住房公積金檔案的特點及管理策略

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摘要：由于我國住房公積金起步較晚，在制定和管理工作中還存在許多不完善的地方，住房公積金檔案是在住房公積金業務活動中形成的最原始資料，作為住房公積金管理的重要內容，需要具有一套與其相適應的檔案管理制度，從而使其在當前人才流動性強及房地產不斷升溫的社會環境下能夠有效的提高住房公積金檔案管理水平，確保住房公積金檔案管理的規范化，有效的維護好繳存人的合法權益，為住房公積金制度的順利實施奠定良好的基礎。

關鍵詞：住房公積金檔案；特點；管理策略

我國住房公積金制度建立時間較短，隨著制度的不斷完善，住房公積金檔案數量也呈快速增長的態勢。住房公積金檔案是對在住房公積金業務辦理過程中形成的最原始記錄，具有重要的參考和利用價值。為了更好的推動住房公積金業務的發展和保證住房公積金資金的安全，需要進一步加強住房公積金檔案管理工作，更好的促進我國住房公積金事業的健康發展。

1住房公積金檔案的特點

1．1檔案形成者較多

我國住房公積金制度實施過程中，作為住房公積金管理、經辦機構、繳存單位及職工等都是檔案形成者，在公積金辦理過程中所產生的各種文件和材料，都是會作為公積金檔案進行歸檔保存會。由于存在著較多的檔案形成者，這也使住房公積金檔案在管理中存在較大的難度。

1．2住房公積金檔案具有種類多樣及內容豐富的特點

目前住房公積金檔案主要分為三大類，即歸集、提取和貸款，而且在每大類業務檔案下面還進行了多層次的細分。而且業務類型不同，也使不同種類的住房公積金檔案內容存在較大的差異。因此可以說住房公積金檔案在種類和內容上較為豐富。

1．3留存材料基本相同

住房公積金辦理過程中，繳存單位和職工需要提供業務辦理時所需要的各種材料，并對材料進行審批，當合格后這部分材料則會進行留存，留存的材料多為紙質材料和數字載體的資料，而且對于同一業務，留存材料與審批材料具有一致性的特點，基本上沒有什么差異。

1．4整理立卷具有時效性

在住房公積金業務開展過程中，前臺窗口留存的材料即形成住房公積金檔案。由于住房公積金業務辦理環節較多，而且每一個環節之間都存在著緊密的聯系，這就需要在公積金檔案管理工作中，每種業務辦理完成后即需要對所形成的材料進行整理、立鄭、復核，不能存在材料積壓的情況，避免對下一個環節的業務工作帶來影響，這也決定了公積金檔案整理工作和立卷工作具有較強的時效性特征。

1．5查閱和使用具有針對性

住房公積金檔案由于其自身的特殊性，這也使其查閱和使用方面具有較強的針對性，多為上級監管部門、本單位業務部門及繳存職工，除了這些使用者之外，需要嚴格遵循住房公積金檔案保密制度，任何單位和個人都不能隨意對公積金檔案進行查閱。

2加強住房公積金檔案管理的策略

2．1提高對住房公積金檔案管理的認識

作為住房公積金管理層需要加快自身思想觀念的轉變，對住房公積金檔案的重要性有一個深入的認識，清晰認識到強化住房公積金檔案管理對完善住房保障體系及防范公積金貸款風險的重要意義。公積金檔案管理人員也需要在工作中充分的發揮主觀能動性，有效的提高住房公積金檔案管理水平。在住房公積金檔案管理工作中，需要建立住房公積金管理中心檔案室，構建完善的檔案管理體系，落實好相關的責任，使各種檔案管理部門能夠相互協調，提高檔案管理工作的規范性。同時加快考核機制、獎懲機制及激勵機制的建立，充分的調動檔案管理人員的工作積極性和主動性，使其在工作中能夠不斷創新，加快推動住房公積金檔案的現代化管理進程。

2．2建立健全住房公積金檔案管理規范

國家應當制定一套切實可行的住房公積金檔案管理規范，出臺指導性文件，使各級住房公積金管理機構能夠在上級部門制定的管理規范下結合自身實際情況，制定出既符合上級宏觀協調需要，又符合自身工作實際的管理規范制度，這對于實現檔案管理工作規范化、標準化具有非常重要的意義

2．3要加強檔案的信息化建設

在住房公積金檔案信息化建設過程中，需要加大資金的投入，購置各項信息化管理的配套設施，加快對住房公積金檔案工作環境進行改善。配備各種硬件設施，加快住房公積金檔案管理體系的構建。同時還要加快住房公積金檔案管理配套軟件的開發和建設，利用各種先進的管理系統、檢索系統及監測系統來提高住房公積金檔案的管理水平。另外，在當前信息化技術快速發展的新形勢下，數字化已成為檔案管理工作的未來發展趨勢，因此在實際工作中，需要加快推進文書檔案向電子檔案的轉換，加快住房公積金檔案信息化建設，實現住房公積金檔案的無紙化管理，利用紙質和數字相結合的方式進行存檔，提高檔案信息的安全性，使住房公積金檔案工作能夠更好的服務于住房公積金管理，全面提升住房公積金管理水平。

2．4提高檔案管理人員專業素質

住房公積金檔案管理人員作為住房公積金檔案管理的主體，其專業素質的好壞直接影響到檔案管理的水平。因此需要努力提高住房公積金檔案管理人員的整體素質。因此需要做好住房公積金檔案管理人員的日常培訓工作，努力提高檔案管理人員的專業知識和專業技能，熟悉公積金管理工作的各項流程，從而利用現代化的技術來加強住房公積金檔案的管理。同時還要做好后備檔案管理人才的培養工作，有高校內采取定向培養的模式來為住房公積金檔案管理工作提供高素質的人才供應。

3結語

由于住房公積金直接關系到廣大職工的切身利益，為了更好提高住房公積金的規范化管理，則需要加強住房公積金檔案管理，通過對住房公積金進行動態的管理，并在管理工作中充分的遵循公積金檔案的特點，不斷的對管理工作進行創新，確保住房公積金檔案管理水平的提升，為我國住房公積金事業的健康發展奠定良好的基礎。

作者:孫麗茹 單位:哈爾濱市社會主義學院

參考文獻:

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