淺談檔案信息化重要性及規范化管理

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【摘要】經濟高速發展的時代，互聯網、大數據、人工智能高速發展，檔案事業在發展的大潮流中也必須順勢起航。對于檔案工作來說，積極推進檔案的信息化建設，使我們能更方便地提供檔案服務、更好地創新檔案利用。本文主要對檔案信息化建設的重要性進行論述，對在檔案信息化建設中存在的問題進行探討，并提出規范化管理的建議。

【關鍵詞】檔案信息化；規范化；重要性

隨著經濟社會的高速發展，互聯網時代、大數據時代、人工智能時代的全面到來，檔案的發展也面臨著巨大的挑戰，檔案管理的信息化、智能化管理迫在眉睫，而伴隨著檔案管理的信息化不斷發展，其安全性、規范性及穩定性都是我們面臨的主要問題，積極加強檔案的信息化建設，并同時重視其規范化管理，雙管齊下，才能保證檔案事業平穩健康發展，緊跟時代，服務大眾。

一、檔案信息化建設的重要性

（一）加強檔案信息化的建設，有助于完善檔案的傳承本能。檔案，是最直白最直接的印記傳承，從古至今檔案在各個時期各個領域都始終存在，雖不起眼，但其始終真實記載著歷史和社會的發展和變遷。古時候各朝各代的卷宗、各個名家撰寫的史書、代表房屋交易的地契、抗戰時期一次次作戰記錄、學堂的畢業書等等不勝枚舉，都是檔案。而在社會大發展的今天，傳統的檔案有些時代久遠，紙張和筆墨都有所褪色，利用現代化的技術將其掃描電子化儲存，可以有效地防止珍貴的檔案資料被時間腐蝕，也能避免一次次查閱會對檔案造成損害，使檔案信息化、電子化有助于本單位本企業檔案對社會檔案的有效補充和溝通，充實本地區的檔案資料，使地方的歷史更加充實飽滿。（二）加強檔案信息化建設，能夠大幅度提升服務效能。傳統的檔案管理多是依賴人工翻閱查找，在檔案的利用方面存在查詢慢、效率低的情況。而且一些年代久遠的檔案被屢次翻找，也會對檔案資源造成一定的破壞，檔案的破壞不可逆轉，如發生檔案損毀或丟失則會更加降低檔案的保存和利用能力。開展和完善檔案的信息化建設，可以有效保障檔案的完整性，使所有的檔案電子化、數據化，將所有的紙質檔案封存保管，免受各種環境或人為的損害。電子化的檔案可以大大提高利用的效率，只在一臺電腦上就能完成往常需要往返庫房反復查找的過程，直接打印出掃描版的電子檔案即可，大大的節省了查詢時間，提高了效率。（三）加強檔案信息化的建設，能夠為大數據的發展添磚加瓦。大數據的發展在近兩年成突飛猛進的態勢，大數據在社會上的應用也多種多樣，其以互聯網為載體，將資料歸納統計后呈現于社會的各階層、各等級的需求者面前，而檔案的信息化，能夠更好地充實大數據的數據庫、更好地加強各領域和環節的溝通和交流，將各自單位及企業涉及社會發展、涉及人事更迭和名人事跡資料加入大數據，為其發展增添一份助力。

二、檔案信息化建設過程中面臨的問題

雖然現在很多單位和企業都認識到了檔案信息化的重要性，但是在推進檔案管理信息化工作時，仍然面臨著很多的問題。（一）單位或企業管理者對檔案工作的理解程度不深。管理者身在上位要通觀全局發展，檔案工作的重要程度絕對比不過主營業務的發展，雖然在大時代背景下管理者們都認識到了檔案的重要性以及信息化發展的重要性，但對于其中的了解還不深刻，檔案管理系統參差不齊，檔案工作人員對于信息化建設也缺乏必要的知識和技術，系統的維護管理工作也需要大量的專業知識，這些都不是簡單的一句做好檔案信息化建設就能解決的，各個單位和企業都缺乏獨立的檔案機構，大多是掛靠在別的部門機構之下，這就導致其領導的主要負責工作不在檔案上，對于檔案管理的了解和要求都會大打折扣。（二）檔案信息化建設的條件支撐仍需強化提高。做好檔案信息化建設工作的主要條件包括人員的素質、能力以及經費支持等。大部分單位和企業的檔案工作人員是多年從事傳統檔案管理的人員，缺乏專業的信息化知識，而專門的檔案專業人員不能支撐信息化的加速發展要求，人員配備的組成不完備，是制約檔案信息化發展的一個因素。經費支持問題想必是每個單位都面臨的問題，經費不足，大型專業的檔案信息化設備則不能夠配備齊全，專業的電子智能密集架也是重點的支出。巧婦難為無米之炊，沒有專業的設備，檔案信息化只能無限期延遲。（三）檔案管理系統參差不齊，檔案資源共享環境差?，F在檔案行業中的管理系統參差不齊，每個單位包括市級和省級的檔案局所用的檔案管理系統都不盡相同，檔案管理系統之間會出現不兼容、銜接差的問題，導致檔案資源的整合和共享方面必然會存在一定的限制，在大數據背景下難以實現更好的交流和溝通，阻礙檔案信息化的發展。

三、檔案信息化建設的規范化管理

檔案作為一種兼有保密性質的文獻材料，在信息化的背景下，面臨著很大的安全隱患，如何保障檔案的安全性，使其在錯綜復雜的網絡背景下偏安一隅，是我們亟待研究及解決的重要問題。（一）完善的檔案信息化制度體系是其規范化管理的堅實基礎。不以規矩，不能成方圓。任何事物的發展都需要一套規章制度來為其保駕護航，檔案信息化建設也是如此，需要一套與其匹配的制度規范。國家對檔案信息化建設的相關制度要求有《全國檔案信息化建設實施綱要》，各單位應參照國家要求，貼合本單位本企業的時期發展情況制定符合自身發展的檔案信息化建設制度，明確檔案信息化建設的各項標準，注明檔案工作人員的工作職責，明確信息化建設工作流程，確定與其相匹配的獎勵懲罰和監督機制，使檔案信息化建設的制度建設趨于完善，才能更好地保障其規范化管理。（二）加強檔案信息化建設的安全性是其規范化管理的重點內容。檔案作為一種具有一定保密性質的資料，在錯綜復雜的互聯網大環境下，面臨很大的安全挑戰，加強網絡安全防護，引進先進的技術，定期做好病毒檢測與維護工作是十分必要的，能夠有效地阻止不法分子對重要文獻資料的竊取。在提高網絡防護等級的同時，對于工作人員的責任意識也應作出強調，明確各人的崗位職責，提高檔案信息化建設工作人員的責任心，才能有效降低檔案信息流出的概率，加強安全意識，增強安全防護，真正做好規范化管理。（三）完善檔案信息化建設工作的監督反饋機制是達成其規范化管理的重要保障。監督反饋機制是做好檔案信息化建設工作中必不可少的一環，一項工作，安排的井井有條，但若是沒有與其并行的監督機制，則這項工作難以按照預期的發展方向發展。而在加強監督的同時，也應將自上而下及自下而上的溝通反饋渠道打開，使得上能通，下情可致，下不隱，上令必答。打開溝通橋梁才能使上下凝聚一心，共同做好檔案信息化建設這項工作。

四、結語

總而言之，檔案信息化、數字化的發展是對檔案管理工作的必然要求，是順應時展的必然選擇，也是各單位、各企業推進各項工作發展的必要手段，作為一名檔案從業人員，我們要始終堅持黨的領導，以國家的檔案管理政策為指導，重視檔案管理信息化的重要性，以最高的要求完成這項任務，以規范化的管理保障檔案信息化的安全發展，與時俱進，堅守本真，為全國檔案事業的發展作出貢獻。

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作者:郭雅青 單位:石家莊學院