學?；窘ㄔO檔案管理措施

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摘要：在學校基礎設施建設中，基本建設檔案是重要的組成部分，同時基本建設檔案也是學校檔案管理的重要組成部分?；窘ㄔO檔案是學?；椖空麄€過程的真實記錄和原始憑證，是學校以后進行維修、改擴建的重要依據。本文將對學?；窘ㄔO檔案的特點和基本建設檔案工作中存在的問題進行詳細分析，并提出幾點加強學?；窘ㄔO檔案管理的具體措施，以供參考。

關鍵詞：學校檔案；基本建設檔案管理；具體措施

隨著我國二胎政策不斷開放，即將入學的學生數量不斷增多，在校生規模不斷擴大，為了充分響應國家教育體制改革的號召，必須加大學?；A設施建設的投入，擴大學校教學面積，為學生提供更好的學習環境，提高學校教學水平。學校擴大教學面積，增加工程施工之后，也會產生大量基本建設檔案，根據國家頒布的《檔案法》等相關規定需要將學?；窘ㄔO中所有相關資料加以匯總和整理，存放到檔案室儲存保管。為了提高學?；窘ㄔO檔案管理水平，應充分了解基本建設檔案的特點以及基本建設檔案管理中存在的問題，有針對性地制定基本建設檔案管理措施，保護好相關文件。

一、學?；窘ㄔO檔案的特點

（一）學?；窘ㄔO檔案具有反復利用性

學校運營期間，對于學校各項基礎設施使用頻率始終居高不下，需要不斷完善基本設施場所的建設。學校對各個教學樓和基礎設施建設和維修過程中，對于基本建設檔案的應用頻率較高，基本貫穿于學校維修和改擴建工程項目的始終，是維修和改擴建工程項目必不可少的數據依據，因此學?；窘ㄔO檔案具有反復利用性。在學校對基本建設檔案進行儲存保管時，應充分認識到基本建設檔案資料的反復利用性，保存真實有效、完備的基本建設檔案，以便后期學校開展相應的維修、改擴建工程項目時有最優質的學?；窘ㄔO檔案提供原始依據。

（二）學?；窘ㄔO檔案內容具有復雜性

學?；窘ㄔO檔案不僅僅是幾張關于學?；A設施建設、整改意見和建議的文件性檔案，而是學校某一教學樓從建設之初對其進行的規劃建設設計、設計圖紙、施工圖紙、采購報表、項目運營報表、員工資料統計、各項施工項目數據統計，以及設備安裝的說明書、調試記錄、施工過程中現場資料管理、所有物料進出場管理、設施設備的使用說明、工程施工過程中的意外事故記錄、以及在竣工階段工程驗收報告、消防、防疫驗收等所有紙質版記錄和錄像版記錄等資料，具有較強的復雜性，所有基本建設檔案資料涉及到不同材料生產商，供應商和政府部門，來源廣泛，資料珍貴，一旦有所丟失，很難再找回原版數據，難以為后續學校基礎設施維修、改擴建工程項目施工提供科學合理的數據支持。

（三）學?；窘ㄔO檔案具有周期性

學校運營期間，學校的基本建設檔案具有強烈的周期性，因為學校在開展某一教學樓建設項目時，從決策、立項、設計、施工、決算、備案、開始施工、驗收、提交一系列工程用時長短不同，最快的需要2-3年，最慢的甚至需要8-10年，每一項工程再提交各項報告由其他部門進行審計、審批，投標招標以及采購物原材料和尋找合作的建筑企業都需要耗費大量的時間；每一個建筑建完之后投入使用最少10年時間，最長可以使用幾十年或者上百年，像清華北大的百年學校等。由此，學?；窘ㄔO檔案也具有長周期使用性，伴隨著工程項目的存在持續使用。

二、現階段學?；窘ㄔO檔案工作中存在的問題

（一）基本建設檔案管理意識較低，沒有建立完善的基本建設檔案管理制度

截止到目前為止，由于學校的工作重心以教學工作為主，重視學生的升學率、優生率，對于學?；窘ㄔO檔案管理工作的重視性認識不夠充分，使得學校對于基本建設檔案和其他類型檔案的管理方式不同，更加重視學生學籍檔案、文書檔案以及教育教學檔案的管理，而對于基本建設檔案給予不同程度的忽視，學?；窘ㄔO檔案管理意識較低，沒有建立完善的基本建設檔案管理制度，基本建設檔案管理場所和儲存設備、儲存方式較為陳舊，沒有及時與學生學籍檔案和教育教學檔案、以及學校其他檔案一同建立信息化管理。

（二）學?；窘ㄔO檔案管理人員專業能力素養較低，業務水平不高

我國大部分學校檔案管理中并沒有專職的基本建設檔案管理人員，而是由統一的檔案管理工作人員對所有檔案進行儲存保管。由于基本建設檔案具有較強的周期性和復雜性，基本建設檔案整理工作量較大，對于檔案工作人員來說，需要耗費大量的時間和精力，由于學校對于基本建設檔案的重視程度較低，使得檔案管理人員將更多的時間和精力放在學生學籍檔案和教育教學檔案的整理和儲存上，對于基本建設檔案沒有投入過多的精力?？傮w來說，學?；窘ㄔO檔案管理人員儲備不足，專業能力素養較低，業務水平較低。

（三）學?；窘ㄔO檔案管理資料儲存不規范，資料儲存質量低

學?；窘ㄔO檔案具有較強的復雜性和周期性，審批報告和設計圖紙從決策立項到最后竣工期間，檔案中所涉及到的類型和數量、內容及收集、整理工作復雜難度之大，嚴重影響資料的完整性。在學校檔案管理工作人員對基本建設檔案進行整理的時候，由于學校檔案管理工作人員對于基本建設相關專業知識掌握不足，對于檔案整理存在較大的難度，而且由于人員頻繁調動，經常出現資料內容與圖片、電子錄像的資料不匹配的現象，資料丟失等，資料失去連續性、完整性，使得基本建設檔案資料儲存呈現不規范、質量低的情況。

三、進一步加強學?；緳n案建設管理的具體措施

（一）提高對基本建設檔案工作重要程度的認識，建立基本建設檔案工作網絡

為了提高學校基本建設檔案的儲存質量，及時做好各項基本建設資料的妥善保管和及時歸檔工作，首先應提高學校對基本建設檔案工作重要性的認識，學校領導人員加強學習，提高基本建設檔案管理工作的相關專業知識，在學校內加大對基本建設檔案工作的宣傳，爭取學校相關人員參與到基本建設檔案管理工作中，提高工作人員的責任心，加大培訓力度，對基本建設檔案儲存管理工作開展相關專業業務培訓，提高基本建設檔案工作人員專業素養，從而提高業務水平。建立完善的基本建設檔案工作網絡，明確基本建設檔案管理工作的主管領導、分管領導以及各個項目的負責人，促進基本建設檔案管理工作人員之間加強聯系，不斷優化和提高基本建設檔案管理水平。

（二）建立健全基本建設檔案管理制度，健全相關責任機制

為了提高學校基本建設檔案的管理水平，學校應結合學校基本建設檔案實際情況和檔案管理工作人員專業能力素養，建立健全基本建設檔案管理制度，健全相關責任機制。將基本建設檔案管理工作進行分工，每一個負責人，每一個工作人員都有自己的工作內容和責任，一旦基本建設檔案出現資料內容與圖片、電子錄像的資料不匹配的現象，資料失去連續性、完整性，直接將責任落實到個人身上，給予相應的懲罰措施。尤其當員工出現調崗或離職，崗位變動時，及時將所有基本建設檔案工作事項進行交接，確?；窘ㄔO檔案的完整。

（三）加大投入力度，積極開展基本建設檔案信息化管理

隨著我國社會經濟快速發展，科學技術水平不斷提高，傳統的以紙質版為主的檔案管理方式已經不再適用于現今時展的需求，工作效率極低。在這樣的背景下，為了切實提高學校檔案管理工作效率，學校應加大投入力度，積極開展檔案信息化管理，其中也包括基本建設檔案信息化管理。將所有從決策到決算到最后驗收、提交工程項目所有涉及到的文稿、圖紙、有聲電子錄像和文稿等檔案數據都使用掃描設備掃描成電子檔，存放到硬盤加以儲存，進行備份。實現使用電腦可以自動檢索檢閱的功能，節約儲存空間，提高基本建設檔案管理信息化程度。綜上所述，學?；窘ㄔO檔案具有反復利用性、復雜性、周期性，在對基本建設檔案進行管理過程中，要注意檔案資料保持完整性、連續性、準確性，從而提高基本建設檔案的應用價值。為了進一步加強學?；緳n案建設管理水平，學校必須提高對基本建設檔案工作重要程度的認識，建立健全基本建設檔案管理制度，建立檔案工作網絡，確定責任機制，將責任落實到具體責任人。加大培訓力度，提高基本建設檔案工作人員專業能力素養，提高業務水平和工作效率，加大經濟投入，積極開展基本建設檔案信息化管理，提高基本建設檔案管理的數據化、信息化水平，從而保障學校基建檔案管理變得更加規范高效，充分發揮基本建設檔案的價值和作用。

[參考文獻]

[1]畢強梅.綜述學校檔案管理工作中存在的問題與計策[J].科技傳播,2010(22).

[2]徐大新.中專學校基本建設檔案的管理與建設[J].蘭臺世界,2010(S2).

作者：薛新玲 單位：山東省青島西海岸新區第一高級中學