檔案管理工作重要性探討

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【摘要】在市場經濟高速發展背景下，檔案管理工作的重要性也不斷增強，但是由于種種因素的影響，各項檔案管理工作在具體落實過程中還存在諸多有待完善的部分，也在某種程度上制約著我國事業單位的進一步發展，因此，必須要重視、加強檔案管理工作。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理工作；重要性

一、前言

在信息時代背景下，人們對各種信息資源的挖掘與利用也給予了充分關注，而作為國家機構、社會組織等相關信息的重要載體，檔案記錄的信息具有較強的真實性、完整性特點，加強檔案管理利用，不論是對各行業，還是而各類人群都具有重要意義，必須要給予足夠重視。

二、檔案管理現狀分析

（一）在管理意識上。就目前來看，很多檔案管理人員在落實各項工作時都比較注重相應信息資料的保存，但卻很少會對其內容做出合理分類與整理，從而經常會導致檔案管理工作陷入較為混亂的局面，且在管理層與相關工作人員需要查閱、利用相關檔案資料時，難以做到準確、及時地提供。同時，再加上一些領導未真正重視起各項檔案管理工作的落實，進而導致相應工作人員專業培訓活動也很少按時開展，無法及時更新自身專業知識結構，難以適應檔案管理工作的實際需求。（二）在檔案收集與工作規范上。一些部門與工作人員為了給自身工作提供一定便捷，不及時上交或是不上交一些檔案信息，或者是未按照標準規范去開展各項工作，頻頻出現歸檔格式不統一，以及分類不準等問題，且經常會出現檔案資源缺失等現象，導致相應檔案難以發揮其原有價值。（三）在檔案鑒定上。由于管理層及其相關工作人員未給予足夠重視，進而導致檔案管理問題一直都難以得到妥善解決，再加上對相關鑒定工作的不重視，或者是一些工作人員太過小心，經常會保存大量沒有用處的檔案，不論是在存儲空間，還是管理工作上都會增加一定難度，也會對檔案的權威性等方面帶來一定影響。因此，為了進一步提升檔案管理工作水平，必須要加強管理探究與創新。

三、檔案管理重要性及完善措施

（一）檔案管理重要性。檔案中對相關信息的記錄往往都是最全面的，通過加強對檔案的了解，相關管理者及其他工作人員可以對相關單位的經濟效益、管理狀況有更全面的了解。其中對單位發展出現的各類信息都做出了詳細記錄，其工作人員可以通過有效查閱來進一步分析其單位的未來發展規劃。而在時代高速發展背景下，檔案管理工作的開展針對的也不再是信息的搜集整理，而是要注重應用研究。管理層人員要想進一步提升市場競爭實力，獲得更大的經濟效益，通過加強檔案管理資源整理與規劃也能夠為其提供有力支持。另外，檔案在各項管理工作開展的時候也具有一定的考察價值，再加上其歷史信息的記錄有著顯著的真實性、客觀性，所以人們在整理運用時，也具有較大的信服力。同時，各項管理工作的有效落實，也能夠避免其相關信息被篡改。大多數地區、單位都會設立相應的檔案室，所以記錄的內容也較為豐富，其相關工作人員在遇到一系列問題時，也可以通過查閱、利用檔案資料來尋找解決辦法，因此，其各項管理工作的開展具有不可忽視的作用。（二）完善檔案管理的措施。近年來隨著社會的進步和發展，我國的檔案數量不斷上升，人們對于檔案的要求也越來越高，需要在現代化背景下將傳統的檔案管理方式積極地與現代化的管理措施相結合，從而促使檔案管理工作的有效性能得到提升。在當前階段只有積極的走現代化道路，順應時展的需求，才能促使檔案管理工作的效果得到提升，并最大限度上發揮其作用。因此，當前階段我們一定要積極的對此進行探索和研究，加快對檔案管理工作的現代化建設，從多個角度來提出可靠的措施，從而為我國的檔案管理工作開展提供可靠的保障。1.應加強管理工作人員的培訓。檔案管理人員應充分認識到檔案管理重要性，并在人力、物力方面給予一定支持，以此來提升其工作人員的重視程度。對此，應積極組織其工作人員參加各種培訓活動，組織其不斷加強《檔案法》的學習，對自身專業知識結構做出不斷優化。同時，在培訓后還應開展與之相適應的考核活動，對于未通過考核的人員不允許其投入管理工作中，以此來為工作質量提供有力保障。另外，還應制定一些合理的獎懲機制，以此來全面調動工作人員的工作熱情，對檔案管理工作作出科學安排與調整。2.注重檔案收集與價值鑒定。一方面，檔案內容的廣泛性、重要性的體現往往都離不開檔案收集工作的大力支持，對此，管理層應做到各項收集工作的宣傳，督促相關部門及時上交相關檔案與技術資料，從而更高效、有序的歸檔相應資料；另一方面，鑒定工作主要是要從較為龐雜的檔案中，將優質檔案內容選出來，這就要求其管理人員要不斷提升自身鑒定檔案價值的能力，對檔案的歷史價值與全面性做出綜合分析，從而準確判斷出檔案的保存價值。3.積極引用現代化技術。在計算機網絡技術高速發展背景下，對檔案管理工作也提出了新的要求，面對越來越繁重的工作量，僅通過傳統的人工方式不僅無法獲得理想的工作效率與質量，也會制約檔案管理事業的進一步發展，因此，為了更快速有效地開展檔案管理工作，將檔案價值充分發揮出來，應積極引進現代化技術手段，通過積極采用信息化管理手段，促進各項管理工作效率的大幅度提升，對各工作環節做出進一步優化。但與此同時也應當在引入先進的現代化管理手段的同時，認識到傳統手工操作中的優勢所在，在必要的情況下需要將二者進行充分的結合，促使檔案管理的效果能真正地得到提升，發揮出管理的真實水平。4.積極的加強檔案現代化管理的組織領導。俗話說“火車跑得快，全靠車頭帶”在現代化的檔案管理當中也是如此，領導者的重視對于管理的現代化發展具有重要的意義。對此，必須要通過強化對項目的組織領導工作，通過領導的組織協調和監督來解決好檔案現代化管理當中所出現的問題和麻煩，從而促使檔案管理工作能得到真正的落實。同時，還應當在此基礎上落實管理結構的建設，切實的履行其綜合指導、全面協調和監督檢查的職能，并綜合性的對管理目標進行落實，明確各項工作開展的任務，從而發揮出檔案管理部門的技術優勢，為攻克這樣的共性問題提供必要的保障和技術指導。5.進一步明確檔案管理的工作標準。在現代社會中檔案管理對于社會發展和穩定是具有一定積極影響的，利用現代化的手段對檔案進行管理也得到了廣泛的應用。但當前階段對于我們來說現代化管理手段仍然是一種比較新穎的手段和方式，要想更好地利用起來，就需要對檔案管理部門的檔案管理標準化工作進行進一步的研究。對此需要建立起統一的檔案管理標準，促使每一個工作部分在開展的過程中都能有標準可依，以便于促使不同的檔案管理結構和工作人員能按照統一的標準來進行工作開展，防止出現不同的單位、不同的管理人員在檔案管理中出現各種不同的管理方式。這種措施不僅能有利于規范檔案管理，同時也將有助于推進檔案現代化管理的進程，促使我國的檔案管理工作更加先進化，科學化。

四、結語

綜上所述，檔案的管理工作對于社會的發展是具有重要的價值和意義的，其憑借自身顯著的真實性、豐富性等特點，檔案管理工作的開展越來越受到人們的重視。因此，為了給各行業、各類人群提供更好的幫助，相關部門及其工作人員應結合實際情況，從收集、管理等方面對檔案管理做出進一步規范，積極引用各種先進技術，在大幅度提升其工作效率基礎上，將其檔案管理的重要價值充分發揮出來。現代化社會的發展對于檔案管理來說是一項挑戰，同時也是重大的機遇，對此我們只有不斷地在經驗基礎上進行改進，才能真正地發揮出檔案的社會應用價值。

作者:丁婷婷 單位:上海建工四建集團有限公司

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