試談如何做好檔案管理工作

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【摘要】檔案管理工作是企事業單位發展中重要組成部分，隨著社會經濟和科學技術的發展，檔案管理工作的管理理念和管理技術也需要進行不斷創新。檔案管理記錄了一個企業的發展歷史，能夠為企業未來的發展提供有利的決策依據。因此，新形勢下，企事業單位必須提高對檔案管理工作的重視程度，改變檔案管理方法，不斷融入科學管理設備，實現檔案管理的科學化和現代化，保證檔案信息的準確性和完整性。本文通過對當前檔案管理工作現狀進行分析，提出了加強檔案管理的具體措施。

【關鍵詞】新形勢；檔案管理；現狀；措施

一、現階段檔案管理工作現狀

（一）檔案管理體制不完善。現階段，我國企事業單位仍沿用計劃經濟時期的檔案管理體制，雖然得到了一定的成效，但是隨著經濟體制的不斷改革，無論在理念上，還是管理模式上都呈現落后的態勢，已經與當前社會發展要求不相適應，使得企事業單位檔案管理中出現了一些問題。第一，在此種管理體制下，很多資源都不能發揮其價值，導致了嚴重的資源浪費。特別在事業機關單位中，檔案管理中配備的管理設施落后，資金投入有限，導致辦公用地資源缺失。同時還存在辦公設備重復購買的現象，不能對檔案資料進行有效收集，導致檔案資料缺乏完整性。第二，檔案管理工作中缺乏專業管理人員。在很多單位中，沒有配備專業的人員進行檔案管理，一般都是由其他崗位工作者進行兼顧。這種情況下，很多工作者由于大部分精力用在本職工作中，不能全身心地進行檔案管理，使得檔案管理工作質量大大降低。（二）檔案信息沒有實現共享共用。檔案管理信息化是其未來的發展趨勢，這也是檔案管理中的關鍵問題，必須受到各部門的重視。但是，在實際管理中，每個單位或者部門都有自己的檔案管理體制和管理方法，在運作方式和信息化程度上都有很大的不同，不能實現企業之間、部門之間的信息互通和共享，在很大程度上限制了檔案信息作用的發揮和實現。正常來說，檔案信息具有保密性，每個單位都存在自己單位內部，不對外提供信息資源借閱，使得檔案信息的應用受到局限，使用效率低下。

二、加強新形勢下的檔案管理工作的具體措施

（一）建立健全的檔案管理制度，完善檔案管理機制，實現規范化管理。建立健全的檔案管理制度，完善檔案管理機制，是提高檔案管理質量和水平的重要保障。企事業單位必須根據自身發展的特點和實際情況，制定出科學合理的、可行的檔案管理制度，使檔案管理工作有章可循、有法可依。對單位內部已存在的檔案管理制度進行不斷的完善，對檔案信息的收集、整體、歸檔、查詢、借閱等建立統一系統，規定工作人員的具體檔案管理流程和行為規范準則，逐漸融入先進的科學技術，實現檔案管理的規范化、信息化、標準化管理。同時，將檔案管理工作納入各個部門目標管理責任制范圍，以計算機為基礎，由專職人員進行統一立卷、整理、歸檔和保存，創立統抓統管的工作格局，做到工作嚴密，組織保證，責任落實，提高檔案管理的整體質量和水平。（二）轉變檔案管理理念。在新形勢背景下，管理理念的創新是社會經濟發展的必然要求，更新檔案管理工作理念勢在必行。在資源理念方面，不僅重視檔案信息的文化性，還要提高檔案信息的經濟性。在發揮檔案憑證價值的同時，也要注重它的特殊情報價值。在開放理念方面，檔案信息的開放和共享將是檔案管理未來發展趨勢，對于不可開放的文件采用現代加密技術進行安全保障，對于現行和半現行的文件，也要做到開放管理，實現其價值。要樹立終身學習的理念。檔案管理人員要跟上時展的需要，在信息化推進過程中，不斷學習檔案管理和與之相關的新知識和新技能，提高自己的業務能力和綜合素質，從而滿足現代化檔案管理的需要。（三）加強檔案信息的科學化管理。在科學技術的推動下，檔案管理中也融入了先進的科學技術，實現了以計算機為基礎的電子信息檔案的建立，改變了傳統紙質檔案管理方式，建立了統一的檔案管理系統，對檔案進行了科學的分類、科目編排，使得檔案信息更加完整和清晰，為檔案的查詢和閱覽提供了良好的條件。

三、結束語

綜上所述，在我國社會經濟和科學技術快速發展的前提下，檔案管理的數字化、信息化是其發展的必然趨勢，也是企事業單位現代化發展的重要內容。所以，企事業單位領導者必須提高對檔案管理工作的重視程度，不斷完善檔案管理制度，使用有針對性的、科學的管理方法和手段進行檔案管理，提高檔案管理人員的綜合素質和業務能力，加強檔案管理質量，提高檔案管理水平，實現檔案管理的現代化和信息化。

作者:徐艷軍 單位:黑龍江省海員總醫院

【參考文獻】

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