簡述知識管理與檔案管理

導語：簡述知識管理與檔案管理一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、知識與檔案

人們在社會實踐中積累起來的經驗，我們把它稱之為知識。它屬于認識范疇，是一種精神產品。而檔案是指國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。是屬于物質形態與意識形態的綜合范疇，它既是一種精神產品，同時也是一種經過邏輯加工的記錄信息的實體。知識和檔案都是在社會實踐活動中產生的，都具有繼承性，都是為滿足人類社會實踐活動服務的。知識是人們通過大腦把接收到的信息經過加工、處理、分析、綜合和推理而形成的系統化的信息，所以知識是人類大腦對大量信息篩選、加工的產品。而檔案是貯存和傳播知識的一種重要形式，具有原始性、權威性、可靠性、系統性、完整性、連續性和綜合性強等特點。不難看出，知識和檔案既有區別又有聯系，檔案是信息內容及其載體共同所構成的統一體，作為知識的載體之一，負有儲備重要知識的使命。檔案離不開信息內容，其所含的信息內容也不能脫離檔案的載體而孤立存在。

二、知識管理與檔案管理

知識管理作為一種創新理念，起源于20世紀80年代迅速發展的“戰略性人力資源管理”的思想。筆者認為所謂知識管理就是以知識為核心的管理，是企業為了提高競爭力而對企業內外的各種信息、知識進行有效的識別、全面的收集、科學的加工和充分的利用，并且通過知識的共享和創新實現知識的增值。主要包括：對記錄有知識的載體的管理、對知識信息或有關知識的信息的管理以及對知識實踐活動的管理。檔案管理首先表現為對檔案實體的管理，即由檔案部門遵循檔案工作的基本原則，對檔案原件實行集中、有序的質量及安全管理，主要包括檔案的收集、整理、鑒定、保管四個環節。知識管理與檔案管理都是對人類認識的加工過程，都是對人類認識過程中所產生的各類信息的收集、加工、貯存、傳遞與利用的過程，同屬于信息管理的范疇，知識管理包含檔案管理并最終為企業發展服務。知識經濟時代檔案管理就是知識資源管理，知識資源管理是知識管理的基礎工作，知識管理一般是從知識資源管理起步。企業檔案是企業重要的知識資源，檔案管理是知識管理的重要內容。檔案管理應以知識管理為發展方向，知識資源管理應以檔案管理為核心內容。

三、企業檔案管理是企業知識管理的重要內容

知識經濟是以知識為基礎的經濟，是建立在知識的生產、分配和使用之上的經濟。知識管理則是企業適應知識經濟發展而作出的戰略性的反映，從一定意義上講，知識管理就是企業管理其所擁有的知識和運用知識進行管理的過程。既然企業檔案是企業重要的知識資源，那么，企業檔案管理本身就是對知識的一種管理活動和過程。企業檔案管理工作，包括對具有歸檔保存價值的文件材料的形成、積累、整理和歸檔的監督、協助和控制，以及對檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統計、檢索和開發利用等工作。這一管理過程，實際上是對企業檔案這種顯性知識的獲取、積累、儲存、保護、控制和開發。企業檔案管理對于積累和保存企業知識，維護企業發展真實的歷史面貌，保持企業核心競爭力等方面，都起到了重要的作用。運用知識進行管理是企業知識管理的一個重要內容?？梢哉f，企業對其知識的管理是基礎和手段，而運用知識服務于企業各項管理工作則是知識管理的根本目的和歸宿。企業檔案中凝結著企業科研生產、經營、基本建設的經驗，對企業各項管理工作具有直接和間接的憑證和參考價值。它為企業經營決策提供現實和可靠的依據，是企業各項管理活動的直接依據和參考。但是，檔案中積累的知識如果不被管理者開發、不能有效地被運用，那么，其價值只能是潛在的而非現實的。因此，如何實現檔案價值、實現檔案知識共享是檔案管理部門和人員必須面對的重大理論和實踐難題。面對日益劇增的、動態的電子文件和企業對檔案信息的大量、及時的需求，檔案管理者必須停止扮演實體保管員的角色，而成為概念、知識的提供者。運用檔案中記載的知識服務企業各項管理，可以有多種方式和方法。如我公司的檔案人員將過去所有出口產品檔案進行開發編研，匯編成冊?？蒲腥藛T從中發掘過去的經驗和教訓，用于新產品的開發，取得了顯著的效果。

四、知識管理對企業檔案管理的影響及對策

隨著經濟全球一體化進程的加快和科學技術的迅猛發展，知識管理越來越成為眾多企業適應新經濟時代要求的一種獲取和保持競爭優勢的重要選擇。有資料顯示51%的美國公司已經實施了知識管理。我國一些企業也開始進行知識管理的實踐。因此，探討和研究知識管理對企業檔案管理的影響及其對策，是新時代對企業檔案管理工作發展的現實要求。1.知識管理要求拓展和完善企業檔案管理職能。作為一種新的管理思想和方法，知識管理對企業戰略、管理模式、業務流程、人力資源管理、信息管理等方面都會產生不同程度的影響。隨著企業知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案管理的職能也在發生相應的轉變，企業需要擁有全新的檔案管理模式以適應這種需要。其職能的根本轉變，我認為主要體現在：從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發利用，實施檔案管理的智能化服務，實現企業檔案知識資源的共享。這種角色轉變的要求將導致檔案人員將職能重心從實體管理轉向信息管理、知識管理，其目的是要保證數字時代社會記憶的完整和向人們提供高質量的信息和知識服務。這就要求我們廣大檔案工作者要轉變觀念，將檔案管理真正看成是企業知識管理的重要組成部分，在企業知識管理的整體要求和規劃下完善檔案管理職能。職能的轉變賦予企業檔案職業更新的內容，同時也帶來檔案人員角色的轉變即從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。2.知識管理對檔案管理技術提出新要求。隨著企業信息化程度的提高，企業的生產、經營方式正逐漸走向自動化、智能化，如：OA、CAD、PDM等現代信息技術在企業中的應用，產生了大量電子化、數字化文件，這對企業的檔案管理提出了新的挑戰。傳統的紙質檔案管理主要是針對檔案的實體化管理，缺乏對檔案信息資源的深入開發，所以很難適應企業知識管理及信息化帶來的挑戰。但是，信息技術在企業生產、管理中的大量應用，又為企業檔案管理提供了很好的轉變契機，促使企業檔案管理從傳統的實體管理向運用信息技術，積極開發檔案信息資源，挖掘檔案中蘊涵知識的方向轉變。所以，我們必須積極利用各種信息技術，開發具有數據分析和決策支持功能的檔案知識管理系統，推動企業知識管理水平的提高。4.知識管理要求強化檔案知識智能化服務意識，實現檔案知識共享。提供優質、高效的檔案知識服務，實現檔案知識共享是企業檔案知識管理的最終目標，也是檔案部門與企業其他部門和外界聯系的紐帶。信息技術的發展，為企業檔案管理提供了一次新的發展契機，互聯網以它獨有的魅力展現了一個動態的世界。檔案知識智能化服務可以通過建設企業知識管理平臺，提供知識導航，知識咨詢等方式實現。在日益發展的網絡環境下，這種服務的方式將更容易實現，在企業內部，可以通過構建企業局域網來實現知識的傳遞和共享。對于企業外部的知識傳遞，可以構建相應的企業外部網，實現企業和客戶、市場的知識交流。局域網的用戶可以直接訪問此系統，而外部網的用戶則可以通過檔案管理機構的主頁或者企業的站點，直接鏈接到知識服務子系統，從而獲得有效的檔案知識服務。4.知識管理要求提高檔案管理人員素質，塑造“知識人”形象?，F代企業管理飛速發展，企業許多管理職位從業人員的素質都在不斷提升，而企業檔案管理人員的素質一直是影響企業檔案管理水平的重要制約因素。知識管理要求作為參與信息管理、知識管理的檔案工作者必須提高自身素質，掌握管理學和現代企業管理知識，熟悉企業業務流程。作為檔案工作者一定要通過自身的努力，成為成功的信息主管和知識主管。

作者:余琴 單位:航空工業航宇救生裝備有限公司