醫院文書檔案管理現狀及改進措施

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摘要：目前我國大部分醫院在進行院內管理工作的過程當中，存在檔案資料整理工作不符合標準、不符合要求等多種問題，這些問題的產生與醫院工作人員在進行文書檔案管理過程當中的各種行為之間存在密切的聯系。通過資料分析以及現場調查，可以發現醫院文書檔案管理工作不理想，主要與工作人員管理意識淡薄，檔案管理人員綜合素質能力不高，文檔材料存在歸檔不全的現象，檔案信息化管理的滯后性相關。本文主要針對以上這些問題進行分析，并提出科學合理的解決對策，希望能在一定程度上促進醫院可持續健康發展的戰略。

關鍵詞：檔案管理；醫院管理；醫院檔案；文書檔案

醫院的檔案管理工作包含醫院重大資料的存檔，住院患者的病歷存檔以及醫院綜合文書類存檔等等。目前我國正處于快速發展以及高速轉型的信息化時代，如果醫院在進行檔案管理的過程當中不能有效運用信息化現代化以及系統化的管理模式，那么醫院的檔案管理工作將不能進入到現代化階段。

一、當前應用文書檔案管理的現狀

1.領導缺乏重視，檔案管理人員意識淡薄。目前大部分醫院的領導認為，要想使得醫院更好的發展，需要從醫療、教學以及科研工作入手，只有將以上這幾項內容進行有效的管理，在發展層面上將能獲得較大的經濟利益以及社會利益。雖然這些想法具有一定的可行性，但是他們忽略了醫院文書檔案管理對于醫院發展的重要性，甚至有一部分管理者認為在檔案收集以及管理工作方面需要投入大量的人力和物力，但卻不能馬上獲得效果，如此會導致因小失大，而且由于領導的忽視，會使得醫院的檔案管理人員存在缺乏文書檔案管理技術的現象。2.檔案管理人員綜合素質不高。醫院的文書檔案工作一般都是由醫院辦公室直接進行管理，但是醫院辦公室的工作人員除了要負責檔案管理工作之外，還有一些非常煩瑣的日常工作，而且這些日常工作還帶有一定的緊迫性，因此他們都會在完成日常工作的基礎上，才會進行檔案資料的整理工作。這時很多醫院辦公室的工作人員已經沒有足夠多的時間對檔案資料進行仔細處置，逐漸導致文件資料周而復始的得不到妥善處理。除此之外，還有部分醫院對檔案管理人員的學歷要求較低，不要求其具備一定的專業性資料管理技能。3.文書檔案管理制度不健全。經過長期的運行，醫院已經形成了一套科學合理的醫療管理制度，但是在文書檔案管理制度方面卻存在較大的漏洞。主要表現在文書檔案管理部門尚未明確，管理人員的工作職責尚未明確，檔案管理的流程以及標準尚未明確，缺乏有效的考核標準，未形成科學合理的醫院文書檔案管理體系。所以，醫院的文書檔案管理開始陷入無規范、無組織、無紀律的狀態。醫院檔案的文書材料沒有得到有效的管理，給醫院帶來了較大的消極影響。4.硬件配備不齊，無專門檔案資料庫房。因為醫院屬于人流量較多的地方，所以目前很多醫院都存在辦公用房緊張的現象，由此，醫院當中也沒有專用的檔案管理室是很正常的。但是醫院每年度都會產生大量的檔案資料，如果這些檔案沒有得到有效的保存，那么檔案資料就會存在霉變、蟲蛀、積灰塵等因素的影響使得檔案的完整性受到侵害。當人們想尋找某一項資料時，往往會由于檔案不完整使得查找困難。5.管理手段陳舊落后。最近幾年，各個領域的資料管理工作都在隨著現代化的發展進行變革，并逐漸把信息化技術應用到資料管理當中。目前在醫院的醫療體系管理方面，已經有效地將信息化技術進行應用。但是在文書資料的整理方面，依舊根據傳統的手工方式進行管理。傳統的管理方式過于煩瑣，而且管理的質量還會受到人的綜合素質能力以及思想觀念的影響。不同管理人員整理出來的文書檔案，都存在不同的形式，因此人們在進行檔案查找時，無法快速有效地找到相應的信息。6.文書檔案的利用率低。如果醫院能夠有效地對文書檔案進行管理，那么在進行各項方案的策劃時將能得到科學有效的參考數據，但是因為部分醫院的領導對于文書檔案管理工作的懈怠，導致檔案管理系統長期處于落后的狀態，而且這些觀念的存在也使得檔案資源不能得到有效的利用。7.文書檔案材料收集的完整性問題。在醫院的文書檔案管理工作當中，資料的收集不齊全以及不完整是目前存在的一個較大問題，它直接影響了檔案管理的有效性以及檔案開發利用的科學性。而材料收集不齊全以及不完整的問題，主要是因為檔案資料分布在每一個科室和部門當中，但是科室和部門當中的管理人員缺乏檔案管理的意識，所以檔案收集的制度無法得到切實的落實。除此之外，醫院一般都比較重視收集和整理紅頭文件或者結論性的材料，而懈怠了一些業務性文件或者過程性的研究材料。通過上文的分析，我們可以知道，文書檔案的有效管理對于醫院的發展會產生重要的作用，但是所產生的作用也具有一定的特殊性，因為它與其他機關的文書檔案相比，在數量以及種類方面呈現出一定的煩瑣性。尤其最近幾年上級政府的各級部門下發文件的數量越來越多，不僅給文書檔案管理人員帶來了較大的工作量，而且也反映出醫院在文書檔案管理方面的復雜性以及管理過程的不規范性。

二、改進措施

1.完善制度，確保管理工作有序開展。醫院在完成各項工作時，都必須要按照醫院的規章制度進行，所以在文書檔案管理工作方面，醫院也需要健全有關的制度，包括歸檔的規章、保管的規章、保密的制度，以及借閱的制度等等。除此之外，醫院的有關部門還需要針對文書檔案管理工作的標準進行詳細的制定，比如管理的方式、管理的規則以及管理的格式等等。除此之外，要想提高文書檔案管理的指標，還需要確保文書檔案的收集以及整理具有一定的規范性和標準性。2.大力宣傳，提高醫院工作人員對檔案管理的認識。領導應該重視檔案管理工作，因為檔案管理工作是醫院管理的重要組成部分。通過大力宣傳檔案管理重要性的方式，提高醫院工作人員檔案管理的意識，促進檔案管理科學有序進行，提高工作效率。如果工作人員能夠逐漸認識到檔案管理工作的重要性，那么管理工作的效率自然而然會得到提升。3.加強培訓，提高文書檔案管理人員的素質。要想文書檔案管理工作朝著現代化方向發展，那么檔案管理人員就需要熟知計算機技術，并且熟讀有關文書檔案的法律知識，所以醫院可以通過組織管理人員培訓的方式來提高他們的綜合素質能力。除此之外，還可以有關的政策鼓勵，醫院應當鼓勵文書檔案管理人員多參加講座或者管理知識研討，以儲備管理知識。當然，為管理人員提供外出學習以及進修的方式，也是提高檔案管理質量的有效措施。4.強化服務，提高檔案管理人員工作效率。檔案管理人員工作效率的有效提高，能夠進一步提升自己的服務意識和責任意識。因此在日常生活當中，管理人員可以通過了解以及關注醫院發展和國家發展的動態，樹立起主動服務以及甘于奉獻的精神。5.加強軟件和硬件設施的建設。在現代化的檔案管理工作中，需要投入一定的資金作為基礎，引入軟件和硬件設施來提高醫院檔案管理工作的質量，推動文書檔案管理工作朝著更加健康有序的方向發展。如可在檔案管理室中加裝防火、防盜、防潮的設備，確保資料得到妥善保存。6.更新觀念，充分利用文書檔案資源。醫院進行檔案管理工作的最終目的，是使得這些檔案資料得到充分的利用，因此檔案管理人員應該要樹立服務意識，充分開發檔案信息的資源，使得醫院各科室的工作人員能夠通過檔案資料的查詢提高醫療服務的質量。7.提高醫院領導對文書檔案管理工作的重視?，F如今的醫院文書檔案管理工作應該摒棄傳統的觀念，讓現代化知識進入文書檔案管理工作中，并且將文書檔案管理工作作為一項穩定的、健康的、可持續發展的事業，從傳統的封閉式管理方式轉變為開放式的管理方式，從傳統的手工管理方式轉變為電子信息化管理方式。醫院的領導更應該注重理念的轉變，帶領醫院的工作人員重視文書檔案管理工作的內容。

三、結束語

醫院文書檔案的內容見證一個醫院從無到有，從有到創新，從創新到拓展的過程，是醫院十分重要的工作之一。因此，做好檔案資料的管理工作對醫院的發展非常重要，為了檔案管理工作更加適應現代化發展的需求，醫院需要從提高工作人員檔案管理意識，完善基礎設施，提高服務理念等多個方面入手，提高文書檔案管理工作的效率，最終達到促進醫院發展的目的。

參考文獻

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3.李嬌.醫院文書檔案管理的現狀及改進措施.中外醫學研究，2015(2).

作者:李金英 李雪梅 張 悅 單位:廣西壯族自治區民族醫院