住房公積金檔案規范化管理研究

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一、住房公積金業務檔案的特點分析

住房公積金業務檔案有著較強的特點，這些展現出來的特點也正是影響其規范化管理的重要原因。首先，住房公積金業務檔案的來源十分的廣泛，其中涉及到許多的公司和企業，每一個參與到其中的繳存單位都屬于住房公積金業務檔案管理的范疇；其次，在住房公積金業務檔案之中種類和內容都較為繁雜，這也為相關的管理工作開展帶來較大的難度。如：在住房公積金業務檔案中主要包括歸集、提取和貸款三個大項，但是在這些大的項目下面又包含較多的子項目，這些都屬于住房公積金業務檔案管理的范疇；第三，住房公積金業務檔案需要保存的時間較長，而且在此保存期間可能會出現一些變化，通常情況下住房公積金業務檔案都需要保存到15年以上，一些特殊的需要保存30年以上；第四，住房公積金業務檔案具有較強的時效性特點，在管理工作中必須當天辦理當天整理，避免材料出現堆積，影響到后續工作的開展。

二、加強住房公積金業務檔案規范化管理的策略研究

在當前的住房公積金業務檔案管理工作中應當充分認識到其重要性，根據住房公積金業務檔案展現出來的特點，采取有效的管理策略。（一）加強檔案信息收集工作。由于住房公積金業務檔案涉及到的范圍較廣，其中包含的內容信息較多，這就為檔案信息收集工作造成非常大的難度，因此在這方面需要不斷加強，在具體的管理工作中主要可以從以下四個方面展開：第一，加強對住房公積金的繳存、提取檔案信息管理，其中主要包括職工開戶的相關資料信息、賬戶繳存信息、職工賬戶提取資料以及變更資料；第二，加強對住房公積金貸款信息的收集，其中主要包括住房公積金貸款的申請資料、發放資料以及還款資料等；第三，加強財務會計資料信息的收集，加強這部分資料的收集與管理能夠有效控制住房公積金資金的風險；第四，加強公文類信息資料的管理，其中包括政府部門有關住房公積金調整的公告。這些方面的信息都屬于當前住房公積金業務檔案中十分重要的信息，需要進一步加強這些數據信息的管理。（二）加強住房公積金業務檔案管理制度的完善。為有效促進住房公積金業務檔案規范化管理，在管理制度上必須進一步完善。首先，建立和施行崗位責任制。解決干什么工作負什么責任及誰對誰負責的問題，提高工作人員的責任心；其次，建立和施行目標管理制度。解決什么崗位完成什么任務、達到什么標準的問題，提高管理中心的整體管理水平。第三，建立和施行檔案管理制度。解決檔案如何收集、整理、保管、利用的問題。借鑒知名企業檔案管理辦法，明確歸檔范圍、分類標準、編碼格式、保管期限、歸檔要求及保管、利用方面的規范要求等，提升檔案管理規范化程度；第四，建立完善的獎懲制度。將工作結果與績效工資、年終評比、職級晉升掛鉤，激發工作人員的主觀能動性。（三）加強住房公積金業務檔案管理風險防范機制的完善。建立管理人員提前預防、全程防范的觀念，從接收到第一份檔案資料開始，明確每個環節的風險防范重點、控制底線，防范責任與要求，落實到具體人員名下。在此基礎上，制定相關的處置措施，包括檔案管理同步機制、監督跟蹤機制、預警機制、違約或逾期處理機制、責任追究機制等，根據檔案管理數據，實現風險管理的自動生成與全面落實。（四）提高工作人員素質水平。從住房公積金業務檔案人員錄取選拔開始，把住房公積金業務檔案管理人員的素質及提升放在重要位置，實施全員全程培訓工程，具體內容包括檔案管理知識的培訓、計算機技術知識的培訓、先進管理經驗管理模式的培訓等等，利用崗前培訓、在崗學習、在職進修等多種方式，夯實業務基礎；通過外出學習觀摩與請專家學者來講課相結合的方式，提高層次，開闊視野等。通過這一系列的方式來提高住房公積金業務檔案管理人員的專業化水平和綜合素質。（五）加強檔案信息的復核。在住房公積金業務檔案管理之中還應當加強檔案信息的復核工作，將收集到的所有信息進行嚴格的核查，確保所收集信息的真實性，避免因為收集信息存在不準確造成最終住房公積金業務檔案信息失真的情況出現。如：在針對前臺操作員展開的業務操作和生成出來的業務流水，后臺的財務管理需要對其進行逐筆核實，以防止因為人員操作失誤或者憑證出現問題，造成賬證不合的情況，影響到住房公積金業務檔案管理的有效性。

三、結語

綜上所述，住房公積金業務檔案管理工作是一個十分復雜的工作過程，其中涉及到的內容信息較多，在管理工作上十分的困難，住房公積金業務檔案管理的規范性直接影響到其管理的質量。因此應當加強住房公積金業務檔案管理工作，使其越來越規范化，從而降低管理工作中存在的風險，提升其管理的質量和效果。

參考文獻：

[1]姜國華.強化住房公積金業務檔案利用工作的“四個意識”[J].蘭臺內外,2014,(02):57.

[2]胡嬿.強化貸款檔案管理,有效規避住房公積金風險[J].經營管理者,2013,(26):276.

作者:鄧書禮 單位:四平市住房公積金管理中心