統計檔案管理策略探析

導語：統計檔案管理策略探析一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

［摘要］檔案是社會建設的重要保障之一。檔案記錄著人民與國家的重要信息，其管理工作舉足輕重，然而，現階段我國的統計檔案管理中仍然存在著不少問題，如工作效率低下、管理人員服務意識欠缺、管理模式老化等現象，這些問題嚴重阻礙了我國檔案事業的發展，因此，有關部門必須要通過科學的管理策略來提升統計檔案管理水平。文章主要對統計檔案管理策略進行分析，為檔案管理工作的改革提供借鑒。

［關鍵詞］檔案統計;檔案管理;統計方法

信息化是統計檔案管理的發展趨勢，現如今的統計工作往往面對著龐大的檔案信息，在傳統的管理方法下，存在成本高、效率低的問題。因此，有關單位要在統計工作中引入信息化手段，對檔案信息進行收集、甄別、整合、分類，儲存、提取，提高檔案的保存價值與利用率，為人民群眾與社會單位提供更加優質的服務，促進社會的發展。

1統計檔案管理的重要意義

檔案管理工作絕非兒戲，它影響著廣大人民群眾的生活。檔案管理因為其具有保密性，一旦泄露將會造成不可估量的損失，所以統計檔案管理一定要慎重仔細。從宏觀上講，統計檔案管理對于促進經濟發展、構建和諧社會有著重要的意義;從微觀上講，它可以起到提高檔案管理效率、加深對檔案的認識、推動檔案管理的發展等作用。［1］1.1提高檔案管理效率。通過統計工作，可以對收集到的檔案信息進行系統的甄別、整合以及歸類，如此一來可以將檔案管理工作更加精細化，減少了失誤，而且由于統計信息的存在，使得檔案管理工作有所參考，有利于檔案管理工作的分工，不僅提高了管理效率，還提高了檔案管理的質量。1.2加深對檔案的認識。改革開放以后，由于社會經濟的高速發展，信息資料呈現指數式增長。在目前的檔案管理工作中通常會面對數量龐大、關系復雜的信息資料，很多工作人員對此類檔案信息的認識不足，使得檔案管理難以順利進行。而統計檔案管理則可以將復雜的海量信息以數字、表格等形勢表現出來，讓此類信息變得一目了然，在很大程度上加深了檔案管理人員對檔案信息的認識，有利于及時發現并解決管理中存在的問題。1.3推動檔案管理的發展。傳統的檔案管理模式存在制度僵化、效率低下、成本高昂的缺點，已經很難滿足新時期的檔案管理需求。而且檔案信息的收集、甄別、整合、歸類、儲存都是相對乏味單調的工作，加大了失誤的風險。通過統計工作可以對檔案管理進行規劃，推動檔案管理的進一步發展。對檔案信息進行統計，可以將相關檔案的數量、種類、關系、利用率等清晰地呈現出來，是檔案管理信息化的體現，大大提高了檔案管理的效率，降低了人力成本，避免了不必要的失誤，使得檔案管理人員可以有所根據地展開規劃工作，穩扎穩打地推動檔案管理事業的發展。［2］

2統計檔案管理中的現存問題

2.1工作態度。統計檔案管理工作的服務對象是廣大人民群眾，但是，現階段很多檔案管理人員沒有在心中樹立服務意識，具體表現在服務態度傲慢、被動服務、消極服務。因為大部分檔案工作具有穩定性，升職較慢，所以很多檔案管理人員選擇得過且過，工作不負責，態度不認真，具體表現在:檔案統計時不仔細檢查，不按照規章制度進行工作，消極怠工，遲到早退;還有人玩忽職守，致使檔案信息損壞、丟失，重要文件遭到泄露;更有甚者違法亂紀，利用檔案管理的權力，私下出售檔案信息，對國家和人民造成難以估量的損失。上述現象反映出檔案管理人員工作態度上存在的問題。2.2職業素養。受益于國民經濟的提升，統計檔案管理這一行業也得到了發展。但是，有一個問題仍然不容忽視，那就是現階段統計檔案管理人員的能力，依然難以滿足人民群眾日益增長的需求。檔案管理順利開展的基礎是工作人員的職業素養，如果一個統計人員連自己的統計工作都難以完成，那么又如何保障檔案管理的可靠性。然而，現階段大部分檔案管理人員不認為檔案工作責任重大，對統計檔案管理工作的重視程度不足，嚴重缺乏進取心、學習能力和創新意識。還有新員工不喜歡檔案管理工作，老員工又喜歡按照自己的固有經驗來辦事，形成不好的工作氛圍。最后，還有一些工作人員沒有系統地去學習專業的統計與檔案管理知識，以至于在工作中頻頻出錯，好心辦壞事，無形中增加了整個集體的工作負擔。2.3統計方法落后。傳統的檔案管理統計方法相對落后，由于當前的檔案信息數量越來越龐大、關系越來越復雜、形式更加多樣化，使得檔案信息統計的工作量持續增加，并且困難程度也有所加劇，傳統的方法已經很難完成當前的檔案統計工作。信息化是現代社會的發展主題，在檔案的統計管理中對信息化技術的利用嚴重不足，特別是現在的很多信息的內容已經由單一的文字轉變為了圖片、錄音、視頻等多種多樣的形式，使得檔案統計工作的難度大大增加。而且由于很多檔案管理單位依然運用機械或人工等落后的統計方法，造成檔案管理工作的效率較低，并且面對海量的信息出錯的概率也大大增加。［3］2.4統計檔案管理制度不完善?，F階段的很多檔案管理單位存在制度不完善、統計不規范的問題。具體來說:很多檔案的保管欠妥，庫房沒有經常打掃，導致檔案出現糜爛蟲蛀;由于管理制度不嚴格，在檔案的查閱提取時，沒有經過審查的手續并備案，造成檔案的丟失、泄密;沒有規范的監督機制，使得統計工作頻頻出錯，甚至有個別人員以權謀私，對檔案信息擅自修改或者出賣。上述因為管理制度不完善而存在的問題給統計檔案管理工作造成了巨大損失。［4］整個檔案管理工作沒有完善的監管機制，沒有健全的法律法規，造成無法可依，監督不力，這對于統計檔案管理的發展無疑是雪上加霜。

3改善統計檔案管理的策略

面對統計檔案管理發展中存在的問題，相關部門必須高度重視。檔案管理工作關系著人民群眾的日常生活，不容有一點疏忽，而檔案統計管理的不完善很容易導致工作上出現問題，最好采取一定的措施，來督促工作人員改善檔案統計管理工作的現狀，這對于檔案管理工作的長遠發展有百益而無一害。3.1改善工作態度。工作態度可以直觀地反映出一個人的職業道德水平。服務意識則是工作態度的根本。檔案管理工作具有很強的服務性質，它本質上是為人民服務的，工作人員要先從樹立服務意識，改善服務態度做起，學會把用戶放在第一位，為用戶著想，方便用戶，讓每一個用戶都有賓至如歸的感覺。其次，要調心態，用心去工作，在工作中發現樂趣，讓自己真真正正地愛上檔案管理工作，因為只有愛崗，才會敬業。最后，單位要在內部加強對檔案統計管理工作的教育宣傳，讓檔案統計管理人員認識到這項事業的重要性，增加其對檔案工作的認同感與使命感。3.2加強職業教育。為了我國檔案管理事業的長遠發展，檔案管理工作應當與時俱進，開拓創新。特別是現如今，我國經濟、科技水平不斷發展，有能力去改善檔案管理的工作條件。傳統的檔案管理模式開始走向自動化、網絡化，這對于習慣傳統模式的統計人員未嘗不是一個挑戰。檔案統計人員要發現不足，主動學習。尤其是面對檔案統計管理工作模式的變革，可以通過上網學習來補充計算機網絡知識，要讓自己去適應工作。另外，有關部門也要大力組織專業技術培訓，讓檔案管理工作人員交流經驗，取長補短;鼓勵工作人員勤于思考，勇于創新，在實際工作中用成績來回報組織的培養。加強職業素養教育，可以為檔案管理職業道德建設打下堅實的基礎。［5］3.3健全監督機制。目前，檔案管理工作中普遍存在法律法規不完善，監管機制不健全的問題。針對此類問題，我們應該采取有效措施加以改善。第一，要督促有關部門完善法律法規，從而保證工作人員在檔案管理工作中有法可依。考慮到建立法律法規很難在短時間內實現，檔案管理單位可以在內部實行合理的規章制度，讓規章制度作為工作人員的參考。同時設立職業道德規范，讓每一名檔案工作人員在工作業務中有遵循的道德職業標準。［6］第二，健全監管機制。監管機制可以分為監督機制和管理機制。監督部門負責監察法律法規，規章制度有沒有落實到位，有沒有嚴格執行。管理部門則對監督部門反映的情況進行查實核對，然后按照有關規定獎懲、教育。在做到內部監管的同時，還要注重外部監管，接受群眾的監督，聆聽人民大眾的呼聲，根據群眾的意見進行合理整改。第三，職業素質考核。建立嚴格完善的考核制度，公開公正，對評分標準進行量身定制，保證每位上崗人員的專業性。3.4引入信息化技術。在統計工作中引入信息化技術，建立電子檔案與相應的網絡檔案資料庫。首先，通過計算機來完成檔案信息的統計任務，不僅可以提高檔案統計的計算效率，還可以減少失誤。其次，利用軟件建立電子檔案，將聲音、圖片、視頻等多樣化的檔案信息一同收錄在案，確保檔案的真實性與完整性。其次，建立網絡檔案資料庫，將單位各個部門的檔案統一整合，輸入資料庫中，有利于檔案的歸類與搜索，減少了人為查閱檔案可能出現的丟失泄露以及紙張檔案容易發生蟲蛀的問題，而且讓檔案的統計管理突破了時空的限制，使得民眾查閱檔案更加便捷。最后，建立嚴密的安全監控系統，通過防火墻、訪問權限、網絡密鑰等手段對檔案資料庫、計算機等統計檔案管理信息化工具進行監管，確保檔案的保密性，當然也要對電子檔案進行備份，并且定時的檔案信息更新檢查，防止檔案的丟失。

4結論

綜上所述，與傳統的檔案管理工作相比，新時期的統計檔案管理工作的核心是對信息進行統一化的管理，有利于及時發現信息中存在的缺漏與錯誤，提高管理效率，減少勞動成本，對于檔案事業的長遠發展起到促進作用。目前，有關單位依然要不斷提高統計人員的專業素養，樹立以人為本的服務態度，以應對復雜的檔案管理工作，同時加大推行信息化的管理模式力度，實現統計檔案管理的現代化發展。

參考文獻:

［1］賈文麗，田靜萍，王琪，等.檔案管理失范對檔案統計工作的影響及對策研究［J］．云南檔案，2013(12):38－40.

［2］瑪麗亞•坎吉別克.基層林業站檔案管理和統計工作中存在的問題和對策［J］．現代經濟信息，2013(15):60.

［3］賀然.人事檔案統計工作的現狀及其改善策略［J］．黑龍江檔案，2014(4):164.

［4］黃程鵬.加強檔案信息安全管理的策略［J］．河北企業，2015(4):22.

［5］王智萍.檔案管理人員素質水平的提升探析［J］．統計與管理，2015(12):122.

［6］莘雪梅.現代檔案管理工作策略管窺［J］．檔案天地，2015(6):44－45.

作者:董加鑫 單位:昆明市第二人民醫院