獨家原創:試論大學圖書館辦公室創新管理

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摘要：世紀之交隨著知識經濟的崛起以及信息資源網絡化的迅速發展給我國各行各業帶來了新的發展機遇和挑戰在這種新的形勢下圖書館如何應對才能更好更快的持續發展這是圖書館界非常關注和探討的重大課題本文適當的引進管理創新理論的研究思維結合我國圖書館目前的實際情況對圖書館管理創新問題進行探討以達到多角度多方法研究這一重大課題的目的。

關鍵詞：大學圖書館創新管理辦公室

Abstract

Itisopportunitiesandchallengesofdevelopingtoalltradesandprofessionsbetweentwentycenturyandtwenty-firstcenturyfollowingtherisingofknowledgeeconomyandnetworkconstructionofinformationresources.Inthenewsituation,itisimportantissuesthatourlibraryfielddiscusseshowtodealwiththenewsituationforbetterandfastersustainabledevelopment.Thisthesistrieshardtointroduceresearchthinkingoftheoryofmanagementinnovationtoapproachtheissuesofinnovationoflibrarymanagementinourcurrentlibraries.Theauthorexpectstoachievethegoalofstudyingtheissuesbymoremethodsandmoreviews.

前言

21世紀是知識經濟的世紀信息知識在促進經濟和社會發展方面將發揮越來越重要的作用科學技術正突飛猛進迅速改變著這個世界以知識和信息為基礎競爭與合作并存的全球化的市場經濟正在形成發達國家科技進步對經濟增長的貢獻已經超過了其他生產要素貢獻的總和人類的未來和國家的繁榮比以往任何時候都更加依賴于創造和應用知識的能力和效率而圖書館是聚集知識和信息的大寶庫如何使它所容納的各種各樣的知識與信息轉化為現實的生產力這就需要圖書館的創新管理。

1、大學圖書館的功能、定位、特點

1.1大學圖書館的功能

信息時代用一個形象化的詞語來表達就是高科技時代。也就是說，高新科技將成為這一時代的特征標志。處于信息時代的圖書館，既是人類知識的寶庫，當然也是信息密度最大的地方。在信息高速公路上，圖書館必然是“信息倉庫”和最大的信息源，是人們活動的主要場所，其地位比現在將重要若干倍。而大學圖書館在圖書館界將處于更為突出的地位。可以預測，它將具有以下幾個明顯功能：首先是文獻資源的電子化、數字化、網絡化和虛擬化，第二是圖書館及其資源管理的計算機化，第三是信息傳遞的網絡化、遠程化，第四是用戶(讀者)服務的全球化，第五是圖書館員素質的“信息化”，第六是圖書館建筑的無形化。

根據上述的“六化”，可以說是現代化圖書館的標志。它具有7個方面的功能，因而成為綜合的文獻信息股務中心。

1.1.1信息儲藏功能。收藏的是各種載體的文獻，包括書刊、電子出版物和聲像制品等。1.1.2信息產品加工功能。它的主要工作是研制數據庫，編制網上的二次文獻或三次文獻。

1.1.3教育、培訓功能。它向用戶(讀者)開展各門學科前沿動態的專題講座以及各種信息技術和信息檢索能力培訓等。未來的圖書館也可以是一個遠程教育中心，通過多向交流的電視會議來實現全球范圍內的交流。統一規則、管理圖書資料作為全校的教學資料中心。配合教學，提供參考咨詢及閱讀推廣服務，作為學習中心。合作交流，資源共享，作為一資訊傳輸中心。實施圖書館利用教育，培養學生自習能力，作為一個圖書館教育輔導中心。

1.1.4文化、娛樂、轉播功能。它向用戶提供各種形式(包括電影、電視、錄象、音樂等)的文化娛樂活動，寓教育于娛樂之中。

1.1.5咨詢功能。它向用戶提供各種咨詢服務，包括生活、就業、升學、留學和就醫等。

1.1.6通訊功能。可向用戶提供各種數據通訊、傳真通訊、電子郵件通訊和話音通訊等服務。

1.1.7出版功能?？删庉嫵霭嬗嘘P學科的印刷型、電子型等文獻出版物。

1.2大學圖書館特點定位與特點

大學圖書館主要是面向師生的，為師生提供資料、自習環境等功能。由于高等學校圖書館的基本性質相同，因而不同類型的高等學校圖書館，也具有一些共同的特點：

1.2.1讀者對象主要是教師和學生

這些讀者文化水平比較整齊，讀者的需要隨著教學活動和科研進度而變化；讀者的閱讀需要、借閱時間、流量高峰等，都有明顯的規律性、集中性、讀者用書的階段性。

1.2.2藏書不僅有一定的數量，而又有一定的質量，把質量放在首要的地位

高等學校圖書館的藏書補充，以學校專業設置、專業教學計劃、教學大綱、科學研究計劃、師資培養計劃為依據，堅持保證重點、照顧一般、繁榮學術、適應發展的原則。

1.2.3緊緊圍繞學校教學和科研的特點安排圖書館各項業務

圖書館對書刊的加工整理、藏書和目錄的組織，外借處和閱覽室的設置，都是依據學校的教學和科研需要來進行。如綜合性。院校，基本書庫往往劃分為文科部分和理科部分；?？菩栽盒＃行^把專業藏書組成基本書庫，成為基藏；單科性院校，往往突出專業書籍，組織相應的書庫。

2、大學圖書館辦公室的功能、定位、特點

2.1大學圖書館辦公室的功能

高校圖書館是一個系統工程，各業務部室是子系統，大系統要緊密聯系小系統，便之成為一個有機整體。圖書館辦公室是一個多層次、多方面工作的綜合協調的辦事機構，辦公室的地位和職能使它的工作與圖書館其它部室的工作大不一樣，各部室側重藏書和讀者管理，情報研究等，而圖書館辦公室卻側重于全館的整體綜合管理。圖書館辦公室“麻雀雖小，肝膽俱全”，它集人員、經費、藏書、設備管理，總務后勤工作于一體，擔負著與館內各部室之間的縱向協調和與各兄弟院校圖書館、省市公共圖書館的橫向聯系。除了協調好館內各項業務工作的完成外，還要完成大量的日常行政事務。館長貫徹執行黨和國家的各項方針政策；學校的辦學方針和各項任務，科學地管理圖書館，往往是通過辦公室工作人員來具體實施。

圖書館辦公室工作在整個圖書館工作運行過程中是一個很重要的工作環節，它像一根紐帶連接著館里上上下下各個部門，其工作內容不僅涉及圖書館自身的業務，同時也涉及了圖書館行政和管理工作。它上對館長下對群眾，事情無論大小辦公室都要管。因此凡是在辦公室工作的工作人員都要有一份事業心，都要有一份責任感，對工作都要有一份熱心并具備超水平的工作技能。

圖書館辦公室的工作是綜合性非常強的工作。它幾乎涉及到圖書館的每一個角落，它要求辦公室的工作人員有比較高的業務素質，要對圖書館辦公室的工作有全方位的、深入細致的了解，有一個正確的認識，只有這樣才能夠勝任圖書館辦公室的工作。

2.2大學圖書館辦公室的定位與特點

圖書館的辦公室的工作概括起來可用六個字來形容，既：“全面”、“集中”、“瑣碎”。所謂“全面”，就是說辦公室的工作與圖書館的每一個部門的工作密切相關，業務、行政、管理、教育、外聯等，幾乎事事都離不開辦公室。因此我們又說圖書館辦公室的工作很“集中”，因為圖書館許許多多的事務性工作，最終都將匯集到館辦公室，大事、小事、瑣碎雜事蜂擁而至，有時讓人手忙腳亂，目不暇接，所以說辦公室工作“瑣碎”。這是由于圖書館辦公室工作性質所決定的。

隨著圖書館體制改革的不斷深化,圖書館辦公室工作日益呈現出綜合性、服務性、規范性、協調性、專業性及創新性等特點。

2.2.1綜合性。圖書館辦公室雖具有一定的專業性,但區別于其他各業務部門,它不直接承擔業務工作,而是協助館領導處理圖書館的全面工作。它的工作范圍廣泛,起著承上啟下、溝通內外、聯絡各方的樞紐作用。

2.2.2服務性。圖書館辦公室不僅服務于領導，為館領導決策提供全面、準確的資料,配合館領導做好會務、接待等工作，為全館工作人員做好各種后勤保障服務。同時也為讀者服務，牽涉到給校外讀者辦證，解決工作人員與讀者之間產生的矛盾及讀者的各類投訴等等。

2.2.3規范性。規范,是對辦公室各項工作制度、內容、程序、方法、標準和要求等所做的一種定量或定量與定性相結合的統一規定和規則,是科學管理辦公室工作的依據及應達到的要求,是圖書館辦公室工作具體化的形象工程。

2.3.4協調性。圖書館辦公室所處的位置自然要求其要在館領導和群眾之間起到橋梁和紐帶作用。

2.2.5創新性。處在新的歷史發展時期,高校圖書館改革與發展的任務十分繁重。要求辦公室工作人員克服工作簡單化、程式化,陳舊保守的思想,樹立創新才能發展的觀念,積極探索,改革創新,優質高效地為圖書館黨政領導提供決策支持,為各部門工作的協調進行提供保障,為讀者服務工作的井然有序提供條件。

3、大學圖書館辦公室的創新管理理念

圖書館辦公室的工作，從管理學角度講，具有宏觀調控的性質，政策性很強。要搞好辦公室工作，就必須進行科學管理，將各項工作歸類，分出輕重緩急，做到有計劃、有步驟的進行，使圖書館辦公室的管理由行政管理逐步走向科學管理，逐步實現管理思想的科學化、管理方法的多樣化、管理技術的自動化、管理手段的現代化和管理人員的專業化。

（1）創新服務理念

館辦由于其工作的特殊性，與各部室、館領導都有來往聯系，工作范圍廣泛，處理的事務繁多瑣碎，聯系的人員多方各面，因此，它起著承上啟下、溝通內外、聯絡各方面的“橋梁”和“紐帶”作用。它的工作對全館的人際氛圍有著重要影響。新時期的人事管理，講求以“人”為中心，追求人文關懷，創造和諧、良好的人文環境。美國有一種說法，即在圖書館服務所發揮的作用中，圖書館建筑占5％，信息資料占20％，而圖書館員占75％。館員是圖書館的財富之一，物是死的，人是活的，人的潛能可以把物的形態徹底改變。高校圖書館處在大學這個精英薈集之所，服務對象和自身形象都要求這種對各方面都有利的環境。館辦應該發揮自己工作的優勢，把各館室、各館員很好地融合起來，共同創造嶄新的圖書館文化。

（2）創新工作方法理念

綜合協調是圖書館辦公室工作的一項重要內容,在協調辦事過程中,靈活變通講究藝術,對辦公室主任來說非常重要。具體講,就是要適應領導當配角、工作協調當主角、解決矛盾當“劇務”。一是工作協調當主角。辦公室主任在許多工作上處于從屬地位,但在協調各層次關系上應勇于擔當主角。圖書館的領導班子是否協調,領導與館員們的關系怎樣,辦公室主任的責任和作用是非常大的。怎樣搞好協調呢?筆者感受就是:對領導要講真話、講賢言,對同志要講感情、講藝術,對下級要講平等、講直言。二是解決矛盾當“劇務”。辦公室主任就像一臺戲的劇務一樣,是多種矛盾的交匯點,化解矛盾,是工作職責。必須做到大事多匯報、工作常溝通、難事多協調、矛盾自化解,對工作盡責、為班子補臺、給其它部門搭臺。

（3）創新培養人才理念

可以從以下兩方面對圖書館人才的創新培養。

3.3.1是要塑造館員的健康人格激發他們創新的積極性。一個圖書館員的創新能力不僅受其知識結構的影響，而且還受其人格的制約。主要體現在三個方面：一是奉獻精神，這是圖書館員健康人格的根本特征。一個不愿意獻身圖書館事業的人就不可能成為圖書館創新隊伍中的一員。二是自我完善的主觀能動性。三是敢于創造的精神，在圖書館工作中敢于打破舊的落后的服務模式，探索新的科學的服務模式。

3.3.2是要調整館員的知識結構提高他們的認知力。一般來說，認知力是指人們發現問題分析問題和解決問題的能力，從創造的角度來看認知力主要包括知識經驗思維能力自我學習和自我發展的能力等，提高圖書館員的認知力，是培養他們創新能力的前提而合理的知識結構則是激發圖書館員創新的基礎，是提高他們認知力的必要條件如何提高圖書館員的認知力呢？第一引導圖書館員堅持自覺學習，樹立終身學習的思想。第二有計劃地開展崗位培訓，對館員進行在職繼續教育和終身教育，全面提高館員的綜合素質。

（4）創新以人為本理念

高校圖書館辦公室體現以人為本價值,表現在兩個方面:一是以辦公室工作人員為本,二是以辦公室主任(管理者)為本。所謂以工作人員為本,是指工作人員是辦公室管理的主體,不是被管理的客體,以人為本的實質是充分肯定人在管理中的主體作用,從而激發人的主動性,積極性和創造性,實現管理的高效益。照此推理,工作人員應是做好圖書館辦公室管理工作的第一要素,一切管理制度都是由人建立的,一切管理活動都是由人進行的,盡量提高管理可操作性,挖掘工作人員的潛能,加強工作人員綜合素質是當務之急。而以辦公室主任(管理者)為本,是指此人處在辦公室管理的中心地位,對辦公室工作負有領導責任,需要館領導適時下放權力,參與全館重大事務管理,樹立辦公室主任在全館的威信,其它部門應積極配合辦公室主任開展工作,使其政令暢通。

（5）樹立創新意識、建立創新機制、優化創新環境。

建立創新機制，就是要使這些交互作用成為推動創新活動不斷發展的“場”，也即不斷追求創新的內在機能和運轉方式。只有在正確有效的創新機制的支持和推動下，圖書館創新活動才能真正得以不斷循環，持續發展。如果僅有創新的理念，卻不去更新舊的運行機制，將會遭遇來自程序、規則、組織方式、配置結構和評價標準等方面的巨大阻力。

參考文獻：