辦公自動化檔案管理分析

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摘要：所謂辦公自動化就是指將計算機網絡技術、通訊技術系統科學及行為科學應用于一些數據龐大、結構復雜的辦公事務處理的一項綜合技術。辦公自動化能使人的各種辦公活動物化于各種設備之外，而又使人與這些設備共同服務于某種目標，以此來達到進一步提高工作效率和工作質量的目的?；诖?，筆者將以辦公自動化下的檔案管理為切入點，通過簡要分析應用辦公自動化技術進行檔案管理的優勢，以及當前辦公自動化環境下檔案管理出現的一些問題，以期能為如何更好的運用辦公自動化系統進行檔案管理提出幾點具有建設性的建議。

關鍵詞：辦公自動化；檔案管理；信息化

一、應用辦公自動化系統進行檔案管理的優勢

1.有效提升檔案管理工作的效率。以檔案查閱為例，按照傳統的檔案管理模式，當檔案管理者根據查閱者需求提供檔案時，必須要求查找者為其提供具體檢索信息，然后通過書本檢索的方式對案卷編號進行逐個查找，最后再到庫房調閱案卷，這種檔案管理方式不僅程序復雜、耗時耗力而且很難保證其正確性。而運用辦公自動化系統進行檔案管理，能使系統在運行過程中發揮其查找功能，通過人對設備的操作控制實現人與設備的一體化操作，不僅程序簡便、操作快捷，而且極大的提升了檔案管理的效率。2.實現文檔、文字等信息的共享。在傳統的檔案管理方式中，檔案信息的共享全部依靠手工操作來實現，這就導致檔案內容難以被充分利用。長此以往，檔案就會因為其自身的查閱困難性而被閑置下來，不僅會造成資源浪費，而且也難以發揮檔案應有的服務功能。而應用辦公自動化系統進行檔案管理，能使文檔通過計算機網絡技術實現云儲存。這樣一來，無論是在網絡運行狀態下，還是在脫機狀態下，查閱者都能不受時間空間的限制而自由的進行文檔查閱，從而實現文檔、文字等信息的最大化共享。3.實現最大限度的保護檔案。由于檔案使用頻繁，而紙質的案卷經常翻閱會不可避免的帶來物理磨損，特別是一些年久的紙質檔案，其紙張經老化、脆變，已無法反復的翻閱。利用信息技術將相關檔案數字化后，就可以直接通過計算機終端進行相關的查找瀏覽操作，使紙質檔案的翻閱和復印次數大大降低。除此之外，在數字化過程中還可以對檔案進行字跡顏色加深處理，最大限度的使其恢復原有的樣貌，達到保護檔案實體的目的。4.提高文件傳遞的速度和安全性。按照傳統的檔案管理方式，都是由檔案管理人員對檔案進行人工的收集、整理、運輸等，這樣一來檔案信息的丟失在所難免。特別是在檔案資料的運輸過程中，很多突發因素很容易就會造成檔案的丟失，從而影響檔案資料的正常使用。而隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案資料不必再通過人工運輸的方式進行傳遞，而是通過網絡共享就能快速實現兩地之間的檔案傳遞，即便是在共享過程中檔案意外丟失，原計算機內通過檔案備份也能輕松解決這一問題。

二、當前辦公自動化環境中出現的問題

1.電子文件安全性得不到保證。由于計算機網絡在運行過程中存在著一定的開放性和共享性，因此檔案文件在進行傳遞時，其安全性就很難得到保證。特別是一些網絡黑客運用計算機技術根據自身需要對文件進行內容的重新編排或排版后，資料就無法保持其原始性。加之目前網絡竊密技術的進一步發展，更是對文檔的安全性構成了威脅。2.檔案管理人員專業素質不足。伴隨著計算機技術的進一步發展，辦公自動化技術對檔案管理人員提出了更高的要求。但是目前很多的檔案管理人員所從事的工作與其專業并不對口，加之部分工作人員對信息技術及與檔案管理相關的軟件應用并不熟練，這樣就很容易使檔案管理工作出現安全隱患，從而降低檔案管理工作的效率。

三、利用辦公自動化系統實現文檔的高效率管理的對策

1.充分認識檔案信息化管理的重要性，加大支持力度。檔案辦公自動化建設是實現單位現代化管理的必要條件，因此單位領導必須充分認識到其重要性，把檔案信息化建設納入到工作日程。政府及有關部門也要給予檔案管理信息化建設以大力的資金支持，支持檔案管理的基礎設備建設。2.提高檔案人員綜合素質。單位應加強對檔案管理工作人員的技術培訓，以使檔案管理工作人員緊跟科技發展潮流，熟練掌握一些與檔案管理有關的應用軟件和設備，從而為提升檔案管理效率提供專業保障。加強對檔案管理工作人員的思想道德教育，使檔案管理工作人員樹立嚴謹的工作態度，具備良好的職業操守，養成良好的思想道德修養，從而為提升檔案管理工作質量提供思想保障。

總之，在辦公自動化環境下，電子文檔管理工作的重心已經不再是對文件進行程序復雜的搜集、整理、分析、歸檔、利用，而是在做到不改變文件儲存位置的基礎上實現對文檔的管理與利用。檔案管理人員的職責也相應的從文檔保管員轉變為了文檔審計員。這種轉變給傳統的文檔管理方時帶來了巨大的沖擊和改變，因此盡管目前信息化檔案管理工作已經取得了一定的進步，檔案管理效率也得到了一定的提升，仍應意識到要想真正實現自動化的檔案管理任重道遠，并需要進一步加強對計算機技術的學習，以不斷提升對信息化檔案管理工作的適應能力，切實做好電子信息時代的檔案工作。

作者:李靜 單位:龍口市城市社區衛生服務中心

參考文獻

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