醫院科研檔案規范化管理與建議

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【摘要】本文對醫院科研檔案規范化管理工作進行分析：首先，探討了科研檔案在醫院管理中的重要作用；其次，通過四方面內容詳細地分析了醫院科研檔案管理現狀及問題；最后，針對醫院科研檔案管理的實際問題，提出了四項具體的改進建議。只有做好科研檔案的規范化管理工作，才能夠高效運用科研的成果資料和經驗。

【關鍵詞】醫院；科研檔案；管理工作

醫學科研檔案記錄著醫療方面的重要科學研究成果和過程，并記錄著信息技術的發展歷程，所以醫學科研檔案是重要的檔案資料。但是，當前的醫學科研檔案管理工作存在較多的不足或漏洞，規范科研檔案工作有著重要意義。

一、科研檔案在醫院管理中的重要作用

（一）對科研成果的學術指導、借鑒作用。一項科研成果的產生，需要通過反復觀察實驗、深入調查研究、綜合整合分析等一系列腦力和體力勞動，再經過專家的評審鑒定，才能確認為具有學術指導和借鑒作用的成果。這一過程短則1-3年，長則5-7年，有難度的課題甚至需要更長時間。規范化的科研檔案管理，有助于減少科研活動中人、物和財力的浪費，提高研究效率。（二）在學科建設和發展中的作用。學科建設是醫院實施科教興醫的重要途徑，代表了醫院的整體水平和學術地位，是醫院長效發展的核心競爭力。重點學科的建設既需要提高醫院的醫療技術水平、優化人才培養機制，還需要加強科學研究的實力。在此過程中，會產生大量的照片、圖紙、文檔、光盤等檔案資料，加強科研檔案的收集和管理，對醫院的學科建設和發展具有重要意義。（三）在醫院管理中的長遠效益。與保管在醫院檔案庫房內的文書檔案不同，科研檔案是醫院內部一系列醫療實踐活動的真實記錄，既有文本資料，也有珍貴的影像、圖片、視頻資料，包括了一個科研課題從立項到形成科研成果過程中所產生的一套內容完整并且客觀真實的資料系統。不僅能反映醫院自身的醫療水平，還具有較高的文獻研究價值，為社會創造更多的經濟效益。

二、醫院科研檔案管理現狀及問題分析

（一）醫院管理人員忽視科研檔案的重要性，規范管理意識較弱。醫院科研項目的成果直接影響著后續的醫療水準，所以醫院管理人員對成果結論較為重視，而記錄科學研究過程的科研檔案對當前的醫療管理工作影響不大，管理人員缺少規范化的管理意識。正是由于醫院的管理人員對科研資料的不重視，所以科研檔案較為雜亂、數據資料不完整等問題導致科研檔案歸檔較為困難。比如：如果科研項目的數據、資料收集不完整，那么科研檔案無法完整歸檔，后輩的科研工作人員不能夠有效地運用科研資料，將會造成科研成果的浪費，同時也不利于醫療水平的提高。甚至部分科研資料出現泄漏問題，從而使得科研成果的運用受到影響。比如：科學研究人員的離職或者調動將會影響科研資料的完整性或者泄漏，進而影響該項科研項目成果的運用。（二）醫院科研檔案管理制度存在缺陷，管理效果較差。經過調查統計發現，絕大部分醫院的科研檔案管理制度不健全，甚至部分醫院缺乏科研檔案管理制度，導致科研檔案管理效果較差。而醫院缺少科研檔案管理制度的情況下，檔案管理人員對資料收集、歸檔等工作較為隨意。同時，科研檔案資料出現缺失或者零散保管的狀況。比如：科研工作人員評定職稱過程中，需要外借科研資料，但醫院并未建立專業的外借歸還制度，導致科研檔案資料未按時歸還，甚至出現丟失等狀況。醫院對科研檔案管理工作未建立對應的監督管理制度，無法及時掌握科研檔案的管理狀態，而且無法對丟失的科研檔案實施查找補充，從而導致科研資料不完整，影響后續科研人員的再次利用。大部分醫院的檔案管理人員專業能力較弱，并未接受系統的專業培訓，所以其檔案管理工作不到位。（三）醫院缺少必要的管理設施和專業的管理人員。當前，醫院的臨床業務部門占用較多的資金和資源，導致職能部門的辦公場所較小、辦公設備缺乏等問題。比如：科室檔案不能夠放置到專門的檔案地點，不能夠配備專業檔案管理人員歸檔和管理，從而使得部分科研檔案出現丟失或者不完整的問題。醫院并未撥付專門的資金用于檔案管理設備的采購和管理，所以醫院科研檔案管理設施較為缺乏，科研檔案管理較為雜亂。醫院檔案管理人員的學歷相對較低，專業能力較弱，而且部分人員的英語水平不高，導致檔案管理不規范、不標準。醫院重視醫療人員的培訓和能力提升，不重視對檔案管理人員的定期培訓和專業能力的提升。因此，醫院科研檔案管理人員專業能力較差，缺乏創新的管理知識和管理理念。（四）科研檔案管理技術不過關，缺乏科學合理的管理標準。當前，很多檔案存儲和管理信息可以通過計算機信息技術實現高效的儲存。然而，部分醫院的科研檔案計算機管理技術不過關，從而使得科研檔案管理方式以手工管理為主，其檔案資料也以紙質版資料為主。運用紙質版資料歸檔容易造成檔案資料過多，導致不容易查找和借閱，同時也不利于科研人員歸檔。因此，相關人員的信息技術不過關使得科研檔案管理效果不佳。醫院科研檔案管理信息化設備不足，使得科研檔案的編排和歸檔難度加大，需要投入大量的人力和物力才能夠完成。同時，檔案管理人員對部分現代化信息管理技術不熟悉，使得檔案管理工作效率較低。總體來說，當前醫院的科研檔案管理設備不足以及人員信息技術不過關等問題，使得科研檔案管理效果較差，管理效率較低。

三、改善醫院科研檔案管理工作的具體建議

（一）積極宣傳科研檔案的重要性，強化管理人員的管理意識?？蒲袡n案的歸檔、管理以及再次利用涉及醫院各部門的工作人員，所以醫院要做好科研檔案重要性的宣傳，要求全部人員重視科研檔案的規范管理。如果僅僅依靠檔案管理人員的工作規范，那么可能無法實現科研檔案的高效管理。醫院要積極引導全體人員重視科研檔案的管理和運用。（二）全程參與課題管理，提升檔案質量。1.指導科研立項。在項目負責人進行科研立項時，檔案管理人員要及時把需要歸檔的材料通過電話、郵件或者書面通知的形式告知項目負責人。當收到上報的資料后，檔案管理人員要對課題論證和申報等資料內容進行核對，確保資料的完整性。2.建立專卷。科研檔案應該按項目進行組卷，由項目負責人將科研項目從選題立項開始所產生的計劃書、開題報告、論文等各類材料綜合組卷，建立各科研項目的專卷。3.由科研項目負責人負責立卷、歸檔?？蒲袡n案要做到專人專卷。從科研選題到形成科研成果過程中所產生的所有文件資料，由項目負責人按照要求負責立卷、組卷，編制完成后向上級單位歸檔提交。4.階段檢查。檔案管理人員要掌握科研項目的實施流程，在科研項目進展的關鍵環節，按照項目的歸檔要求，檢查相應的文件材料是否完整、準確，對其中存在的問題進行及時反饋。5.參與項目驗收。在收到驗收通知后，項目負責人要盡早辦理歸檔，由檔案管理人員對科研項目實施過程中的所有科研文件資料按年度、類別進行驗收，檢查檔案的內容和質量是否符合要求。（三）醫院加強檔案管理人員的專業培訓，做好科研檔案移交工作。醫院要建立科學合理的檔案管理人員的招聘制度，重視其人員的專業素質提升和定期業務培訓。比如：醫院要定期開展人員的專業培訓，不僅包括醫療人員，也要包括職能部門人員。同時，醫院要鼓勵檔案管理人員利用業余時間學習新型管理方式和管理理念。比如：學習新型的檔案信息化管理技術或者相關醫療科學研究等方面的基礎知識，從而為科研檔案的分類、歸檔以及管理等工作奠定知識基礎。隨著科研技術和醫療水平的不斷提升，科研資料將會越來越多，所以檔案管理人員也要不斷提高自身的業務專業能力。同時在檔案移交時，設計“案卷移交清單”。首先明確案卷的題名信息，包括課題名稱、負責人、時間等基本信息；其次編制移交目錄，包括開題報告、課題合同書等卷內文件材料的內容或名稱。移交清單一式兩份，經檔案人員審核確定符合歸檔要求后，交接雙方當事人要在移交清單上簽字，并注明交接時間，以備后期檔案查詢需求。（四）運用現代化管理手段為臨床科研服務。在傳統檔案管理的手段基礎上，檔案管理部門要充分利用現代科技發展帶來的便利條件，通過使用打印機、數碼相機、二維碼掃描儀等現代化的電子輔助設備，依托互聯網和大數據檢索系統，提高檔案管理的工作效率。比如：科研人員可以通過輸入病理照片搜索相同病例的資料，或者運用關鍵詞搜索科研項目成功案例。醫療工作人員的日常醫療工作較為繁雜，無法花費大量的時間搜索和收集科研檔案，所以引入高效率的檔案管理系統能夠有效提高檔案的運用效率，也能夠節省醫療人員的時間和精力。如果醫院引入較為先進的檔案管理系統，那么檔案管理部門要做好管理系統的學習和培訓工作，使得相關人員都能夠熟練進入管理系統外借檔案資料。但是，運用檔案管理系統的過程中，也要重視保密功能的實現，防止出現科研項目成果的泄露?？梢酝ㄟ^局域網或防火墻，設置檔案查詢的權限，既能避免科研資料外泄的風險，也能實現科研成果在醫院內部的交流分享，發揮科研檔案的價值?？傊?，醫院科研檔案管理的最終目標是促進醫院醫療事業的提高和發展。因此，檔案管理部門要重視科研檔案的規范化管理，轉變傳統的管理理念，創新管理制度和管理模式，依托現代化的高科技手段提高工作效率，充分發揮科研檔案管理的學術價值和應用價值，提高醫院的核心競爭力和學術影響力。

【參考文獻】

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作者：王洪濤 單位：四川省德陽市第二人民醫院