醫院招投標檔案管理與規范化管理策略

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[摘要]現階段，隨著醫院就醫患者人數的不斷增多，醫院經營規模逐步擴大，招投標項目也隨之增多，使得招投標檔案管理在醫院院務公開、基建項目管理以及內部管理中的作用日益凸顯。該文從分析醫院招投標檔案的特點入手，對醫院招投標檔案管理存在的問題進行分析，并提出規范化管理的策略，期望對提高醫院招投標檔案管理水平有所幫助。

[關鍵詞]醫院；招投標；檔案管理；規范化

醫院招投標工作是醫院滿足醫療服務所需的一項重要工作。大部分醫院設置了招投標辦公室，專門負責招投標工作，嚴格執行招投標規范程序。但是，醫院卻未對招投標檔案管理引起足夠的重視，在檔案管理中普遍存在著管理制度缺失、檔案資料收集不完善、檔案信息化建設滯后、檔案人員素質不高等問題，嚴重影響著招投標檔案管理水平的提升。加之，醫院招投標檔案具有系統性、多樣性和分散性的特點，與一般檔案相比其管理的復雜程度更高，進一步增加了檔案管理工作的難度。為此，醫院必須轉變傳統觀念，明確招投標檔案管理在醫院內部管理中的重要性，將招投標檔案管理貫穿于招投標項目實施的全過程中，對招投標檔案實施規范化、標準化、信息化管理，進一步提升招投標檔案的管理效率和水平。

1醫院招投標檔案的特點

醫院招投標檔案是指在招投標過程中形成的各類資料，與其他類型的檔案資料相比，招投標檔案具有特殊性，具體體現在以下3個方面。1.1系統性。醫院的招投標與建設工程的招投標存在較大的差異，這是因為醫院在開展招投標工作時，是以單個的項目、具體的醫療設備作為一個獨立的單元展開的，與項目有關的資料具有較強的系統性。醫院進行招投標的過程中，任何的程序均會形成內容各不相同的材料，每一份材料都有自身的價值和作用，缺一不可。現階段，國內醫院的招投標檔案主要包括以下內容：招標申請、院領導意見、具體的工作方案、招標邀請書、技術要求及參數、各類表格（評分表、匯總表、價格分析表等）、招標公示及中標通知，與醫院招投標工作有關的案卷具有較為完整的系統性。1.2多樣性。與建設工程項目相比，醫院的招投標項目更多、種類更加繁雜，歸屬于設備采購的有核磁共振成像設備、彩超類設備、透析設備、X光機、動態心電圖設備等等；歸屬于物資管理部門的有各類辦公用具、衛生耗材、醫療科室耗材等，其中涵蓋數百個種類；歸屬于后勤管理部門的有鍋爐設備更新、燃煤采購、車輛維修和專業養護、病患服裝及被褥洗滌、裝修改造、食堂承包等等；歸屬于藥事委員會的有藥品、藥劑的招投標等。醫院的招投標囊括了從基建到物資等所有內容，每一項招投標都會產生相應的資料，由此使得醫院招投標檔案工作呈現出多樣性的特點，對檔案管理工作提出了更高的要求。1.3分散性。在醫院的各個職能部門中，招投標委員會并非常設機構，大部分招投標工作都是由招標辦公室全權負責。而具體的項目采購則是由相關的職能部門負責管理，如大型醫療設備采購由設備管理部門負責。在這一前提下，醫院招投標項目所產生的檔案材料，全都分散在各個職能部門當中，由此使得檔案具有了分散性的特點，這樣一來，給招投標檔案的集中管理帶來諸多不變，從而影響了檔案管理效率和水平的進一步提升。

2醫院招投標檔案管理存在的問題

2.1招投標檔案管理制度缺失。醫院未對招投標檔案管理建立起相應的管理制度，導致檔案管理工作缺乏有力的執行依據。在缺乏規章制度約束的情況下，招投標工作人員和檔案管理人員未能明確自身的工作職責，對招投標檔案管理形成了片面認識，易出現工作推諉情況。同時，在招投標檔案管理中，醫院各部門之間沒有執行檔案資料交接程序，只是對檔案資料進行簡單收集和整理，缺少對資料內容的審核和鑒定，易出現檔案資料管理混亂的情況。2.2檔案資料收集不完整。醫院招投標檔案管理缺乏長效運行機制，沒有將管理工作貫穿于招投標的全過程中，致使檔案資料收集不完整。如，部分醫院檔案管理部門沒有將招投標文件資料列入歸檔范圍內，使得招投標文件資料未能得到系統化保管，易出現遺失、損壞等問題；部分醫院的招投標項目復雜，涉及諸多部門科室的共同協作，但是在實際招投標的過程中，這些部門科室各自為政，缺乏統一管理。尤其在資料文件管理方面，各個部門科室自管資料，經常出現資料未能及時上交的情況，造成資料歸檔不完整；醫院在重大項目招投標工作中，如大型基建項目、大批量醫療物資采購等，招投標管理部門只重視重要資料文件的收集，而對一些小設備、輔助材料的招投標資料收集并未引起重視。2.3檔案管理人員素質不高。醫院招投標檔案管理工作缺乏專業人員專職負責，在實際工作中，檔案管理人員通常為兼職人員，這些人員主要負責招投標工作，并兼職負責招投標文件資料的收集整理。由于兼職工作人員只熟悉招投標業務，不熟悉檔案管理專業知識與技能，加之醫院檔案管理部門缺乏對兼職工作人員的業務指導，從而導致檔案管理質量偏低。同時，在招投標檔案的借閱環節，醫院沒有落實完善的借閱程序，檔案管理人員也未曾認識到招投標檔案保管的重要性，所以檔案管理人員經常會在審批手續不全的情況下向部門科室或人員調閱檔案資料，威脅到檔案資料的安全性。

3醫院招投標檔案規范化管理的策略

3.1建立健全招投標檔案管理制度。醫院招投標檔案管理工作的開展需要有完善的制度作為保障，因此，應結合醫院招投標項目的特點，建立健全招投標檔案管理制度，對各個職能部門所應承擔的管理職責加以進一步明確，針對招投標檔案的歸檔日期及內容編制相應的規定，并設立專門的檔案室，對招投標檔案進行集中保存，檔案管理人員應做好檔案的登記、接收等工作，同時應按照檔案的內容進行分類整理，裝訂入卷。為避免檔案受損，應做到防火、防潮、防盜等措施，確保招投標檔案的安全性和完整性。此外，在招投標檔案管理制度中，應對具體的操作流程進行規定，定期檢驗招投標檔案，若是發現其中存在問題，則應找出原因，并采取有效的方法和措施進行處理，避免問題擴大。3.2落實招投標檔案管理機制。醫院要建立起招投標檔案管理長效機制，確保檔案管理工作規范化、系統化開展。①提前介入機制。醫院可以按照招投標執行系統的性質，由總務部門、醫療設備采購部門以及藥劑管理部門，負責相關文件的起草，并對具體安排招投標的過程進行控制。同時，可采取分期、分批的方法，在招投標的實施階段對檔案進行收集整理。②規范檔案歸卷程序。為保證招投標檔案的完整性和安全性，應當對檔案的歸卷程序加以規范。可遵循平時歸卷的原則，確保檔案的準確性，從而使其法律憑證作用得以充分發揮。相關職能部門在招投標工作完成后，應對具體的材料進行整理，發現問題及時修正，以此來提高檔案管理的規范性。③規范檔案管理內容。招投標檔案管理內容要涵蓋紙質文件、光盤等多種載體形式，對檔案資料進行合理分類，包括招標文件、投標文件、評委抽取登記表、評標資料、中標通知書等，以便備查之用。3.3加快檔案管理信息化建設。在網絡信息時代到來的今天，醫院的招投標檔案管理工作應當與時俱進，對信息化技術進行合理運用，加快構建檔案管理信息化系統，借此來提升招投標檔案管理效率。醫院可將現有的紙質檔案通過數字掃描儀，變為數字檔案，然后存儲到檔案管理系統當中，這樣不但便于檔案的保存，而且還能節省空間，更為重要的是，可以使檔案管理變得更加規范和高效。在對檔案進行信息化管理的過程中，系統的安全性尤為重要。為此，檔案管理人員應當定期對殺毒軟件進行更新，下載補丁，處理系統漏洞，為檔案存儲提供一個安全的環境。同時應當對網絡服務器及相關設備進行定期檢查，運用網絡監控技術及各種有效的安全技術措施，如加密處理等，增強招投標檔案的安全性，避免重要的信息外泄，給醫院造成不必要的經濟損失。此外，為使招投標檔案的作用得以充分發揮，應實現檔案信息共享，通過建立招投標檔案數據庫，提升檔案的利用效率。3.4加強檔案管理隊伍建設。醫院必須加大檔案管理人才的培養力度，打造一支綜合素質高、業務能力強的檔案管理隊伍。①應當使招投標檔案管理人員具備較強的法律意識，這是因為醫院所有的招投標項目都是依法運作的采購活動，因此檔案管理人員必須以法律法規的要求為立足點，在實際工作中，應當遵守相關的法律規定，如招投標法、檔案法、政府采購法等等，依法進行檔案管理。②檔案管理人員必須具備良好的職業道德素養，做到不計較名利，發揚不辭辛勞的工作作風，在自己的工作崗位上默默無聞地奉獻。③招投標檔案涉及醫院內部的多個部門，為做好檔案管理工作，檔案管理人員應當具備較強的溝通與協調能力，確保此項工作的有序進行。

4結論

綜上所述，醫院在運營管理中要認識到招投標檔案管理的重要性，深入、持續、有效、規范地開展招投標檔案管理工作，嚴格落實招投標檔案管理制度和管理機制，為醫院建設發展提供詳實的資料。醫院要將招投標檔案管理作為院務公開、廉政建設以及經濟管理的基礎性工作，納入到檔案管理工作體系中，不斷提高招投標檔案管理水平。

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作者:宋穎 單位:山東省聊城市人民醫院