高校畢業生檔案管理水平提升對策

導語：高校畢業生檔案管理水平提升對策一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：互聯網作為信息時代的工具和載體，正深刻地改變著人們的生活、工作和學習方式，它與傳統社會各種形態的結合所形成的“互聯網+”已經成為一種新的社會業態，同樣為高校畢業生檔案管理帶來了全新的有效工具。文章分析了目前高校畢業生檔案管理存在的管理技術與制度相對落后、管理人員素質參差不齊、鑒定資料不夠健全的問題，論證了將“互聯網+”引入畢業生檔案管理的合理性，提出了改進檔案管理具體工作、完善檔案管理機制的有效途徑。

關鍵詞：互聯網+；高校畢業生；檔案管理

在高校畢業生檔案管理過程中采用信息化技術，既是融入智慧校園建設的管理需要，也是推動畢業生檔案管理工作更具網絡化和智能化的需要。借助“互聯網+”技術，在提升高校檔案管理效率的同時，也為社會企業校園招聘和人才選擇提供了快捷的互聯網檔案調閱途徑，讓相關信息的獲取變得更加快捷、方便和有效［1］?；凇盎ヂ摼W+”平臺的畢業生檔案管理平臺能夠更加全面地記錄畢業生的學習經歷，準確反映其綜合能力，既能支持學校人才培養的診斷與改進工作，也為企業的人才選拔提供更多科學依據。

一、“互聯網+”概念及其影響

2015年3月，總理在政府工作報告中首次提出“互聯網+”行動計劃?！盎ヂ摼W+”是指依托互聯網信息技術實現互聯網與傳統產業的聯合，以優化生產要素、更新業務體系、重構商業模式，目的在于充分發揮互聯網的優勢，完成經濟轉型與產業升級。根據中國互聯網絡信息中心所的數據顯示，截止到2019年6月份，我國的網民規模已經達到了8.54億，和2018年底相比增加了2598萬人?；ヂ摼W的普及率已經達到了61.2%。手機網民規模達到了8.47億，網民當中采用手機上網的比例已經增加到了99.1%。圖1為2016年6月到2019年6月互聯網普及率以及網民規模的變化情況，可以發現網民規模和互聯網普及率都呈現出不斷升高的趨勢?；ヂ摼W的快速發展已經滲透到各行各業，為更好地發揮互聯網的溢出效應，推動互聯網技術與各個產業相結合，創造新的經濟業態、提升生產創新能力，“互聯網+”應運而生，并且成為國家層面推動經濟轉型升級和創新創業的行動計劃，計劃當中還包括云計算、物聯網、大數據等新一代信息技術，推動先進的信息技術與先進制造業以及現代服務業等產業融合發展，推動新興業態和新興企業創新發展，培育和壯大新興產業，使其成為新的經濟增長點。將互聯網和傳統的行業結合起來，推動產業的創新發展和惠及民生［2］。具體到民生領域，“互聯網+”也在推動公共服務模式的創新和效率的提升。就業作為民生的重要方面，高校畢業生就業工作是其重要環節。將“互聯網+”理念與畢業生檔案管理結合起來，對于加快檔案管理工作的信息化和科學化進程，促進畢業生高質量就業具有重大意義。

二、高校畢業生檔案管理存在問題分析

1.檔案管理技術與制度相對落后。盡管計算機與互聯網使用在高校檔案管理中已經普及，但對照“互聯網+”要求還存在技術落后和制度缺位的問題。高校畢業生檔案管理工作目前仍采用傳統的技術手段和管理模式。一是信息采集技術比較原始，信息和數據的收集以及錄入的過程主要還是依靠人工手動方式，檔案信息還是存儲在Excel等非結構化數據表中，導致很多檔案當中所包含的核心信息內容時效性不顯著，內容存在錯誤以及信息不對稱。比如收集學生的成績、考試數據以及學籍相關信息過程中，傳統的檔案管理方法需要一級級間的工作對接，這會讓無效時間增多，也會延長有效時間，讓信息的即時記錄被耽誤。二是采用傳統的信息管理方式導致信息傳播溝通的不順暢不對稱，無法讓網絡信息有效地傳播，單純采用電話、文件收發、告示這幾種方式，對于一些學術信息以及考核反饋結果無法掌握，也沒有辦法開展有效的溝通和交流。對于畢業生檔案的信息化管理工作帶來技術阻礙，也讓檔案服務系統和檔案管理工作呈現出單向性和被動性的特點［3］。三是高校畢業生檔案管理工作也沒有形成完善且嚴密的管理制度，對于信息采集、數據錄入、數據審核相關管理人員約束作用較小，未能形成有效的監督機制。2.檔案工作人員業務素質有待提高。高校畢業生檔案管理水平與檔案管理工作人員素質密切相關，高校畢業生檔案工作人員管理水平、信息化能力決定著高校畢業生檔案管理的水平。當前存在的問題包括：一是檔案管理工作中的管理層學歷水平比較高，但信息化素養一般，對于信息化技術運用重視不夠。二是一般的檔案管理工作人員大多非檔案管理專業出身，導致一線檔案管理工作的專業人才缺乏。三是新招錄的專業技術人員數量偏少?？傮w而言，高校對檔案管理工作重視不夠、專業人才缺乏、整體信息化素養不高等問題，導致檔案管理隊伍整體素質不高，這也加大了畢業生檔案管理工作開展和信息化建設的難度。3.檔案管理內在質量把控機制缺失。信息技術落后、管理人員水平不高、管理制度不完善也導致高校畢業生檔案管理存在質量隱患，主要問題之一就是檔案資料鑒定的不確定性。例如，不少高校因畢業生檔案管理技術落后導致信息比較滯后，使得鑒定工作需要花費的時間長短不一，無法對某個時間點當中的一些具體信息開展系統化、規范化的整理，也會遺漏一些關鍵信息，出現信息不對稱等問題。甚至在不少檔案當中，因為管理者專業能力不夠、管理流程不規范或者技術手段欠缺等，導致一些錯誤信息沒法及時補救，一些檔案管理人員還會對檔案的真實性選擇忽略，弄虛作假的情況也無法完全避免。

三、基于“互聯網+”提升畢業生檔案管理水平之對策

1.找準畢業生檔案建設優化方向。（1）明確檔案管理的有序性和可視性發展方向大學生在畢業之后，檔案會隨著個人轉到用人單位，檔案中的很多內容對于學生在畢業之后的考試、職稱評定、選拔和晉級等職業發展有著十分重要的影響。通過檔案可以獲取畢業生在學期間成績、獎懲信息，同時可以記錄畢業生工作之后的相關重要信息，因此，畢業生以及企事業等用人單位對于檔案有著長期保存的共性需求?；凇盎ヂ摼W+”的思維，應該充分利用計算機將檔案資料以數字化的形式保存下來，借助互聯網實現信息資源的相互聯結和共享，構建起系統、有序完善的檔案信息庫，改變過去以紙質為主要信息載體的檔案管理模式，以郵寄為主要傳遞方式的現狀。要鼓勵推廣相關檔案管理系統的運用，讓檔案信息管理變得更加具有穩定性、可視性、網絡化、可共享，也能夠為各種用戶提供更加便捷的查詢利用服務，減少甚至避免誤時、少記以及漏記的問題，最終實現精準、快速的管理目標，打破檔案信息資源共享的時空限制［4］。（2）注重檔案管理的科學性和安全性高校畢業生檔案管理中信息技術的應用，著眼點就是要讓畢業生和相關企事業單位獲取檔案信息的過程不受時間和空間的局限，節省更多的時間和精力，這是衡量高校畢業生檔案管理工作效率和服務質量的重要維度?！盎ヂ摼W+”技術在高校畢業生檔案管理中的應用，帶來新的建設理念和軟硬件環境需求，可以讓不同部門安全防范的意識得到增強［5］。當前網絡系統仍然存在安全上的隱患，為了讓檔案信息的安全性得到保障，必須制定與其相配套的制度及措施，比如加強對檔案流轉的跟蹤管理，構建起專門的檔案保密制度體系等，按照影響因素的不同，對電子檔案操作的權限進行嚴格劃分，借助這些措施讓檔案信息管理的安全性和科學性得到增強。（3）統籌保障檔案記錄綜合性與準確性在當前市場經濟環境下，人才選拔以及任用機制體現出了很強的自主性特征。企業希望招聘到綜合素質更高的專業人才。畢業生提供給的應聘資料往往具有一定的主觀色彩，未能全面反映他們自身的能力和水平，可信度、準確度有待商榷和佐證。用人單位很難僅憑幾張紙做到對畢業生情況的全面了解。因此構建全面反映學生綜合素質水平的檔案信息庫，通過統籌畢業生關鍵技能信息與綜合素養信息的記錄，可以讓學生在校期間的專業學習、技能特長、道德品質以及行為習慣等得到全面反映，尤其是可以清晰地呈現出學生的實踐經歷、職業素養和技能水平等關鍵信息，既可以幫助企業更加全面科學地選拔人才，也可以為高校的人才培養質量診斷和改進工作提供基礎數據。2.提高畢業生檔案管理水平的措施。（1）檔案記錄強化專業技能和職業品德導向進入新時代，高校人才培養的目標應該是德智體美勞全面發展、專業素質過硬的社會主義建設者和接班人，除了注重能力培養，也要更加關注思想道德教育。按照立德樹人的根本要求，畢業生檔案管理記錄內容也要進行優化，除了原先的高考錄取信息、大學課程成績、社會實踐、企業實習、畢業生登記表以及黨團組織相關信息，還需要增加新的內容，比如技能競賽的獲獎信息、頂崗實習的企業評價、創新創業的教育記錄、政治素質和思想品德評價等信息。將這些內容以電子檔案的方式呈現出來，能夠更好地展現畢業生的專業實踐能力和綜合職業素養。因此，高校畢業生檔案的建設應當體現出實踐導向的相關特點，把學生在實踐當中的品行、參與技能競賽的情況、發明專利和科技制作具體獲獎的情況都納入重點范疇之中，給予專門的記載和保存。（2）檔案系統實現智能化數據分析與權限管理基于“互聯網+”思維模式，高校畢業生檔案建設必須要以信息化發展為背景，引入數據挖掘技術，構建專門的檔案信息系統，讓檔案管理流程變得更加精細化。學校應將畢業生檔案建設納入智慧校園建設總體規劃，劃撥專項建設資金來開發和建設學生檔案信息系統。檔案信息系統的構建要考慮更深層次的數據分析與運用，比如要對檔案數據信息進行分類管理和數據挖掘，具體表現為：一是構建起以大數據為主要內容的數據資源架構，選擇圖片、音視頻等數據載體，構建以人為本的用戶關系管理，針對具體用戶的差異（學生、教師、學院和用人單位），建立具有差異化的權限列表。二是數據挖掘過程中保證相關數據的安全性和隱私性，根據隱私信息的等級，給予不同級別的安全保護。針對用戶的不同角色來設置相應的使用權限、密碼等相關的驗證信息，為畢業生以及就業單位提供更加便捷和準確的檢索途徑。三是做好系統共享結構的開發預留，當前不少高校都有校本數據中心以及數據入口，建立檔案信息系統也要預留專門的數據接口，為后續數據共享和運用降低成本。（3）構建更加專業化的檔案管理隊伍隨著高校畢業生檔案管理工作越來越規范化和細致化，學生檔案需要從各個院系再轉到學校檔案室，整個的接收、保存以及查詢等過程都會讓現有的畢業生檔案管理工作發生質的變化，除了需要檔案管理系統等硬件基礎設施的保證，構建機構健全、人員完備的專業化檔案管理人員隊伍也十分重要?？稍诟咝６壴盒嫿▽ｉT的檔案管理機構，同時還要配備專門的檔案管理與維護人員，建立完善的獎懲機制與專項預算機制，制定操作規范，同時還要對授權范圍進行明確，加強檔案管理的專業培訓。另外，網絡檔案管理人員必須要做好本職工作，確保檔案管理軟件系統處于正常和安全的運行狀態，對學生的相關信息進行及時更新，實現對畢業生的動態管理。還要積極尋找不同檔案數據之間存在的邏輯關系，從更多角度為用戶提供有效的檔案信息服務。3.健全畢業生檔案管理機制。（1）構建檔案管理宣傳激勵機制針對當前高校學生工作管理人員檔案管理意識淡薄，學生對于檔案的內容、作用了解不夠、認識不足，高校應加強宣傳教育，形成工作機制。一方面要加強對學生的檔案知識普及教育，學生一入校就開展檔案普及教育，同時在就業指導課程上再次強化檔案管理的內容解讀，借助校報、校園廣播、公共選修課程或者是學校的宣傳板報等方式，讓學生充分了解檔案的具體內容、政策法規以及對個人一生發展的重要作用，引導學生樹立檔案思維并注重培養自身相應的綜合素質。另一方面，強化學工人員的檔案管理教育，建立相應的激勵機制，如班主任輔導員作為學生檔案的重要信息采集員、審核員，是學生檔案的第一手把關人，要加強對班主任輔導員的檔案知識普及、系統使用培訓，將檔案管理工作納入班主任輔導員年度工作任務考核目標，同時可以設立學校層面的“優秀檔案管理員”表彰項目，通過激勵機制提升一線檔案采集人員的工作積極性，保證檔案數據的源頭質量。（2）完善檔案管理及操作的標準化流程不少高校檔案管理隊伍由專職檔案管理人員和在校勤工儉學學生構成，專職的學生檔案管理工作人員數量普遍較少。每個工作人員有其自身工作習慣和方式，學生兼職檔案管理員相應工作能力不能保障，導致檔案管理當中缺少專業性和統一性，這樣不僅會讓檔案管理變得混亂，同時也導致材料和時間方面的浪費。因此必須構建起完善的檔案管理流程和建設標準。高校畢業生檔案管理工作的環節通常包含收集材料、整理、登記以及移交等，要結合學校的實際情況來制定適合本校的畢業生檔案管理及操作細則?？紤]到高校畢業生都會參與社會實踐活動，特別是實踐教學的重要環節，高職院校學生的頂崗實習，因此社會實踐環節要納入整個檔案管理流程當中，對檔案管理工作涉及的這些環節都要進行規范，包括歸檔的時間、范圍和內容、質量以及數量等，確保檔案的真實性、完整性、全面性。在檔案所涉及的內容上，應當結合高校具體的人才培養方案，將檔案的范圍進行相應的擴充，可以把思想政治檔案、心理檔案、技能競賽檔案、誠信檔案以及個人發展材料等內容都納入檔案管理范圍，在統一收集數據之后，錄入到學生檔案管理系統當中，提升檔案的連貫性和真實性，也進一步保證了檔案材料的準確和完整。高校畢業生檔案管理工作為學生自身的職業發展以及企事業單位用人提供了良好的依據。在當前互聯網快速發展的整體背景下，將互聯網信息技術引入檔案信息管理也成為十分重要的手段。鑒于當前的高校畢業生檔案管理普遍存在的問題，需要明確檔案管理信息化建設的方向，優化檔案管理的內容，建立和完善相關的檔案管理制度，多方協同，多措并舉，不斷提升高校畢業生檔案管理的質量和效益。

參考文獻

［1］李春燦.檔案學專業畢業生就業現狀分析及就業能力提升措施研究——以鄭州航空工業管理學院為例［J］.檔案管理，2019（4）:47-48，77.

［2］鄭潔潔.數字時代的歸檔制度轉型研究［J］.檔案與建設，2019（8）:25-28.

［3］范智新，王鵬.大數據背景下基于檔案數據分析畢業生就業狀況——以華中科技大學數學與統計學院本科畢業生為例［J］.蘭臺世界，2017（20）:34-37.

［4］陳泳欣，聶二輝.“多元沖突”與“多元互動”——社會治理下的檔案思維新發現［J］.檔案與建設，2019（2）:24-27.

［5］羅寶勇，陸璐.中美檔案學碩士畢業生就業狀況對比研究及啟示［J］.檔案學研究，2017（4）:125-128.

作者:章莉 單位:揚州工業職業技術學院