醫院電子檔案規范化管理策略

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摘要：醫院科研工作有其自身的特點，發現醫院電子檔案管理工作中存在的問題，制定解決方案。本文根據電子檔案管理工作中產生的問題，探討相應的解決辦法，提出電子檔案規范化管理的策略，從而推動電子檔案規范化管理不斷發展。

關鍵詞：醫院;電子檔案;檔案管理;規范化管理

當前，醫院電子檔案管理工作存在不少問題，包括沒有明確各自的責任，沒有認識到電子檔案管理的重要性，管理制度不完善不規范，檔案管理的配套設施不完備，電子檔案管理人員的業務能力有待提高。這些問題應成為醫院推進電子檔案管理工作改革的重點。針對以上問題，為適應當前醫院對電子檔案充分利用的需求，應加強建設醫院的電子檔案管理網絡體系，完善有關于電子檔案管理的制度，對電子檔案管理工作加大投入力度，以及加強培訓提高管理人員業務素質，從而提高醫院電子檔案規范化管理水平。現代醫院是國家服務大眾的重要單位，是社會經濟平穩發展的不可或缺的保障。在現代醫院中有序開展各項專業性很強的工作，依靠的是一整套科學有效的管理系統?，F在，醫療等公共事業越來越得到大家的重視，人們更加關注自己的健康問題，所以對醫療服務的需求會越來越大。人們在不斷提高生活水平的同時，會更加看重醫院的醫療水平。信息技術的高速發展，推動著醫療技術以及與醫療相關信息技術迅猛發展。傳統的醫院檔案載體是文書文檔，隨著檔案管理中出現新的內容，提出新的要求，當前的檔案載體模式已經發展到更加豐富的程度。醫院檔案管理中的重點問題是電子檔案管理的質量問題。建立現代化的醫院檔案管理模式，是實現醫院檔案管理現代化的必由之路。本文通過探討當前醫院電子檔案管理中存在的問題，提出電子檔案規范化管理的相應策略。

1醫院電子檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理沒有明確責任，存在交叉管理的現象。醫院的行政辦公室一般都設置有綜合檔案室，負責檔案管理的工作，管理的檔案種類包括文書檔案、人事檔案、會計檔案、科技檔案等。醫院因其行業自身的特點和歷史傳統，各類檔案分別由不同的職能部門來保存和管理。病案室一直承擔醫療病歷檔案的管理工作。各業務科室則負責保管各種臨床資料檔案，包括X線檔案、檢驗檢查檔案、病理切片檔案、影像檢查圖文檔案，以及在日常工作中產生的電子文件資料。信息科承擔著電子病歷和與醫療相關的電子網絡信息資源的管理工作。由此，同一個醫療單位中的檔案管理工作被分割成多個部分，由不同的部門分別執行，這種管理方式使得檔案管理沒有形成一個統一調度中心，最終導致管理工作中出現效率低下、交叉管理、落實不到位等問題。1.2缺乏電子檔案管理意識，沒有完善的管理制度。目前，有的醫院已經設置了專門的檔案管理工作職能部門，但現實工作情況卻并不令人滿意。存在的問題主要有不分場合隨便存放檔案資料，整理歸納檔案不及時，檔案資料因種種原因導致缺失或損壞。這都是缺乏檔案管理的自覺意識造成的。醫院的主要工作是為病人提供醫療服務，傳統觀念認為提高醫療技術水平更為重要，這往往導致忽視檔案管理工作的重要性。由于沒有對檔案管理工作進行專門培訓學習，宣傳的力度也不夠，所以對檔案管理工作的重要性普遍認識不足。同時，沒有制定醫院電子檔案管理的工作標準和工作范圍，這導致醫院檔案管理工作沒有形成制度，而良好的管理制度是提高管理水平的重要保證，因此檔案管理水平無法滿足醫院對檔案管理的要求。1.3電子檔案管理不規范，存在缺失和損壞現象。因為醫院的電子檔案由不同的職能科室分別管理，各自的管理方式存在較大的差異，沒有形成統一的檔案管理工作的規范化標準。當前的電子檔案主要是存儲在計算機中，而計算機的管理也有較為復雜的工作流程，包括網絡安全設置、防范病毒入侵、設定管理權限、存儲檔案資料和妥善保管機房等，目前這些工作都不太完善。電子檔案管理工作主要包括按照要求收集檔案資料，然后進行整理，再進行歸檔備查。由于沒有完全具備檔案管理工作的相關知識，電子檔案經常出現缺失和損壞的現象。1.4檔案管理人員素質還有提升空間。醫院在人才培養方面更多的是注重醫療技術人員水平的提升，往往忽視了對檔案管理人員素質的培養。醫院檔案管理人員的文化程度相對較低，缺乏較多的醫療技術知識，部分人員對醫療管理流程不熟悉，對電子信息技術和檔案專業知識掌握不充分。這些都造成檔案管理工作質量落后于時代的要求，嚴重制約了醫院檔案管理工作水平的持續提高。究其原因，主要是提高檔案管理工作人員素質的意識有待加強，投入的力量不夠。1.5檔案管理硬件設施落后。電子檔案是伴隨著數字化信息技術而產生的。電子檔案是以數字化的形態存儲在計算機的存儲介質中，人們通過計算機的顯示器看到電子文檔的輸出形態，比如文字或圖形。這些文字或圖形還可以通過打印、掃描等方式來呈現，因此，電子檔案離不開計算機硬盤、顯示器、打印機、掃描儀等硬件設備的支持，否則電子檔案無法保存下來，也無法被直接使用。計算機和相關網絡設備是實現醫院電子檔案管理工作順利進行的基本設施。目前，絕大多數醫院已配備計算機和網絡設備，許多科室之間已經聯網。但是，普遍存在的問題是沒有實現全網的統一規范化管理，各科室硬件設施水平參差不齊，無法滿足電子檔案管理對計算機和網絡技術的要求，由此與電子檔案管理相配套的硬件設施還處于相對落后的狀態，管理水平也相對較低。

2提高醫院電子檔案規范化管理水平的策略

2.1不斷完善醫院的檔案管理網絡。醫院每天需要處理大量的檔案信息，種類繁多，這正是高端信息化技術的用武之地，有必要建立一個基于數據庫的真正無紙化的工作模式。建立三級檔案管理網絡可以保障醫院檔案管理工作的順利進行，由此把醫院、檔案室、各科室這三級完整地統一在一個管理體系中，醫院電子檔案管理的責任、規范和路線得到明確。這樣建立起的管理模式具備統一的領導、制度、機構、操作、保管，各相關部門的檔案管理工作處于監督之下，提高了自覺意識。這種管理模式使得電子檔案保管工作，既安全，又完整，且規范，還保證了在網絡空間中能夠統一設置信息資源的共享和權限。通過醫院電子檔案管理系統將電子檔案與其他信息分開管理。管理工作分別由綜合檔案室和信息科承擔。綜合檔案室負責管理各門類不同載體的檔案，并將這些檔案資料分門別類進行整合統一管理，同時還負責全面監督、檢查和指導醫院的檔案管理工作。信息科負責管理醫院病案統計資料、計算機設備和圖書資料。兩個部門之間分工明確，協同配合，齊抓共管。2.2建立規范的電子檔案管理制度。完善的管理制度是提高醫院電子檔案管理工作水平的重要保證。醫院的電子檔案管理制度是動態管理制度，包括電子檔案的收集、整理和歸檔的制度，電子檔案的保管制度，電子檔案的使用制度。這些制度還應涉及電子檔案的保存時效、檔案歸納的范圍、檔案的使用方式等內容。醫院的崗位責任制和人員考核應與檔案管理制度相關聯，使醫院的檔案管理工作得到全面重視。建立相對健全的電子檔案動態管理制度，可以推動醫院的電子檔案管理流程向科學化、規范化邁進。2.3加強培訓，提高檔案管理知識水平醫院電子檔案管理方面的知識，主要包括醫療工作的規律和流程、信息化技術、網絡風險防范、醫療管理等。由于當前信息技術方面的應用更新較快，檔案管理人員需要經常學習最新的知識。，才能跟上時代的步伐。檔案管理人員只有熟練掌握關于數字化醫療信息技術、信息化醫療管理、信息化設備、網絡安全防范等知識，才能勝任醫院的電子檔案管理工作任務。應培養一線科研人員對電子檔案的重視度，保證電子檔案被完整收集和保存下來。與檔案管理有關的人員，要加強檔案管理法律法規和醫院檔案管理制度方面的學習，全面了解和掌握檔案管理的相關知識，提高自身的工作素質。2.4對檔案管理工作投入更多資源。醫院電子檔案管理工作與醫療安全密切相關，檔案資料的完整性關系到醫院教學、科研工作的順利進行。電子檔案管理工作越完善，檔案資源就能被更充分地使用，檔案管理的意義就更加體現出來。因此，醫院應該對檔案管理工作投入更多資源，包括硬件和軟件兩方面的投入。硬件方面應配備高性能的計算機、掃描儀、復印機、刻錄機和存儲設備等。軟件的配置應重點考慮保障網絡的安全運行，包括高級別防火墻、文件加密軟件等，電子檔案在網絡中的安全傳送才能保證整個管理系統的正常運行。

3結束語

當前，信息技術正在加速發展，這為醫院電子檔案的規范化管理建設帶來了契機，由此推動了醫院的檔案管理工作。創新驅動是當今時代的發展動力，醫院的檔案管理工作應順應時代要求，將更多的新思想、新方法、新手段應用在檔案管理中。檔案管理人員應跟上時代趨勢，通過不斷豐富自己的知識，提高自己的管理水平，加強培養創新的精神，努力改進自己的本職工作，與醫院對檔案管理工作的要求相適應，配合醫院的其他業務，為醫院事業的全面發展盡職盡責。

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作者:宗靜娟 單位:南陽市中心醫院