醫院檔案工作規范化管理論文

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一、醫院檔案工作發展初期的狀況

領導重視不夠，投入不到位。由于檔案管理不規范，也沒有引起領導對檔案工作的重視，設施設備、裝具用品等投入不足，檔案資源的保存和開發利用價值也就無法體現；檔案管理無專用庫房和辦公場所。由于沒有專門庫房和檔案室，院里的檔案資料在一段時間內都散落在各科室，有時領導因工作查找一些檔案資料都找不見，更談不上集中統一管理等等。這些問題的存在直接影響了醫院檔案工作的正常開展，在一定程度上影響了醫院的整體發展。

二、實現醫院檔案工作規范化管理的必要途徑

隨著經濟社會的不斷發展，我院檔案開發利用的頻率逐年提高，也讓我們看到了檔案規范化管理的重要作用與效能。2005年，我院現任領導班子組建后，著力打造“全國知名的，全省一流的、學科優勢突出的三級甲等婦幼保健院”，在狠抓醫院綜合管理的基礎上，院領導對檔案工作高看一眼、厚愛一層，對檔案工作高度重視和大力支持。

一是在組織管理方面。成立和調整了院檔案工作領導小組，確定了主管領導、分管領導和檔案專職人員；建立了符合我院工作實際的檔案管理組織網絡，抽調各科室精兵強將負責科室檔案資料的收集、整理、保管和歸檔工作，明確了工作職責、強化了責任意識，建立和完善了綜合檔案室和各科室檔案管理制度，實行了檔案工作同業務工作同部署、同安排、同檢查、同考核。

二是在設施設備方面。我院在原有基礎上，先后增加了60平方米的檔案專用庫房，做到了檔案庫房與辦公室、閱覽室、陳列室“四分開”，進一步完善了“八防”措施；新增了檔案柜、密集架、消毒柜、資料柜、防磁柜、加濕器、除塵器、空調、打印機、復印機、掃描儀、檔案管理軟件等設備。

三是在業務建設方面。我院嚴格按照國家檔案局頒布的關于《科學技術檔案案卷構成一般要求》和《山西省歸檔文件整理規則》實施細則以及《事業單位檔案分類編號標準》，對我院13個類目的檔案資料重新進行了編目、排序和上架管理。對檔案資料管理臺賬：即案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、移交清冊、查借閱登記簿、利用登記簿等都進行了重新整理和裝訂。同時我們還按照國家檔案局10號令的規定，重新修訂了我院《文件材料收集范圍和文書檔案保管期限表》。

四是在檔案隊伍建設方面。為盡快提高檔案人員業務素質，更好地適應新時期檔案工作的需要，我們在確定各科室檔案員的基礎上，每季度進行一次檔案業務知識的培訓，邀請市檔案部門的工作人員進行專門輔導，同時我們還組織有關人員參加省、市舉辦的檔案專業知識培訓。多次到省級和市內兄弟單位參觀學習檔案工作，增強檔案意識、借鑒管理經驗、提高業務素質、提升管理水平。

五是在信息化建設方面。我院將檔案信息化管理工作納入院里“十二五”規劃中，并制定了檔案工作五年規劃和《電子公文管理辦法》等。新購置了檔案管理系統軟件，生成了2000余件電子文件，為檔案工作早日實現信息化管理奠定了堅實基礎。

作者:李向東單位:山西省長治市婦幼保健院