物聯網技術智能化檔案管理分析

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摘要:物聯網是信息化時代的一個重要發展階段。物聯網時代的到來，物聯網技術的發展，使各個行業的技術水平都得到了提高，也促使物聯網技術在各個領域都得到了廣泛的應用。文章以物聯網時代為背景，提出了物聯網技術下的智能化檔案管理策略，希望能對新形勢下的檔案管理工作有所幫助。

關鍵詞:物聯網技術;智能化;檔案管理

物聯網指物物相連的互聯網，互聯網是物聯網的基礎和核心。物聯網主要是通過智能感知、識別技術等來進行物物連接的。物聯網技術的出現，也為檔案智能化管理提供了良好的條件。那么，在物聯網時代，檔案部門該如何借助物聯網技術進行檔案智能化管理呢?筆者立足于調查研究，提出了以下幾點建議:

1利用物聯網技術提高軟硬件配備水平

傳統的檔案管理都囿于實體建筑和設備累加，檔案管理和使用都深受時間、空間限制。此外，在檔案管理中，許多企事業單位受財力限制，都沒有設置專門的檔案管理專項基金，單位檔案庫房建設、計算機軟硬件基礎設施配備都不夠齊全，檔案管理軟件研發和使用水平都較低。物聯網技術的出現，為人們利用物聯網技術打造新型智能化檔案實體庫房、軟硬件配備水平提高提供了條件。所以，企事業單位要加大檔案管理物力、財力和人力投入，有效整合檔案庫房設備與現有資源，建設現代化檔案庫房，購置更多的信息設備，以提高檔案管理的智能化水平。物聯網技術體系主要由感知層、應用層、網絡層組成，物聯網技術不僅包括射頻識別技術、傳感器技術，還包括網絡和通信技術、數據處理與融合技術。其中，射頻識別和傳感器是物聯網前端技術。借助射頻識別、紅外線感應技術，物聯網可以進行智能化識別。在檔案庫房建設中，我們可以運用物聯網技術創建庫房管理三層結構體系。如在門禁系統中采用物聯網RFID技術設立身份識別卡，識別管理人員的身份、等級，并根據管理人員的身份、等級賦予其相應的管理和使用權限。又如，將紅外線感應器用到庫房視頻監控系統中去，對所有進入庫房的人員進行視頻監控，有人強行非法進入庫房時，門禁系統可以借助紅外入侵探測器發出預警信號。

2利用物聯網實現檔案自動化生成和管理

館藏資源豐富，較高的管理效率，是實現檔案資源價值最大化的基礎和前提。過去，企事業單位的檔案要么是原始的文件，要么是由人工手動著錄而成的，傳統的檔案生成方式耗時耗力，過程復雜而且效率較低。在物聯網時代，企事業單位的檔案管理已經擺脫了傳統的手工方式，檔案生成方式也出現了變化。在檔案收集、生成與管理中，物聯網技術的作用主要體現在以下幾點:首先，在檔案收集過程中，企事業單位的檔案管理部門可以通過互聯網技術向社會、個人收集檔案材料。各類材料送達檔案部門后，檔案管理員將檔案按照不同的類別裝入不同的盒子，利用檔案收集子系統中的RFID管理板塊直接將檔案生成RFID標簽內的數據，并利用讀寫器將檔案題名、日期、頁數、責任者等信息都打印到標簽上，帖到檔案上。檔案入庫時，儲位管理板塊發出入庫指令，系統會讀取檔案標簽上的信息，并在自動識別后將其放到存放儲位。電子標簽的運用，極大提高了檔案生成效率，也為檔案智能化、自動化管理奠定了基礎。此外，物聯網技術的應用，為用戶檔案實體內部閱覽提供了便利。用戶在借閱檔案時，可在具有自動化識別功能的借閱系統輸入關鍵詞，查詢檔案信息，包括檔案位置、格式等，這樣就減少了用戶查找檔案的時間。檔案管理員取出檔案后，系統會自動記錄、顯示檔案被借出狀態。用戶借出檔案時，智能安全監測門的RFID閱讀器會將檔案信息反饋到借閱板塊，并將信息與檔案出庫信息對比、反饋，如果監控系統發現檔案出庫信息與反饋信息不同，監控模板就會發出警報，檔案需在管理人員再次確認后才能出庫。用戶使用完畢，RFID閱讀器會自動消除檔案的借閱記錄，檔案管理人員將檔案送返原先位置時，系統會自動記錄查閱使用和還卷工作完成。

3利用物聯網完善檔案存儲環境監控系統

在實體檔案保護和管理方面，物聯網技術的廣泛應用，大幅度提高檔案保管環境的安全性、節能性和智能性。物聯網在檔案存儲環境監控方面的作用，具體體現在:(1)在檔案的安全保管和監控方面，利用物聯網射頻識別和傳感器技術，建設一體化智能管理系統，利用微動偵測，對檔案庫房區域或其他館內重要區域內人員的出入、活動情況進行實時監控。一旦發現異常，可以使用相關聯位置的監控攝像機對人員行進路徑進行跟蹤記錄，同時監控系統還會發出警告，自動鎖閉事發區域的門禁，并通知安保人員。(2)在檔案保管環境的節能控制方面，立足于網絡層和信息處理系統分析，部署檔案庫房的智慧感知平臺，對庫房內的信息數據實施全面控制。關于這一點，我們可以庫房溫度調節系統為例，檔案庫房智慧感知平臺會根據檔案管理標準自動管理溫濕度控制設備，自動調節庫房內的溫度，通過精細化的環境參數自動調整確保檔案保管環境、溫濕度始終處于一個安全范圍內。這樣既可以減少設備能耗，還可以提高檔案管理安全系數。

綜上所述，物聯網是互聯網的延伸，物聯網技術的發展，對檔案數字化管理產生了重大影響。企事業單位要立足于研究和分析，優化設計智能化檔案管理系統，然后將物聯網技術用到軟硬件設施建設、檔案自動化生成、檔案存儲環境監控系統中去，利用物聯網技術全面提高檔案管理水平，以實現檔案資源價值最大化。

參考文獻:

［1］李青．基于物聯網技術的智能化檔案管理研究［J］．自動化與儀器儀表，2018(08):44-46+50．

［2］王建民．物聯網技術在檔案數字化管理中的應用［J］．現代商業，2016(15):184-185．

作者:劉洪霞 單位:濰坊市公共資源交易中心