高校檔案管理工作存在的問題與對策

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【摘要】高校檔案是對高校教學質量以管理水平進行衡量的一個重要標志，其對高校的發展有著極為重要的作用。然而就現階段看來，我國高校檔案管理工作中仍存在不少問題，制約著檔案管理工作質量的提高。為此，本文將對當前我國高校檔案管理中主要存在的問題進行分析，并探討其改善對策，以供參考。

【關鍵詞】高校；檔案管理；存在問題；對策思考

一、前言

高校的檔案是高校發展歷程的物質載體，在大多數情況下，高校的教學、科研以及管理都會在高校檔案中有所記載，這對于高校今后的發展具有極為重要的作用，所以對于這類檔案的完整性和安全性也是極為重要的。對此，下文在基于筆者工作實踐基礎上，重點圍繞于高校檔案管理中存在的問題及其對策展開探究，力圖為做好此項工作貢獻自己綿薄之力。

二、檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理工作得不到重視。很多高校對于檔案管理都缺乏一定的重視，認為檔案管理就是一個走流程的過程，對于用于保存檔案的地點也是沒有任何的保密措施，甚至有的連基本的鐵門都未曾安裝。其次是用于保存檔案的工具相對落后或者保密性不足。紙質版的檔案通常會由于年份原因或多或少都會有遺失甚至是錯漏，電子版大多也會因為管理不當而遺失或者泄露。（二）檔案管理人員的專業不足。由于很多領導對于檔案管理的重視不足，所以相對的，在人員的招收上也是一個隨意的過程，往往這種情況就很容易造成檔案的安放錯亂，導致很多人員的檔案沒有得到及時的清理，也有很多人員的檔案的填寫不夠完整規范，造成大量虛假偽造的信息。很多檔案管理的人員一般而言都相對輕松，造成了他們自身很容易疏忽大意，又因為絕大多數情況下，沒有一個相對嚴格的管理，所以檔案的信息泄露也是極為容易。（三）檔案收集的不齊全。很多時候高校的領導者都對檔案不太關注，所以導致很多信息都未能收集到甚至收集到的大多是虛假信息，缺乏一個系統的收集程序和一套完整的執行標準。這也導致很多檔案在收集這些信息的時候會出現錯漏，很多信息都收集的不齊全，不夠細致，甚至會出現一堆過期信息，導致在人才的選拔方面后知后覺。（四）檔案部門管理疏松。因為職業的特殊性，很多情況下，對于這部分人都沒有一個嚴格的管理程序，導致很大程度上，檔案的嚴密性，完整性，系統性都缺乏一個重要保障。對于高校來說，檔案的安全性要遠遠高于普通企業，但是這類單位在很大程度上對于檔案的保護卻要普遍低于普通企業。很多高校聘用的檔案管理人員在一定的程度上缺乏很大的積極性。這也直接導致檔案信息存在有很大的誤差，不能及時地對一些手續不全的材料退回相關部門進行補辦，也對檔案信息的采集工作有很大干擾，造成信息滯納，讓人們往往在這方面耗費大量的時間去錄入信息。（五）檔案的現代化、信息化不足。由于很多高校自身的局限性，大多高校的檔案管理相對還是很落后，甚至有的高校只是采用簡單的A4紙進行保存，這樣不單對檔案的嚴密性不足還很容易造成無用信息堆棧，重要信息遺漏，對于檔案的存放問題也造成極大的困擾，這就需科學和信息化的存儲了，可是即使有的高校有條件購買設備也沒有相應的技術人員進行操作，導致工作效率的低下，也導致檔案信息時效性嚴重不足。

三、高校檔案管理的對策及思考

（一）加強對于檔案管理的重視程度。提高對于檔案的管理，對于檔案的保存加大安保力度，對于存放檔案的地方要保持整潔，統一，對于檔案的嚴密性一定要多加防范，存放檔案的地方也要有多重防護。做好防水、防塵、防火、防盜措施。由于時代高速的發展，使得檔案信息更新也不斷加快，如何準確的保存檔案對于高校來說是一個巨大的挑戰。（二）嚴格挑選檔案管理人員。檔案是人才一個很隱私很重要的信息，這些檔案的妥善存放和嚴密性對人才來說都是一個很重要的保障，所以對于管理人員檔案的員工也要進行培訓，加強他們的防護意識。要求他們進行信息采集的時候能夠認真、細致，將各種信息都能準確地錄入。要求必要時采取一定的制度，嚴懲那些不太重視的人員。（三）全面完善檔案收集。建立一個完善的檔案管理體系，將檔案資料收集作為一個很重要的流程，讓檔案部門加強這方面的認識，對于每一個收集的資料都要有一定的責任感，對于檔案的存放也要有一定的秩序，讓檔案管理變得全面，客觀，動態性，對檔案的不同功能進行歸類，加強檔案信息的權威性、時效性、準確性、真實性。只有完善的管理體系才能規范檔案員工的行為，從而達到最大的工作效益。（四）加強檔案方面的管理。建立檔案與員工的交流通道，這使檔案能夠得到及時的更新以及能夠剔除一部分無用的檔案，使得檔案管理起來能夠有序高效，也使得資料更加真實有效。（五）實現檔案建的現代化和信息化。想要合理利用檔案，最大限度的發揮這個資源庫的作用，就必須要進行一個現代化的建設，將檔案通過高科技進行一個整合，不單只可以加強檔案的安全性和完整性，更加能極大的延長檔案的存放時間。充分的利用網路對于檔案信息的處理是相當必要的，加上部門的配合，技術人員的積極工作，就能不斷地提高工作效率，也能在有需要的時候準確、及時地傳輸檔案信息，加強檔案信息的時效性各高校在大力開發檔案目錄數據庫的同時，要加強對館藏開放檔案的全文掃描工作，依據破損、老化、利用頻繁檔案優先掃描的原則進行，并將其放在檔案館網站上加以利用，實行網上全文檢索。各高校要建立全校性的統一數據平臺，有效地解決檔案管理系統與其他各部門管理系統互不兼容的問題，消除信息孤島，實現校內檔案信息資源的共享和電子檔案的同步歸檔。

四、結束語

總而言之，高校檔案管理質量與高校發展息息相關，尤其是在高校不斷改革的今天，檔案在高校各項工作中的作用越來越明顯，所以，高校師生應當要對檔案管理工作予以充分重視，正視管理中存在的問題，并采取有效的對策進行改進與優化，以有效提高高校檔案管理水平。

作者:金愛新 單位:長春工程學院檔案館

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