中職院校檔案管理研究論文

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一、中職檔案管理發展背景

中職檔案工作的重要作用逐漸被師生和管理層所重視，在此基礎上，檔案管理工作的需求較之以往更為復雜，對檔案資料進行深度的解析，通過對檔案資料的合理化的、創造性的應用，使其能夠為學校各方面發展提供更多的建設性意見，是目前檔案管理工作的主要任務。另外，信息化環境的兩大特征：云計算和網絡化，使得檔案管理發展趨向創新和服務。云計算指導著中職院校檔案管理對檔案進行大數據分析，使網絡上的所有終端都能受益，實現檔案的服務功能；網絡化則給檔案管理提供了管理方法上的突破和創新的空間。

二、中職檔案管理存在的問題及原因

1.管理思想老舊。中職檔案管理的需求變化以及管理工作的環境變化，使得檔案管理本身的地位和職能得到擴展，原有的檔案管理思想是對檔案資料進行收集和保存，而現在的檔案管理思想應該轉變到利用檔案對學校發展進行服務方面，檔案資料是云計算的資源，應該服務于中職學校日常建設。但是，這種管理思想目前還沒有被管理者所接受和理解，管理工作在很多時候是被動的并非主動的。2.管理方法不夠先進。信息化技術的發展為中職院校檔案管理提供了一系列先進的管理策略，例如，轉換檔案資料的形式，節省存儲空間、靈活調用檔案、允許學校師生自由訪問個人檔案、利用檔案進行科學技術研究等。但是，現在大多數做中職院校還沒有做到檔案管理全面信息化，很多檔案仍以紙質的形式出現，檔案格式不一，給管理人員帶來了巨大的工作壓力。管理方法不夠先進造成檔案管理效率低，而這一問題的根本原因在于檔案管理缺乏明確的制度、信息化策略沒有完全應用于管理過程中。3.管理人才不足。檔案管理網絡化和信息化需要大量的相關人才進行推進，無論是普及檔案管理的基本方法，還是進行檔案管理的服務性應用，都需要檔案管理者在其中扮演重要的角色。管理技術和職業技能的提高必不可少，除了對檔案進行收集整理之外，還應該擁有處理信息技術問題、進行電腦和網絡維護的能力，但是，現在中職院校的檔案管理人員缺乏這種能力，管理人才不足導致檔案管理工作發展進程緩慢。

三、對中職檔案管理的建議

1.以網絡化為基礎改換管理思想。高校檔案管理辦公室的負責人，應該根據學校發展計劃和發展需要，主動進行檔案資料的重新分類、整理和數據化，使檔案以信息的形式呈現在全校師生面前；以檔案資料的數據化為前提，對已有的檔案進行科學分析和解讀、研究已有的檔案，尋找高校發展過程中各項事務的特征，為現在的學校管理和發展工作提出建議。2.進行標準化檔案管理。隨著多媒體技術與“信息高速公路”等現代檔案管理手段的采用，要求檔案工作必須實行標準化管理。中職院校主管部門在檔案工作領域內，應與檔案或標準化管理部門共同協商，對檔案事業的發展和業務工作方面的概念、原則、質量、方法等，制定統一的規劃，使檔案工作在客觀上有共同的語言，共同的衡量標準，共同的比較基礎，共同的協作依據，共同的協調保證。以便建成檔案信息網絡，走檔案信息資源共享之路。例如，檔案收入和整理可以采用信息技術，即對某一檔案類型設定固定的檔案提交形式，使其以數據化的狀態存在，這不同于以往的word文檔或excle表格，而是以選填式表格的形式出現，每一份檔案都是一個文件，所有文件統一存儲在某一固定的程序之中，這樣一來，進行檔案的調取和資料綜合整理都非常容易。3.提高管理工作者的專業能力。中職院校有必要對管理工作人員進行一系列的職業技能培訓。可以選擇定崗培訓的方式，對檔案網絡動態化管理工作進行系統分析，將崗位職責分類，按照職員的工作能力以及發展前景，進行特殊的工作項目培訓，使其能夠勝任某一類型的管理工作；也可以選擇勝任力培訓的方式，根據工作需要，評估現有職員的崗位勝任力，針對其中不足的部分進行有目標的培訓，使其成為能夠勝任檔案現代化管理、維護工作的“全才”。

四、結語

綜上所述，中職院校檔案管理工作的環境以及工作目的已經發生改變，管理思想、管理方法以及管理者的職業技能也應該隨之發展和變化。中職院校要解決在當下出現的檔案管理問題，應該以網絡化和信息化為基礎，改善管理思想，制定管理制度并使用先進的管理方法，著重提高管理者的職業技能，只有這樣，中職檔案管理才能獲得長足的發展。

作者:黃麗玲 單位:福建省泉州藝術學校

參考文獻：

[1]苗睿.中職院校檔案管理工作存在的問題及措施[J].大家健康(學術版),2015(01):120-121.

[2]賀偉.新時期中職院校檔案管理工作的現狀及對策[J].中小企業管理與科技(上旬刊),2015(03):105-106.