信息時代下檔案管理工作的創新

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摘要：21世紀，隨著網絡信息技術的發展，我們已經進入了信息時代，創新是事物發展的不竭動力，也是時展進步的內在動力。信息時代背景下，各個行業與領域都受到信息技術的影響，檔案管理工作，事關國計民生，在新時代背景下，更應該與時俱進，創新檔案管理工作，才能更好的提高檔案管理水平，鑒于此，筆者立足自己的檔案管理工作實踐，基于信息時代背景下，重點探究檔案管理工作的創新，以期能夠為我國的檔案管理工作更好的開展提供幫助。

關鍵詞：信息時代；不竭動力；檔案管理；管理水平

人類已經進入信息時代，無論是哪個領域，只有順應時展潮流，不斷進行創新，才能保證領域與行業的持續發展，檔案管理工作也不例外，信息時代下，只有創新管理方式，運用現代化管理手段，促使管理工作朝著信息化方向發展，才能有效提高管理質量與管理水平，才能滿足當前時代背景下，人們快速、便捷獲取信息的需求。信息時代，對檔案管理工作而言，是一把雙刃劍，有利也有弊，因此，要通過創新借助信息時代的優勢，迎接信息時代帶來的挑戰。

一、目前我國檔案管理工作中存在的問題

1.觀念陳舊理念落后

長期以來，我國的檔案管理工作，工作重點在于檔案的保存，而檔案的實用性較差，對于檔案管理工作而言，最重要的是保證檔案的安全，只要保證檔案沒有丟失沒有損壞即可，無需考慮其他；而信息時代下的檔案管理工作，所要處理的檔案信息量巨大，而且檔案的實用性也可得以體現，同時，檔案管理人員的工作更加負責，管理人員的專業素質中，更加側重對用戶的服務意識。

2.管理模式落后

一直以來，受理念、技術、資金等因素的影響，我國的檔案管理工作主要依靠工作人員完成，檔案存儲信息由檔案管理人員填寫，填寫過后，將檔案存放保管，但是，當需要使用這些檔案信息時，則要花費大量的時間在管內進行搜索查找，為檔案的使用帶來不便，查找效率低，影響了檔案的使用性，同時，檔案信息在實時的更新和增加，也無法對保存的檔案信息進行更新。

3.規劃設計落后

通常情況下，我國的檔案信息資源，不可避免的會受到文化、地域、以及檔案管理環境等眾多因素的影響，因此，無法在全國范圍內形成統一的管理規劃設計，例如，南北方氣候差異顯著，尤其是濕度差異大，檔案信息化管理過程中，部分檔案存儲在光盤、磁帶當中，因此，無法在全國確定檔案管理保存的濕度值。除此以外，檔案信息化管理，其自身也具有一定的變化性，導致檔案信息管理的過程中，也存在一些不可控因素，例如，檔案載體消磁無法使用，難以對其進行一體化管理[1]。

二、信息時代下檔案管理工作的創新途徑

1.創新思想理念

信息時代下，信息就是資源，檔案就是社會中的重要信息資源，因此，檔案管理理念也應該與時俱進，檔案管理工作，其工作重點也不僅僅是檔案實物的保管，而是注重發揮檔案信息自身的使用價值，讓檔案信息為國家和社會創造出更加的價值。信息時代下的檔案管理，對檔案管理部門提出了更高的要求，檔案管理工作人員，要轉變思維與觀念，做到與時俱進，創新管理方式，并要不斷的提高服務意識，幫助用戶更好的使用檔案[2]。

2.創新優化服務

創新優化服務，可以從以下兩個方面進行，一、打造網絡服務平臺，傳統的檔案服務中，用戶想要使用檔案，則要到檔案館查找，當用戶提出使用檔案后，檔案館的工作人員，則要從大量的登記信息中查找對應的檔案信息，然后根據信息到檔案室將信息取出，這一過程中，檔案的查找與搜索，為用戶帶來的不便，增加了檔案管理人員的工作量，若是建立網絡服務平臺，將檔案信息輸入其中，需要使用檔案時，只需要利用檢索系統，則可以輕松快捷的找到檔案。二、加強檔案管理的自動化建設，具體而言，就是將檔案內容轉變為電子檔案信息，以電子資料的形式進行保存，此種方式，檔案用戶可以從網上下載所需要的檔案信息，充分發揮檔案自身的使用價值[3]。

3.加強檔案信息數據庫建設

信息化時代背景下，國家、企業等大型組織的文件管理，也在逐漸朝著信息化管理方向發展，其中最為重要的部分是要建立檔案信息數據庫，但是，數據庫的建設是一項長期且艱巨的工作，因此，不可急于求成，遵循數據庫建設的客觀規律。在數據庫的過程中，要注重將網絡信息技術運用到檔案管理工作當中，量綜合數據庫中的檔案信息，以簡潔明晰的目錄的形式呈現出來，形成一個兼具檢索功能與在線瀏覽與下載功能的信息化數據庫。

4.促進檔案管理的數字化、現代化

在信息時代背景下，我國的檔案管理工作，也應該緊跟時展潮流，將傳統的實物檔案轉變為電子檔案，以此節約檔案保存的空間，降低檔案損壞的風險，需要注意的是，要做好電子檔案的備份工作。除此以外，要充分運用現代化的技術進行檔案管理，構建綜合完整的檔案資料庫，完善網絡平臺，最大限度上實現和發揮檔案的使用價值，促使檔案更好的為國家、企業、組織，以及個人服務，滿足人們對檔案信息的需求[4]。

三、結語

綜上所述，在經濟社會快速發展的推動下，我們已經進入了信息時代，這對檔案管理工作而言，即是一次機遇，也是一種挑戰，因此，相關的檔案管理人員，要立足自己的檔案管理工作實踐，在信息時代背景下，尋找創新檔案管理工作的思路與方法，改變自己的觀念，轉變自己的思維，提高自身的服務意識，通過有效的措施，進一步完善、豐富檔案管理工作的內容，促使檔案信息能夠滿足人們的需求，最大程度上，發揮檔案信息的價值，為國家和社會創造出更多的價值，體現檔案保存管理的意義。

作者:尚曉麗 單位:大慶油田有限責任公司第三采油廠信息中心

參考文獻：

[1]孟艷麗.信息時代下檔案管理工作的創新探究[J].辦公室業務,2017,3:147.

[2]呂歡弟.信息時代下檔案管理工作的創新研究[J].中外企業家,2014,20:200.

[3]馬荔.信息時代下辦公室檔案管理工作的創新研究[J].黑龍江科技信息,2015,34:129.

[4]王愛華.信息時代背景下檔案管理的創新探索[J].辦公室業務,2016,13:56.