政系統檔案管理過程中根本不允許民政系統檔案實現共享，導致民政系統檔案管理現代化和電子化建設失去原有的意義。此外，電子化建設和紙質檔案的保存并舉，導致管理人員沒有充分重視電子化建設的重要性，這也給我國民政系統檔案管理現代化和電子化發展帶來了較大的問題。

（三）工作人員的專業素質有待提高。要實現民政系統檔案管理現代化和電子化發展需要工作人員不僅能夠掌握必要的檔案管理業務技巧，還需要管理人員能夠提高自身的專業素質，提高自己的計算機操作能力，促進自我的發展。從當前我國民政系統檔案管理人員的素質現狀來看，只有少數管理人員對計算機的操作較為熟練，大部分管理人員的專業素質還有待提高。

二、民政系統檔案管理現代化和電子化發展路徑分析

（一）強化管理人員對電子化和現代化管理模式的認識。新的時展北京現代，民政系統檔案管理人員應該要轉變傳統的管理觀念，加強對民政系統檔案管理現代化和電子化發展的認識。管理人員必須要認識到，傳統的手工檔案管理不僅需要花費大量的時間、精力、人力以及財力，還難以保證檔案管理工作的質量。而實現民政系統檔案管理現代化和電子化發展不僅能夠節省大量的管理工作時間，省去管理人員四處奔走搜尋相關的檔案管理資料，還可以減少人員的數量，最重要的是，實現電子化和現代化管理還能夠保證檔案管理的質量，為人們查詢檔案信息提供更多的便利。只有當民政系統檔案管理人員正確認識到創新管理模式的重要作用，民政系統檔案管理才能夠獲得更好的發展。

（二）加強電子化系統檔案管理系統建設。當前我國民政系統檔案管理現代化和電子化發展仍然以手工模式為主，即管理人員大部分時候仍然會考慮手工進行檔案歸檔、整理和保存。要保證民政系統檔案管理的質量不僅要求管理人員能夠加強對現代化和電子化管理的認識，投入大量的財力和技術加強基礎設施建設，還要求管理人員能夠加強對電子化系統建設，拓寬電子化系統管理的廣度和深度。民政系統檔案涉及的內容較為多樣，要對民政檔案進行有效管理需要管理人員能夠根據不同類別進行分類管理，并嚴格規定相關的草案做流程，同時要求管理人員能夠加強電子化安全管理，保證電子化檔案管理的質量和安全。

（三）提高管理人員的專業素質。民政部門應該要加大對檔案管理人員的培訓投入，切實提高檔案管理人員的專業素質。民政系統檔案管理人員不僅要掌握傳統的檔案管理業務技能，還需要不斷學習性的檔案管理相關知識，并提高自我的計算機素質，將計算機操作和網絡檔案管理完美融合，提高民政系統檔案電子化和現代化管理的質量和效率。

三、結語

綜上所述，當前我國民政系統檔案管理現代化和電子化發展現狀主要有檔案管理人員發展觀念較為落后，現代化和電子化管理水平不足以及工作人員的專業素質有待提高。要改變這種現狀需要強化管理人員對電子化和現代化管理模式的認識，加強電子化系統檔案管理系統建設，并提高管理人員的專業素質。

作者:劉冰 單位:洮南市民政局

參考文獻:

[1]李艷.淺談檔案管理現代化與信息化[J].中國管理信息化,2016(14).

[2]王亞慶.提高檔案管理現代化水平的路徑選擇[J].西部皮革,2016(14).

[3]章萍.檔案管理現代化建設探析[J].紹興文理學院學報(教育版),2016(02).

第七篇：企業電子檔案管理系統軟件的應用

隨著檔案管理信息化建設的不斷深入，電子檔案管理系統的研發取得了顯著成績，多種電子檔案管理系統被廣泛應用于企業檔案管理工作當中。電子檔案管理系統實現了快速查詢、閱讀檔案信息，降低了檔案管理人員的工作強度，提高了檔案利用工作效率。

一、電子檔案管理系統簡介

電子檔案管理系統是指利用計算機技術、網絡技術、信息技術、多媒體技術等，對檔案信息的收集、整理、加工、傳輸、存儲、利用等環節，實現數字化管理的集成化人機交互系統。按照電子檔案管理系統的適用對象分類，可分為檔案室檔案管理系統和檔案館檔案管理系統。從電子檔案管理系統的功能上講，該系統應具備檔案的綜合管理功能，具體包括：對檔案信息的掃描、文字識別、錄入、校對、審核等；對文件材料的數據采集、分類、排序、統計、索引、查詢等；對檔案信息的借閱和利用管理、檔案查詢信息記錄、檔案密級管理等功能?；谝陨现饕δ?，電子檔案管理系統一般采取模塊化信息處理流程，即檔案數據采集與加工、檔案數據存儲及管理、檔案數據的查詢利用、系統維護管理和系統幫助。在這五個模塊中，包括了對檔案信息的數字化轉化、信息采集處理及檔案信息管理及利用等過程。電子檔案管理系統還離不開網絡建設和數據庫建設。

二、電子檔案管理系統的應用

電子檔案管理系統在企業中的應用，主要目的是提高檔案管理的工作效率，提升檔案管理人員及企業檔案信息在企業管理與決策中的作用。企業應用電子檔案管理系統的時間并不算長，但已基本實現了從電子計算機單機系統，到廣域網檔案管理系統的轉變，并向互聯網信息共享的方向發展。在這一發展過程中，局域網、廣域網等平臺的建設，使電子檔案管理系統的功能實現了極大擴展，更好地實現了檔案信息共享與內、外部的高效傳輸，并實現了檔案管理網絡中的上下級檔案信息互通。由于電子檔案管理系統人機交互性強，查詢與利用方便，且易于操作，對于企業管理人員來說，可以方便快捷地實現檔案資料查詢、文件收發、文件歸檔等功能，多數企業應用了該系統。但從檔案安全、企業信息保密等角度考量，很多企業主要采用的是單機版電子檔案管理系統，而且多采用文檔一體化的電子檔案管理系統。

三、電子檔案管理系統存在的問題

1.管理系統軟件缺乏通用性。目前，電子檔案管理系統產品多種多樣，各有優勢，但產品之間缺乏通用性，無法實現有效的數據共享，對文件檢索與檔案信息管理的整合較薄弱，電子檔案管理的標準化和規范化有待提高。

2.檔案管理人員的素質有待提高。隨著電子檔案管理系統的發展，對檔案管理人員提出了更多更高的要求，亟須培養一批具有復合型技能的檔案管理人員。3.電子檔案信息管理系統的安全性有待提高。企業應用電子檔案管理系統，需要從檔案信息安全、系統安全、網絡安全等多個層面，確保企業檔案信息不被非法取得和利用。但當前電子檔案管理系統的安全性還沒有得到滿足，影響了該系統的進一步推廣。

四、電子檔案管理系統的完善策略

1.加強檔案管理系統的通用性。從軟件開發的角度，應加強對電子檔案管理系統通用性，建立規范的電子檔案信息整理模板，規范檔案信息的接收數據格式、信息處理格式、電子檔案目錄格式等。制訂標準的電子檔案歸檔、保管、處置、移交流程，進而確立高效、規范的電子檔案管理運行機制。

2.加強電子檔案中心建設。電子檔案中心是數字檔案館、檔案室建設的主體，具有綜合檔案信息處理功能，通過網絡平臺、數據庫等平臺，提高檔案信息的安全存儲和部門間檔案信息共享。

3.培養引進高素質檔案管理人員。企業應加強檔案管理人員的技能培訓，提高管理人員對電子檔案管理系統的掌握程度，并逐步提高檔案管理人員的現代化管理水平。要加強對高素質復合型檔案管理人才的引進，充實檔案管理隊伍，使檔案管理對企業管理的促進作用得以最大化。

4.提高電子檔案管理系統的安全性。檔案管理始終受自然因素、技術因素、管理因素、社會因素等的影響，存在不同程度的風險。為了保障企業檔案信息的安全性，第一，要提高電子檔案管理系統的安全程度，并在計算機上配置高效的安全軟件和防火墻，避免因網絡攻擊等造成信息泄露。第二，要健全安全管理制度，規范電子檔案管理系統的使用，避免管理風險。第三，要建立風險應急機制，防范自然災害和突發事件使檔案信息遭到損壞或泄漏。

作者:鄧楊 單位:撫松縣人力資源和社會保障局小額貸款擔保中心

第八篇：醫院電子檔案管理策略探討

隨著計算機網絡的普遍應用，醫院的檔案管理工作也隨之發生著改變，由以前的紙質文件發展成現在的電子文件。電子文件有許多不同于其他文件的特點，因此要在管理上找到適合其發展的方法，并不斷地完善對電子檔案的管理工作。

一、醫院電子檔案中存在的問題

（一）電子檔案管理制度不完善。在醫療行業中存在著這樣一種現象，不少企業中建立了自己的電子檔案管理制度，但是實際效果不明顯，許多人甚至根本不知道這一制度的存在。由于不少工作人員缺少檔案管理工作意識，會將一些本應歸檔保存的電子檔案材料隨手放在自己的辦公室，可能時間一長就會忘記這些材料，導致不能及時歸檔而使電子檔案信息有所缺失遺漏。另外，由于平時工作人員主要學習的是專業技術知識而忽略了檔案管理知識的學習，同樣醫院在這一方面的宣傳力度也不大，更是使工作人員忽視這方面，使醫院對電子檔案管理的標準不夠明確，導致電子檔案管理制度相對落后，不能滿足檔案管理工作的需要。

（二）電子檔案管理人員素質不過關。目前許多從事醫院電子檔案管理工作的人員并不是專業人員，而是從其他崗位轉過來的一些年齡較大的人員。由于電子檔案工作的瑣碎，因此需要工作人員熱情認真并且有耐心，只有這樣才能做好這項工作。而在實際中，醫院重視技術人員素質的提高而忽視管理人員的素質提高，使不少檔案管理人員沒有耐心、不認真對待檔案管理工作而出現許多的失誤。因為沒有接受專業知識的教導以及專業管理素質的學習，使大部分的檔案管理人員并不明白自己工作的重要性而使自己的工作出現各種問題，甚至導致后面一系列的問題。

（三）電子檔案管理方法不規范。對目前大多數醫院來說醫院的電子檔案信息的保存主要依靠于計算機，因而缺乏系統性的管理。但是計算機也不是全都是安全的，計算機網絡中同樣也存在著大量管理方面的問題，如網絡安全、病毒防范、權限問題等，這些問題處理不好將會嚴重影響電子檔案信息的保存及管理。不僅如此，由于電子檔案管理工作沒有一套適合其規范管理的方案，易使工作出現各種不規范的問題而導致電子檔案材料出現缺失、損壞。

（四）檔案管理硬件不能滿足要求。由于醫院的電子檔案涉及醫院的各個部門，各個方面，從而在醫院內形成了多部門管理的現狀，隨著計算機網絡的不斷覆蓋，不少部門之間已經實現了聯網。但是全院各個部門之間實現全部聯網仍有較大的困難，全院的統一網絡管理不夠完善，使相應的檔案管理需要的硬件投入不足，同樣能夠滿足電子檔案管理要求的網絡技術也相對不多，從而使檔案管理硬件不能滿足要求。

二、對存在問題所做的管理策略

（一）完善電子檔案管理制度。對于醫療行業而言，只有完善了相應的電子檔案管理制度，才能使醫院的電子檔案管理工作按照規范化的步驟進行，從而保證電子檔案信息管理的安全性。由于醫院檔案數目太多可以采用全程電子化管理，同時可將醫院的檔案分為醫院、檔案室、科室三級管理。通過使用這種三級管理，能夠使各部門的職責更加明確，這種管理模式有利于醫院對醫療檔案的統一管理，同時使分工更加明確，便于監督督促各部門工作的進行，避免出現失誤嚴重的檔案信息。

（二）提高檔案管理人員的素質。由于醫院忽視對檔案管理人員素質的提高，因而提高檔案管理人員的素質更是迫在眉睫。通過學習讓工作人員了解檔案工作的重要性，并培養他們認真負責有耐心的工作態度。隨著社會經濟的不斷發展，醫療工作更是生活中不可或缺的一項，而電子檔案管理工作又是其行業管理的核心部分，因而只有提高檔案管理人員的素質才能使電子檔案管理工作順利開展。

（三）加強檔案管理人員的培訓。檔案管理工作要求工作人員具備一定的技術，而隨著科技的進步，檔案管理人員更是應當學習有關于醫療活動方面的知識，如醫療活動的規律、工作流程、信息技術應用、網絡安全、醫學管理等知識，尤其是要認真學習有關于數字化醫療信息手段、數字化設備、數字化醫療管理、網絡管理安全等技術的應用。由于處在信息高速發展的時代，只有不斷地學習，不斷地更新自己的技術才能跟得上時代的步伐，也唯有如此才能做好醫院電子檔案管理方面的工作。

（四）加大對檔案管理的投入。醫院的全部檔案信息現在已經全部都以電子檔案的形式保存，因此可知電子檔案對于一個醫療企業的重要性，電子檔案信息管理的情況直接影響到整個醫院醫療安全以及檔案信息的完整。因而醫院應該加大對電子檔案管理工作的投入力度，由于醫院的硬件功能無法得到滿足，醫院應該重視對這一方面的投入，通過加大投入網絡技術的力度來使電子檔案管理滿足對硬件的需求。同樣還可以通過配置一些保障網絡安全的軟件來保證電子檔案信息的安全，避免電子檔案信息出現泄露或丟失，如防火墻技術、數據加密技術等。總之通過加大對電子檔案管理的投入，可以使電子檔案管理工作探索出一套合適的方案來進行后面的工作。

三、結束語

隨著時代的不斷發展，醫院電子檔案管理工作將會有更加重要的地位。但不論怎樣，電子檔案管理仍需要不斷地發展完善，而決不能出現止步不前的情況?；蛟S在今后電子檔案管理工作仍會存在許多問題，但是不要慌張，只要能夠找出問題所在并積極改正，今后的電子檔案管理工作將會更加順利。

作者:李蕾 單位:吉林省白城市鎮賚縣中醫院

參考文獻:

[1]呂燕.試論醫院電子檔案數據的安全保護[J].蘭臺世界,2012(35).

[2]王晶選.對醫院電子檔案規范化管理的思考[J].現代醫院,2014(8).