網絡時代創新檔案管理服務探究

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［摘要］創新現階段的檔案管理服務模式，更好地適應了網絡時展的要求。本文主要對現階段檔案管理過程中存在的問題進行深入的分析，了解網絡時代對檔案管理服務工作提出的新要求，并提出相應的解決途徑。

［關鍵詞］網絡時代;檔案管理;創新;服務模式

隨著網絡信息技術日新月異，我國逐漸進入到網絡時代，信息化和網絡化成為時代的關鍵詞。檔案屬于一種比較重要的信息資源，在網絡時代背景下，需要充分挖掘檔案資源的作用和價值，運用現代網絡技術，將檔案資源的價值最大限度地發揮出來，這才是現階段檔案管理服務工作需要考慮的問題。

一、網絡時代中創新檔案管理服務模式的重要性

(一)創新檔案管理服務模式是網絡時展的趨勢。在網絡時代的影響下，傳統模式的檔案管理服務工作已經不能滿足現階段用戶的使用需求，再加上檔案的數量也在逐年增加，單一化的檔案管理服務模式已經面臨著被淘汰的局面。隨著網絡時代的發展，檔案管理服務工作需要從用戶的實際需求出發，為用戶提供全面、準確的檔案信息服務，這樣也能在一定程度上節省用戶的時間，優化檔案管理服務模式，創新檔案管理服務模式已經成為網絡時展的一種趨勢。(二)創新檔案管理服務模式是檔案管理工作發展的需求。隨著網絡信息技術的不斷發展，檔案管理服務工作當前面臨著巨大的挑戰，需要結合時展的需求，不斷創新自身的檔案管理服務模式，這樣才能在激烈的市場競爭中長期發展下去。面對網絡時展的需求，檔案管理服務工作必須從一個全新的角度出發，將現代化的網絡技術、信息技術引入到實際的檔案管理服務工作中，構建出符合時展需求和用戶需求的檔案管理服務體系。傳統模式的檔案管理服務工作側重對檔案資料的保存和管理，檔案管理服務會受到時間和空間的限制，這樣不能滿足現階段用戶的使用體驗。由于網絡技術的進步，出現了電子檔案管理模式，借助網絡技術建立起虛擬的網絡電子檔案，對檔案管理服務工作提出了更高的要求。

二、現階段檔案管理服務存在的主要問題

(一)檔案管理服務工作人員的服務水平高低不一。在檔案管理服務工作中，很多工作人員的服務意識還停留在檔案的收集和分類上，檔案管理服務理念比較守舊，忽視了檔案管理的服務宗旨，不能從用戶的實際需求出發，也不能為用戶提供滿意的體驗，使得現階段檔案管理服務工作舉步維艱。(二)沒有統一化標準的檔案管理服務模式?，F階段檔案管理服務工作沒有一個統一的服務標準，相關工作人員在檔案整理、檔案管理服務等方面都比較隨意，缺乏相應的制度支持和保證，使得現階段的檔案管理服務工作效率不高，檔案管理服務工作成本比較高，造成了一些不必要的資源浪費。(三)相關的檔案資源得不到有效利用。檔案管理服務工作不單單只是做好檔案資源的管理、保存，更應該從檔案資源本身具備的價值出發，不斷提高檔案資源的提供效率。但是在實際的檔案管理服務工作中，部門領導和相關工作人員對檔案資源的重視度不夠，使得檔案資源的價值并沒有得到有效的發揮。(四)檔案管理服務模式的信息化程度較低。網絡時代強調的是信息化和現代化，而現階段的檔案管理服務工作依舊沿用傳統的管理服務模式，檔案管理人員依舊是檔案管理工作的主體部分，使得檔案管理服務工作的成本不斷增加，信息化的檔案管理服務系統比較少，信息化檔案資源利用效率不高。

三、網絡時代對檔案管理服務提出的新要求

(一)檔案管理服務工作人員需要及時更新服務理念。檔案管理服務工作人員需要根據時展的要求，不斷更新自身的檔案管理服務理念，相關工作人員需要定期參加培訓，不斷提升自身的檔案管理服務水平，將現代信息技術融入到實際的檔案管理服務工作中，不斷強化自身的服務意識。此外，檔案管理服務相關部門需要對檔案管理服務理念進行宣傳，為檔案管理服務工作創建一個良好的環境氛圍，相關的工作人員需要結合檔案管理服務工作的實際需求，深入用戶市場進行調研，從用戶的需求出發，為用戶提供專業化的檔案管理服務，提高用戶的滿意度。(二)建立信息化、網絡化的檔案管理信息服務體系。優質的檔案管理服務工作就是能為用戶提供及時有效的服務，滿足用戶的各項需求，節省用戶的時間，幫助用戶處理檔案資料相關的問題。檔案管理服務工作需要為社會群眾提供相關的檔案資源服務，為社會經濟發展提供相應的服務，這就需要建立起信息化、網絡化的檔案管理服務體系，順應網絡時展的趨勢，將現代信息技術引入到我國實際的檔案管理服務工作中，構建起全國范圍內的檔案信息管理服務平臺，為全國各地的用戶提供全方位的檔案管理服務。根據檔案管理工作的實際發展狀況，將檔案管理信息進行系統化的劃分，構建不同層級的檔案管理服務機制，不斷提高檔案管理服務的信息化水平，逐漸擴大檔案資源的使用效率，為社會經濟和個人發展帶來更多的益處。(三)不斷完善網絡時代中的檔案管理信息反饋渠道。網絡時代中的檔案管理服務工作比較看重的是對各種信息的反饋，只有通過用戶群眾的實際反饋，才能真正掌握網絡狀態下檔案管理服務工作的實際狀況，更能體現出檔案管理服務工作的社會性價值。需要相關人員結合網絡時代的發展需求，建立起更加全面、有效的檔案管理信息服務反饋渠道，確保檔案管理服務工作的順利進行。建立檔案管理信息反饋渠道，需要配套相應制度來支撐，這樣才能充分發揮出檔案資源的利用效率。

四、網絡時代中創新檔案管理服務模式的途徑

(一)開展在線服務式的檔案管理服務模式。根據網絡時代的發展需求，檔案管理服務工作需要從各個層面上進行改進和創新，要堅持與時俱進的管理服務理念，結合時展和用戶發展需求，不斷更新檔案管理服務模式。傳統模式的檔案管理和服務工作都是由人工進行的，在檔案資料的查詢、歸類上都是手動進行的，難免會存在一些不足之處，人工提供的檔案信息服務是有限的，而且會受到時間和空間上的限制，這樣很不利于檔案管理服務工作的長久發展。檔案管理服務人員需要轉變自身的工作模式，建立起信息化的檔案管理服務模式，為用戶提供及時有效的在線信息服務，滿足用戶的各項需求。此外，檔案管理服務工作也可以根據用戶的反饋，制作專題性網頁并進行普及和宣傳，結合網絡時代信息變化的特點，對相關的檔案信息進行及時的更新，借助電子郵件、數據庫等形式，與用戶建立起方便快捷的交流渠道和服務渠道，這樣也能拉近用戶與檔案管理服務工作人員之間的距離，降低人工成本，從而提高檔案管理服務工作的效率。(二)縱向深化檔案管理服務所涉及的領域。網絡時代中的檔案管理服務工作需要滿足用戶的信息需求，用戶會對檔案管理服務人員提供的信息進行自主篩選，對信息所涉及的領域也會進行考量，這就要求現階段檔案管理服務工作人員具備寬泛的知識籌備，不斷縱向深化自身的知識籌備，為用戶提供多領域、全方位的信息服務。在傳統模式的檔案管理服務工作中，工作人員只需要給用戶提供單一模式的信息服務，所涉及的領域比較窄，工作人員的工作效率不高，隨著時代的不斷發展，傳統模式的檔案管理服務工作必須從內而外進行改革，這樣才不會被時代淘汰。檔案管理工作人員需要找到一個全新的切入點，將傳統模式的檔案文件、信息檢索等內容進行有機整合，建立起一個多領域、全方位的信息服務平臺，將用戶的文件搜索、圖書資料查詢等需求進行協同服務，這樣不僅可以實現檔案信息的對外開放，還能提升檔案管理服務工作人員的服務意識，確保檔案管理服務工作的與時俱進。(三)實現信息共享式的檔案管理服務模式。傳統模式的檔案管理服務工作很難滿足網絡時代對信息資源更新的需求，檔案管理服務相關工作人員需要及時更新檔案管理服務理念，將現代化的信息技術引入到實際的檔案管理工作中，建立檔案信息資源的互聯網共享模式，為用戶提供全方位的檔案管理服務。隨著網絡技術的不斷發展，各種類型的信息資源幾乎都是“一日一更新”，檔案管理服務工作需要結合自身發展的實際需求，將檔案管理工作的整體優勢發揮出來，與相關部門之間形成合作關系，構建一個全方位、寬領域的檔案信息服務系統，確保檔案管理服務工作在統一領導下規范化運行，不斷優化檔案管理服務模式。這樣既能實現檔案管理服務模式的一體化，又能實現檔案管理信息資源的全網共享，為檔案管理服務工作開辟一條新的捷徑。(四)為客戶提供專業化的檔案管理服務模式。在網絡時代影響下，各種類型的科學技術得到了長足的發展，用戶有了更寬泛的信息資源獲取渠道，需要現階段的檔案管理服務工作人員根據用戶的需求，對自身的服務理念和服務模式進行相應的轉變，借助現代化的信息技術，及時更新和補充本地檔案庫里的資源，將用戶的實際需求作為檔案管理服務工作的出發點，深入分析和挖掘用戶的需求，根據用戶需求的普遍性和特殊性準確劃分和整理檔案庫的資源，從而為用戶提供專業水平的檔案信息服務。此外，在確保本地檔案庫資源豐富的前提下，借助網絡信息技術及時更新和添加新的信息資源，確保本地檔案庫的新穎性，逐漸吸引更多的用戶，將現代化的電子導航設備引入到實際的檔案管理服務工作中，讓用戶可以根據自身的需求進行自主選擇，使得檔案管理服務工作更具備時代特點和人文情懷。(五)構建有效的檔案管理信息服務反饋機制。良好的檔案管理服務模式需要結合用戶反饋機制對自身工作進行相應的調整，不斷完善檔案管理服務機制，為用戶提供高滿意度的檔案信息服務。而“反饋”主要指的是，將一個管理服務系統的信息傳達給用戶，用戶會根據實際的使用體驗，對所產生的效果進行及時反饋，然后管理服務系統對反饋的信息進行更改和完善，再次對用戶進行信息服務并提升用戶體驗。構建有效的檔案管理服務信息反饋機制，能夠幫助檔案管理部門的相關人員對數據進行分析和掌握，不斷調整檔案管理服務模式，對反饋回來的信息進行有效的總結，進而轉變和完善自身的檔案管理服務模式，逐漸優化檔案管理服務模式，為用戶提供更好的檔案信息服務，確保檔案管理服務工作的高效開展。(六)組建專業化的檔案管理服務人才隊伍。檔案管理服務人員是創新檔案管理服務模式的核心，組建高水平的檔案管理服務人才隊伍才是創新檔案管理服務模式工作的關鍵。傳統模式的檔案管理服務人員已經不能適應網絡時代的發展需求，對檔案館的服務模式、工作方式都帶來了不利影響。為了改善現狀，首先，檔案管理服務工作人員需要結合時展的需求，轉變自身的檔案管理服務意識。由于網絡時代中的信息傳遞速度在不斷增快，各種類型的檔案資源也是魚龍混雜，用戶對檔案信息服務也做出了新要求，傳統的“坐等上門”檔案服務理念已經不能適應用戶的要求了，用戶會根據自身的需求來要求檔案管理服務人員提供具有指導性、專業化的檔案信息服務，因此，檔案管理服務工作人員需要樹立以用戶實際需求為導向的服務意識，根據用戶的需求為其提供專業性的信息服務，滿足用戶的實際需求。其次，借助網絡平臺，加強檔案管理服務工作人員與用戶之間的交流，借助現代的通訊設備和聊天設備，深入了解每一位用戶的檔案信息需求，根據用戶的實際情況為用戶提供專業化的服務，認真聽取用戶的意見和建議，根據實際情況考量用戶建議的參考價值，對檔案管理服務工作進行針對性的調整。最后，提升檔案管理服務工作人員的整體素質水平，定期對檔案管理服務工作人員進行專業知識培訓，開展相應的專家型講座，將現代信息技術、網絡技術都引入到實際的檔案信息服務工作中，促使工作人員對網絡時代檔案信息資源的有效利用，滿足時代的需求和用戶的體驗。

五、結束語

創新檔案管理服務模式需要結合時展的特點，充分考慮檔案管理服務工作的實際情況，將現代化的信息技術和網絡技術引入到實際的檔案管理服務工作中，構建起全方位、寬領域、網絡化的檔案管理服務模式，為用戶提供在線式信息服務，實現信息資源的全網共享。要根據用戶的實際需求為用戶提供專業化的檔案信息服務，滿足用戶多樣化的信息需求。此外，相關的工作人員需要及時更新自身的服務理念，與時俱進，不斷創新檔案管理服務模式，為檔案管理工作提供全新的動力源泉，推動我國檔案管理服務工作的有效進行。

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作者:趙鑫 單位:平頂山學院